Ce matin, plusieurs nouvelles tombent : l’un de vos collaborateurs est en arrêt maladie pour trois semaines, une collaboratrice vous annonce qu’elle prend son congé maternité dans deux mois, et un troisième collègue démissionne. Autant de bouleversements qui ont une influence sur votre planning d’équipe.
Besoin de conseils pour fluidifier votre création de plannings de vos collaborateurs en tant que manager ? Vous êtes au bon endroit : nous vous dévoilons ici 6 astuces pour vous faciliter la tâche ! 😉
Créer un planning de référence en fonction des besoins de l’entreprise
Dans un premier temps, prenez soin de créer un planning de référence. L’idée ? Avoir une vision claire des besoins en main d'œuvre de votre entreprise, en fonction des contraintes que celle-ci peut vivre au cours de l’année.
Inscrivez dans ce planning de référence…
- Les périodes de l’année où vous avez besoin de plus de main d'œuvre. Par exemple, la période de fin d’année est plus intense dans le secteur du retail, ou bien l’été pour le secteur de l’hôtellerie.
- Les périodes de pointe. Indiquez les moments de la semaine, voire de la journée, où il y a le plus d’activité, et donc plus besoin de main d'œuvre.
Ce premier planning de référence vous permet de prendre en considération les besoins de l’entreprise elle-même, mais aussi de repérer les éventuels besoins ponctuels en recrutement.
💡 Coup de pouce de la rédac’ : pour vous aider à gagner du temps dans la conception de vos plannings d’équipe, découvrez notre modèle Excel de planning de personnel. 
Inscrire les contraintes légales et réglementaires dans votre planning d’équipe
Créer un planning d’équipe en béton armé, c’est également prendre en compte les besoins réglementaires et légaux qui s’appliquent à chacun de vos collaborateurs.
Pour ce faire, inscrivez dans votre planning du personnel…
- Les jours fériés où vos collaborateurs ne travaillent pas. Vérifiez bien ce que dit votre convention collective ou vos accords d’entreprise en ce qui concerne les jours fériés comme la journée de la solidarité, dont les règles peuvent varier en fonction des organisations.
- Les horaires de travail inscrits sur les contrats de travail de chacun. Prenez en compte le fait que certains collaborateurs travaillent à temps plein, et d’autres à temps partiel.
Au moindre doute, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre service RH, qui vous renseignera sur ces contraintes légales à prendre en compte.
Prendre en compte les congés planifiés à l’avance dans votre planning
A cette étape, vous avez face à vous un planning-type incluant toutes les contraintes traditionnelles de votre entreprise et de vos collaborateurs. Il s’agit désormais de créer un planning spécifique pour une période donnée.
C’est le moment de vous aligner avec votre pôle RH, pour découvrir si vos collaborateurs ont posé des congés payés ou des RTT sur la période. Une fois que vous aurez ces informations, vous pourrez les inscrire dans votre planning des présences, en indiquant que tel collaborateur ne sera pas disponible tel jour.
Une bonne gestion des plannings soulèvent plusieurs enjeux : performance, bien-être, conformité légale ou encore fiabilité de la paie. Plusieurs solutions existent pour vous aider à piloter efficacement le planning de vos équipes. On vous dit tout dans notre guide dédié :
Fixer un moment dans votre propre planning pour réaliser celui de votre équipe
La création d’un planning d’équipe fait partie des tâches qui reviennent fréquemment dans votre fonction de manager. Définissez bien à quelle périodicité vous devez mettre à jour vos plannings : toutes les semaines ? Tous les mois ?
Puis fixez dans votre agenda un moment pour réaliser ce planning d’équipe. Cette astuce vous permet de réaliser cette tâche, qui peut être assez chronophage, bien à l’avance, et vous assurer que tous les membres de votre équipe sont au courant de leurs plannings en temps et en heure.
Rendre votre planning d’équipe collaboratif
Vous le savez : un planning ne reste jamais fixe. Vous devez toujours prévoir des modifications à y apporter, notamment avec les congés maladie et les arrêts de travail inattendus qui tombent, et les contraintes de chacun qui changent.
Donnez l’opportunité à vos collaborateurs de commenter ou modifier le planning en fonction de leurs contraintes, grâce à un système de planning collaboratif. Cela vous permet de centraliser toutes les informations dont vous avez besoin pour créer vos plannings, et de leur assurer une bonne expérience collaborateur.
Vous pouvez tout à fait utiliser un logiciel de planning gratuit, comme par exemple utiliser un outil du type Google Sheets… ou mieux : un logiciel de plannings d’équipe !
Centraliser vos plannings dans un logiciel adéquat
Parce que la gestion de plannings d’équipe est chronophage, il existe des solutions logicielles qui vous assistent dans leur création au quotidien. Leur principe est simple : ils se basent sur les horaires inscrits au contrat de travail des collaborateurs, ainsi que sur leurs éventuelles absences prévisionnelles, pour vous indiquer quelles sont leurs disponibilités à tout moment.
Ce type de logiciel vous évite les complexités qui peuvent surgir lorsque vous créez des plannings sur Excel, qui demandent une mise à jour manuelle compliquée, et qui sont peu collaboratifs. En tant que manager, vous pouvez alors vous concentrer sur le pilotage de l’activité de votre équipe !
En + : les logiciels de planning permettent à vos RH de calculer automatiquement les éléments variables de paie liés aux plannings d’équipe (absences, heures supplémentaires…). Ainsi, vos collaborateurs sont payés sans erreur, ce qui leur permet une bonne expérience collaborateur, et vous assure de les fidéliser à votre entreprise.
Besoin d’un tel logiciel ? Découvrez le module Planning du SIRH Eurécia, et passez quatre fois moins de temps à créer vos plannings d’équipe, tout en restant dans les clous réglementaires.
