module Notes de frais

Divisez par deux le délai de remboursement des notes de frais

Courir après les justificatifs de frais professionnels ne sera plus qu’un mauvais souvenir

Photographiez, envoyez, et jetez... fini les reçus qui encombrent votre bureau !

Les notes de frais les yeux fermés (ou presque) 

 

 

 

Fluidifiez et fiabilisez votre gestion comptable

Faites des erreurs de comptabilité et des reçus égarés de l'histoire ancienne

Export sans ressaisie vers la comptabilité

Une fois le remboursement validé, exportez facilement les dépenses vers votre logiciel de comptabilité... sans ressaisie !

Calcul des titres restaurant

Calcul automatique du nombre de tickets restaurant à distribuer, à partir du nombre de repas d’affaires et de congés pris, avec envoi vers la paie en quelques clics

Reportings de dépenses

Rapports personnalisables avec ventilation des dépenses par nature, projet, salarié, etc.

Calcul automatique des taux de change

Calcul automatique des taux de change pour les notes de frais en devises étrangères

Autonomie des collaborateurs

Les collaborateurs et leurs managers sont autonomes dans la gestion et la validation des notes de frais : moins de travail pour votre service

Avec l'appli myEurécia, vos collaborateurs enregistrent
facilement leurs notes de frais et les justificatifs

myeurecia-mockup
Demander un remboursement d’une note de frais avec une simple photo, ça existe vraiment ?
 
 

Obligations légales : facilitez-vous la tâche

Fini l’angoisse des contrôles fiscaux ou URSSAF !

Contrôle des dépenses

Grâce aux seuils de remboursement, plafonnez certains types de dépenses ou paramétrez des forfaits (repas midi, téléphone...). Assurez la nature "raisonnable" des dépenses et restez en dessous des seuils d'avantage en nature.

Valeur légale des justificatifs numérisés

Grâce à la valeur probante des notes de frais, vous pouvez jeter vos justificatifs numérisés - en cas de contrôle, ils ont la même valeur.

En savoir plus 

Historique complet et exportable

En cas de contrôle, exportez facilement vos remboursements passés et tous vos justificatifs à valeur probante en un clic.

Calcul des titres restaurant

Décompte automatique du nombre de repas pour le collaborateur et ses invités internes. Fini les cumuls injustifiés et les erreurs de calcul !

Barème kilométrique

Basez vos remboursements kilométriques sur le barème légal de l'URSAFF, ou sur un barème sur mesure (pourquoi ne pas vous mettre au vert et créer un barème de remboursement velo ?)
Une gestion simplifiée de vos notes de frais !

Salarié

  • Enregistre ses dépenses professionnelles en 2 minutes
  • Transfère ses justificatifs à valeur probante depuis son mobile
  • Suit le remboursement de ses notes de frais

Manager

  • Est informé instantanément d'une nouvelle demande
  • Gère les budgets de dépenses dans le temps, par projet, client, etc.
  • Valide le remboursement des frais professionnels en un clic

Comptabilité

  • Définit les modalités de remboursement des notes de frais
  • Est alerté en cas de non respect des règles de validation (plafond, cohérence, etc.)
  • Génère les ordres de virement au format SEPA

Besoin de plus d'informations ?

Que ce soit pour une demande de devis ou pour avoir plus d’information sur nos produits, notre équipe vous est dédiée !

Ils gagnent du temps sur les notes de frais avec Eurécia

iTrust
L’export vers la paie est un jeu d’enfant, plus besoin de compter le nombre de titres restaurant à distribuer puisque le logiciel les comptabilise tout seul. Tout est très simple, il n’y a pas de perte d’informations, tout est centralisé au même endroit.

En savoir plus
-- Jean- Nicolas Piotrowski
iTrust
Abaques Audiovisuel
Le gain de temps qu’on réalise depuis qu’on a installé le SIRH est forcément un gain d’argent aussi. J’encourage toutes les PME qui grandissent à adopter le système Eurécia.

En savoir plus
-- Stéphane Gambier
Abaques Audiovisuel
Arlette Gruss
Eurécia nous permet de gagner du temps pour la paie, la durée de gestion a été quasiment divisée par deux.

En savoir plus
-- Marc Muller
Arlette Gruss
Mediameeting
Eurécia nous a permis de gagner un temps considérable dans la gestion du personnel !

En savoir plus
-- Emilie et Sonia
Mediameeting

Pourquoi choisir Eurécia ?

Bien plus qu'un SIRH

Eurécia est un logiciel SIRH, mais c’est surtout le fruit de notre vision de la vie au travail : permettre à l’individu de s’épanouir dans une entreprise plus humaine et performante.

En savoir plus

Plus de 99% de clients satisfaits

Plus de 99% de nos clients se disent satisfaits ou très satisfaits de la qualité de l’accompagnement Eurécia.

En savoir plus

Un SIRH à la carte et évolutif

  • De 1 à 14 modules au choix : composez votre logiciel à la carte
  • S'adapte à vos règles de gestion

Une solution accessible et collaborative

  • Accessible 24h/24 7j/7
  • Disponible sur ordinateur, tablette et mobile
  • Logiciel SaaS : mises à jour et maintenance automatique

Un logiciel RH fiable et sécurisé

  • Respect du RGPD
  • Sécurité et confidentialité de vos données garanties

Une solution compatible avec vos
logiciels du quotidien

Vous avez d'autres questions sur le module Notes de frais ?

 

 

 

Informations et détails sur le logiciel de gestion des notes de frais

Quelles économies peut-on réaliser avec un logiciel de gestion des notes de frais ?

DAF, responsable comptable ou dirigeant une entreprise dont l'effectif se situe entre 20 et 5 000 collaborateurs, vous souhaitez économiser sur les coûts de traitement des frais professionnels de vos salariés et de vos équipes en simplifiant et normalisant la saisie et le traitement des notes de frais.

Le coût de traitement moyen d'une note de frais est évalué entre 20 et 60 €. Le budget « frais professionnels » se situe parmi les trois premiers postes de dépense des entreprises.

Le module de gestion des Notes de Frais et Déplacements simplifie et fiabilise le processus de saisie des frais de déplacement de vos collaborateurs, de la note de frais elle-même, jusqu'au transfert des données vers la comptabilité. Il effectue aussi le calcul automatique des montants remboursés, de la TVA, de la TVA récupérable, des titres restaurant (en option) à déduire, etc.

Grâce à un logiciel de gestion des notes de frais, vous pourrez économiser jusqu'à 90% de temps, et donc 90% de l'équivalent en salaire du gestionnaire habituel des notes de frais au sein de votre entreprise - c'est d'ailleurs l'économie constatée par le client Arlette Gruss, qui utilise la plateforme Eurécia pour la gestion de ses notes de frais.

Comment un logiciel de gestion des notes de frais peut-il vous aider ?

Vous êtes responsable administratif et financier, comptable, assistante ou manager. En devenant utilisateur de la solution Eurécia de gestion des Notes de Frais :

  • vous normalisez vos pratiques de gestion des notes de frais
  • vous évitez les ressaisies (gain immédiat de la solution !)
  • vous systématisez la récupération de la TVA
  • vous évitez tout risque de redressement (respect intégré des réglementations fiscales et sociales).
  • vous avez une vision analytique des dépenses
  • vous maîtrisez mieux vos coûts
  • vous pouvez éditer électroniquement des rapports et tableaux de bord
  • vous pilotez cette gestion de manière plus efficace
 

La note de frais : une gestion des frais simplifiée !

Le logiciel Notes de Frais facilite la vie de toute l'entreprise

Grâce à la dématérialisation, vos collaborateurs saisissent très simplement leurs lignes de dépense, les rattachent à un compte analytique, déclarent des invités internes ou externes pour un repas. Ils connaissent immédiatement le montant qui leur sera remboursé et soumettent, toujours dans le même temps, leur note de frais complétée à leur manager qui reçoit un mail de notification automatique. Le workflow de validation gère jusqu'à 5 niveaux d'intervenants !

Le système calcule automatiquement les montants en fonction de la devise de dépense (déplacements à l'étranger) et des éventuels plafonds autorisés.

Le statut de leur note de frais est disponible sur le logiciel en temps réel pour vos collaborateurs. Ils peuvent joindre un fichier contenant les scans de leurs facturettes, et ajouter des commentaires à leur document.

Vous pouvez aisément créer et personnaliser les barèmes de traitement (types de dépenses, barèmes de frais kilométriques, plafond de remboursement, taux de TVA), gérer les cartes affaires/essence, les avances sur frais, ainsi que les plafonds communs.

Vous évitez les ressaisies et les risques d'erreurs associés, en exportant simplement les données vers votre comptabilité, qu'elle soit gérée sur un logiciel en interne ou par un prestataire externe (expert-comptable).

... et tout ceci depuis une interface web disponible 24/24 et accessible de partout !

Des bénéfices à tous les échelons

Côté encadrement, vos managers et contrôleurs de gestion ont une vision juste et analytique de l'ensemble des frais de leur service.

Côté personnel, vos collaborateurs gagnent en autonomie, en rapidité, sont remboursés plus rapidement et se consacrent entièrement à leur cœur de métier.

 

Une application dédiée à la gestion de vos notes de frais

Il suffit d'une connexion internet pour que vos collaborateurs puissent accéder au module Eurécia depuis leur tablette ou leur smartphone via l’application mobile disponible pour Android ou IOS. L’interface, est parfaitement adaptée à ces outils portables.

La navigation est fluide, simple d’utilisation et intègre toutes les conditions et les services présents sur la version ordinateur. Autre avantage : sans installer le moindre logiciel, il est possible pour l’utilisateur de prendre en photo ses justificatifs de paiement papier, ses factures pour les joindre à ses notes de frais professionnels depuis son téléphone mobile.

En cas de contrôle, ces ressources numériques ont la même valeur juridique que les justificatifs papier.

L’outil de reconnaissance des caractères (OCR) permet de pré-saisir les montants correspondants aux dépenses pour limiter le temps de saisie et les erreurs.

Enfin, l’utilisateur peut effectuer le suivi de la gestion des dépenses et de remboursement de ses notes de frais, depuis n’importe où !

Mis à jour le : 2021-01-25

 

 

 

 

 

Gestion des notes de frais : retrouvez notre dossier thématique sur les dépenses professionnelles