Digitalisez vos plannings et fluidifiez la communication de vos équipes !

Un logiciel de planning est un outil informatique qui simplifie la création des emplois du temps et des plannings de travail des collaborateurs, en se basant sur les horaires de leur contrat de travail et leurs éventuelles absences prévisionnelles posées dans le système.

Il permet d'automatiser les tâches des managers en les alertant en cas de non respect de certaines règles et contraintes, et ainsi de s'assurer d'avoir des plannings conformes et sans erreur.

Un logiciel de planning en ligne et digitalisé permet également de publier et communiquer les plannings en notifiant les collaborateurs directement sur leur mobile.

Un logiciel de planning a plusieurs avantages par rapport à un planning papier ou sur Excel:

• Gain de temps lors de la création des planning
• Evite les erreurs
• Optimise la productivité des équipes
• Fluidifie la communication entre managers et collaborateurs
• Réduit le flux d'emails
• Disponible à tout instant et sur n'importe quel support (ordinateur, tablette ou mobile)
• Permet de contrôler les accès en fonction des droits de chaque profil
• Un lien direct entre le planning et les heures à payer en fin de mois

En fonction de votre activité et de votre organisation, il existe plusieurs types de planification : planning projets, planning horaires, planning équipe, planning du personnel, planning d’activités, etc…Pour vous assurer de trouver le meilleur logiciel de planification, il est donc important de bien définir son besoin principal en terme de planning.

Planning projets ou planning d'activités

Un planning projet permet de planifier, d’attribuer et de suivre l’avancement de tâches afin d’atteindre un objectif global de fin de projet en terme de respect des temps passés, des délais et du budget.

Il permet d’indiquer pour chaque collaborateur les tâches sur lesquelles il doit travailler mais n’est pas forcément suivi à l’heure près, certains des collaborateurs pouvant être en forfaits jours par exemple.

Le plus généralement le planning projet ou planning d’activités permet d’alimenter les feuilles d’activités ou les comptes-rendus d’activités (CRA) de chaque collaborateur.

Planning horaire, planning du personnel ou planning équipe

Un planning horaires permet de planifier les emplois du temps de vos employés de manière très précise. Par exemple, dans un magasin il est possible d’indiquer que Sophie sera en Caisse de 9h à 11h puis en rayon de 11h à 12h30. Les temps de pauses peuvent également être suivi sur un planning horaires.

Par ailleurs le planning du personnel doit respecter les contraintes légales ou organisationnelles (respect des temps de repos, nombre de personnes présentes minimum, etc…).

Enfin chaque collaborateur a besoin de connaître son emploi du temps en avance pour s’organiser personnellement et savoir sur quelle activité il est affecté à tout moment, il est donc recommandé de communiquer le planning à son équipe au moins 7 jours à l’avance.

Le planning horaires doit être flexible et permettre des ajustements de dernière minute en cas d’absences ou de retard.

En fin de mois le lien avec la paie est essentiel puisque les horaires réalisés par les collaborateurs viendront alimenter leur fiche de paie.

Historiquement de nombreuses organisations utilisent Excel ou autre tableur pour gérer leur planning. Mais cet outil atteint vite ses limites pour répondre aux usages d’aujourd’hui (vous pouvez tout de même utiliser notre modèle de planning gratuit pour mettre en place une solution temporaire).

En effet, il est difficile de centraliser toutes les données RH au sein d’un tableur Excel, chaque service pouvant détenir une partie de l’information. Il n’y a pas de suivi ou d’alertes lorsqu’il y a des modifications, ce qui peut entrainer une désorganisation dans un service si une personne concernée n’a pas été informée.

Et les plannings sont peu adaptés au mobile, ils ne peuvent pas être consultés ou modifiés facilement sur un smartphone.

💡Découvrez nos 5 raisons d’abandonner vos fichiers Excel pour gérer les plannings!

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Chez Eurécia nous sommes convaincus que l’épanouissement de vos collaborateurs est le facteur clé de performance de votre entreprise.

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• Accompagnez le développement de vos talents (Recrutement, Onboarding, suivi des compétences, des objectifs, gestion de tous types d’entretiens, Formations…)
• Développez la cohésion entre les équipes et fluidifiez la communication (Communication interne, partage de bons plans, feedback entre collègues, indicateurs de bien-être…)

Les avantages du logiciel de planning Eurécia :

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