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note de frais kilométrique : modèle excel gratuit à télécharger
Note de frais kilométrique : Modèle Excel
gratuit à télécharger
Mis à jour le 31/03/2025
Avez-vous optimisé la gestion des déplacements de vos salariés ? Essentiels à votre activité, ils génèrent des frais que l’entreprise doit rembourser lorsqu’un véhicule personnel est utilisé. Sans une procédure claire, les erreurs ou fraudes peuvent survenir. Pour structurer ce process, voici un modèle de note de frais kilométriques.
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Sommaire
Qu'est-ce qu'une note de frais kilométriques ?
La note de frais kilométrique permet à un salarié d'être remboursé lorsqu'il utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. Elles couvre des frais liés à :
- Le carburant et l'usure du véhicule
- L'assurance
- Les péages
- Les parkings
Pour obtenir son remboursement, le salarié doit justifier son trajet via ce document, auquel peuvent être annexés des justificatifs de paiement. L’employeur contrôle et conserve la note de frais, qui a valeur de preuve comptable.
Comment se déroule la validation ?
Généralement, le salarié remet sa note à son manager, qui l’approuve avant transmission au service comptable. Après vérification, les indemnités kilométriques sont versées. L’entreprise peut restreindre l’usage de certains véhicules (ex. interdiction des deux-roues en mission). Seuls les déplacements professionnels sont remboursables : les trajets domicile-travail ne sont pas pris en charge..
Présentation de notre modèle de note de frais kilométriques
Facile d'utilisation, ce modèle Excel vous permet de calculer rapidement les frais de déplacement selon :
- La distance parcourue
- La puissance fiscale de la voiture
N'attendez plus, simplifiez le quotidien de vos collaborateurs itinérants (et le vôtre) en téléchargeant ce modèle
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Quels sont les éléments présents dans une note de frais kilométrique ?
Vous cherchez à savoir comment faire une note de frais kilométriques ? Voici les différentes informations à y faire figurer.
- Les informations obligatoires.
- Identité du collaborateur : prénom, nom, matricule, adresse de résidence.
- Identification de l’entreprise : raison sociale, adresse, établissement de rattachement du salarié.
- Date du déplacement professionnel.
- Lieu de départ et d’arrivée du trajet.
- Kilomètres parcourus.
- Véhicule utilisé : immatriculation, cylindrée, carte grise, assurance.
- Motif du déplacement professionnel.
- Moyen de paiement utilisé.
Il est également nécessaire de préciser le montant des indemnités kilométriques. Toutefois, le calcul n’est pas évident à réaliser. Il peut donc être mis en place différentes solutions pour faciliter le calcul et éviter les erreurs.
- Préciser la méthode de calcul dans le modèle de note de frais kilométriques.
- Insérer un tableur permettant le calcul automatique de l’indemnité.
- Faire insérer le montant des indemnités kilométriques par un comptable au moment de la validation du service comptabilité.
- Les informations non obligatoires, mais importantes.
- Montant des péages.
- Montant des parkings.
Ces frais ne sont pas inclus dans l’indemnité kilométrique, mais doivent être remboursés par l’entreprise. Le salarié doit fournir les justificatifs, sous forme d’originaux ou de photos, qui ont la même valeur légale. La note de frais doit être datée et signée par le collaborateur, puis validée par les personnes responsables. Certaines entreprises exigent une validation préalable du manager avant le déplacement, qui devra être jointe à la demande de remboursement. Retrouvez toutes les mentions nécessaires dans notre modèle gratuit de note de frais kilométriques.
A quoi sert le barème kilométrique ?
Le barème kilométrique est une grille officielle fixée par l’administration fiscale pour calculer le remboursement des déplacements professionnels. Il prend en compte plusieurs critères : type de véhicule, carburant, entretien, assurance et amortissement.
Son objectif est de garantir un remboursement équitable et transparent des frais engagés par les salariés et de servir de référence fiscale pour les déductions d’impôts. Ce barème étant révisé chaque année selon l’évolution des coûts automobiles. À savoir que les barèmes des indemnités kilométriques en vigueur en 2025 n'ont pas été revalorisés par rapport à ceux de 2023 et 2024.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
Il existe deux types de barèmes kilométriques :
- Les barèmes conventionnels. Ils sont déterminés par l’entreprise.
- Le barème de l’administration fiscale.
Barème applicable aux automobiles en 2025 :
| Puissance fiscale (CV) | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 € | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 € | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 € | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 € | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 € | d × 0,470 |
Note : d représente la distance parcourue en kilomètres.
Barème applicable aux motocyclettes en 2025 :
| Puissance fiscale (CV) | Jusqu'à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 € | d × 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 € | d × 0,275 |
| Plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 € | d × 0,343 |
Barème applicable aux cyclomoteurs en 2025 :
| Distance parcourue | Indemnité |
|---|---|
| Jusqu'à 3 000 km | d × 0,315 |
| De 3 001 à 6 000 km | (d × 0,079) + 711 € |
| Au-delà de 6 000 km | d × 0,198 |
Note : Une majoration de 20% s'applique aux véhicules électriques.
Peu importe le barème utilisé, celui-ci doit prendre en compte :
- Le type de véhicule ;
- La puissance de la voiture ;
- La distance réalisée pendant le déplacement.
Le calcul est le suivant : nombre de kilomètres x indice du barème kilométrique.
Voici quelques exemples de calcul de l’indemnité des frais kilométriques.
Exemple 1
Marie se déplace entre Bordeaux et Paris pour le travail, soit un aller-retour de 1 172 kilomètres, avec sa voiture personnelle de 4 CV. En appliquant le barème 2025, le calcule de l'indemnité kilométrique est le suivant :
- Pour les premiers 5 000km : 1 172 km * 0,606 € = 710, 23€.
Marie percevra une indemnité kilométrique de 710,23 euros.
Exemple 2
Jeanne utilise sa moto de 5 CV pour un trajet professionne aller-retour de 120 kilomètres entre Caen et Deauville. Selon le barème 2025 pour les deux roues, le calcul est le suivant :
- Pour les premiers 3 000 km : 120 km * 0,468 € = 56,16 €
Jeanne sera remboursé de 56,18 € pour ce déplacement.
Comment faire une note de frais kilométrique pour des déplacements professionnels ?
Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour se déplacer dans le cadre de son travail, il doit faire des notes de frais kilométriques. C'est le cas quand l'entreprise ne dispose pas de véhicules de fonction ou si aucun véhicule n'est disponible. En contrepartie, l'entreprise verse une indemnité.
L'employeur fixe les règles pour déterminer le nombre de kilomètres. Le salarié peut communiquer les chiffres du compteur kilométrique de son véhicule. Il peut encore regarder sur internet. Le logiciel de note de frais peut parfois intégrer un GPS et faire lui-même le calcul.
Le montant du remboursement des frais kilométriques dépend de deux éléments : du nombre de kilomètres et de la puissance fiscale du véhicule. Le salarié a au préalable fourni la carte grise de sa voiture. La note de frais kilométrique doit comporter plusieurs mentions :
- La date du déplacement.
- Le motif du déplacement.
- La distance parcourue.
- La signature du salarié et de son supérieur hiérarchique.
Un logiciel de note de frais peut intégrer les notes de frais kilométriques. Cela permet à l'employeur de savoir quels collaborateurs ont fait des déplacements professionnels, à quelle fréquence et sur quelle distance.
Vous avez des questions ?
Quelle est la fréquence idéale pour réaliser des notes de frais kilométriques ?
Il est important de réaliser les notes de frais kilométriques régulièrement. De cette manière, vous éviterez des erreurs ou des oublis. En effet, les informations risquent de se perdre lorsqu'elles ne sont pas consignées rapidement.
La fréquence de réalisation des notes de frais kilométriques dépend du nombre de déplacements professionnels réalisés.
- De manière journalière : pour les commerciaux, par exemple.
- De manière hebdomadaire : pour les collaborateurs se déplaçant chaque semaine.
- De manière mensuelle : pour les employés réalisant peu de déplacements professionnels.
Ces informations peuvent être diffusées aux salariés pour leur permettre d'inclure la réalisation des notes de frais kilométriques dans leur planning. Il est recommandé de préciser les fréquences requises pour la bonne gestion de la procédure dans la notice d'utilisation du modèle de note de frais kilométriques.
Comment gérer les notes de frais kilométriques en entreprise ?
La gestion des notes de frais kilométriques peut être complexe si elle n'est pas bien encadrée. Les salariés peuvent, en effet, fournir des informations incomplètes ou erronées rendant le traitement des notes fastidieux pour le service comptabilité.
Il est donc important de définir une procédure précise applicable à tous les collaborateurs de manière homogène. De cette manière, l'entreprise est assurée d'obtenir toutes les informations nécessaires au traitement de la note de frais kilométriques.
Utiliser le modèle de note de frais kilométriques vous aidera à :
- Encadrer les demandes de remboursement ;
- Faciliter le traitement comptable ;
- Contrôler les informations fournies.
Pour bien encadrer l'utilisation du modèle, voici quelques conseils :
- Archivez le document sur un serveur partagé par tous les employés ;
- Personnalisez le document aux couleurs de votre entreprise ;
- Communiquez sur le modèle auprès de vos collaborateurs.
Vous voulez supprimer les notes de frais kilométriques volantes ou les fichiers Excel ? Il existe des logiciels de gestion des indemnités kilométriques pour vous simplifier la tâche. Grâce à ces outils, la gestion est automatisée. Les collaborateurs remplissent la note directement depuis leur espace personnel.
Le manager reçoit une alerte pour lui permettre de valider la requête. La note est ensuite intégrée au process de la paie
Quels sont les autres types de notes de frais existants ?
Note de frais d'hébergement
Le salarié peut avancer les frais d'hébergement dans le cadre d'une mission professionnelle. Ces dépenses sont réalisées dans l'intérêt de l'entreprise et à ce titre le salarié en demande le remboursement. La note de frais d'hébergement est en quelque sorte un récapitulatif du déplacement du collaborateur. Il doit accompagner sa demande de remboursement de tous les justificatifs nécessaires tels que des factures.
La note de frais doit contenir :
- La date du déplacement ;
- Le nom et le prénom du salarié et éventuellement son service ;
- Le motif du déplacement ;
- La nature du déplacement ;
- Le lieu et l'heure ;
- Le montant HT et TTC des frais ;
- La signature du collaborateur et de son supérieur.
Le salarié peut remplir la note de frais directement sur un modèle préexistant.
Note de frais de restaurant pour un repas professionnel
Cette note de frais concerne une dépense de restauration engagée dans le cadre professionnel. Un justificatif doit nécessairement accompagner la demande de remboursement.
La note de frais de restaurant doit contenir certains éléments :
- Le nom et le prénom du salarié ;
- La date et le lieu de la dépense ;
- La nature et le motif du repas ;
- Le montant HT et TTC.
Lorsque le salarié a engagé ces dépenses pour plusieurs personnes, l'entreprise peut exiger le nom de la société des accompagnants.