Ah l'entretien annuel ! Appelé aussi entretien d'évaluation, c'est un rendez-vous souvent très attendu par les collaborateurs. L'entretien annuel d'évaluation est devenu essentiel au sein de l'entreprise. Il permet de faire un bilan annuel sur le travail du salarié, de lui présenter ses objectifs pour l'année à venir.
Mais évaluer le travail de ses collaborateurs exige une préparation. L'employeur doit être vigilant et ne pas aborder certains aspects personnels. Pour vous aider dans cet exercice, nous vous proposons une trame de modèle d'entretien à télécharger.
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Revenons-en à l'entretien annuel d'évaluation : en quoi consiste-t-il ? Comment le préparer ? Quels sont les points à éviter ? Quels sont ses avantages ? Explications.
Entretien annuel d'évaluation : qu'est-ce que c'est ?
Il se distingue de l'entretien professionnel, qui est obligatoire tous les 2 ans et qui permet de faire le point sur les perspectives d'évolution du salarié.
En quoi consiste l'entretien annuel d'évaluation ?
L'entretien annuel d'évaluation permet à l'employeur d’apprécier les compétences d'un collaborateur. C'est aussi lors de ces entretiens que sont fixés le ou les objectifs de performance. Enfin, les salariés peuvent également exprimer leurs besoins de formation spécifique à leur activité ou pour une évolution.
La loi n'impose aucune obligation. En revanche, une convention ou un accord collectif peut tout à fait l’exiger. C'est un droit de l'employeur. De ce fait, le salarié ne peut pas le refuser.
Quelles sont les différentes formes d'entretiens annuels ?
L'entretien annuel d'évaluation peut prendre plusieurs formes telles qu'un système de notation, une répartition des salariés en différentes catégories. C'est souvent un entretien individuel, un moment d'échange entre le salarié et son manager.
Préparer l'entretien annuel d'évaluation d'un collaborateur
L'entretien annuel d'évaluation doit être constructif. Pour cela, le manager, mais aussi le salarié, doivent respectivement le préparer.
Information du salarié : un élément essentiel pour un entretien constructif
L'employeur doit prévenir le salarié de la date et de l'heure de l'entretien. Le manager est en droit de demander à son collaborateur de réaliser son autoévaluation. Pour cela, il peut lui transmettre une grille d'évaluation qui va servir de fil conducteur pendant la durée de l'entretien. Le salarié doit pouvoir donner son ressenti et s'exprimer.
Comment préparer un entretien annuel d’évaluation ?
L'employeur peut lister les points forts du salarié et ses éventuels axes d'amélioration. Il peut également reprendre les objectifs fixés en fin d'année pour voir s'ils sont réalisés ou non. Le manager doit faire le point sur la progression de ses collaborateurs. De son côté, le salarié fait une introspection sur les missions qui lui sont confiées, ses résultats.
Pour un nouveau collaborateur, le supérieur peut s'appuyer sur la fiche de poste qui détaille les missions et les objectifs définis.
Téléchargez gratuitement notre modèle d'entretien annuel d'évaluation pour accompagner les collaborateurs et managers dans la préparation de ces rendez-vous.
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Le déroulement de l'entretien annuel d'évaluation
Ce temps d'échange dure généralement une heure avec chaque collaborateur. L'employeur se fonde sur des données chiffrées quand l'activité le permet ou sur l'entretien de l'année précédente.
Quatre étapes se distinguent :
- Bilan de l'année écoulée : le manager fait le point sur le travail fourni par le salarié.
- Évaluation des compétences du salarié : les aspects positifs, mais aussi négatifs et les améliorations de performance constatées.
- Fixer un nouvel objectif : le manager détermine un objectif et éventuellement un plan de formation pour accompagner le collaborateur.
- Échanger sur le statut du salarié au sein de l'entreprise, sur les conditions de travail : l'employeur peut proposer une promotion, une augmentation de salaire.
Entretien annuel d'évaluation : quelles formalités ?
Certaines précautions doivent être prises pour éviter tout litige. D'une manière générale, l'employeur ne peut pas s'appuyer sur un entretien annuel d'évaluation négatif pour imposer une diminution de salaire ou licencier le salarié.
Informer le salarié des méthodes d'évaluation de l'entreprise
Le salarié doit connaître les méthodes d'évaluation utilisées par son employeur. Les entretiens annuels doivent avoir des objectifs clairs et transparents. Ils ne doivent en aucun cas être générateurs de stress.
Lorsque l'entreprise collecte des données personnelles, le dispositif être impérativement porté à la connaissance du salarié. Des données enregistrées dans un fichier informatique doivent être protégées dans le cadre du RGPD (Règlement général de la protection des données).
Interdiction de demander au salarié des informations sur sa vie privée
L'entretien annuel ne doit avoir aucun critère discriminatoire. L'employeur n'est pas en droit de demander des informations relatives à la vie privée.
Le manager doit être particulièrement vigilant avec un représentant du personnel. L'activité syndicale ne doit pas interférer dans le cadre de l'entretien. Cela peut être considéré comme de la discrimination syndicale. Il doit se limiter au travail du collaborateur.
Mise à disposition du compte rendu de l'entretien individuel : une obligation ?
L'employeur n'est pas dans l'obligation de transmettre le compte rendu de l'évaluation, sauf si cela est prévu dans la convention collective. Inversement, le salarié n'est pas tenu de le signer. Cependant, l'absence de signature diminue sa force probante dans le cadre d'un litige avec le salarié.
Par ailleurs, les informations échangées au cours de l'entretien sont confidentielles. Il est donc uniquement transmis au collaborateur concerné.
Mettre en place un entretien annuel dans l'entreprise : quels sont les avantages ?
L'entretien annuel d'évaluation est un outil de management. L'employeur les utilise pour réorganiser les services et optimiser les activités. Il peut faire évoluer un salarié sur un poste plus en adéquation avec ses compétences.
Bien mené, l'entretien annuel d'évaluation est un outil pertinent et constructif pour la gestion des salariés. L'entreprise gagne en productivité et en pérennité avec du personnel plus motivé et plus stable.
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