Eloïse n’est pas là aujourd’hui ? Ah oui c’est vrai, elle est en télétravail ! Et les congés d’Alexandre, c’est quand déjà ?
Le suivi des présences en entreprise est un vrai sujet, notamment avec le développement du travail à distance. Un suivi rigoureux est nécessaire ne serait-ce que pour pouvoir maintenir l’activité de l’entreprise, être en conformité avec la réglementation ou encore pour simplifier la préparation de la paie.
Alors comment bien faire le suivi des présences dans son entreprise ? On vous dit tout sur le planning des présences.
Le planning des présences : l’outil pour un suivi rigoureux !
Un planning des présences permet de planifier les différents types d’absences dans une entreprise (congés payés, RTT, arrêt maladie, télétravail etc.). Il donne ainsi plus de visibilité au service RH, direction et manager sur la disponibilité des équipes sur une période donnée. Il leur permet ainsi de mieux évaluer l’impact de l’indisponibilité des collaborateurs avant de valider les congés.
A l’ère du télétravail et du flex office, il est également très utile pour les équipes. Grâce au planning des présences, les collaborateurs peuvent s’organiser pour planifier leurs réunions en présentiel par exemple et savoir quand leurs co-équipiers seront au bureau ou à distance.
Côté RH, un suivi des absences plus précis, permet de mieux suivre le taux d’absentéisme, un indicateur clé et révélateur du climat social de l’entreprise.
Mais comment le mettre en place ? Planning des présences sur Excel ou en ligne ? Les fonctionnalités ne seront pas les mêmes et cela va dépendre de votre besoin ou de la taille de votre entreprise.
Faire son suivi avec un planning des présences Excel
Votre entreprise compte quelques collaborateurs et vous n’êtes pas encore prêt à vous munir d’outils digitaux pour suivre les absences ? Un planning de suivi sur Excel peut faire l’affaire dans un premier temps.
Pour ce faire, vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de suivi des présences, il ne vous reste plus qu’à le personnaliser avec les types d’absences existants dans votre entreprise.
Comment l’utiliser ? A vous de décider qui peut modifier ce fichier, est-il accessible par l’ensemble des collaborateurs ou seulement les managers et RH ? Il vous faudra également définir le processus de validation des congés. Un code couleur pour les congés en attente de validation peut également être défini.
Mais attention, même si ce tableau vous donnera une vision d’ensemble des présences dans votre entreprise, un suivi sur Excel peut être source d’erreurs et chronophage pour les équipes RH.
Suivre les présences en ligne avec un logiciel de gestion des congés et absences
Une autre solution pour un suivi des présences plus précis : le planning prévisionnel en ligne. L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés permet un gain de temps considérable sur le suivi des absences (que ce soit pour les équipes RH, manager et également pour les collaborateurs).
- Lire à ce sujet : la digitalisation d’un congé ça se passe comment ?
Grâce à un planning en ligne, les informations sont mises à jour en temps réel. L’avantage : des données fiables pour prendre de meilleures décisions, suivre la stabilité des effectifs, le taux d’absentéisme et être alerté en cas de situation critique (un niveau d’absence élevé par exemple).
Les types de congés et absences sont déjà prévu dans le logiciel, le collaborateur peut planifier ses congés en quelques clics, simuler ses droits, connaître son solde etc. Il a ainsi plus d’autonomie et passe moins de temps avec la gestion administrative (un atout pour améliorer l’expérience collaborateur). De l’autre côté le manager est notifié en temps réel et n’a plus qu’à accepter ou refuser la demande.
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Psst... vous êtes curieux de voir à quoi ressemble ce type de logiciel ? Voici un aperçu ! 
