Courir après les justificatifs de frais professionnels
ne sera plus qu'un mauvais souvenir
Demandes et validations de remboursement simples et rapides
Calcul automatique des montants à rembourser (TVA récupérable, indemnités kilométriques, etc.)
Le service comptable est moins sollicité
Plafonds et contrôle des dépenses automatisés
Historique des notes de frais et des justificatifs à valeur probante
Export des dépenses vers le logiciel de comptabilité sans re-saisie
Gestion multidevises avec application du taux de change
Décompte des titres restaurant
Rapports personnalisables avec ventilation des dépenses par nature, projet, salarié, etc.
Une gestion simplifiée de vos notes de frais !
L'équipe projet a été fantastique avec nous ! Ils ont adapté le logiciel à nos besoins et ça a vraiment fait la différence.
Notre 1er critère pour choisir un SIRH c'était la simplicité.
Pour nous, ça n'était pas négociable.
DAF, responsable comptable ou dirigeant une entreprise dont l'effectif se situe entre 20 et 5 000 collaborateurs, vous souhaitez économiser sur les coûts de traitement des frais professionnels de vos salariés et de vos équipes en simplifiant et normalisant la saisie et le traitement des notes de frais.
Le coût de traitement moyen d'une note de frais est évalué entre 20 et 60 €. Le budget « frais professionnels » se situe parmi les trois premiers postes de dépense des entreprises.
Le module de gestion des Notes de Frais et Déplacements simplifie et fiabilise le processus de saisie des frais de déplacement de vos collaborateurs, de la note de frais elle-même, jusqu'au transfert des données vers la comptabilité. Il effectue aussi le calcul automatique des montants remboursés, de la TVA, de la TVA récupérable, des titres restaurant (en option) à déduire, etc.
Grâce à un logiciel de notes de frais, vous pourrez économiser jusqu'à 90% de temps, et donc 90% de l'équivalent en salaire du gestionnaire habituel des notes de frais au sein de votre entreprise - c'est d'ailleurs l'économie constatée par le client Arlette Gruss, qui utilise Eurécia pour la gestion de ses notes de frais.
Vous êtes responsable administratif, comptable, assistante ou manager. En utilisant la solution Eurécia de gestion des Notes de Frais :
Vos collaborateurs saisissent très simplement leurs lignes de dépense, les rattachent à un compte analytique, déclarent des invités internes ou externes pour un repas. Ils connaissent immédiatement le montant qui leur sera remboursé et soumettent, toujours dans le même temps, leur note de frais à leur manager qui reçoit un mail de notification automatique. Le workflow de validation gère jusqu'à 5 niveaux d'intervenants !
Le système calcule automatiquement les montants en fonction de la devise de dépense (déplacements à l'étranger) et des éventuels plafonds autorisés.
Le statut de leur note de frais est disponible en temps réel pour vos collaborateurs. Ils peuvent joindre un fichier contenant les scans de leurs facturettes, et ajouter des commentaires à leur document.
Vous pouvez personnaliser aisément les barèmes (types de dépenses, barèmes de frais kilométriques, plafond de remboursement, taux de TVA), gérer les cartes affaires/essence, les avances sur frais, ainsi que les plafonds communs.
Vous évitez les ressaisies et les risques d'erreurs associés, en exportant simplement les données vers votre comptabilité, qu'elle soit gérée sur un logiciel en interne ou par un prestataire externe (expert-comptable).
Côté encadrement, vos managers et contrôleurs de gestion ont une vision juste et analytique de l'ensemble des frais de leur service.
Côté personnel, vos collaborateurs gagnent en autonomie, en rapidité, sont remboursés plus rapidement et se consacrent entièrement à leur cœur de métier.
Vos collaborateurs peuvent accéder au module Eurécia depuis leur tablette ou leur smartphone via l’application mobile disponible pour Android ou IOS. L’interface, est parfaitement adaptée à ces outils portables.
La navigation est fluide, simple d’utilisation et intègre toutes les conditions et les services présents sur la version ordinateur. Sans installer le moindre logiciel, il est possible pour l’utilisateur de prendre en photo ses justificatifs de paiement papier, ses factures pour les joindre à ses notes de frais depuis son téléphone mobile.
En cas de contrôle, ces ressources photos ont la même valeur juridique que les justificatifs papier.
L’outil de reconnaissance des caractères (OCR) permet de pré-saisir les montants correspondants aux dépenses pour limiter le temps de saisie et les erreurs.
Enfin, l’utilisateur peut effectuer le suivi de la gestion des dépenses et de remboursement de ses notes de frais, depuis n’importe où !