Module Congés & Absences

Gagnez 50% de temps
sur la gestion des congés

 

  2. Congés & Absences
Terminées les demandes de congés entre deux portes
ou sur post-it

 

 

gestion du temps en entreprise

Gagnez du temps
sur la gestion des congés

  • Salariés et managers autonomes dans la gestion quotidienne
  • Demande et validation des congés simples et rapides
  • Service RH moins sollicité par les équipes
Fiabiliser les processus de gestion

Fiabilisez
vos processus de gestion

  • Planning et solde de congés mis à jour en temps réel
  • Absences transférées au logiciel de paie sans ressaisie
  • Décompte automatique des titres restaurant
Améliorer le bien-être au travail

Améliorez le suivi
de l'absentéisme

  • Rapports personnalisables sur la durée, la fréquence et les motifs de congés
  • Visualisation des indicateurs RH : nombre de jours travaillés, taux d'absentéisme, etc.
Les salariés vont adorer avoir accès à leur solde de congés sans passer par le service RH !
Salarié

  • Consulte son solde de congés mis à jour en temps réel

  • Signale son absence en temps réel et à distance

Manager
  • Est alerté instantanément d'une nouvelle demande
  • Visualise le planning de son équipe
  • Valide les congés en toute simplicité
Service RH
  • Exporte les congés vers la paie et les titres restaurant
  • Personnalise et consulte les tableaux de bord RH

 

 

  • Un SIRH à la carte et évolutif

    Choisissez uniquement le(s) module(s) dont vous avez besoin pour composer votre logiciel sur-mesure. Entièrement paramétrable, le SIRH Eurécia s'adapte à vos règles de gestion administratives et comptables. Partenaire de la croissance de votre entreprise, Eurécia évoluera avec elle.

  • Une solution accessible et collaborative

    Trait d'union entre dirigeant, DRH, DAF, managers et collaborateurs, le SIRH Eurécia est accessible 24h/24 et 7j/7, sur ordinateur, tablette et mobile. En mode SaaS, la maintenance et les mises à jour de l'application sont automatiques.

  • Un logiciel RH fiable et sécurisé

    Sur le marché depuis plus de 13 ans, Eurécia compte 120 000 clients-utilisateurs au sein de 1 400 entreprises. La sécurité et la confidentialité de vos données sont garanties.
IDTGV : client Eurécia
BNP Paribas : client Eurécia
Chronodrive : client Eurécia
20 Minutes : client Eurécia

Ils ont fait le choix de la simplicité

Plus de 1400 entreprises, administrations et associations, de toutes tailles et de tous secteurs d'activités, ont choisi Eurécia pour leur gestion RH.

Aurélie Piat
Responsable Paie & ADP - Videlio

L'équipe projet a été fantastique avec nous ! Ils ont adapté le logiciel à nos besoins et ça a vraiment fait la différence.

Thierry Decloquement
Directeur Général - DG Diffusion

Notre 1er critère pour choisir un SIRH c'était la simplicité.

Pour nous, ça n'était pas négociable.

Vous avez d'autres questions sur le module Congés & Absences ?

 

Fonctionnalités
FAQ Congés & Absences

 

 

Planning Congés et Absences : informations et détails

Une gestion des congés adaptée à tous types de structures

Au sein d'une PME ou d'une filiale d'un grand compte, vous gérez entre 20 et 5000 collaborateurs. Vous souhaitez améliorer et optimiser la gestion administrative de vos salariés et de vos équipes. Vous voulez structurer, simplifier et automatiser simplement vos processus RH.

La solution Eurécia de gestion des congés et absences vous permet de fluidifier et de fiabiliser en quelques jours le processus de pose, de suivi et de gestion des congés et absences de vos collaborateurs, de la demande de congés elle-même jusqu'à la bascule des données vers la paye. Sans oublier la mise à jour automatique de votre planning congés et, en option, le décompte des titres restaurant à commander.

Le processus de gestion des demandes d'absences est structuré, contrôlé et le transfert des informations optimisé. Le workflow de validation (jusqu'à 5 niveaux possibles), facile à paramétrer, vous permet de coller directement à la structure et à l'organisation de vos équipes.

Vos compteurs et soldes de congés payés, RTT, heures de récupération (ou autres : tous les types d'absences sans exception peuvent être gérés) sont mis à jour automatiquement. De même, votre planning congés, toujours juste et à jour est consultable par tous en temps réel.

En fin de mois, vous exportez automatiquement et en un clic les données absences vers la paye après avoir si nécessaire renseigné les éléments variables de paie par catégorie de salariés (heures supplémentaires, primes, commissions, entrées/sorties, augmentations de salaire, indemnités, avances sur frais, avantages en nature, avantages voiture, remboursement carte orange, frais de déplacements ...). Cela fonctionne dans tous les cas de figure : que votre paye soit gérée en interne ou externalisée, auprès d'un prestataire spécialisé ou de votre expert-comptable.

Le planning congés : un gain de temps et d'exactitude

Plus aucune ressaisie, ni de copier-coller, ni de relances de vos managers pour récupérer quelques feuilles volantes ou demandes oubliées, sinon perdues.

Terminés les risques d'erreur, les manipulations Excel tortueuses. Vos tâches administratives les plus répétitives et les moins intéressantes sont automatisées.

 

Un logiciel de gestion des congés utile pour tous

Votre équipe RH soulagée des tâches les plus répétitives

Qu'ils travaillent à temps plein ou à temps partiel, qu'ils soient en CDI ou en CDD, stagiaires ou en contrat de professionnalisation, vos collaborateurs n'appellent plus pour savoir combien de jours il leur reste à prendre, s'ils peuvent prendre ou non des congés par anticipation ou sans solde, si le lundi de Pentecôte est un jour férié ou s'il est à décompter, etc. L'information exacte leur est fournie en ligne.

Vous pouvez gérer vos congés payés en jours ouvrés, en jours ouvrables ou en heures, que ce soit en France, en Belgique, en Angleterre, en Suisse, en Côte d'Ivoire, en Afrique du Sud, aux USA ou en Chine. Vous pouvez aussi définir tous les types d'absences que vous souhaitez et les paramétrer en fonction de votre mode de fonctionnement et de vos contraintes légales, de vos habitudes ou obligations.

Si vos salariés bénéficient de titres de restauration (Tickets restaurant, Chèques de table, Chèques déjeuners ou Chèque restaurant), votre logiciel calcule automatiquement (en option) le nombre de jours à décompter en fonction du nombre de jours travaillés dans le mois, des absences et des éventuels repas du midi qui auraient pu être remboursés au titre des notes de frais. Les commandes de TR vers votre fournisseur préféré peuvent également être automatisées.

Une vision globale de l'activité de vos équipes

À chaque instant, votre tableau de bord RH vous donne une synthèse (tableaux et graphiques) et vous permet de suivre en 1 clic l'évolution de vos effectifs, de votre masse salariale, de faire un point sur les forfaits jours.

Si nécessaire, vous pouvez également aller plus loin et simplifier toujours plus la gestion administrative des dossiers de vos salariés : visites médicales, formations, DIF, contrats de travail et avenants (avec mise en place d'alertes automatiques pour être sûr de ne pas oublier les échéances importantes), entrées et sorties, entretiens annuels habilitations, état civil, etc.

Vos managers sont plus efficaces

Vos managers (directeurs de division ou de business unit, responsables d'équipes ou de services) se concentrent sur le coeur de leur métier et des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise. En effet, l'automatisation des circuits de demandes et de validation des congés, intégrant les contraintes RH et un planning toujours à jour, leur libère autant de temps et de disponibilité pour votre cœur de métier.

De la même manière, vos collaborateurs, libérés des lourdeurs administratives, gagnent en autonomie, en fiabilité, en souplesse, en transparence et en confiance.

 

Planifiée ou inopinée, une absence doit être gérée afin de ne pas entraver la bonne marche de l’entreprise et surtout sa productivité. Dans la même optique, chaque société doit s’assurer d’une gestion efficace du temps de travail de ses collaborateurs. Savoir en temps réel qui travaille, jusqu’à quand et pour faire quoi, est une préoccupation managériale qui incombe au DRH.

Gérer les absences

Certaines absences du collaborateur sont prévisibles et donc planifiables. Il s’agit de tous les congés annuels, congés payés mais aussi spéciaux : maternité, sans solde, pour examen, parental, etc.

Outre les congés légaux, rémunérés ou non, mais faciles à anticiper, d’autres événements peuvent être source d’absences plus ou moins longues. Les accidents du travail, le congé maladie et l'absence injustifiée font partie de cette deuxième catégorie. Inattendues, ces absences sont plus difficiles à gérer car elles nécessitent, soit un remplacement en interne (par un ou plusieurs salariés de l'entreprise), soit un appel à l’externe avec un CDD ou une mission d’intérim.

Quel que soit le cas de figure, la gestion des absences nécessite à minima la collecte des informations, des échanges avec les managers, une édition de plannings et une communication fiable des absences au responsable paie.

Gérer le temps de travail

La gestion du temps de travail proprement dit, est du ressort des services de ressources humaines. Ceux-ci doivent garantir le respect des obligations légales (temps de repos, 35 heures, heures supplémentaires, droits à congés, etc.) tout en répondant aux impératifs de rentabilité de l’entreprise et en préservant le climat social.

Les entreprises ont besoin de pouvoir mettre en adéquation leur charge de travail avec un effectif défini et mesuré. Ceci pour respecter à la fois les intérêts de leurs clients mais aussi de leurs collaborateurs.

Que ce soit sur une chaîne de production ou dans une activité en mode projet, pour connaître les ressources disponibles sur un site ou mesurer l’efficacité d’un salarié nomade, il est impératif de mesurer la productivité liée aux temps passés. A cette fin, les services de ressources humaines organisent la collecte et analysent les données qui permettront une vue croisée, globale et/ou détaillée des besoins, des ressources et des coûts.

Un outil de planification des absences et de mesure des temps

Aujourd'hui la nécessité d'un outil informatique pour gérer la complexité des différents temps de travail n’est plus contestée :

  • Pour les gestionnaires RH et administratifs

Administrativement parlant, un tel outil permet, une fois les absences programmées ou constatées, un transfert rapide au logiciel de paie.

Pour ce qui concerne la productivité, il est possible de gérer plus finement le temps de travail et l'ensemble des variables attachées (retard, absentéisme,…).

  • Pour les managers et salariés

Dans l’entreprise, un logiciel de gestion des congés, absences et temps de travail autorise une plus grande autonomie des collaborateurs qui peuvent consulter leur solde de congés pays, RTT, récupération, etc. quand ils le souhaitent.

Enfin, autre avantage et non des moindres, un outil informatisé permet aux responsables RH de partager la gestion des temps avec les managers. Dans un contexte de complexification des temps de travail et de grande exigence de performance, les responsables des Ressources Humaines ont plus que jamais, besoin de s’appuyer sur des outils pertinents et spécifiques, dédiés à la question.

La gestion des congés, absences et temps de travail avec Eurécia

En fonction des besoins de votre entreprise, Eurécia offre la possibilité de composer un outil de GTA sur-mesure.

  • Présences et absences

Le module Congés & Absences du SIRH Eurécia permet une gestion fiable du planning des absences, avec un calcul automatique des droits à congés transférés au logiciel de paie.

Chacun à une visibilité sur le planning des équipes et ses droits individuels. Les workflows de validation permettent de fluidifier les processus faisant gagner un temps précieux aux managers comme au service administratif.

  • Temps de travail

Le module Temps & Activités permet de comptabiliser les heures travaillées par les salariés, notamment les heures supplémentaires, travail exceptionnel, de nuit ou autres temps spéciaux pouvant donner droits à congés (RTT, récupération...) ou à une rémunération.

Ces informations sont automatiquement transférées dans le module Congés & Absences ou vers le logiciel de paie de l'entreprise.

Il propose une gestion analytique poussée afin de mesurer la performance et la rentabilité de l'entreprise.

  • Planification des activités

Enfin, le module Planning permet de planifier les activités des équipes simplement, en rendant visible la disponibilité de chaque collaborateur (présence, disponibilité).

 

Comment choisir un logiciel de congés et absences ?

 

Selon la taille de votre entreprise  Combien d’utilisateurs sont prévus ? Vous faut-il une solution pour TPE, PME ou grande entreprise ? Les grandes entreprises auront certainement besoin d’un outil de congés sur-mesure/premium, alors que les petites sociétés se satisferont plus facilement d’un logiciel de gestion des congés clé en main, à moindre prix, voire d'une solution gratuite.
Selon votre budget 

Certains rechercheront une solution gratuite (basée sur Excel, de l’Open Source…), tandis que d’autres auront un budget plus important à allouer, afin d’obtenir toutes les fonctionnalités nécessaires à l’optimisation de leur quotidien RH (automatisation, dématérialisation, interconnectivité…).

Généralement, dans le cadre d’une solution SIRH payante, comprenant un module de gestion des congés, il faut compter une soixantaine d’euros par mois.

Votre entreprise grandit ? Pas de panique, les logiciels SIRH sont évolutifs, et le tarif dégressif ! 
Selon vos besoins Les logiciels de gestion des congés ont tous des avantages propres : pour trouver celui qui vous convient, il faudra déterminer quelles sont les règles de gestion et fonctionnalités primordiales pour votre entreprise. Quels workflows sont possibles, quels types de congés sont gérés, quels exports des données sont possibles, et vers quels logiciels ?
Selon les fonctionnalités complémentaires Les logiciels de congés sous forme de SIRH font partie d’un ensemble de solutions (notes de frais, gestion des temps…) dont certaines peuvent être complémentaires à la gestion des congés. Avant de choisir un logiciel de congés, décidez de quelles fonctionnalités annexes vous pourriez avoir besoin : synchronisation des congés avec le planning du salarié (Logiciel de gestion des plannings), envoi des heures de récupération vers le solde de congés (Logiciel de gestion des temps), envoi des informations vers la paie…
 

Quels sont les avantages d'un logiciel de congés et absences ?

 

Avantage Impact
Autonomie des salariés dans la prise des congés Gain de temps pour les managers et le service RH, qui sont moins sollicités
Compteurs de congés dématérialisés et mis à jour en temps réel

Fiabilisation des soldes de congés
Transfert des congés et absences à la paie Des fiches de salaire fiables et à jour, sans ressaisir d’informations
Gestion des EVPs (titres restaurant…) Diminution du risque d’erreurs pénalisantes en cas de contrôle
Tableaux de bord RH Amélioration du suivi de l’absentéisme

 

Retrouvez notre dossier sur la gestion des Congés et Absences