Module Notes de frais

Divisez par deux le délai de remboursement des notes de frais

 

Courir après les justificatifs de frais professionnels
ne sera plus qu'un mauvais souvenir

 

gestion du temps en entreprise

Gagnez du temps sur la gestion des notes de frais

  • Demandes et validations de remboursement simples et rapides

  • Calcul automatique des montants à rembourser

  • Le service comptable est moins sollicité

Fiabiliser les processus de gestion

Fiabilisez la comptabilisation des frais professionnels

  • Définition de plafonds et de règles de contrôle des dépenses automatisées

  • Historique des notes de frais par salarié, nature, client, projet, etc.

  • Export des notes de frais vers le logiciel de comptabilité sans re-saisie

Améliorer le bien-être au travail

Simplifiez votre gestion comptable

  • Gestion multidevises avec application du taux de change

  • Calcul automatique de la TVA récupérable

  • Rapports personnalisables avec ventilation des dépenses par nature, projet, salarié, etc.

 

Une gestion simplifiée de vos notes de frais !

Salarié
  • Envoie sa demande de remboursement en un clic
  • Transfert ses justificatifs directement depuis son smartphone
  • Suit le remboursement de ses notes de frais
Manager
  • Est informé instantanément d'une nouvelle demande
  • Gère les budgets de dépenses dans le temps, par projet, client, etc.
  • Valide le remboursement des frais professionnels en toute simplicité
Comptabilité
  • Définit les modalités de remboursement des notes de frais
  • Est alerté en cas de non respect des règles de validation (plafond, cohérence, etc.)
  • Génère les ordres de virement au format SEPA

 

 

  • Un SIRH modulable et évolutif

    Entièrement paramétrable, le logiciel s'adapte à vos règles de gestion. Vous ajoutez de nouveaux modules et utilisateurs en fonction de l'évolution de vos besoins et de votre effectif.
  • Une solution accessible et collaborative

    Eurécia est accessible 24h/24 et 7j/7, sur ordinateur, tablette et mobile. La maintenance et les mises à jour sont automatiques et entièrement prises en charge. 
  • Un logiciel fiable et sécurisé

    Sur le marché depuis plus de 10 ans, Eurécia compte 90 000 clients-utilisateurs au sein de 900 entreprises. La sécurité et la confidentialité de vos données sont garanties.
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Ils ont fait le choix de la simplicité

Plus de 900 entreprises, administrations et associations, de toutes tailles et de tous secteurs d'activités, ont choisi Eurécia pour leur gestion RH.

Christophe Gabette
Directeur des Affaires Générales - Berger Levrault

Une solution simple avec une mise en place rapide et efficace.

Charlotte Renouvel
Chargée des Ressources Humaines - Seureca Véolia

La solution Eurécia, permet de nous faire gagner une journée de travail par semaine.

Vous avez d'autres questions sur le module Notes de frais ?

 

 

 

 

Informations et détails sur le logiciel de gestion des notes de frais

Note de frais : une gestion comptable simple et efficace

DAF, responsable comptable ou dirigeant une entreprise dont l'effectif se situe entre 20 et 5 000 collaborateurs, vous souhaitez économiser sur les coûts de traitement des frais professionnels de vos salariés et de vos équipes en simplifiant et normalisant la saisie et le traitement des notes de frais.

Le coût de traitement moyen d'une note de frais est évalué entre 20 et 60 €. Le budget « frais professionnels » se situe parmi les trois premiers postes de dépense des entreprises.

Le module de gestion des Notes de Frais et Déplacements simplifie et fiabilise le processus de saisie des frais de déplacement de vos collaborateurs, de la note de frais elle-même, jusqu'au transfert des données vers la comptabilité. Il effectue aussi le calcul automatique des montants remboursés, de la TVA, de la TVA récupérable, des titres restaurant (en option) à déduire, etc.

Pilotage, gestion et analyse des coûts des notes de frais

Vous êtes responsable administratif, comptable, assistante ou manager. En utilisant la solution Eurécia de gestion des Notes de Frais :

  • vous normalisez vos procédures de gestion des notes de frais
  • vous évitez les ressaisies (gain immédiat de la solution !)
  • vous systématisez la récupération de la TVA
  • vous évitez tout risque de redressement (respect intégré des réglementations fiscales et sociales).

Vous avez une vision analytique des dépenses que vous segmentez par département, structure, client, produit ou projet. Vous maîtrisez mieux vos coûts. À tout moment, vous pouvez éditer des rapports et tableaux de bord. Vous pilotez cette gestion de manière plus efficace.

 

La note de frais : une gestion des frais simplifiée !

Le logiciel Notes de Frais facilite la vie de toute l'entreprise

Vos collaborateurs saisissent très simplement leurs lignes de dépense, les rattachent à un compte analytique, déclarent des invités internes ou externes pour un repas. Ils connaissent immédiatement le montant qui leur sera remboursé et soumettent, toujours dans le même temps, leur note de frais à leur manager qui reçoit un mail de notification automatique. Le workflow de validation gère jusqu'à 5 niveaux d'intervenants !

Le système calcule automatiquement les montants en fonction de la devise de dépense (déplacements à l'étranger) et des éventuels plafonds autorisés.

Le statut de leur note de frais est disponible en temps réel pour vos collaborateurs. Ils peuvent joindre un fichier contenant les scans de leurs facturettes, et ajouter des commentaires à leur document.

Vous pouvez personnaliser aisément les barèmes (types de dépenses, barèmes de frais kilométriques, plafond de remboursement, taux de TVA), gérer les cartes affaires/essence, les avances sur frais, ainsi que les plafonds communs.

Vous évitez les ressaisies et les risques d'erreurs associés, en exportant simplement les données vers votre comptabilité, qu'elle soit gérée sur un logiciel en interne ou par un prestataire externe (expert-comptable).

Des bénéfices à tous les échelons

Côté encadrement, vos managers et contrôleurs de gestion ont une vision juste et analytique de l'ensemble des frais de leur service.

Côté personnel, vos collaborateurs gagnent en autonomie, en rapidité, sont remboursés plus rapidement et se consacrent entièrement à leur cœur de métier.