Modèle de fiche de poste : Exemple Word gratuit à télécharger

Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?

Une fiche de poste est un document qui résume de manière concise les responsabilités, les tâches et les compétences requises pour un poste spécifique au sein d'une entreprise. Elle décrit les missions principales du collaborateur, ses objectifs et son rôle au sein de l'organisation. La fiche de poste permet de clarifier les attentes envers l'employé et facilite son intégration en lui donnant une vision claire de ses missions. Elle constitue également une référence importante lors des évaluations de performance et des processus de recrutement. En résumé, la fiche de poste est un outil essentiel pour assurer une meilleure gestion des ressources humaines au sein de l'entreprise.

Digitaliser la gestion des fiches de poste : Word ou logiciel RH

Utiliser un template Word pour rédiger une fiche de poste reste une solution simple et économique, adaptée aux TPE, PME ou aux entreprises gérant un nombre limité de postes. Elle permet une personnalisation rapide des documents, mais atteint vite ses limites dès que les volumes augmentent : échanges manuels, versions multiples et absence de suivi automatique. 

Le logiciel RH (SIRH) convient mieux aux entreprises de taille moyenne à grande ou aux organisations complexes. Il centralise les données, facilite la collaboration entre managers, RH et salariés, et automatise les mises à jour et validations. En intégrant l’ensemble des processus RH (recrutement, formation, évaluation, paie), il devient un outil de pilotage stratégique et durable pour les structures souhaitant se digitaliser.

Présentation de notre modèle de fiche de poste

Pour vous aider à réaliser des fiches de poste efficaces, vous trouverez ci-dessous un modèle de fiche de poste à télécharger. Ce modèle peut être adapté à votre organisation ou personnalisé selon vos couleurs ou logos. En utilisant ce modèle, vous êtes assuré :

• De gagner du temps ;
• D’inclure toutes les informations importantes dans vos fiches de poste ;
• De respecter les normes en vigueur.

Que vous soyez :

• En phase de recrutement, cherchant à formaliser les missions et compétences attendues pour le poste.
• En quête d'un support d'évaluation pour mieux gérer et suivre la carrière de vos collaborateurs.
• Ou désireux.se d'obtenir une connaissance plus fine de chaque poste afin d'identifier les perspectives d'évolution au sein de votre entreprise.

Notre modèle clé en main et personnalisable va vous permet de définir :

• les missions à prévoir pour le poste,
• le profil attendu pour la fonction (compétences, formations requises, ...),
• les conditions d'exercice du poste.

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Quelles sont les étapes pour rédiger une fiche de poste ?

Etape 1 : Collecte des informations : la première étape consiste à collecter toutes les informations pertinentes sur le poste en question. Cela peut inclure des entretiens avec le responsable hiérarchique, les collaborateurs actuels occupant le poste, ainsi qu'une analyse approfondie des responsabilités et des tâches associées.

Etape 2 : Identification des missions et des responsabilités : définissez clairement les missions principales du poste ainsi que les responsabilités qui lui sont associées. Cela permettra de délimiter le périmètre du poste et d'éviter tout chevauchement avec d'autres fonctions au sein de l'entreprise.

Etape 3 : Description des tâches et activités : énumérez de manière détaillée les tâches et les activités que le titulaire du poste devra accomplir au quotidien. Assurez-vous d'inclure les tâches clés qui contribuent à la réalisation des objectifs du poste.

Etape 4 : Compétences et qualifications requises : indiquez les compétences, les qualifications et les expériences nécessaires pour occuper le poste avec succès. Cela permettra de cibler le profil idéal lors des processus de recrutement.

Etape 5 : Relations professionnelles : mentionnez les interactions du titulaire du poste avec d'autres collaborateurs, les clients, les fournisseurs ou les partenaires. Cela aidera à comprendre le contexte dans lequel le poste évolue.

Etape 6 : Validation et mise à jour : une fois la fiche de poste rédigée, elle doit être validée par le manager direct et le service des ressources humaines, afin d’assurer la cohérence entre les attentes opérationnelles et la stratégie RH. Pour intégrer les évolutions du poste, recueillez les retours du salarié et de son encadrement, ajustez les missions et compétences si nécessaire, puis enregistrez la nouvelle version dans le SIRH de l’entreprise. Transmettez ensuite le document actualisé aux parties prenantes pour validation et conservez une trace de la date de mise à jour, afin de faciliter le suivi et les révisions futures.

Rédiger une fiche de poste : quelques conseils de la rédaction

La fiche est un véritable outil pour la société et chaque salarié, c'est un descriptif de poste. Elle doit donner un maximum d'informations tout en étant claire et concise. Les informations importantes doivent apparaître sans rentrer dans le détail. Le service RH doit donc déterminer les éléments essentiels à insérer et se tenir à ce qu'il a reçu lors de l'analyse. Enfin, il est primordial d'utiliser des verbes d'action pour présenter les compétences, les activités et le travail.

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Quels sont les éléments présents dans une fiche de poste ?

Chaque société fait apparaître ce qu'elle souhaite dans une fiche de poste. Plusieurs données peuvent être intéressantes pour décrire la mission des collaborateurs. Voici une liste non exhaustive du contenu :

• L'intitulé du poste : l'intitulé du poste fait référence au nom du poste dans l'organisation. Il s'agit d'un titre clair et concis qui reflète les responsabilités et les domaines d'expertise du titulaire du poste.
• La fiche fonction ou de métier qui correspond : la fiche fonction ou de métier fournit une description globale du poste, en mettant l'accent sur les compétences et les qualifications requises. Elle comprend généralement des informations sur les responsabilités principales, les tâches essentielles, les compétences techniques nécessaires et les qualifications académiques souhaitées.
• La position dans l'organisation : cette section précise la place du poste dans la structure hiérarchique de l'entreprise. Elle indique généralement à qui le titulaire du poste rend compte et quelles sont les personnes ou les équipes qui relèvent de lui.
• Les ou la mission du poste de travail : les missions du poste de travail décrivent les objectifs principaux et les résultats attendus du titulaire du poste. Il peut s'agir de responsabilités spécifiques, de projets à mener à bien, de résultats à atteindre ou de contributions attendues dans le cadre de l'organisation.
• Les activités et les tâches principales : cette section détaille les principales activités et tâches que le titulaire du poste devra effectuer régulièrement. Il peut s'agir de responsabilités opérationnelles, de tâches administratives, de gestion d'équipe, de coordination de projets, etc.
• Les moyens et les prérogatives : cette partie explique les ressources, les outils et les autorisations dont le titulaire du poste dispose pour accomplir ses missions. Il peut s'agir d'un budget dédié, d'un accès à des systèmes informatiques spécifiques, d'une autorité décisionnelle, etc.
• Les relations internes et externes : cette section décrit les interactions professionnelles du titulaire du poste tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation. Il peut s'agir de collaborer avec d'autres départements, de travailler en étroite collaboration avec des partenaires externes, de représenter l'entreprise lors d'événements, etc.
• Les conditions et le lieu de travail : ici, vous pouvez spécifier les conditions de travail liées au poste, telles que les horaires de travail, la disponibilité requise, les déplacements éventuels, le travail à distance, etc. Vous pouvez également mentionner le lieu de travail, qu'il s'agisse d'un bureau physique, d'un site spécifique ou d'une combinaison de différents lieux.
• Les compétences requises : dans cette section, vous pouvez énumérer les compétences, les connaissances et les qualifications nécessaires pour occuper ce poste. Cela peut inclure des compétences techniques, des compétences interpersonnelles, des qualifications académiques, des certifications spécifiques, etc.