Ça y est, vous vous êtes lancé dans la préparation des entretiens annuels ! Et en véritable chef d'orchestre, vous devez planifier les différentes campagnes d'entretiens, fournir une trame pour vos collaborateurs et accompagner au mieux les managers dans leur réalisation !
Vous le savez, l'entretien annuel est un véritable temps fort entre le manager et le collaborateur. Il permet de faire le bilan de l’année et de fixer les objectifs de l’année suivante.
Appelé aussi entretien d’évaluation, ce rendez-vous est une action managériale très importante, il faut donc bien le préparer afin qu’il soit un succès et que chacune des parties y trouve son compte !
Découvrez nos 3 conseils pour aider vos managers à préparer leurs entretiens annuels.
#1 - Expliquer les enjeux de cet entretien
L’entretien annuel est un moment clé de la relation managériale. Il permet de formaliser, faire l'état des lieux des actions menées ainsi que les échanges entre le manager et son collaborateur durant l’année écoulée.
Afin qu’il réponde aux enjeux de votre stratégie RH, il est important de faire comprendre à vos managers l’objectif de cet entretien. Plus qu’un simple bilan de l’année c’est un véritable levier de performance et de motivation pour le salarié. Ce moment d’échange est l’occasion de reconnaître le travail et la réussite du collaborateur, de faire le point sur ses qualités, ses compétences, ses axes d’amélioration, et ses perspectives professionnelles…
Dans le but de donner de l’importance à cet entretien, prenez le temps de communiquer dès le mois d’octobre sur ses enjeux. La communication interne auprès de vos managers va permettre d’obtenir un engagement plus fort et une participation plus efficiente. L’entretien annuel est un moment de partage entre le manager et le collaborateur. Les deux parties doivent faire état de leurs besoins, leurs attentes et leurs souhaits.
Les maîtres mots de l’entretien annuel ? L’écoute et la bienveillance. En effet, cet entretien ne doit pas être le jugement du collaborateur, il faut atténuer l’enjeu « évaluation » et mettre en avant l’aspect motivation et performance.
Pour structurer au mieux cet entretien et connaître toutes ses subtilités (ainsi que sur tous les autres entretiens !), découvrez notre guide complet : "Entretiens digitalisés : le guide pour un management au plus près de ses équipes" :
#2 - Piloter et cadrer la campagne d’entretiens
En tant que RH, vous le savez, vous êtes le chef d’orchestre de la campagne d’entretiens. Il est de votre ressort de piloter et de cadrer cette campagne afin qu’elle se déroule au mieux (et dans les temps).
A ce titre, prenez le temps de définir avec les managers la période la plus adéquate pour réaliser les entretiens annuels. Les périodes où l’activité est dense sont à proscrire. L’entretien annuel doit être un moment où l’on prend de la hauteur sur l’activité, il faut donc éviter les périodes de « rush ». Afin que les deux parties prenantes de l’entretien soient bien préparées, la date de l’entretien doit être connue du collaborateur minimum 15 jours avant le jour J. Cela va permettre au manager comme au collaborateur d’être préparés, pertinents et efficaces.
Aussi pour cadrer et donc aider les managers, n’hésitez pas à définir la durée de l’entretien. Pour mener un entretien qualitatif, prévoyez au minimum une heure et demie. Un entretien trop rapide peut être interprété comme peu important aux yeux des collaborateurs.
💡 Conseil de la rédac : Pour faciliter la préparation des campagnes d'entretiens annuels, vous pouvez encourager vos managers à mettre en place des entretiens one to one avec leurs équipes. Ces moments d'échanges permettent de faire le point régulièrement sur les projets en cours et l'avancée sur les objectifs des collaborateurs. Ainsi, ces rendez-vous permettent au manager de mieux suivre l'avancée des collaborateurs pendant l'année et préparer les entretiens avec tous les éléments nécessaires pour évaluer au mieux les collaborateurs.
#3 - Préparer la ligne directrice des entretiens
Trop souvent les managers sont perdus et ne savent pas quels sujets aborder lors des entretiens annuels. En tant que RH, vous devez être la boussole des managers et ainsi leur donner la bonne direction. Pour qu’ils soient les plus efficaces possible, n’hésitez pas à leur préparer une trame à laquelle ils pourront se référer afin de préparer au mieux leurs entretiens.
La trame va pouvoir aider les managers à ajuster leur discours auprès des collaborateurs en fonction des stratégies de l’entreprise. Elle comporte les points importants suivants :
- Le bilan de l’année écoulée
- Les réussites, les difficultés rencontrées
- Les perspectives de l’année suivante
- Le projet professionnel
Attention toutefois car les entretiens annuels doivent être individualisés. Votre trame n’est qu’une base de travail pour donner la ligne directrice de l’entretien. Cet échange privilégié permet de faire le point entre un manager et son subordonné, il faut donc au maximum personnaliser l’entretien.
En cas de besoin, vous devez rester disponible pour répondre aux questions de vos managers.
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→ Pour aller plus loin : découvrez la différence entre l'entretien professionnel et l'entretien d'évaluation ainsi que les 6 entretiens professionnels à connaître en tant que RH !
