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  • Actu RH
  • 12/11/2019

La digitalisation d'un congé payé, ça se passe comment ?

Poser un congé devrait-il toujours être une épreuve frustrante, longue et complexe ? Et si on digitalisait la gestion des congés payés, ça se passerait comment ?

J'ai imprimé une feuille de demande de congés, que j'ai rempli et posé sur le bureau de mon manager. J'ai attendu son retour de déplacement pour qu'il la voie et ça a trainé plusieurs jours. Il me l'a finalement validée mais m'a dit que c'était à confirmer auprès de l'assistante RH pour le planning des équipes. Je suis allé voir l'assistante qui m'a dit qu'elle me répondrait dès que possible, car elle avait beaucoup de papiers à traiter... Au final, ça a pris presque 2 semaines pour que j'ai ma réponse. Entre-temps, le prix du billet de train avait augmenté, le nombre de logements disponibles s'était réduit, etc. Et... ça m'a saoulé !

Ce scénario est-il une fatalité ? Quel est l'impact d'un logiciel de congés et absences sur le quotidien des collaborateurs ?

 

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« Lors d’un repas en famille, j’évoquais avec mon frère la possibilité de passer un weekend prolongé à la montagne que nous repoussions sans cesse. Aussitôt dit, aussitôt fait : j’ai posé une demande de congé en 30 secondes depuis mon téléphone. J’ai vu que c’était envisageable niveau planning, et deux semaines plus tard nous randonnions dans les Pyrénées ! »

En tant que salarié, vous :

  • Consultez votre solde en temps réel depuis un ordinateur ou un smartphone
  • Voyez le planning et adaptez votre demande en fonction
  • Faites votre demande en 3 clics… et serez notifiés du statut dès que la décision aura lieu
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« Ça me prend moins de 5 minutes le matin. Je regarde la liste des demandes et m’assure qu’il y aura toujours quelqu’un dans le roulement de l’équipe grâce au planning. Je valide sans avoir à me préoccuper des compteurs ou des soldes car tout est calculé automatiquement. »

En tant que manager, vous :

  • Êtes automatiquement notifiés d’une demande
  • Visualisez le planning de votre équipe en temps réel
  • Pouvez valider les demandes en 1 clic
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« Terminés les post-it qui s’entassent pour gérer les demandes, et les questions quasi-quotidiennes sur les soldes des salariés. Une grande partie est maintenant automatisée et avec le temps gagné, je peux concentrer mes efforts sur des projets à plus forte valeur ajoutée, comme le suivi des compétences. »

En tant que responsable RH, vous :

  • Exportez automatiquement les données vers la paie en fin de mois
  • Renseignez au besoin des éléments variables de paie : primes, avantages, etc.
  • Pouvez calculer automatiquement les droits aux titres-restaurant
  • Vous concentrez sur l’analyse des tableaux de bord RH : taux d’absentéisme, type d’absences, etc.

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« La digitalisation de nos processus RH, et notamment la gestion des congés et autres absences, c'est avant tout un gain de temps pour les équipes et un gain d'argent pour l'entreprise. Il y avait de la frustration dans mes équipes car notre organisation interne ne permettait pas de traiter rapidement les demandes de congés. J'avais de fausses idées sur la digitalisation, mais nous avons réussi à trouver un logiciel adapté et tout le monde a été satisfait. »

En tant que dirigeant, vous :

  • Etablissez des rapports de l'ensemble de l'entreprise, avez une vision globale des absences, génèrez des rapports de bords
  • Proposez à vos salariés un outil qui correspond à leurs attentes, en cohérence avec les nouveaux modes de travail
  • Proposez à votre équipe RH un outil qui fait gagner du temps
  • Fiabilisez les processus de gestion tout en améliorant le suivi

 

Finalement, dans la digitalisation des congés et absences, c'est tous les acteurs de l'entreprise qui y trouvent leur compte. Identifiée comme un potentiel levier de performance par de nombreux dirigeants de PME, cette dématérialisation est aujourd'hui un sujet fort de la GRH. Et sa mise en place reste très simple...


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À propos de l'auteur
 

Hadrien

Blogueur RH

J'écris régulièrement sur l'actu RH, le management
et la digitalisation de nos métiers. Au plaisir d'échanger !

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