Modèle de fiche de poste à télécharger

Les fiches de poste sont des outils essentiels pour la gestion des ressources humaines dans une entreprise. Elles permettent de définir clairement les objectifs et les responsabilités de chaque poste et d'aider les employés à comprendre ce qui est attendu d'eux.

Vous êtes à la recherche d'un moyen facile de créer des fiches de poste de qualité, pourquoi ne pas télécharger un exemple préétabli ?

En utilisant notre modèle de fiche de poste word, vous pouvez vous assurer que votre document inclut toutes les informations importantes et que votre fiche de poste est conforme aux normes et aux réglementations en vigueur.

Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?

Une fiche de poste est un document qui résume de manière concise les responsabilités, les tâches et les compétences requises pour un poste spécifique au sein d'une entreprise. Elle décrit les missions principales du collaborateur, ses objectifs et son rôle au sein de l'organisation. La fiche de poste permet de clarifier les attentes envers l'employé et facilite son intégration en lui donnant une vision claire de ses missions. Elle constitue également une référence importante lors des évaluations de performance et des processus de recrutement. En résumé, la fiche de poste est un outil essentiel pour assurer une meilleure gestion des ressources humaines au sein de l'entreprise.

Présentation de notre modèle de fiche de poste

Pour vous aider à réaliser des fiches de poste efficaces, vous trouverez ci-dessous un modèle de fiche de poste à télécharger. Ce modèle peut être adapté à votre organisation ou personnalisé selon vos couleurs ou logos. En utilisant ce modèle, vous êtes assuré :

De gagner du temps ;
D’inclure toutes les informations importantes dans vos fiches de poste ;
De respecter les normes en vigueur.

Que vous soyez :

En phase de recrutement, cherchant à formaliser les missions et compétences attendues pour le poste.
En quête d'un support d'évaluation pour mieux gérer et suivre la carrière de vos collaborateurs.
Ou désireux.se d'obtenir une connaissance plus fine de chaque poste afin d'identifier les perspectives d'évolution au sein de votre entreprise.

Notre modèle clé en main et personnalisable va vous permet de définir :

les missions à prévoir pour le poste,
le profil attendu pour la fonction (compétences, formations requises, ...),
les conditions d'exercice du poste.

Quelles sont les étapes pour rédiger une fiche de poste ?

Etape 1 : Collecte des informations : la première étape consiste à collecter toutes les informations pertinentes sur le poste en question. Cela peut inclure des entretiens avec le responsable hiérarchique, les collaborateurs actuels occupant le poste, ainsi qu'une analyse approfondie des responsabilités et des tâches associées.

Etape 2 : Identification des missions et des responsabilités : définissez clairement les missions principales du poste ainsi que les responsabilités qui lui sont associées. Cela permettra de délimiter le périmètre du poste et d'éviter tout chevauchement avec d'autres fonctions au sein de l'entreprise.

Etape 3 : Description des tâches et activités : énumérez de manière détaillée les tâches et les activités que le titulaire du poste devra accomplir au quotidien. Assurez-vous d'inclure les tâches clés qui contribuent à la réalisation des objectifs du poste.

Etape 4 : Compétences et qualifications requises : indiquez les compétences, les qualifications et les expériences nécessaires pour occuper le poste avec succès. Cela permettra de cibler le profil idéal lors des processus de recrutement.

Etape 5 : Relations professionnelles : mentionnez les interactions du titulaire du poste avec d'autres collaborateurs, les clients, les fournisseurs ou les partenaires. Cela aidera à comprendre le contexte dans lequel le poste évolue.

Etape 6 : Validation et mise à jour : une fois la fiche de poste rédigée, assurez-vous de la faire valider par les parties prenantes concernées. Il est également essentiel de mettre à jour régulièrement la fiche de poste en fonction des évolutions du poste et des besoins de l'entreprise.

Infographie des 6 étapes pour faire une fiche de poste

Rédiger une fiche de poste : quelques conseils de rédaction

La fiche est un véritable outil pour la société et chaque salarié, c'est un descriptif de poste. Elle doit donner un maximum d'informations tout en étant claire et concise. Les informations importantes doivent apparaître sans rentrer dans le détail. Le service RH doit donc déterminer les éléments essentiels à insérer et se tenir à ce qu'il a reçu lors de l'analyse. Enfin, il est primordial d'utiliser des verbes d'action pour présenter les compétences, les activités et le travail.

Quels sont les éléments présents dans une fiche de poste ?

Chaque société fait apparaître ce qu'elle souhaite dans une fiche de poste. Plusieurs données peuvent être intéressantes pour décrire la mission des collaborateurs. Voici une liste non exhaustive du contenu :

L'intitulé du poste : l'intitulé du poste fait référence au nom du poste dans l'organisation. Il s'agit d'un titre clair et concis qui reflète les responsabilités et les domaines d'expertise du titulaire du poste.
La fiche fonction ou de métier qui correspond : la fiche fonction ou de métier fournit une description globale du poste, en mettant l'accent sur les compétences et les qualifications requises. Elle comprend généralement des informations sur les responsabilités principales, les tâches essentielles, les compétences techniques nécessaires et les qualifications académiques souhaitées.
La position dans l'organisation : cette section précise la place du poste dans la structure hiérarchique de l'entreprise. Elle indique généralement à qui le titulaire du poste rend compte et quelles sont les personnes ou les équipes qui relèvent de lui.
Les ou la mission du poste de travail : les missions du poste de travail décrivent les objectifs principaux et les résultats attendus du titulaire du poste. Il peut s'agir de responsabilités spécifiques, de projets à mener à bien, de résultats à atteindre ou de contributions attendues dans le cadre de l'organisation.
Les activités et les tâches principales : cette section détaille les principales activités et tâches que le titulaire du poste devra effectuer régulièrement. Il peut s'agir de responsabilités opérationnelles, de tâches administratives, de gestion d'équipe, de coordination de projets, etc.
Les moyens et les prérogatives : cette partie explique les ressources, les outils et les autorisations dont le titulaire du poste dispose pour accomplir ses missions. Il peut s'agir d'un budget dédié, d'un accès à des systèmes informatiques spécifiques, d'une autorité décisionnelle, etc.
Les relations internes et externes : cette section décrit les interactions professionnelles du titulaire du poste tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation. Il peut s'agir de collaborer avec d'autres départements, de travailler en étroite collaboration avec des partenaires externes, de représenter l'entreprise lors d'événements, etc.
Les conditions et le lieu de travail : ici, vous pouvez spécifier les conditions de travail liées au poste, telles que les horaires de travail, la disponibilité requise, les déplacements éventuels, le travail à distance, etc. Vous pouvez également mentionner le lieu de travail, qu'il s'agisse d'un bureau physique, d'un site spécifique ou d'une combinaison de différents lieux.
Les compétences requises : dans cette section, vous pouvez énumérer les compétences, les connaissances et les qualifications nécessaires pour occuper ce poste. Cela peut inclure des compétences techniques, des compétences interpersonnelles, des qualifications académiques, des certifications spécifiques, etc.

Infographie des éléments à inclure dans une fiche de poste

FAQ : modèle fiche de poste

Quels sont les avantages d'utiliser une fiche de poste ?

La fiche de poste est un outil privilégié pour les équipes RH. Elle leur apporte plusieurs avantages.

Elle permet de lister précisément les besoins de la société en matière de ressources humaines. Elle constitue la liste complète des compétences nécessaires à l'entreprise pour fonctionner ;
Elle permet également de regrouper les compétences en fonction de l'organisation de la société. Les différentes fiches de poste sont des briques à agencer pour aboutir à la stratégie la plus performante. Grâce à ces documents, l'entreprise dispose d'un référentiel complet sur lequel fonder ses politiques d'entreprise ;
Elle offre la possibilité de diffuser des offres d'emploi claires et précises. De cette manière, vous êtes en mesure d'identifier plus facilement les candidats faits pour le poste. Le recruteur connaît exactement les compétences à rechercher. Les candidats, eux, peuvent identifier leurs points forts et leurs points faibles pour le poste facilement. Cela permet d'engager un échange transparent. Vous commencez, dès les entretiens à bâtir, une marque employeur positive.

Pour être réellement efficace, la fiche de poste doit être vue comme un outil de communication.

En interne, elle offre la possibilité d'exploiter pleinement l'expérience professionnelle de chaque collaborateurs ;
En externe, elle permet d'identifier les telents les plus compétents.

C'est donc un document à diffuser largement au sein de votre organisation ou au moment d'un recrutement.

Quelles sont les erreurs courrantes à éviter lors de la création d'une fiche de poste ?

La fiche de poste est là pour décrire le plus précisément possible un emploi dans l'entreprise. Ce doit être une description concrète des missions du salarié. Elle permet de décrire le poste aux candidats à l'embauche.

La première erreur à ne pas commettre en rédigeant une fiche de poste est de ne pas rentrer suffisamment dans les détails. La fiche de poste doit constituer une liste exhaustive des missions et des responsabilités du collaborateur au quotidien. Elle doit également décrire les prérequis nécessaires pour exercer la fonction (compétence, expérience, savoir-être). Pour compléter le document, il est enfin recommandé de décrire les relations entre le poste et les différents services de l'entreprise. Il est aussi possible d'y décrire la position hiérarchique au sein de la société ou les moyens financiers et humains mis à disposition.

La seconde erreur à éviter est de ne pas mettre à jour la fiche de poste en fonction de :

L'évolution de l'activité de l'entreprise ;
Les changements d'organisation ;
Les nouveaux besoins.

Un poste pour rester performant doit s'adapter à son environnement et aux changements de l'entreprise. Les missions ne peuvent pas être figées dans le temps. Il est donc essentiel de prévoir une revue périodique des fiches de postes.

Certains changements majeurs doivent aussi vous amener à modifier la fiche de poste :

Un changement dans le lieu d'exercice (déménagement d'entreprise, par exemple) ;
Un regroupement de plusieurs équipes au sein d'un même service ;
Une modification du supérieur hiérarchique.

Pour conserver tous les avantages de vos fiches de poste, il est important de ne jamais les laisser devenir obsolètes.

Quels sont les éléments à préparer en amont pour une fiche de poste ?

Pour écrire une fiche de poste efficace, il faut réaliser une préparation détaillée. Pour cela, il est tout d'abord nécessaire d'engager le dialogue avec toutes les parties prenantes.

Le salarié lui-même ;
Son manager ;
La direction ;
Les équipes RH.

Lister de manière exhaustive les missions du poste, les compétences nécessaires ou les qualités requises demande une réflexion poussée.

Pour réaliser votre fiche de poste, vous aurez besoin :

Des compétences attendues ;
Des savoirs-être nécessaires ;
Des différentes missions liées à la fonction ;
Des différents services interagissant avec le poste ;
Des spécificités de l'emploi (astreinte, travail en hauteur ou déplacements fréquents, par exemple)

Bon à savoir : Fiche de poste et convention collective

La fiche de poste est un outil «informel». Il n'est pas encadré par une réglementation. Toutefois, certaines conventions collectives ou certains accords d'entreprises peuvent prévoir des directives à suivre. Les équipes RH devront alors en tenir compte pour rédiger les fiches de poste.

Quelles sont les autres finalités d'une fiche de poste ?

Les fiches de poste ont un champ d'utilisation vaste. Elles ne sont pas réservées à l'élaboration de la stratégie d'entreprise en matière de ressources humaines ou au recrutement.

Tout d'abord, elles aident à fixer les objectifs stratégiques d'un poste pour donner un cap au salarié identifiable dès la prise de poste (ou même avant, au moment de l'embauche). L'employé sait clairement et précisément les tâches à accomplir. Il a une vision large et complète de son poste. Il dispose de meilleures clés pour :

Gérer son temps (il fait son travail uniquement et n'est pas chargé de missions attribuées à d'autres employés) ;
Connaître les limites de ses attributions ;
Identifier ses interlocuteurs privilégiés.

C'est d'ailleurs un outil intéressant pour éviter les conflits ou les litiges. Le périmètre de la fonction est connu de tous grâce à la fiche de poste. Il suffit de s'y référer pour aplanir les différends.

La fiche de poste offre aussi une base pour constituer une grille d'évaluation lors des entretiens professionnels annuels. Elle est en effet constituée d'indicateurs clairs pour obtenir des informations mesurables et évaluer la performance du salarié. Elle permet aussi d'engager une discussion entre le manager et le salarié sur les moyens ou l'aide dont il a besoin pour réussir ses missions. Enfin, la fiche de poste peut être le support adéquat pour identifier les formations nécessaires pour évoluer dans le poste ou au sein de l'entreprise.

Les fiches de poste peuvent également vous aider à faciliter la prévention des risques. Sa précision sur les missions à effectuer permet d'identifier les risques professionnels liés à un poste spécifique. Il est alors plus facile de hiérarchiser les risques et d'adopter des actions de prévention des risques.

Enfin, elle permet de gérer plus facilement la politique salariale de l'entreprise. Les équipes RH peuvent, en effet, utiliser les fiches de poste pour établir des comparaisons de salaire pour des postes similaires. Elles sont de bons indicateurs pour réduire les inégalités ou disposer d'arguments solides lors d'une négociation de salaire.

Quels logiciels utiliser pour créer une fiche de poste ?

Le service RH peut créer un modèle vierge qui peut servir pour toutes les fiches de postes. La création peut se faire sous Word, Excel. Des logiciels spécifiques existent également. Des modèles à télécharger sont aussi disponibles en ligne.

Créer un modèle de fiche de poste a de nombreux avantages pour la gestion interne d'une entreprise. Elle donne une vision claire, concise et objective des différents métiers et postes de travail. C'est un atout pour les ressources humaines et les collaborateurs.