Tout savoir sur l'entretien individuel

L'entretien individuel en entreprise : définition

L’entretien individuel est un rendez-vous entre le manager et l’un de ses collaborateurs. Il fait partie des échanges organisés par l’entreprise entre eux, à l’instar de l’entretien annuel ou de l’entretien professionnel.

Son objectif est triple :

• Évaluer l’évolution des compétences du salarié.
• Donner l’occasion au collaborateur de s’exprimer librement sur ses difficultés ou ses réussites.
• Faire le point sur la réalisation des objectifs fixés.

L’entretien individuel doit se dérouler dans un lieu préservant la confidentialité des échanges. Il a lieu entre deux personnes, au maximum : l’employé avec son N+1 ou son N+2. Selon les entreprises, le rendez-vous pourra aussi être appelé « entretien d’évolution » ou « entretien d’évaluation des compétences ».

En pratique, l’entretien individuel est souvent l’occasion d’attribuer une augmentation de salaire ou une prime, en fonction du résultat de l’évaluation. A contrario, une évaluation négative lors de l'entretien individuel ne peut, à elle seule, justifier un licenciement. Toutefois, si elle s'inscrit dans un ensemble d'éléments objectifs (baisse de performance, manquements répétés, etc.), le compte-rendu peut constituer un élément de preuve dans une procédure disciplinaire ou un licenciement pour insuffisance professionnelle.

Preuve de son intérêt, plus de 48 % des entreprises le proposent à leurs employés. Plus de la moitié des salariés du privé estiment ces points indispensables.  s qu’il est l’opportunité, pour ces derniers, d’exprimer leurs attentes professionnelles.

Besoin d'aide dans vos campagnes d'entretiens ? Découvrez gratuitement notre modèle d'entretien annuel :
 

Quand a lieu l'entretien individuel ?

Souvent appelé "entretien annuel", l'entretien individuel peut néanmoins être organisé à différentes échéances : annuel, bi-annuel... il n'existe par ailleurs aucune obligation de fréquence, sauf mention contraire dans la convention collective.

Ce manque d'obligation s'oppose au cas de l'entretien professionnel, qui lui doit avoir lieu tous les 2 ans.
 

Quel est l'objectif de l'entretien individuel ?

Alors que l'entretien professionnel (obligatoire) se focalise sur le parcours du salarié, ses évolutions de carrière et ses perspectives, l'entretien individuel a pour objectif d'évaluer les performances et le bien-être général du salarié.

Dans ce contexte, l'entretien individuel peut servir à aborder :

• La performance générale du salarié lors de l'année écoulée
• Les objectifs fixés lors du dernier entretien
• La satisfaction du collaborateur vis-à-vis de ses conditions de travail, de son équipe...
• Les prétentions salariales et autres volontés d'évolution

L'entretien servira également à poser les objectifs de l'année suivante (KPI, compétences et aptitudes à développer...), de sorte à servir de point de départ au prochain entretien individuel.

Enfin, un compte-rendu sera rédigé, afin de résumer et retracer les échanges du jour.
 

Quelle trame pour l'entretien individuel ?

Il est important, en amont de l'entretien individuel, de déterminer le fil conducteur de la réunion à venir. Que va t-on aborder ? Dans quel ordre ? Comment faire en sorte que ce soit à la fois un moment productif et serein... ? 

Pour faire de ce moment un succès, nous vous avons préparé un exemple de trame d'entretien individuel gratuit !

Voici les axes que vous y retrouverez :

• Bien-être et conditions de travail
• Évaluation des missions et des compétences
• Réalisation des objectifs
• Perspectives pour l'année suivante

Comment mener un entretien individuel ?

1. Définir l'enjeu

L’entreprise doit avoir défini ses priorités et les enjeux de l’évaluation. Ceux-ci peuvent être très différents :

• Lutte contre des dysfonctionnements ou sous-performances
• Amélioration de la communication interne et du bien-être du collaborateur
• Accroissement des compétences ou des qualifications des collaborateurs, etc.

Les analyses à mener sont alors très différentes.

Dans le premier cas, il est surtout question d’analyser l’activité, tandis que dans le second, l’étude de la diffusion de l’information dans l’équipe sera centrale. Dans le troisième cas, c’est l’analyse des compétences au regard des évolutions envisagées, qui prendra le pas.

Selon l'enjeu ou les enjeux de l'entretien, il faudra donc veiller à adapter sa trame d'entretien en conséquence.
 

2. Préparer le rendez-vous

Une fois les objectifs déterminés, le rendez-vous en lui-même est à préparer.

Construire un support d’entretien en fonction des informations à collecter, est l’idéal. Ceci, tout en misant sur sa simplicité et en associant les managers à son élaboration. D’autres documents peuvent accompagner ce support : un référentiel d’emploi et de compétences, et le plan de formation de l’entreprise, par exemple.

Informer les collaborateurs suffisamment tôt de la date pour pouvoir se préparer. Loin des périodes de rush, de gros volumes de travail ou de veille de vacances, le choix du moment à son importance. Le manager et son collaborateur doivent être pleinement disposés à consacrer à l‘évaluation le temps nécessaire. Le lieu est également à choisir : le rendez-vous peut être planifié dans le bureau du manager mais aussi dans un endroit plus neutre ou si besoin, plus convivial. Une durée d’entretien d’une heure, est à prévoir.

S’assurer que le manager possède le nécessaire : informations à communiquer sur l’entreprise et plan de formation, faits marquants concernant l’activité du salarié et les objectifs à lui fixer, etc. Le collaborateur doit également avoir préparé son entretien, dressé le bilan de son activité et réfléchi à ses attentes. Pour l’aider, il est possible de lui remettre une liste de questions à se poser.
 

3. En faire un moment d'échange

Il est bon de préparer les managers au fait qu’ils doivent faire en sorte de libérer la parole : la leur mais aussi celle de leurs collaborateurs. Ceux-ci doivent se sentir assez libres pour exprimer leurs aspirations professionnelles. C’est pourquoi les managers auront tout intérêt à poser le cadre de l’entretien ainsi que son déroulement de façon sereine et ouverte. Il est de leur devoir de valoriser le travail effectué et de lister avec leurs collaborateurs, les solutions adaptées aux problématiques.

Les managers doivent éviter le piège du non-dit et ne peuvent éluder la confrontation sous prétexte de timidité. Ils peuvent pour cela s’inspirer des débriefings avec leurs équipes. Débattus régulièrement, les points forts et les axes d’amélioration exprimés à ces occasions, sont le terreau dans lequel l’entretien d’évaluation peut s’enraciner. Pour son plus grand succès.
 

Quelles sont les obligations de l'entretien individuel ?

1. La procédure de mise en œuvre des entretiens individuels

Les évaluations sont potentiellement susceptibles d’agir sur l’évolution de carrière et la rémunération des salariés tout en engendrant une pression psychologique. Celle-ci influence les conditions de travail. C’est pourquoi :

• Le Comité social et économique (CSE) doit être consulté lorsqu'un système d'évaluation des salariés est mis en place ou modifié de manière significative, dès lors qu’il peut avoir des effets sur les conditions de travail.

Bon à savoir : la consultation était effectuée auparavant auprès du CHSCT, qui n'existe plus depuis 2020. Il a été remplacé par le CSE (Comité social et économique).

De la même façon, en cas « d’évolution importante du système d’évaluation mis en place dans l’entreprise », le CE et le CHSCT doivent être consultés. Les délégués du personnel peuvent également alerter sur des procédés d’évaluation mis en place au cours de entretiens, si ceux-ci portent «atteinte aux libertés individuelles dans l'entreprise » (Code du travail, art. L. 2313-2).

2. Les obligations de l’entreprise en matière d'entretiens

• L’information nécessaire et préalable aux entretiens :

​​« Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelle mises en œuvre à son égard » (Code du travail, art. L.1222-3). A défaut d’information, le salarié peut s’adresser au juge des référés pour faire cesser le processus et réclamer des dommages et intérêts.

• La déclaration à la CNIL du dispositif des entretiens annuels : ​

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, les dispositifs d’évaluation n’ont plus à être déclarés à la CNIL. Toutefois, dès lors que des données personnelles sont collectées dans un fichier informatique, l’entreprise doit en informer les salariés, documenter le traitement dans son registre interne, et veiller au respect des règles de confidentialité et de sécurité des données.

• Les méthodes utilisées :

Elles doivent être pertinentes par rapport à la finalité visée. Les critères mesurant la qualité du travail du collaborateur doivent être « objectifs, vérifiables et connus du salarié ». Ils doivent respecter la dignité des personnes, s’effectuer dans le respect et ne doivent porter que sur les qualités professionnelles du collaborateur. Sont ainsi condamnables toutes les questions liées à la vie privée : appartenance syndicale, religion, sexe, âge, etc.

• La loyauté :

L’entreprise s’engage à ce que toute demande d’information réalisée au cours de l'entretien, ou en préparation de celui-ci, soit en lien direct avec l’évaluation des compétences du salarié.

• Confidentialité des entretiens annuels :

L’entreprise a l’interdiction de communiquer les résultats de l’évaluation à des tiers.

3. Et les collaborateurs, quels sont leurs droits et obligations ?

• Le collaborateur ne peut pas refuser l’entretien annuel. Son refus pourrait justifier un licenciement pour faute grave.
• Il ne peut pas non plus exiger d’être assisté par un représentant du personnel lors de son entretien.
• Il est tenu de répondre de bonne foi.
• Il peut accéder aux résultats de son évaluation.

L'entretien individuel est-il obligatoire ?

L’entretien individuel n’est pas prévu dans le Code du travail, contrairement à l’entretien professionnel. Les entreprises n’ont donc aucune obligation sur le sujet. Si elles le mettent en place, il s’agit d’une décision volontaire de la direction.

L’entretien individuel n’est pas obligatoire, mais en pratique, il est fortement recommandé. C’est un temps privilégié pour faire le point sur les compétences du collaborateur.

Il n’existe aucun cadre pour mener les entretiens individuels. L’entreprise dispose d’une grande souplesse dans leur organisation. Elle peut décider :
 

• De la fréquence des entretiens.
• De la durée du rendez-vous.
• Des sujets abordés pendant l’échange.

En général, les entretiens individuels ont lieu une fois par an. Il est tout à fait possible de les réaliser une fois par semestre ou par trimestre.
 

Une fois la décision prise, l’entreprise doit se tenir à ses engagements, mais aussi proposer un entretien individuel à tous ses employés. Elle ne peut pas faire de distinction selon le service, l’expérience ou le statut. Dans ce cadre, il s’agit d’une discrimination.

Avant de mettre en place des entretiens individuels, l’employeur doit informer ses salariés. Il doit également réaliser une notification au CSE (Comité social et économique).
 

Quelles sont les 8 erreurs à éviter lors d'un entretien individuel ?

L’entretien individuel peut être un moment stressant pour le salarié ou pour le manager. Pour éviter les incompréhensions, voici les neuf erreurs principales à éviter :

1. Ne pas se préparer : l’entretien individuel ne s’improvise pas. Pour être efficace, vous devez avoir préparé les sujets à aborder et avoir réfléchi aux commentaires à faire. Pour vous aider, vous pouvez vous servir d’une trame d’entretien individuel fournie par votre équipe RH.
    
2. Manquer de ponctualité : l’entretien individuel est un moment privilégié. Pour montrer l’importance de ce temps, il est indispensable de réserver un créneau dans votre planning. Vous devez aussi vous assurer de ne pas être dérangé pendant l’échange.
    
3. Juger le salarié : l’entretien individuel n’a pas pour objet de juger le travail du salarié gratuitement. C’est la meilleure manière de braquer votre collaborateur. Le rendez-vous est un échange entre vous et lui. Il ne s’agit donc pas d’un procès ; les jugements de valeur ou les points de vue subjectifs sont à proscrire.
    
4. Ne pas donner de feedbacks constructifs : un collaborateur estimé est plus productif. N’oubliez pas de valoriser son travail grâce à des feedbacks constructifs. Concentrez-vous sur les points positifs. Choisissez d’évoquer les points négatifs du travail du salarié en proposant des actions à mettre en place (formation, suivi par un collaborateur expérimenté…).
    
5. Se focaliser sur les points faibles du collaborateur : il est important de ne pas mettre l’accent sur les défauts du collaborateur. Tout le monde en a. Il est important de comprendre le mode de fonctionnement du salarié pour optimiser sa productivité, son engagement.
    
6. Trop parler : n’oubliez pas, l’entretien individuel est un échange. Vous devez lui laisser la parole pour lui permettre d’exprimer son point de vue, de poser des questions.
    
7. Ne pas être à l’écoute : tous les salariés ne parviennent pas à parler aisément de leurs difficultés. Il est essentiel de les écouter avec attention pour déceler les problèmes, même s’ils ne sont pas exprimés avec clarté.
    
8. Ne pas conclure l’entretien : l’entretien individuel est un échange, mais c’est au manager de mener le rendez-vous. Vous fixez les différentes informations à évoquer au début, de plus, c’est à vous de clore l’échange en récapitulant vos discussions.

Qui doit mener l'entretien individuel ?

Nous venons de l’évoquer rapidement, c’est au manager de mener l’entretien individuel. Il doit :
 

• Fixer les étapes du rendez-vous.
• Dérouler les phases de l’entretien de façon fluide.
• Expliquer les attendus avec clarté.
• Préciser la suite donnée aux échanges.
• Clore le rendez-vous.

Il joue le rôle de maître de cérémonie, tout en laissant une place prépondérante à la parole du collaborateur. Le fait de fixer le plan de l’entretien individuel ne veut pas dire bloquer la discussion, mais la faciliter.
 

Quelle est la durée d'un entretien individuel ?

C’est à l’entreprise de fixer une durée moyenne de l’entretien individuel. Cela permet de prévoir une réunion dans l’agenda du manager, mais aussi du salarié. En moyenne, l’entretien individuel dure entre quarante minutes et une heure.

Malgré la durée fixée par l’employeur, le manager doit être prêt à consacrer un temps plus long s’il en détecte le besoin. Il peut fixer un rendez-vous plus long pour un salarié rencontrant des difficultés. Il doit également se tenir prêt à allonger la durée du rendez-vous en cours si le collaborateur évoque des sujets ou des problèmes non anticipés par le manager.
 

Que faire si le salarié est en désaccord avec l'évaluation de ses performances ?

À la fin de l’entretien, il peut arriver de clôturer le rendez-vous sur un désaccord entre le manager et le collaborateur. En cas de désaccord avec l’évaluation, le collaborateur peut formuler des commentaires écrits en réponse au compte-rendu. L’employeur n’a pas l’obligation de modifier l’évaluation, mais il doit joindre ces observations au dossier du salarié.

🥉Les trois points clés à retenir :
 

1. L’entretien individuel est un rendez-vous entre le manager et le collaborateur.
    
2. Il sert à évaluer les compétences du salarié, tout comme la réalisation des objectifs.
    
3. Pour être efficace, il doit être préparé par le manager.