Tout savoir sur l'entretien individuel

L'entretien individuel (ou d'évaluation) est un rendez-vous périodique, souvent annuel, entre le manager et chacun de ses collaborateurs. Cette rencontre est l’occasion d'évaluer les compétences professionnelles du collaborateur, de repérer les dysfonctionnements éventuels et de fixer des objectifs pour l’année à venir.

L’entretien individuel est un outil de gestion des compétences de l’entreprise. Il a pour objectif de permettre aux managers et aux acteurs RH de mieux gérer leurs collaborateurs alors qu’il est l’opportunité, pour ces derniers, d’exprimer leurs attentes professionnelles.

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Quand a lieu l'entretien individuel ?

Souvent appelé "entretien annuel", l'entretien individuel peut néanmoins être organisé à différentes échéances : annuel, bi-annuel... il n'existe par ailleurs aucune obligation de fréquence, sauf mention contraire dans la convention collective.

Ce manque d'obligation s'oppose au cas de l'entretien professionnel, qui lui doit avoir lieu tous les 2 ans.

 

Quel est l'objectif de l'entretien individuel ?

Alors que l'entretien professionnel (obligatoire) se focalise sur le parcours du salarié, ses évolutions de carrière et ses perspectives, l'entretien individuel a pour objectif d'évaluer les performances et le bien-être général du salarié.

Dans ce contexte, l'entretien individuel peut servir à aborder :

• La performance générale du salarié lors de l'année écoulée
• Les objectifs fixés lors du dernier entretien
• La satisfaction du collaborateur vis-à-vis de ses conditions de travail, de son équipe...
• Les prétentions salariales et autres volontés d'évolution

 

L'entretien servira également à poser les objectifs de l'année suivante (KPI, compétences et aptitudes à développer...), de sorte à servir de point de départ au prochain entretien individuel.

Enfin, un compte-rendu sera rédigé, afin de résumer et retracer les échanges du jour.

 

Quelle trame pour l'entretien individuel ?

Il est important, en amont de l'entretien individuel, de déterminer le fil conducteur de la réunion à venir. Que va t-on aborder ? Dans quel ordre ? Comment faire en sorte que ce soit à la fois un moment productif et serein... ? 

Pour faire de ce moment un succès, nous vous avons préparé un exemple de trame d'entretien individuel gratuit !

Voici les axes que vous y retrouverez :

• Bien-être et conditions de travail
• Évaluation des missions et des compétences
• Réalisation des objectifs
• Perspectives pour l'année suivante

 

 

Comment mener un entretien individuel ?

1. Définir l'enjeu

L’entreprise doit avoir défini ses priorités et les enjeux de l’évaluation. Ceux-ci peuvent être très différents :

• Lutte contre des dysfonctionnements ou sous-performances
• Amélioration de la communication interne et du bien-être du collaborateur
• Accroissement des compétences ou des qualifications des collaborateurs, etc.

Les analyses à mener sont alors très différentes.

Dans le premier cas, il est surtout question d’analyser l’activité, tandis que dans le second, l’étude de la diffusion de l’information dans l’équipe sera centrale. Dans le troisième cas, c’est l’analyse des compétences au regard des évolutions envisagées, qui prendra le pas.

Selon l'enjeu ou les enjeux de l'entretien, il faudra donc veiller à adapter sa trame d'entretien en conséquence.

 

2. Préparer le rendez-vous

Une fois les objectifs déterminés, le rendez-vous en lui-même est à préparer.

Construire un support d’entretien en fonction des informations à collecter, est l’idéal. Ceci, tout en misant sur sa simplicité et en associant les managers à son élaboration. D’autres documents peuvent accompagner ce support : un référentiel d’emploi et de compétences, et le plan de formation de l’entreprise, par exemple.

Informer les collaborateurs suffisamment tôt de la date pour pouvoir se préparer. Loin des périodes de rush, de gros volumes de travail ou de veille de vacances, le choix du moment à son importance. Le manager et son collaborateur doivent être pleinement disposés à consacrer à l‘évaluation le temps nécessaire. Le lieu est également à choisir : le rendez-vous peut être planifié dans le bureau du manager mais aussi dans un endroit plus neutre ou si besoin, plus convivial. Une durée d’entretien d’une heure, est à prévoir.

S’assurer que le manager possède le nécessaire : informations à communiquer sur l’entreprise et plan de formation, faits marquants concernant l’activité du salarié et les objectifs à lui fixer, etc. Le collaborateur doit également avoir préparé son entretien, dressé le bilan de son activité et réfléchi à ses attentes. Pour l’aider, il est possible de lui remettre une liste de questions à se poser.

 

3. En faire un moment d'échange

Il est bon de préparer les managers au fait qu’ils doivent faire en sorte de libérer la parole : la leur mais aussi celle de leurs collaborateurs. Ceux-ci doivent se sentir assez libres pour exprimer leurs aspirations professionnelles. C’est pourquoi les managers auront tout intérêt à poser le cadre de l’entretien ainsi que son déroulement de façon sereine et ouverte. Il est de leur devoir de valoriser le travail effectué et de lister avec leurs collaborateurs, les solutions adaptées aux problématiques. Les managers doivent éviter le piège du non-dit et ne peuvent éluder la confrontation sous prétexte de timidité. Ils peuvent pour cela s’inspirer des débriefings avec leurs équipes. Débattus régulièrement, les points forts et les axes d’amélioration exprimés à ces occasions, sont le terreau dans lequel l’entretien d’évaluation peut s’enraciner. Pour son plus grand succès.

 

 

Quelles sont les obligations de l'entretien individuel ?

1. La procédure de mise en œuvre des entretiens individuels

Les évaluations sont potentiellement susceptibles d’agir sur l’évolution de carrière et la rémunération des salariés tout en engendrant une pression psychologique. Celle-ci influence les conditions de travail. C’est pourquoi :

• Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) doit être consulté avant le début de l’évaluation (à défaut, l’entreprise s’expose à se voir interdire la mise en œuvre de la procédure).
• L’avis du CHSCT doit être ensuite transmis au CE (Comité d’Entreprise) ou aux délégués du personnel

De la même façon, en cas « d’évolution importante du système d’évaluation mis en place dans l’entreprise », le CE et le CHSCT doivent être consultés. Les délégués du personnel peuvent également alerter sur des procédés d’évaluation mis en place au cours de entretiens, si ceux-ci portent «atteinte aux libertés individuelles dans l'entreprise » (Code du travail, art. L. 2313-2).

 

2. Les obligations de l’entreprise en matière d'entretiens

• L’information nécessaire et préalable aux entretiens :

​​« Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelle mises en œuvre à son égard » (Code du travail, art. L.1222-3). A défaut d’information, le salarié peut s’adresser au juge des référés pour faire cesser le processus et réclamer des dommages et intérêts.

• La déclaration à la CNIL du dispositif des entretiens annuels : ​

A partir du moment où des données personnelles sont collectées au cours des entretiens, dans un fichier informatique, la déclaration est obligatoire.

• Les méthodes utilisées :

Elles doivent être pertinentes par rapport à la finalité visée. Les critères mesurant la qualité du travail du collaborateur doivent être « objectifs, vérifiables et connus du salarié ». Ils doivent respecter la dignité des personnes, s’effectuer dans le respect et ne doivent porter que sur les qualités professionnelles du collaborateur. Sont ainsi condamnables toutes les questions liées à la vie privée : appartenance syndicale, religion, sexe, âge, etc.

• La loyauté :

L’entreprise s’engage à ce que toute demande d’information réalisée au cours de l'entretien, ou en préparation de celui-ci, soit en lien direct avec l’évaluation des compétences du salarié.

• Confidentialité des entretiens annuels :

L’entreprise a l’interdiction de communiquer les résultats de l’évaluation à des tiers.

 

3. Et les collaborateurs... quels sont leurs droits et obligations ?

• Le collaborateur ne peut pas refuser l’entretien annuel. Son refus pourrait justifier un licenciement pour faute grave.
• Il ne peut pas non plus exiger d’être assisté par un représentant du personnel lors de son entretien.
• Il est tenu de répondre de bonne foi.
• Il peut accéder aux résultats de son évaluation.

 

Pourquoi utiliser un logiciel pour gérer l'entretien individuel ?

Répondant à ces obligations légales, le logiciel Eurécia automatise l’information auprès des collaborateurs en amont de l’évaluation. Le questionnaire (personnalisable) et la grille d’évaluation proposés aux salariés, reposent sur des critères objectifs et des mesures reconnues et validées.

Enfin, les conclusions rédigées à l'issue de l'entretien annuel sont visibles du collaborateur concerné dès la clôture de la campagne d'entretiens. Outre le respect des normes, tous ces éléments vous garantissent une égalité de traitement entre tous vos collaborateurs.

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