Téléchargez votre modèle de note de frais

Les notes de frais font partie des procédures complexes à mettre en œuvre en entreprise. Ayant peu d’enjeux opérationnels pour les salariés, ces derniers sont rarement engagés dans le processus des notes de frais. Les risques du manque d’organisation sont le manque de justificatif, des erreurs comptables ou même des fraudes. Pour éviter ces problématiques, appuyez-vous sur notre modèle de note de frais. Simple à utiliser, il offre une gestion rapide et fiable des notes de frais.

Qu'est-ce qu'une note de note de frais ?

La note de frais est un document servant à consigner les dépenses d’un collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle. Seuls les achats effectués avec l’argent personnel du salarié ou du dirigeant sont à reporter sur une note de frais. L’objectif du document est le remboursement de ces dépenses.

Afin de respecter ses obligations légales, l’entreprise doit procéder au préalable à l’enregistrement comptable des frais du collaborateur.

Le mode de remboursement dépend de la politique de l’entreprise. Il peut avoir lieu par virement ou par chèque. Les frais peuvent être basés soient sur les montants réels, soit forfaitaires.

La note de frais est constituée :

d’un document récapitulatif des frais engagés ;
de l’ensemble des justificatifs de paiement.

Sans ces deux éléments, les frais ne peuvent normalement pas être remboursés. De plus, les frais déclarés ne doivent pas être disproportionnés ou abusifs. Les inspecteurs des URSSAF peuvent contrôler le bien-fondé, car les remboursements de note de frais sont exonérés de cotisations sociales. Les montants ne sont pas non plus soumis à l’impôt sur le revenu. Certaines entreprises pourraient par conséquent s’en servir pour verser des avantages en nature à leurs collaborateurs.

Présentation de notre modèle de note de frais

Facile d'utilisation, ce modèle de note de frais s'adapte à tous vos types de notes de frais :

Transport
Repas
Hébergement ...

N'attendez plus pour simplifier le quotidien de vos collaborateurs (et le vôtre) dans la gestion des notes de frais, téléchargez notre modèle !

Comment faire une note de frais sur Excel ?

Les notes de frais peuvent se présenter sous différents formats :

tableau Word ;
tableur Excel ;
logiciel dédié.

Si vous décidez d’utiliser Excel pour faire votre note de frais, voici les différentes étapes à réaliser.

Étape 1 : identifier les informations nécessaires à faire figurer dans le tableur (identification du collaborateur, suivi des étapes de la procédure, description des dépenses).
Étape 2 : insérer les différentes informations dans un onglet de votre fichier.
Étape 3 : utiliser les formules Excel pour rendre certains calculs automatiques (les indemnités kilométriques, par exemple).
Étape 4 : mettre en forme la note de frais Excel (type et taille de police, couleur, etc.).

La réalisation d’une note de frais sur Excel n’est pas à la portée de tous. Il faut disposer d’une compétence poussée de l’utilisation des formules Excel.

Infographie des 4 étapes pour faire une note de frais

Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser notre modèle de note de frais sur Excel. Ce document prêt à l’emploi s’adapte à toutes les organisations. Néanmoins, vous pouvez personnaliser le modèle à votre entreprise. Par exemple, il est envisageable d’ajouter les couleurs ou le logo de votre société. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter ou supprimer des éléments pour faire correspondre la note de frais avec les caractéristiques de votre entreprise. Si vous le faites, il est nécessaire de vérifier les formules pour s’assurer de ne pas les avoir modifiées.

Quels sont les éléments à intégrer dans une note de frais ?

Votre note de frais doit contenir les informations suivantes :

L’identification de la note de frais :
- Le numéro individuel de la note de frais ;
- La date de la réalisation de la note de frais.
L’identification du collaborateur :
- Le prénom et le nom ;
- Le matricule ;
- Le service ;
- L’établissement ;
- Le nom du manager ;
- Le numéro de téléphone ou l’email.
Les caractéristiques des dépenses engagées :
- La date de la dépense ;
- Le type de la dépense ;
- Le montant toutes charges comprises (TTC) ;
- Le montant hors taxes (HT) ;
- Le montant de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ;
- Le moyen de paiement ;
- Le justificatif du paiement.
Le circuit de validation de la note de frais (il dépendra de votre organisation) ;
Le suivi du remboursement :
- Le montant du remboursement ;
- La date du remboursement ;
- Le service responsable du remboursement.
La signature de la note de frais par le collaborateur.

Les justificatifs sont essentiels pour compléter la note de frais. Vous pouvez prévoir de récupérer les documents originaux ou uniquement demander un scan ou une photo.

Infographie des éléments à inclure dans une note de frais

FAQ : modèle de note de frais

Quels sont les avantages d'utiliser un modèle de note de frais ?

Utiliser un modèle de note de frais permet tout d'abord d'unifier votre procédure. Les collaborateurs sont obligés de respecter une forme imposée s'ils veulent être remboursés. Cela donne la possibilité de :

donner un cadre aux remboursements ;
simplifier la tâche de saisie pour les équipes du service comptabilité ;
faciliter le contrôle par le manager.

Ensuite, celui-ci permet de réduire les risques de fraude ou les erreurs de saisies. Les dépenses non justifiées ou dont les informations manquent ne sont pas remboursées. Pour augmenter son efficacité, il est recommandé d'établir une politique des frais professionnels.

Enfin, imposer un modèle de note de frais permet d'assurer un suivi des notes de frais. Chaque note dispose d'un numéro unique d'identification. Il est possible d'archiver les documents pendant la durée légale de cinq ans, cela permet de retrouver les justificatifs facilement en cas de contrôle (URSSAF ou administration fiscale).

Comment remplir une note de frais ?

Remplir le modèle de note de frais est très simple. Les salariés gagnent du temps grâce à une procédure aisée, tout comme en autonomie. Le formulaire étant à leur disposition, ils choisissent le moment le plus pertinent pour remplir leurs notes de frais.

Le fichier de la note de frais à compléter peut être stocké sur un serveur commun à tous les collaborateurs. Il peut en outre être envoyé par e-mail ou sur une clé USB. C'est un document à diffuser au moment de l'onboarding.

Le collaborateur doit fournir les informations suivantes :

Son prénom, son nom ;
Le prénom et le nom de son supérieur hiérarchique ;
Son matricule ;
Le département ;
La date de réalisation de la note de frais ;
La date de chaque dépense ;
Le type de dépense ;
Le montant TTC et HT ;
Le montant de la TVA ;
Le moyen de paiement utilisé.

La note de frais doit ensuite être signée. Il est possible de signer de manière électronique ou d'imprimer le document pour le signer manuellement.

Avant de transmettre la note de frais à son supérieur hiérarchique ou au service comptabilité suivant la procédure définie, il faut joindre les justificatifs des dépenses.

Quelles sont les bonnes pratiques pour gérer les notes de frais ?

Pour l'entreprise, il est important de fixer un cadre à la réalisation des notes de frais. La gestion des remboursements des frais professionnels est ainsi optimisée, tout en respectant toutes ses obligations légales. L'employeur peut s'appuyer sur :

sa politique des frais professionnels ;
un modèle de note de frais ;
un processus de contrôle des demandes de remboursement ;
un suivi strict des remboursements ;
Des règles d'archivage des notes de frais.

Du côté du salarié, pour obtenir ses remboursements dans les temps, il est important de faire ses notes de frais régulièrement. Il est préférable de se fixer un temps pour les faire toutes les semaines ou tous les mois. Il est important de penser à toujours demander un justificatif de paiement.

Grâce à quelques règles accompagnées d'un modèle de note de frais, il est possible de simplifier le quotidien de tous les collaborateurs, tout comme de l'employeur.

Quelles sont les personnes pouvant faire une note de frais ?

Toutes les organisations sont concernées par les notes de frais : les entreprises privées, les institutions publiques ou les associations. Seuls les autoentrepreneurs sont exclus du mécanisme puisqu'ils bénéficient d'un abattement forfaitaire de leurs charges. Ils ne peuvent donc pas déclarer de frais professionnels.

Tous les collaborateurs d'une organisation peuvent réaliser des notes de frais :

Les salariés en CDI ou en CDD ;
Les employés à temps plein ou à temps partiel ;
Les intérimaires ;
Les alternants ou les stagiaires ;
Les cadres ou les non-cadres ;
Les agents commerciaux ou les agents de bureaux ;
Les techniciens ;
Les dirigeants.

Certains partenaires de l'entreprise peuvent par ailleurs réaliser des notes de frais. Toutefois, il faudra le prévoir dans leur contrat de prestation :

Les consultants ;
Les travailleurs indépendants ;
Les prestataires.

Il est préférable de donner l'autorisation d'effectuer des dépenses professionnelles au salarié. De cette manière, vous disposez d'un premier contrôle pour vous assurer de la bonne gestion des notes de frais. Par exemple, le manager peut valider un déplacement ou la dépense au préalable.

Quelles sont les différentes dépenses pouvant être couvertes par une note de frais ?

Il existe un large éventail de dépenses professionnelles pouvant être couvertes par la note de frais.

Les frais de déplacement : billet de train ou d'avion, péage, frais de stationnement ;
Les indemntés kilométriques lorsque le salarié utilise sa voiture ;
Les frais d'hébergement : hôtel, location Airbnb ou Booking, gite, etc. ;
Les frais de repas : petit-déjeuner, déjeuner, dîner pour le salarié ou pour ses invités (repas d'affaires) ;
Les frais de communication : achat d'une carte SIM à l'international, hors forfait, par exemple ;
Les achats de fourniture de bureau : stylo, carnet, agrafeuse, etc. ;
Les frais de représentation pour les clients ou les partenaires ;
Les frais postaux (affranchissement d'une lettre, envoi d'un colis) ;
L'achat de documentation (livre, revues, etc.).

Le type de dépenses pouvant être prises en charge par l'entreprise peut être défini dans la politique interne. Il est tout à fait envisageable d'exclure certains frais, de poser des plafonds de dépense ou de fixer des règles. Voici quelques exemples.

Limiter le prix d'un petit-déjeuner à 15 euros ;
Fixer le remboursement des indemnités kilométriques au déplacement de plus de 30 kilomètres du domicile du collaborateur ;
Interdire les achats de cadeau pour les prestataires ou les clients.

Est-il possible de rembourser une note de frais d'un associé non salarié ?

Non, il n'est généralement pas possible de rembourser une note de frais d'un asssocié non salarié, à moins que l'associé ne remplisse l'une des deux conditions suivantes :

L'associé est le dirigeant de l'entreprise : dans le cas où l'associé est le dirigeant de l'entreprise il peut être autorisé à se faire rembourser certaines dépenses professionnelles conformément à la politique de l'entreprise et à la législation en vigueur. Cependant, même dans ce cas, il doit respecter les règles comptables et fiscales appropriées.
L'associé est salarié de l'entreprise : si l'associé est salarié de l'entreprise, il peut se voir rembourser des frais professionnels liés à son rôle de salarié, sous réserve de respecter les politiques internes et les règlements fiscaux en vigueur.