Téléchargez votre modèle de note de frais
Les notes de frais font partie des procédures complexes à mettre en œuvre en entreprise. Ayant peu d’enjeux opérationnels pour les salariés, ces derniers sont rarement engagés dans le processus des notes de frais. Les risques du manque d’organisation sont le manque de justificatif, des erreurs comptables ou même des fraudes. Pour éviter ces problématiques, appuyez-vous sur notre modèle de note de frais. Simple à utiliser, il offre une gestion rapide et fiable des notes de frais.
Qu'est-ce qu'une note de note de frais ?
La note de frais est un document servant à consigner les dépenses d’un collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle. Seuls les achats effectués avec l’argent personnel du salarié ou du dirigeant sont à reporter sur une note de frais. L’objectif du document est le remboursement de ces dépenses.
Afin de respecter ses obligations légales, l’entreprise doit procéder au préalable à l’enregistrement comptable des frais du collaborateur.
Le mode de remboursement dépend de la politique de l’entreprise. Il peut avoir lieu par virement ou par chèque. Les frais peuvent être basés soient sur les montants réels, soit forfaitaires.
La note de frais est constituée :
- d’un document récapitulatif des frais engagés ;
- de l’ensemble des justificatifs de paiement.
Sans ces deux éléments, les frais ne peuvent normalement pas être remboursés. De plus, les frais déclarés ne doivent pas être disproportionnés ou abusifs. Les inspecteurs des URSSAF peuvent contrôler le bien-fondé, car les remboursements de note de frais sont exonérés de cotisations sociales. Les montants ne sont pas non plus soumis à l’impôt sur le revenu. Certaines entreprises pourraient par conséquent s’en servir pour verser des avantages en nature à leurs collaborateurs.
Présentation de notre modèle de note de frais
Facile d'utilisation, ce modèle de note de frais s'adapte à tous vos types de notes de frais :
- Transport
- Repas
- Hébergement ...
N'attendez plus pour simplifier le quotidien de vos collaborateurs (et le vôtre) dans la gestion des notes de frais, téléchargez notre modèle !

Comment faire une note de frais sur Excel ?
Les notes de frais peuvent se présenter sous différents formats :
- tableau Word ;
- tableur Excel ;
- logiciel dédié.
Si vous décidez d’utiliser Excel pour faire votre note de frais, voici les différentes étapes à réaliser.
- Étape 1 : identifier les informations nécessaires à faire figurer dans le tableur (identification du collaborateur, suivi des étapes de la procédure, description des dépenses).
- Étape 2 : insérer les différentes informations dans un onglet de votre fichier.
- Étape 3 : utiliser les formules Excel pour rendre certains calculs automatiques (les indemnités kilométriques, par exemple).
- Étape 4 : mettre en forme la note de frais Excel (type et taille de police, couleur, etc.).
La réalisation d’une note de frais sur Excel n’est pas à la portée de tous. Il faut disposer d’une compétence poussée de l’utilisation des formules Excel.

Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser notre modèle de note de frais sur Excel. Ce document prêt à l’emploi s’adapte à toutes les organisations. Néanmoins, vous pouvez personnaliser le modèle à votre entreprise. Par exemple, il est envisageable d’ajouter les couleurs ou le logo de votre société. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter ou supprimer des éléments pour faire correspondre la note de frais avec les caractéristiques de votre entreprise. Si vous le faites, il est nécessaire de vérifier les formules pour s’assurer de ne pas les avoir modifiées.
Quels sont les éléments à intégrer dans une note de frais ?
Votre note de frais doit contenir les informations suivantes :
- L’identification de la note de frais :
- Le numéro individuel de la note de frais ;
- La date de la réalisation de la note de frais.
- L’identification du collaborateur :
- Le prénom et le nom ;
- Le matricule ;
- Le service ;
- L’établissement ;
- Le nom du manager ;
- Le numéro de téléphone ou l’email.
- Les caractéristiques des dépenses engagées :
- La date de la dépense ;
- Le type de la dépense ;
- Le montant toutes charges comprises (TTC) ;
- Le montant hors taxes (HT) ;
- Le montant de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ;
- Le moyen de paiement ;
- Le justificatif du paiement.
- Le circuit de validation de la note de frais (il dépendra de votre organisation) ;
- Le suivi du remboursement :
- Le montant du remboursement ;
- La date du remboursement ;
- Le service responsable du remboursement.
- La signature de la note de frais par le collaborateur.
Les justificatifs sont essentiels pour compléter la note de frais. Vous pouvez prévoir de récupérer les documents originaux ou uniquement demander un scan ou une photo.
