Entretien professionnel, entretien annuel, entretien de seconde partie de carrière... La vie du salarié dans l’entreprise est rythmée de nombreux entretiens d’évaluation qui permettent au collaborateur, au manager et au service RH d’avoir un suivi de l’évolution de la carrière, des besoins et des souhaits d’évolution.
Bien que ces entretiens paraissent indispensables, ils sont malheureusement souvent décriés et boudés par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Selon une étude du cabinet Deloitte, 80 % des organisations estiment que leur apport ne vaut pas le temps investi. Pourtant, alors qu'ils devraient être de réelles opportunités d’échange entre le manager et le managé, et entre le salarié et l’entreprise, ils sont souvent perçus comme une tâche longue, chronophage et sans réelle valeur ajoutée.
Alors, comment la digitalisation de ce processus pourrait-elle améliorer les entretiens d’évaluation, optimiser le suivi des managers et des services RH, et ainsi redonner toutes ses lettres de noblesse à cet outil managérial ?
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Pourquoi digitaliser les entretiens d’évaluation ?
Exit les feuilles d’entretien volantes, les notes que l’on ne retrouve plus, les entretiens mal préparés, les grilles d'entretien égarées... les entreprises se digitalisent, et les entretiens aussi.
Les entretiens professionnels impactent plusieurs acteurs de l’entreprise :
- le salarié
- le manager
- et le service RH
La “tâche” est donc multipliée par 3 pour chaque entretien, et pour chaque salarié. On comprend alors aisément que cette tâche devienne une épreuve pour tous, notamment les services RH, en bout de chaîne, qui doivent centraliser et traiter chacun des retours. Sans parler des retards, des oublis ou des rendus incomplets.
La digitalisation a donc pour objectif d’améliorer l’efficacité du processus pour tous, en fournissant en amont les bons outils, puis en améliorant le suivi et la conservation des données, et la transmission des informations. En bref : une organisation fluide et transparente, un gain de temps pour tous, une structuration de ces moments d'échange et un meilleur suivi RH !
Que l’on soit salarié, manager ou service RH, la digitalisation des entretiens ne présente que des avantages à chacun, selon son utilisation ou ses objectifs.
Les avantages côté salarié
Il est le premier concerné par ces entretiens. Les entretiens professionnels permettent au salarié d’obtenir un feedback sur ses actions menées et leur concordance avec ses missions, et de faire remonter des besoins de formation ou des souhaits d’évolution (compétences, poste, rémunération...).
Les enjeux de la digitalisation des entretiens sont nombreux pour le collaborateur :
- En ayant accès aux formulaires d’entretien mis à disposition par son service RH ou son manager en amont, il a l’opportunité de préparer efficacement son entretien en se posant les bonnes questions, et de procéder lui-même à une auto-évaluation.
- Cela lui permettra également de s’interroger sur des aspects de son poste auxquels il n’aurait peut-être pas pensé, afin de réaliser un entretien plus complet et construit.
- Lors de l'entretien avec le manager, l’échange sera donc plus constructif, structuré et précis sur les envies et besoins du salarié pour faire évoluer son poste.
- Suite à l’entretien, le salarié aura accès au compte rendu et aux conclusions de l’échange, qu’il pourra consulter dans le temps, à titre consultatif ou pour préparer un futur entretien.
- En cas de réorganisation dans l’entreprise ou de changement de manager, toutes ses données seront conservées, consultables (et sécurisées) par son nouveau supérieur hiérarchique qui pourra prendre connaissance de son dossier.
➡️ La digitalisation permet donc au salarié de se préparer au mieux pour mener des entretiens plus complets, et d’avoir un réel suivi tout au long de sa carrière et de son évolution dans l’entreprise. On vous donne tous les outils pour exploiter au mieux le potentiel de vos entretiens dans notre guide complet :
Les avantages côté manager
Les entretiens professionnels font pleinement partie de la mission du manager. Ils lui permettent d’avoir, avec le collaborateur, un temps d’échange pour faire le point sur les tâches, les souhaits ou les besoins, mais aussi sur son ressenti par rapport à l’entreprise et ses différents interlocuteurs.
Et s’il y en a bien un pour qui la digitalisation permet de gagner temps et efficacité sur ses campagnes d’entretien, c’est le manager :
- La digitalisation lui permet de créer des trames à implémenter, selon le type d’entretien mené, et de gagner ainsi en temps, en efficacité et en archivage des données de ses collaborateurs.
- Il pourra également planifier tous ses entretiens avec les membres de son équipe et avoir un aperçu de l’avancement de ses différentes campagnes d’entretiens.
- A la suite de l’entretien, la digitalisation lui permettra de définir et communiquer des objectifs clairs et précis, définis avec le collaborateur, ainsi que les moyens donnés pour les atteindre.
- En traitant mieux la quantité d’informations générée par ces entretiens, il assure un meilleur suivi des membres de son équipe dans le temps.
- Comme pour le salarié, l’archivage des anciens entretiens permettra au manager de retrouver ses comptes-rendus en un clic. Il pourra ainsi mieux préparer ses entretiens à venir, en faisant le point sur l’évolution des actions/compétences du collaborateur en fonction des conclusions prises lors de la précédente rencontre.
La digitalisation des entretiens professionnels améliore donc l’efficacité du manager, déchargé par toute la procédure administrative. Cela lui permettra d’assurer un meilleur suivi, dans le temps, de ses équipes. Autant d’avantages qui lui permettront également de s’écarter de la formalité administrative pour mieux se concentrer sur la dimension humaine de l’entretien !
Les avantages côté service RH
Le service RH est au cœur du processus des entretiens professionnels, et ce pour plusieurs raisons :
- Certains entretiens sont obligatoires et les RH doivent s’assurer qu’ils ont bien été menés (et pouvoir le prouver en cas de contrôle URSSAF).
- Le service RH pourra contrôler que les évolutions proposées par les managers sont bien en phase avec la stratégie d’évolution et les moyens de l’entreprise.
- Ils pourront également récolter des données et quantifier les demandes (ex : les demandes de formation). Ces entretiens permettent également de récolter des informations précieuses sur la santé RH de l'entreprise (bien-être des collaborateurs, axes d'amélioration...).
Comme pour chaque process RH qui est digitalisé, gain de temps et efficacité sont les mots d’ordre de la digitalisation des entretiens professionnels !
Plus concrètement, la digitalisation leur permet :
- De proposer des trames de formulaires par campagnes d’entretien, en cohérence avec la culture managériale de l’entreprise, pour assurer une cohérence générale.
- De récolter les données par type d’entretien, et de quantifier les demandes (formation, augmentation de rémunération, etc.), et ainsi d’établir une GPEC efficace pour l’entreprise.
- D’observer l’avancement des campagnes en temps réel, et de relancer les managers en direct pour éviter les retards.
- De mesurer les écarts de compétences, de formation ou de rémunération dans l’entreprise.
- Et enfin, d’archiver et de sécuriser les informations.
Les SIRH qui proposent un module d'Entretiens permettent la liaison entre tous les acteurs de l’entreprise, chacun avec un accès dédié et des fonctionnalités selon leur utilisation.
Ils rendent ainsi possible la transversalité des informations, et permettent un gain de temps considérable dans le processus complet des entretiens professionnels. Quant au suivi, il n’en est qu’amélioré et permet à tous de gagner en efficacité pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, et ainsi booster la performance de l’entreprise, en la déchargeant d’une tâche qui, lorsqu’elle n’est pas digitalisée, peut sembler bien chronophage.
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