Après nous être intéressé aux bénéfices de la fiche de poste, l’heure est venue de parler de la fiche de fonction ! Un outil très utile au service RH et plus généralement à toute l’entreprise.
Définition, objectifs, contenu… Découvrez tous les secrets de la fiche de fonction !
Qu'est-ce qu'une fiche de fonction ?
La fiche de fonction est un outil de gestion RH qui permet de comprendre la finalité d’un poste. Commune à une famille de métiers ou à une branche d’activité, la fiche de fonction est une confirmation des attentes du manager. C’est lui qui définit les caractéristiques. Véritable outil de transparence sur les fonctions du collaborateur, elle doit évoluer en fonction des changements du métier.
Mais quelle différence avec la fiche de poste ? La fiche de fonction est une base dans la rédaction de la fiche de poste individuelle. La fiche de fonction renvoie à l’utilité, la raison d’être du collaborateur dans l’entreprise. Plusieurs collaborateurs partagent le même but ? Il est possible de ne faire qu’une seule fiche de fonction. Au contraire, la fiche de poste qui décrit comment le salarié occupe spécifiquement son poste (rémunération, contexte professionnel…), doit être individuelle ! C’est une personnalisation de la fiche de fonction.
À quoi sert une fiche de fonction ?
- Dans la gestion prévisionnelle des compétences
Alors que les besoins des entreprises sont sans cesse bouleversés, la gestion des compétences est devenue un véritable levier de performance et de développement ! Un atout majeur dans un monde professionnel ébranlé par la crise sanitaire, et qui permet d’anticiper les besoins en compétences de l’entreprise.
La fiche de fonction est un outil précieux qui permet de définir un socle, une cohérence entre les métiers et les compétences présentes dans l’entreprise. Lorsqu’elle est précise et bien rédigée, il est possible pour l’entreprise de compiler dans une base commune tous les savoirs (savoir-faire et savoir-être) de la structure et ainsi d’optimiser sa stratégie de développement des compétences : anticiper les compétences manquantes, prévoir des plans de formation…
Les fiches de fonction sont également très utiles dans la mise en place d’une politique de mobilité interne. Elles représentent les emplois présents dans l’entreprise et offrent une meilleure vision des passerelles possibles.
- Dans le processus de recrutement et l’accueil des nouveaux collaborateurs
Tout comme les fiches de poste, les fiches de fonction permettent à l’entreprise d’optimiser son processus de recrutement. Grâce aux caractéristiques définies par le manager, il est possible de cibler les bons profils parmi les candidats et donc d’accélérer l’étape du sourcing, souvent très longue et chronophage. Grâce à la description précise des compétences et des attentes, le recruteur peut mieux préparer les entretiens de recrutement et ses questions pour percevoir les softs-skills.
Un collaborateur vous rejoint ? Ne négligez pas la fiche de fonction qui peut faciliter son onboarding ! À son arrivée, le salarié prend conscience que les choses ont été pensées en amont et que la finalité de sa fonction est définie clairement. Il se sent attendu et accueilli ce qui facilite se prise de poste. Lorsqu’on doit accueillir un collaborateur à distance, il ne faut négliger aucun outil !
Avec un marché de l'emploi de plus en plus complexe et compétitif, les entreprises doivent rivaliser pour attirer et recruter les meilleurs talents. Pour se démarquer et gagner en efficacité, il est nécessaire d'optimiser en premier lieu son processus de recrutement. Par où commencer ? On vous dit tout dans notre livre blanc dédié au recrutement :
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Les avantages de la fiche de fonction
Lorsqu’elle est précise et concise, la fiche de fonction apporte des avantages à tous les acteurs de l’entreprise.
Elle offre au collaborateur une vision en amont des attentes à son égard et peut ainsi anticiper son entretien annuel. Il connaît ainsi le champ de ses responsabilités et de la marge de manœuvre dont il dispose pour réaliser ses missions. On évite ainsi les incompréhensions. La fiche de fonction est également un vecteur de communication entre le collaborateur et son manager qui peuvent échanger sur les missions et la finalité de la fonction.
Grâce à la fiche de fonction, le manager dispose d’une vision complète des compétences présentes dans son équipe. Il peut ensuite confier de façon efficiente les missions à ses collaborateurs et prévenir une surcharge de travail. Il favorise ainsi le bien-être au travail. Le manager peut s’appuyer sur la fiche de fonction pour préparer l’entretien annuel des salariés.
Grâce à la fiche de fonction, les services RH et la direction peuvent mettre en place un meilleur accompagnement des collaborateurs dans leur montée en compétence et le renforcement de leur employabilité. Ils peuvent également alimenter la politique RH de l’entreprise : plan de formation, mobilité interne…
Que doit contenir une fiche de fonction ?
La fiche de fonction, en plus d’être concise et précise, doit s’adapter au contexte et aux besoins de l’entreprise. Il existe cependant des items indispensables !
1. Intitulé de la fonction
On décrit dans cette partie le positionnement de la fonction dans l’entreprise ainsi que les relations de travail.
2. Les missions inhérentes à la fonction
Dans cette partie, il est nécessaire de décrire toutes les missions inhérentes à la fonction (les missions principales et secondaires) ainsi que les activités qui se rapportent aux missions. Les critères de performance, qui découlent des missions, doivent également être clairement posés.
3. Les compétences nécessaires pour la fonction
On décrit ici toutes les compétences (professionnelles et personnelles) essentielles pour la fonction.
4. Qualifications nécessaires pour le poste
Les diplômes et qualifications nécessaires pour la fonction.
Dans l’univers RH la fiche de fonction n’est pas un outil anodin. Lorsqu’elle est précise et complète, la fiche de fonction devient même stratégique. Vous êtes convaincus et souhaitez mettre en place cet outil au sein de votre entreprise ? Voici un modèle de fiche de fonction prêt à l’emploi !
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