module Notes de frais

Divisez par deux le délai de remboursement des notes de frais

  • Tester le logiciel
  • Nous contacter
Courir après les justificatifs de frais professionnels
ne sera plus qu'un mauvais souvenir

 

gestion du temps en entreprise

Gagnez du temps sur la gestion des notes de frais

  • Demandes et validations de remboursement simples et rapides

  • Calcul automatique des montants à rembourser (TVA récupérable, indemnités kilométriques, etc.) 

  • Le service comptable est moins sollicité

Fiabiliser les processus de gestion

Fiabilisez la comptabilisation des frais professionnels

  • Plafonds et contrôle des dépenses automatisés

  • Historique des notes de frais et des justificatifs à valeur probante

  • Export des dépenses vers le logiciel de comptabilité sans re-saisie
     

Améliorer le bien-être au travail

Simplifiez votre gestion comptable

  • Gestion multidevises avec application du taux de change

  • Décompte des titres restaurant

  • Rapports personnalisables avec ventilation des dépenses par nature, projet, salarié, etc.
     

 

Une gestion simplifiée de vos notes de frais !
Salarié
  • Enregistre ses dépenses professionnelles en 2 minutes
  • Transfère ses justificatifs à valeur probante depuis son mobile
  • Suit le remboursement de ses notes de frais
Manager
  • Est informé instantanément d'une nouvelle demande
  • Gère les budgets de dépenses dans le temps, par projet, client, etc.
  • Valide le remboursement des frais professionnels en un clic
Comptabilité
  • Définit les modalités de remboursement des notes de frais
  • Est alerté en cas de non respect des règles de validation (plafond, cohérence, etc.)
  • Génère les ordres de virement au format SEPA

 

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  • Un SIRH à la carte et évolutif

    Choisissez uniquement le(s) module(s) dont vous avez besoin pour composer votre logiciel sur-mesure. Entièrement paramétrable, le SIRH Eurécia s'adapte à vos règles de gestion administratives et comptables. Partenaire de la croissance de votre entreprise, Eurécia évoluera avec elle.
  • Une solution accessible et collaborative

    Trait d'union entre dirigeant, DRH, DAF, managers et collaborateurs, le SIRH Eurécia est accessible 24h/24 et 7j/7, sur ordinateur, tablette et mobile. En mode SaaS, la maintenance et les mises à jour de l'application sont automatiques.
  • Un logiciel RH fiable et sécurisé

    Sur le marché depuis plus de 14 ans, Eurécia compte 135 000 clients-utilisateurs au sein de 1 500 entreprises. La sécurité et la confidentialité de vos données sont garanties.
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IDTGV : client Eurécia
BNP Paribas : client Eurécia
Chronodrive : client Eurécia
20 Minutes : client Eurécia

Ils ont fait le choix de la simplicité

Plus de 1500 entreprises, administrations et associations, de toutes tailles et de tous secteurs d'activités, ont choisi Eurécia pour leur gestion RH.

Aurélie Piat
Responsable Paie & ADP - Videlio

L'équipe projet a été fantastique avec nous ! Ils ont adapté le logiciel à nos besoins et ça a vraiment fait la différence.

Thierry Decloquement
Directeur Général - DG Diffusion

Notre 1er critère pour choisir un SIRH c'était la simplicité.

Pour nous, ça n'était pas négociable.

Vous avez d'autres questions sur le module Notes de frais ?

 

 

 

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Informations et détails sur le logiciel de gestion des notes de frais

Quelles économies peut-on réaliser avec un logiciel de gestion des notes de frais ?

DAF, responsable comptable ou dirigeant une entreprise dont l'effectif se situe entre 20 et 5 000 collaborateurs, vous souhaitez économiser sur les coûts de traitement des frais professionnels de vos salariés et de vos équipes en simplifiant et normalisant la saisie et le traitement des notes de frais.

Le coût de traitement moyen d'une note de frais est évalué entre 20 et 60 €. Le budget « frais professionnels » se situe parmi les trois premiers postes de dépense des entreprises.

Le module de gestion des Notes de Frais et Déplacements simplifie et fiabilise le processus de saisie des frais de déplacement de vos collaborateurs, de la note de frais elle-même, jusqu'au transfert des données vers la comptabilité. Il effectue aussi le calcul automatique des montants remboursés, de la TVA, de la TVA récupérable, des titres restaurant (en option) à déduire, etc.

Grâce à un logiciel de notes de frais, vous pourrez économiser jusqu'à 90% de temps, et donc 90% de l'équivalent en salaire du gestionnaire habituel des notes de frais au sein de votre entreprise - c'est d'ailleurs l'économie constatée par le client Arlette Gruss, qui utilise Eurécia pour la gestion de ses notes de frais.

Comment un logiciel de gestion des notes de frais peut-il vous aider ?

Vous êtes responsable administratif, comptable, assistante ou manager. En utilisant la solution Eurécia de gestion des Notes de Frais :

  • vous normalisez vos procédures de gestion des notes de frais
  • vous évitez les ressaisies (gain immédiat de la solution !)
  • vous systématisez la récupération de la TVA
  • vous évitez tout risque de redressement (respect intégré des réglementations fiscales et sociales).
  • vous avez une vision analytique des dépenses
  • vous maîtrisez mieux vos coûts
  • vous pouvez éditer des rapports et tableaux de bord
  • vous pilotez cette gestion de manière plus efficace
 

La note de frais : une gestion des frais simplifiée !

Le logiciel Notes de Frais facilite la vie de toute l'entreprise

Vos collaborateurs saisissent très simplement leurs lignes de dépense, les rattachent à un compte analytique, déclarent des invités internes ou externes pour un repas. Ils connaissent immédiatement le montant qui leur sera remboursé et soumettent, toujours dans le même temps, leur note de frais à leur manager qui reçoit un mail de notification automatique. Le workflow de validation gère jusqu'à 5 niveaux d'intervenants !

Le système calcule automatiquement les montants en fonction de la devise de dépense (déplacements à l'étranger) et des éventuels plafonds autorisés.

Le statut de leur note de frais est disponible en temps réel pour vos collaborateurs. Ils peuvent joindre un fichier contenant les scans de leurs facturettes, et ajouter des commentaires à leur document.

Vous pouvez personnaliser aisément les barèmes (types de dépenses, barèmes de frais kilométriques, plafond de remboursement, taux de TVA), gérer les cartes affaires/essence, les avances sur frais, ainsi que les plafonds communs.

Vous évitez les ressaisies et les risques d'erreurs associés, en exportant simplement les données vers votre comptabilité, qu'elle soit gérée sur un logiciel en interne ou par un prestataire externe (expert-comptable).

Des bénéfices à tous les échelons

Côté encadrement, vos managers et contrôleurs de gestion ont une vision juste et analytique de l'ensemble des frais de leur service.

Côté personnel, vos collaborateurs gagnent en autonomie, en rapidité, sont remboursés plus rapidement et se consacrent entièrement à leur cœur de métier.

 

Une application dédiée à la gestion de vos notes de frais

Vos collaborateurs peuvent accéder au module Eurécia depuis leur tablette ou leur smartphone via l’application mobile disponible pour Android ou IOS. L’interface, est parfaitement adaptée à ces outils portables.

La navigation est fluide, simple d’utilisation et intègre toutes les conditions et les services présents sur la version ordinateur. Sans installer le moindre logiciel, il est possible pour l’utilisateur de prendre en photo ses justificatifs de paiement papier, ses factures pour les joindre à ses notes de frais depuis son téléphone mobile.

En cas de contrôle, ces ressources photos ont la même valeur juridique que les justificatifs papier.

L’outil de reconnaissance des caractères (OCR) permet de pré-saisir les montants correspondants aux dépenses pour limiter le temps de saisie et les erreurs.

Enfin, l’utilisateur peut effectuer le suivi de la gestion des dépenses et de remboursement de ses notes de frais, depuis n’importe où !

 

 

 

 

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