Mise à disposition des documents
Le salarié reçoit un mail lui signalant la mise à disposition d'un document à signer.
Digitalisez vos RH avec la signature électronique !
Fluidifiez et accélérez la signature de tous vos documents RH du quotidien.
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Signature électronique
Affranchissez vous des distances
avec la signature en ligne !
Simplifiez et accélérez vos formalités d'embauche
La signature électronique du contrat de travail permet de réduire les délais de contractualisation.Le processus de recrutement est accéléré et sécurisé, et l’expérience candidat améliorée!
Signez vos documents où que vous soyez, depuis l'appareil de votre choix
Finies les impressions! Quelques clics sur votre ordinateur, smartphone ou tablette et le tour est joué.Un suivi administratif simplifié
Notifications de signatures et relances automatiques vous simplifient le suivi au quotidien.Signature électronique
Conciliez rapidité et sécurité grâce à un système d'authentification efficace
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Authentification
Il se rend sur l'espace de signature et demande l'envoi d'un SMS d'authentification.
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e-Signature
Il rentre le code reçu et procède à la signature du document.
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Mise à disposition des documents
Le salarié reçoit un mail lui signalant la mise à disposition d'un document à signer.
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Authentification
Il se rend sur l'espace de signature et demande l'envoi d'un SMS d'authentification.
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e-Signature
Il rentre le code reçu et procède à la signature du document.
SIGNATURE électronique
Une signature électronique légale et sûre
Nos services de signature électronique sont délivrés en partenariat avec Universign, prestataire de confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS.
Le processus, qui inclue horodatage et authentification, garantit l'intégrité des documents numériques signés et confère une valeur probante aux yeux de la loi
Vous avez donc la garantie que vos documents ainsi signés ont la même valeur juridique que leur contrepartie papier, et ce, partout en Europe !
Temoignages
Nos 3000 clients et 250 000 utilisateurs en parlent mieux que nous !
“Inventer c’est penser à côté” A. Einstein
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Signature électronique : que dit la loi ?
Vous vous demandez si les signatures électroniques ont la même valeur légale que leur équivalent classique ? L'article 1367 du Code civil, issu de l'ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 définit la signature électronique de la manière suivante :
"Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie."
Deux points sont donc essentiels :
- L'identification du signataire - on doit pouvoir s'assurer que le signataire est bien celui qu'il prétend être
- L'intégrité du processus - on doit pouvoir prouver que la signature a été effectuée à un moment T
Comment assurez-vous la valeur juridique de la signature ?
Les e-signatures proposées par Eurécia en partenariat avec Universign ont une valeur probante, c'est à dire qu'elles ont la même portée légale qu'une signature manuscrite.
Cette valeur juridique est garantie via :
- Un horodatage aux normes EN 319 421, permettant d'apposer une contremarque de temps et ainsi garantir une heure et date de signature
- L'envoi d'un code d'authentification au signataire afin de valider l'identité de celui-ci
Universign, en sa capacité de prestataire de service de confiance eIDAS, donne qui plus est une dimension européenne à la e-signature, lui conférant une légalité reconnue à travers toute l'union européenne.
Combien coûtent les signatures électroniques ou e-signatures ?
Les signatures électroniques peuvent être commandées sous forme de packs de 25, 50, 100 ou 500 signatures, en fonction de votre usage. Pour connaître le coût des différents packs proposés, faites une demande de devis - nous reviendrons vers vous sous 24h avec une tarification adaptée à votre utilisation.
Quels sont les différents types de signatures électroniques existants ?
Le règlement européen elDAS a facilité le déploiement de la signature électronique en fixant un cadre légal. Il prévoit les différentes formes de signature ayant une valeur juridique.
Il en existe trois :
- La signature électronique simple est adaptée pour les documents ayant un degré de risque faible. Elle est utilisée pour la signature de documents internes à l'entreprise. Ce peut être un règlement intérieur, par exemple. La signature simple est aussi utilisée pour valider une note de frais ou un ordre de mission.
- La signature électronique avancée (ou SEA). Cette dernière lie la signature au signataire. Elle nécessite de fournir son numéro de téléphone ou son email pou rvalider la signature. Le prestataire peut demander le téléchargement d'une pièce d'identité. Elle peut s'appliquer à un contrat de travail ou un contrat commercial n'ayant pas d'impact stratégique pour l'entreprise. C'est la plus utilisée par les sociétés.
- La signature électronique qualifiée (ou SEQ) est exploitée pour les documents les plus confidentiels ou risqués. Elle assure une sécurité élevée. Ce peut être par exemple un contrat de financement ou un contrat stratégique pour l'entreprise. C'est une solution ultra-sécurisée, plus complexe, mais aussi onéreuse à mettre en place.
En pratiquen, la signature électronique simple se traduit souvent par un bouton "validé" ou "j'accepte". Néanmoins, elle ne permet pas d'identifier de manière sécurisée la personne ayant signé. Son identité peut être falsifiée.
La signature électronique avancée est associée à une clé chiffrée unique. Grâce à elle, il est possible de s'assurer de l'identité du signataire. Cette clé cryptographique répond à des normes techniques assez éléevées.
La signature électronique qualifiée est remise à un destinataire unique en personne. Le prestataire se déplace pour remettre un certificat qualifié. Il s'agit d'un token physique, souvent une clé USB. Elle est basée par une vérification multifactorielle.
Bon à savoir: La signature électronique est-elle équivalente à la signature manuscrite ?
Pour le Code civil, seule la signature électronique avancée équivaut à une signature manuscrite. Cette valeur est due à sa grande fiabilité.
Quels sont les différents types de signatures électroniques existants ?
Le règlement européen elDAS a facilité le déploiement de la signature électronique en fixant un cadre légal. Il prévoit les différentes formes de signature ayant une valeur juridique.
Il en existe trois :
- La signature électronique simple est adaptée pour les documents ayant un degré de risque faible. Elle est utilisée pour la signature de documents internes à l'entreprise. Ce peut être un règlement intérieur, par exemple. La signature simple est aussi utilisée pour valider une note de frais ou un ordre de mission.
- La signature électronique avancée (ou SEA). Cette dernière lie la signature au signataire. Elle nécessite de fournir son numéro de téléphone ou son email pou rvalider la signature. Le prestataire peut demander le téléchargement d'une pièce d'identité. Elle peut s'appliquer à un contrat de travail ou un contrat commercial n'ayant pas d'impact stratégique pour l'entreprise. C'est la plus utilisée par les sociétés.
- La signature électronique qualifiée (ou SEQ) est exploitée pour les documents les plus confidentiels ou risqués. Elle assure une sécurité élevée. Ce peut être par exemple un contrat de financement ou un contrat stratégique pour l'entreprise. C'est une solution ultra-sécurisée, plus complexe, mais aussi onéreuse à mettre en place.
En pratiquen, la signature électronique simple se traduit souvent par un bouton "validé" ou "j'accepte". Néanmoins, elle ne permet pas d'identifier de manière sécurisée la personne ayant signé. Son identité peut être falsifiée.
La signature électronique avancée est associée à une clé chiffrée unique. Grâce à elle, il est possible de s'assurer de l'identité du signataire. Cette clé cryptographique répond à des normes techniques assez éléevées.
La signature électronique qualifiée est remise à un destinataire unique en personne. Le prestataire se déplace pour remettre un certificat qualifié. Il s'agit d'un token physique, souvent une clé USB. Elle est basée par une vérification multifactorielle.
Bon à savoir: La signature électronique est-elle équivalente à la signature manuscrite ?
Pour le Code civil, seule la signature électronique avancée équivaut à une signature manuscrite. Cette valeur est due à sa grande fiabilité.
Comment mettre en place la signature électronique ?
Vous souhaitez mettre la signature électronique dans votre entreprise ? Avant de concrétiser votre votre projet, il est important de définir vos besoins.
La première étape est de réaliser un état des lieux. Ceela vous permet de cibler votre objectif. De cette manière, vous maitrisez votre budget comme les risques juridiques.
Pour faire cette première analyse, il est conseillé de déterminer :
- Le nombre de documents à signer.
- Le parcours de signature des différents documents.
Les spécificités de votre entreprise sont à préciser dans votre cahier des charges. Vous vous assurez de trouver une solution adaptée à votre activité.
Une fois votre étude interne réalisée, il est préférable de demander à plusieurs prestataires leur devis. Ensuite, comparez les offres.
Il est nécessaire d'intégrer le service informatique, dans le process de mise en place de la signature électronique. Il est le seul pouvant valider la solution technique
N'oubliez pas : Communiquer sur votre projet de signature électronique
Vous voulez vous assurer de la bonne mise en oeuvre de la signature électronique dans l'entreprise ? Il est incontournable de communiquer sur le projet. Invitez les collaborateurs à remonter leurs attentes en amont de la mise en place des signatures éléectroniques. Grâce à la communication interne, vous pouvez tenir les salariés informés de toutes les avancées du projet jusqu'à sa mise en oeuvre. Un vrai plus pour les engager comme pour s'assurer de l'utilisation du nouvel outil. Au moment de la mise en oeuvre, il peut être intéressant de proposer une présentation ou une formation sur l'utilisation de la signature électronique.
Quels sont les avantages pour les RH de la signature électronique ?
Pour les RH, la signature électronique est synonyme de simplification des procédures. Grâce à elle, vous pouvez :
- Intégrer plus facilement les nouveaux collaborateurs : ils peuvent signer leur contrat de travail à distance puis le recevoir dans un coffre-fort numérique.
- Automatiser la signature des avenants au contrat de travail : en intégrant une solution de signature électronique à votre SIRH (Système d'Information des ressources humaines), vous pouvez automatiser la réalisation, l'envoi, la signature des avenants.
- Optimiser l'expérience des collaborateurs au quotidien : la signature électronique peut être utilisée pour signer un contrat de mutuelle, valider un compte rendu d'entretien ou obtenir une attestation de remise de matériels.
C'est aussi un avantage en matière d'image de marque de l'entreprise. L'utilisation de cet outil permet de montrer l'intérêt de la société pour les nouvelles technologies. Elle démontre la modernité de l'organisation. C'est aussi une manière de favoriser la qualité de vie au travail en simplifiant les démarches administratives.
La signature électronique améliore le quotidien des RH en lui faisant gagner du temps sur les tâches administratives. Votre équipe peut se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée.
Faisons quelque chose d'incroyable ensemble
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