Les plannings sont un pilier de l’organisation de l’entreprise. Lorsqu’ils sont tenus efficacement, l’activité de l’entreprise se déroule avec fluidité, sans perte de productivité. Le logiciel de planning trouve aussi une place centrale dans la gestion des absences et des congés.

Les demandes de congés ou d’absences sont centralisées dans le portail RH du logiciel, véritable module de gestion des congés et absences. Les responsables paramètrent un workflow de validation. Chaque demande envoyée par un collaborateur passe par son manager et, éventuellement, un second niveau d’approbation (N+2 ou RH). De cette manière, il est possible de vérifier :

• Le solde des congés payés disponibles. Le salarié est invité à modifier sa demande si le nombre de congés à prendre n’est pas suffisant, par exemple.
• La compatibilité de la demande avec les plannings des autres membres de l’équipe. Le manager s’assure de toujours disposer d’un collaborateur disponible pour maintenir l’activité. Il vérifie l’équilibre des congés dans son équipe. Par exemple, il alterne la prise de congés pendant la période de Noël dans le but de ne léser personne.

Le tableau de bord du logiciel de gestion de planning d’équipe affiche le solde de congés. Le compteur est mis à jour en temps réel. Il distingue les différents types de congés et les périodes de référence. Chaque collaborateur a accès à cette fonctionnalité à tout moment et depuis n’importe où. Il leur est possible de se connecter depuis chez eux afin de planifier leurs prochains congés avec leur conjoint, par exemple. Le manager, lui, a accès à son propre solde de congé, mais également à celui de tous les membres de son équipe. Ces informations l’aident à planifier sur plusieurs semaines les horaires et l’attribution des missions.

Le logiciel alerte automatiquement le manager des absences à venir. Ces rappels sont utiles pour réaliser les plannings sans erreurs. Ils lui permettent de communiquer plus efficacement avec ses collaborateurs. Tous les membres d’une équipe connaissent les absences de leurs collègues. Ils ne perdent pas de temps à essayer de joindre les absents. C’est un facteur d’efficacité au travail

La charge de travail est une problématique récurrente en entreprise. Les managers y sont particulièrement confrontés. L’enjeu est de trouver un équilibre entre efficacité dans la réalisation des missions et qualité de vie au travail. Les surcharges ou les temps morts nuisent au moral des équipes (stress, fatigue…). Ce sont des situations démotivantes. Elles peuvent entrainer une baisse de la productivité, mais également un turn-over plus important.

L’anticipation de la charge de travail est donc primordiale ; un plan de charge visuel aide le manager à équilibrer les effectifs.  Elle est évaluée en fonction des ressources matérielles et humaines, du temps nécessaire pour chaque tâche.

Le logiciel de planning d’équipe accompagne le manager dans cette tâche complexe. Le manager dispose d’une vue globale ou individuelle des plannings et des absences. Il peut ajuster les effectifs rapidement en fonction de la charge de travail estimée. Grâce à la solution digitale, sa gestion est ultra-flexible. Les imprévus, comme les perturbations sont pris en compte. L’activité est stable, les salariés disposent d’un équilibre satisfaisant.  

Vous vous demandez comment planifier la charge de travail ? Voici les étapes incontournables :

• Accordez du temps à la planification. Une bonne organisation préalable n’est jamais une perte de temps. Le logiciel de planning automatise les tâches récurrentes. Par exemple, l’outil inscrit automatiquement les congés validés dans les plannings.
• Fixez des objectifs précis à court, moyen et long terme. Avoir des buts à atteindre facilite la planification des activités. Pour cela, il est nécessaire de hiérarchiser les tâches afin de connaitre les objectifs à prioriser dans les plannings. De cette manière, vous identifiez également les tâches pouvant être décalées si nécessaire. 
  Disposez d’une vue d’ensemble sur les plannings. Avec le logiciel de gestion des plannings, c’est particulièrement facile !
• Laissez-vous toujours des marges de manœuvre pour faire face à un imprévu. Le quotidien d’une entreprise est semé d’événements inattendus. Soyez souple.
• Adoptez une planification réaliste dans le délai attribué à une mission dans le planning. Être trop exigeant sur la rapidité de vos collaborateurs risque de désorganiser rapidement vos emplois du temps.
• Mettez à jour les plannings lorsque c’est nécessaire. Grâce au logiciel de planning, les collaborateurs sont notifiés de tout changement en temps réel. Ils disposent de temps pour s’adapter.

Un chevauchement dans un planning correspond à la situation où deux rendez-vous ont lieu en partie à la même heure. Par exemple, une réunion a lieu de 11 h 00 à 12 h 00 et une autre réunion commence à 11 h 30.

Le doublon, lui, désigne l’organisation de deux rendez-vous en même temps. Par exemple, le même jour, le collaborateur a deux événements planifiés de 11 h 00 à 12 h 00 , un entretien individuel et une invitation à webinaire.

Ces deux situations sont particulièrement délétères pour la qualité de vie au travail, le moral des salariés, mais surtout leur efficacité.

Les conflits d’horaires ont plusieurs causes :

• Une mauvaise communication : les évolutions de planning ne sont pas notifiées dans les temps.
• Les imprévus ne sont pas pris en compte : un collaborateur doit garder un enfant malade. Une intervention urgente prend le pas sur toutes les autres missions. Un salarié ne se présente pas au travail sans avoir prévenu.
• Des erreurs humaines : réaliser les plannings sur un fichier Excel, à l’oral ou sur papier présente des risques. Des versions d’un même planning peuvent coexister. Une incompréhension peut survenir. Les feuilles volantes se perdent.
• Un manque d’encadrement dans la réalisation des plannings. Chaque manager procède à sa manière sans règles homogénéisées.

Centralisation, gain de temps, communication fluidifiée, cadre clair : le logiciel de gestion de planning d’équipe permet de pallier toutes les problématiques de conflit d’horaire.

Pour éviter les chevauchements et les doublons, la consultation des plannings de travail est incontournable. La vision précise offerte par le logiciel de planning et ses alertes anti-chevauchement évitent les conflits d’horaire.

L’utilisation d’alertes permet également de résoudre ces problématiques. En effet, cela participe à une communication fluide, à une notification rapide des personnes concernées par les changements. Il est ainsi possible d’éviter un chevauchement ou un doublon.

La lutte contre les conflits d’horaire est cruciale pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Les salariés sont plus satisfaits. L’absentéisme diminue. Les clients sont fidélisés grâce à des temps d’attente optimisés et à des interlocuteurs cordiaux pour leur répondre

Le logiciel de planning d’équipe permet de paramétrer plusieurs types d’alertes ou de notifications :

• Notification de début de congé : le manager reçoit un message pour l’informer du début d’un congé. La notification peut être envoyée le jour même, mais aussi en avance de quelques jours ou quelques semaines. C’est alors un bon moyen d’anticiper une absence. Le manager dispose d’informations concrètes pour anticiper les surcharges de travail.
• Notification de fin de congé : le message indique au manager ou à toute son équipe la date de retour d’un collègue. Chacun peut prévoir efficacement le retour du collaborateur.
• Alerte relative à un retard : le manager est prévenu de tout retard d’un salarié. Il peut modifier les emplois du temps en conséquence afin de s’assurer de la stabilité de l’activité. L’alerte peut laisser un délai de quelques minutes de flexibilité aux collaborateurs.
• Alerte relative à une absence injustifiée : de la même manière, le manager sait en temps réel si un employé n’est pas là.

Les alertes sont personnalisables facilement depuis les paramétrages du logiciel. Les équipes RH peuvent procéder aux programmations elles-mêmes. Elles peuvent également apprendre aux managers à le faire pour leur donner plus d’autonomie.

Il est possible de paramétrer différents types d’alertes et de fixer les délais d’envoi. La notification peut avoir lieu en temps réel ou de manière anticipée. 

En fonction des spécificités de votre organisation, il est possible de choisir un format d’entretien individuel particulier. Voici les principales formes:

• Un entretien formel périodique : il s’agit d’un rendez-vous fixe. Sa périodicité est la même pour tous. Cela permet de donner une tonalité officielle à l’exercice. C’est un moyen de souligner son importance pour l’employeur. Parfois, cela peut déstabiliser le salarié et en faire un moment redouté. La communication interne est alors incontournable pour équilibrer la perception des entretiens individuels.
• Un point informel régulier : parfois, il est plus efficace d’échanger de manière informelle. De cette manière, le collaborateur peut solliciter son manager quand il en a besoin sans avoir à attendre une date fixe. Cette forme présente l’avantage de pouvoir agir rapidement en cas de difficulté. Il faut toutefois éviter de multiplier les échanges au détriment de l’efficacité et de l’autonomie de l’employé.
• Une évaluation 360° : il s’agit d’une démarche globale d’évaluation des salariés. Elle consiste à interroger le manager, le collaborateur, mais également les collègues et les clients pour réaliser l’évaluation des performances. C’est un dispositif dense à mettre en place. Pour autant, il présente de réels avantages, comme la favorisation d’une culture de collaboration, l’optimisation de la transparence ou l’instauration d’une stratégie d’amélioration continue.

Peu importe la modalité d’organisation, respectez les obligations de l’entretien individuel, il est recommandé d’utiliser des grilles personnalisées pour structurer les échanges. Elles servent de fil conducteur à l’échange. Ces modèles sont élaborés par les équipes RH. Elles prévoient des axes fixes et des points à individualiser en fonction de l’équipe ou du collaborateur concerné.

Par exemple, les points communs à toutes les entreprises à aborder lors d’un entretien individuel sont les suivants :

• Les conditions de travail.
• Le bien-être.
• La réalisation des objectifs fixés lors du dernier entretien.
• Les perspectives de la période à venir.
• L’évaluation des missions et des compétences.

L’entretien individuel est un rendez-vous périodique entre le manager et un collaborateur, en one-to-one. Il fait partie de la stratégie d’échange et d’évaluation des performances de l’entreprise. Chaque organisation définit les modalités de cet entretien en fonction de ses besoins.

L’objectif de l’entretien individuel est d’évaluer les performances du collaborateur. Il sert à mettre en avant ses atouts et ses axes d’amélioration. Le rendez-vous se conclut par l’élaboration d’un plan d’action visant au développement du salarié. Souvent, c’est aussi le moment choisi afin d’attribuer une augmentation de salaire ou une prime.

Il ne s’agit pas d’une obligation légale pour l’employeur, contrairement à l’entretien professionnel. Une convention collective ou un accord d’entreprise peut imposer des règles à suivre sur les entretiens individuels.

De plus, lorsque l’entreprise décide de mettre en place un rendez-vous d’évaluation périodique, elle doit toutefois respecter plusieurs règles :

• Appliquer les entretiens à tous les salariés. Une distinction entre les collaborateurs ou les services constitue une discrimination.
• Informer les collaborateurs de cette évolution managériale.
• Consulter le CSE (Conseil social et économique) sur l’implémentation ou la modification significative de la procédure d’entretien d’évaluation.  
• Le respect du RGPD (Règlement général sur la protection des données) quant au traitement et à l’exploitation des données liées aux rendez-vous.
• Recueillir les informations de manière loyale. Seules celles liées directement à l’évaluation des compétences sont pertinentes.
• Assurer la confidentialité des données. Seuls le manager, le collaborateur et certains responsables RH ont accès aux résultats des entretiens.

Pour le collaborateur, l’entretien est obligatoire. Il ne peut pas s’y soustraire. L’évaluation est une mission professionnelle à part entière. 

Pour les équipes RH, la digitalisation des entretiens individuels présente un avantage particulièrement intéressant. Elle permet d’extraire des KPI (Key Performance Indicator ou Indicateur clé de performance en français) grâce à l’analyse des données recueillies lors des entretiens.

Les KPI correspondent à une donnée chiffrée obtenue à partir d’un ensemble de mesures quantifiables. Le logiciel de gestion des entretiens individuels permet d’obtenir des indicateurs concrets basés sur des données pertinentes.

Ces derniers aident à mieux comprendre les dynamiques du capital humain afin de mieux le gérer. C’est un levier très efficace pour booster les performances de l’entreprise. En effet, les indicateurs peuvent être utilisés pour fournir une indication sur l’efficacité des actions, pour piloter la prise de décision ou pour identifier les points d’amélioration. Le suivi KPI au jour le jour permet d’ajuster les politiques internes en fonction de l’évolution du contexte interne.

Dans le cadre des entretiens individuels, les KPI à exploiter sont les suivants :

• Le taux de participation aux entretiens : il permet de comprendre l’adhésion des salariés à l’exercice des rendez-vous individuels. Un taux bas démontre un problème d’engagement. Il est alors nécessaire de mettre en place des actions correctives : communication, formation ou sensibilisation aux intérêts de ces rendez-vous, révision de la trame des entretiens ou planification plus précise.
• Le taux de satisfaction des collaborateurs : l’entretien individuel est un moment privilégié où évoquer la satisfaction du salarié. Il existe plusieurs manières de recueillir l’information. Il est, par exemple, possible de proposer un questionnaire avec une notation de 1 à 10. Grâce à cet indicateur, l’équipe RH peut intervenir rapidement si elle détecte des risques psychosociaux, une baisse de motivation ou un mécontentement global.  
• Le taux de réalisation des objectifs : c’est un indicateur intéressant pour analyser si les objectifs définis sont pertinents ou non. Un taux de réalisation trop bas indique un décalage entre les attentes du manager et les compétences de son équipe. Il est alors nécessaire de revoir la procédure de définition des objectifs. Le KPI est aussi particulièrement important pour s’assurer de l’avancement d’un projet spécifique.
• Le taux de rétention des talents : le KPI permet de connaitre le niveau de fidélisation des collaborateurs. Il calcule le nombre d’employés restés en poste sur une période définie. En fonction du résultat obtenu, il est possible d’adapter sa stratégie de rétention du capital humain, par exemple, en investissant plus dans la formation, en offrant des opportunités de carrière motivantes, en faisant la promotion de l’inclusion ou encore en soutenant l’équilibre vie privée/vie professionnelle.

Le niveau de développement des compétences éclairé par la cartographie des compétences permet d’ajuster sa politique de formation aux besoins en expertise de l’entreprise. Il est à utiliser en parallèle de la cartographie des compétences. 

Un des principaux reproches formulés par les collaborateurs au sujet des entretiens individuels concerne l’aspect unilatéral de la pratique. Le manager mène le rendez-vous et peut parfois manquer d’écoute. C’est une des raisons du manque d’engagement des salariés dans l’exercice.

Afin d’y remédier, il est essentiel d’intégrer la pratique des feedbacks dans l’entretien. Le collaborateur doit bénéficier d’une écoute active de la part de son manager. Il doit avoir l’opportunité d’exprimer son avis sur chaque aspect de l’évaluation.

Les logiciels de gestion des entretiens facilitent le recueil des commentaires et nourrissent la culture du feedback des employés grâce :

• Au paramétrage de sondage.
• À la diffusion de questionnaires.
• À l’inclusion des feedbacks dans la trame des entretiens.

La solution digitale est utile au moment de la valorisation des retours issus des entretiens. En effet, il automatise l’analyse des données. Pour les équipes RH, il est possible d’extraire des rapports et des statistiques pertinents en quelques clics.

Il est conseillé d’intégrer les retours dans le plan de développement professionnel. De cette manière, il est possible de répondre précisément aux attentes du salarié. C’est un levier évident pour optimiser la satisfaction du capital humain. Leur avis est valorisé. L’employeur, dans la mesure du possible, propose une évolution de carrière en adéquation avec la volonté du salarié. Vous soutenez la croissance continue de vos équipes. C’est une preuve de l’engagement de l’employeur dans l’évolution professionnelle de ses talents.

Grâce aux recueils des feedbacks, il est possible d’ajuster les objectifs fixés en entretien. Le salarié est en première ligne. Il connait son poste et dispose des compétences adéquates. Son avis sur les objectifs fixés est particulièrement utile. Il est capable d’évaluer leur pertinence technique, par exemple. Grâce aux feedbacks des salariés, il est possible de déterminer des objectifs quantifiables, réalistes et atteignables. C’est aussi le collaborateur le mieux à même d’évaluer le temps nécessaire pour réaliser un objectif. N’oubliez pas de consulter les archives des entretiens passés, stockées sur le logiciel de gestion des entretiens individuels. Elles vous éclairent sur le contexte individuel du poste.

L’analyse des feedbacks globaux permet aux équipes RH d’établir des tendances. Il est conseillé de partager les retours de manière constructive avec les collaborateurs​. S’ils sont positifs, c’est une manière de renforcer la culture d’entreprise. S’ils sont négatifs, c’est une opportunité pour l’employeur de montrer son engagement à changer les choses. Il peut alors communiquer sur le plan d’action mis en place afin d’améliorer la satisfaction des salariés.