Les notes de frais sont incontournables en entreprise. Il est commun pour un collaborateur d’engager une dépense pour son entreprise. Il doit ensuite être remboursé par son employeur. Il s’agit d’une problématique stratégique pour les sociétés. En effet, les erreurs liées aux notes de frais représentent une perte de 14 000 € par an pour une entreprise de taille moyenne.
Pour éviter les anomalies liées aux demandes de remboursement, il est nécessaire de mettre en place une procédure, notamment en demandant des justificatifs aux employés. Or, ce n’est pas toujours possible, la preuve de la dépense doit alors se faire grâce à une attestation sur l’honneur de note de frais. Zoom sur ce document essentiel à votre process.
Qu'est-ce qu'une attestation sur l'honneur de note de frais ?
Une attestation sur l’honneur est un document permettant de justifier d’un fait ou d’une situation. Il est réalisé lorsqu’il n’existe pas de preuves officielles pour garantir la réalité de ce fait. Il s’agit d’une pièce rédigée de manière manuscrite par la personne souhaitant attester de la situation.
La caractéristique principale de l’attestation sur l’honneur est de reposer sur la bonne foi de la personne dont elle émane.
L’attestation sur l’honneur est surtout utilisée dans le domaine des démarches administratives. Voici quelques exemples.
- Justification de l’hébergement d’une personne au sein de son habitation ;
- Attestation d’absence de lien de parenté entre les deux partenaires souhaitant se pacser ;
- Justification de non-condamnation au moment de créer une entreprise.
L’attestation sur l’honneur peut être utilisée dans le cadre de votre processus de remboursement des notes de frais. Elle permet à un collaborateur de justifier de frais professionnels réalisés dans le cadre d’une de ses missions.
Le document peut être utilisé pour tous les types de notes de frais :
- Indemnité kilométrique ;
- Péage ;
- Repas ;
- Hébergement ;
- Parking ;
- Achat de matériel ;
- Etc.
L’intérêt de l’attestation sur l’honneur dans le cadre des notes de frais est de pouvoir fournir un justificatif à l’URSSAF ou à l’administration fiscale.
- Les remboursements des dépenses engagées par l’employé ne sont pas pris en compte dans le calcul des cotisations de la Sécurité sociale, de la CSG (Contribution sociale généralisée) et de la CRDS (Contribution au remboursement de la dette sociale). Ils figurent pourtant sur la fiche de paie. L’employeur doit donc être en mesure de justifier les versements.
- Du côté des impôts, l’entreprise doit pouvoir fournir les justificatifs afin de garantir la justesse des dépenses.
Présentation de notre modèle d'attestation sur l'honneur pour les notes de frais
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Dans quels cas intervient l'attestation sur l'honneur pour une note de frais ?
L’attestation sur l’honneur intervient lorsque le collaborateur ne dispose pas de la preuve « officielle » de sa dépense professionnelle. Les justificatifs probants normalement pris en compte sont :
- les tickets de caisse ;
- les factures.
Ils peuvent être fournis sous format papier ou électronique. Les deux formats disposent de la même force probante.
La procédure interne de l’entreprise prévoit généralement le remboursement de la dépense professionnelle après justification. Cela permet d’éviter les fraudes ou les erreurs. La réalisation d’une attestation sur l’honneur doit intervenir de manière exceptionnelle en cas de :
- perte de justificatif ;
- vol d’un justificatif ;
- impossibilité d’obtenir un justificatif de la part du vendeur ou du prestataire.
L’attestation sur l’honneur peut servir pour une avance de frais. Le collaborateur rédige alors le document en prévision d’une dépense. C’est par exemple le cas lorsqu’il réserve quelques semaines à l’avance un hébergement. Il connait le montant de la dépense, mais son compte personnel sera débité uniquement après la date de réservation. Son employeur peut donc lui rembourser en avance la dépense.
De manière générale pour être remboursée, la dépense doit posséder trois caractéristiques :
- Elle doit avoir été faite dans l’intérêt de l’entreprise ;
- Elle doit être proportionnée et raisonnable ;
- Elle doit être justifiée.
Il est important de garder à l’esprit
un élément comptable.
L’attestation sur l’honneur de note de frais ne permettra pas à l’entreprise de demander le remboursement de la TVA de la dépense engagée par le collaborateur. En effet, l’administration fiscale requiert la présence d’une facture pour valider un crédit d’impôt.
Comment rédiger une attestation sur l'honneur pour une note de frais ?
Afin de faire respecter
la procédure liée au remboursement des notes de frais, il est important de prévoir les situations où un justificatif ne peut pas être fourni par le collaborateur. Il est préférable d’encadrer ces situations grâce à une attestation sur l’honneur. Elle doit être réalisée en dernier recours. N’oubliez pas de préciser à vos salariés l’importance de conserver les tickets de caisse ou les factures pour leurs dépenses professionnelles.
Il est possible d’autoriser
l’utilisation de l’attestation sur l’honneur uniquement après validation du directeur ou de la directrice administratif et financier. Vous pouvez prévoir d’obliger les collaborateurs à contacter le prestataire ou son service client pour obtenir une copie de la facture avant de recourir à l’attestation sur l’honneur.
Celle-ci peut être manuscrite ou réalisée au format électronique. Dans les deux situations, l’attestation sur l’honneur de note de frais doit inclure plusieurs informations :
- L’identité du salarié ;
- Le jour de la dépense ;
- Le lieu de la dépense ;
- Le montant de la dépense ;
- Le motif de la dépense ;
- La signature du collaborateur.
Il est possible d’apporter une force probante plus importante à l’attestation sur l’honneur. Pour cela, il est nécessaire de joindre une copie du relevé bancaire du compte personnel du collaborateur. Le relevé doit faire apparaitre la ligne de dépense dont le remboursement est demandé.
Pour faciliter la tâche à vos collaborateurs, mais surtout pour homogénéiser le process de notes de frais, il est recommandé de fournir un modèle d’attestation sur l’honneur de note de frais.
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