Gagnez 50% de temps
sur la gestion des congés

Planifiée ou inopinée, une absence doit être gérée afin de ne pas entraver la bonne marche de l’entreprise et surtout sa productivité. Dans la même optique, chaque société doit s’assurer d’une gestion efficace du temps de travail de ses collaborateurs. Savoir en temps réel qui travaille, jusqu’à quand et pour faire quoi, est une préoccupation managériale qui incombe au DRH.

Gérer les absences

Certaines absences du collaborateur sont prévisibles et donc planifiables. Il s’agit de tous les congés annuels, congés payés mais aussi spéciaux : maternité, sans solde, pour examen, parental, etc.

Outre les congés légaux, rémunérés ou non, mais faciles à anticiper, d’autres événements peuvent être source d’absences plus ou moins longues. Les accidents du travail, le congé maladie et l'absence injustifiée font partie de cette deuxième catégorie. Inattendues, ces absences sont plus difficiles à gérer car elles nécessitent, soit un remplacement en interne (par un ou plusieurs salariés de l'entreprise), soit un appel à l’externe avec un CDD ou une mission d’intérim.

Quel que soit le cas de figure, la gestion des absences nécessite à minima la collecte des informations, des échanges avec les managers, une édition de plannings et une communication fiable des absences au responsable paie.

Gérer le temps de travail

La gestion du temps de travail proprement dit, est du ressort des services de ressources humaines. Ceux-ci doivent garantir le respect des obligations légales (temps de repos, 35 heures, heures supplémentaires, droits à congés, etc.) tout en répondant aux impératifs de rentabilité de l’entreprise et en préservant le climat social.

Les entreprises ont besoin de pouvoir mettre en adéquation leur charge de travail avec un effectif défini et mesuré. Ceci pour respecter à la fois les intérêts de leurs clients mais aussi de leurs collaborateurs.

Que ce soit sur une chaîne de production ou dans une activité en mode projet, pour connaître les ressources disponibles sur un site ou mesurer l’efficacité d’un salarié nomade, il est impératif de mesurer la productivité liée aux temps passés. A cette fin, les services de ressources humaines organisent la collecte et analysent les données qui permettront une vue croisée, globale et/ou détaillée des besoins, des ressources et des coûts.

Un outil de planification des absences et de mesure des temps

Aujourd'hui la nécessité d'un outil informatique pour gérer la complexité des différents temps de travail n’est plus contestée :

• Pour les gestionnaires RH et administratifs

Administrativement parlant, un tel outil permet, une fois les absences programmées ou constatées, un transfert rapide au logiciel de paie.

Pour ce qui concerne la productivité, il est possible de gérer plus finement le temps de travail et l'ensemble des variables attachées (retard, absentéisme,…).

• Pour les managers et salariés

Dans l’entreprise, un logiciel de gestion des congés, absences et temps de travail autorise une plus grande autonomie des collaborateurs qui peuvent consulter leur solde de congés pays, RTT, récupération, etc. quand ils le souhaitent.

Enfin, autre avantage et non des moindres, un outil informatisé permet aux responsables RH de partager la gestion des temps avec les managers. Dans un contexte de complexification des temps de travail et de grande exigence de performance, les responsables des Ressources Humaines ont plus que jamais, besoin de s’appuyer sur des outils pertinents et spécifiques, dédiés à la question.

La gestion des congés, absences et temps de travail avec Eurécia

En fonction des besoins de votre entreprise, Eurécia offre la possibilité de composer un outil de GTA sur-mesure.

• Présences et absences

Le module Congés & Absences du SIRH Eurécia permet une gestion fiable du planning des absences, avec un calcul automatique des droits à congés transférés au logiciel de paie.

Chacun à une visibilité sur le planning des équipes et ses droits individuels. Les workflows de validation permettent de fluidifier les processus faisant gagner un temps précieux aux managers comme au service administratif.

• Temps de travail

Le module Temps & Activités permet de comptabiliser les heures travaillées par les salariés, notamment les heures supplémentaires, travail exceptionnel, de nuit ou autres temps spéciaux pouvant donner droits à congés (RTT, récupération...) ou à une rémunération.

Ces informations sont automatiquement transférées dans le module Congés & Absences ou vers le logiciel de paie de l'entreprise.

Il propose une gestion analytique poussée afin de mesurer la performance et la rentabilité de l'entreprise.

• Planification des activités

Enfin, le module Planning permet de planifier les activités des équipes simplement, en rendant visible la disponibilité de chaque collaborateur (présence, disponibilité).