Planning de présences : Modèle Excel gratuit à télécharger

Le planning de présence permet de visualiser la disponibilité effective des collaborateurs sur une période donnée. Il aide à :

• Organiser les remplacements, congés et absences imprévues
• Assurer la continuité d’activité
• Mieux piloter la charge de travail
• Répondre aux obligations de suivi du temps de travail

C’est un outil central de coordination, utile autant aux RH qu’aux managers opérationnels.

Un bon planning de présence doit permettre de suivre clairement qui est présent ou absent chaque jour, sans ambiguïté. Pour cela, il doit contenir au minimum :

• La liste des collaborateurs suivis (nom, prénom, service ou équipe)
• Un repérage par jour ou par semaine, selon la période suivie
• Un système de marquage simple : par exemple, "P" pour présent, "CP" pour congé payé, "TT" pour télétravail, etc. Idéalement, ce système est associé à une légende ou à des couleurs pour faciliter la lecture
• Des totaux automatiques, pour comptabiliser facilement le nombre de jours travaillés, d’absences, ou de télétravail par personne

Ce type de fichier ne nécessite pas de structure complexe, mais il doit rester lisible, fiable et facile à mettre à jour pour éviter les erreurs ou les oublis.

Le planning de présence enregistre les jours où un salarié est effectivement présent, absent ou en congé. Le planning de travail, lui, indique les horaires prévisionnels : plages de travail prévues, pauses, roulements d’équipe…

Autrement dit :

• Planning de travail = projection
• Planning de présence = réalité constatée

Les deux peuvent être complémentaires, mais ne remplissent pas la même fonction RH.

La loi n’impose pas l’usage d’un planning de présence en tant que tel. En revanche, le Code du travail exige que l’employeur soit en mesure de justifier le temps de travail effectif des salariés, notamment en cas de contrôle.

• Article L3171-4 : l’employeur doit fournir tous documents permettant de comptabiliser le temps de travail.
• Article D3171-8 : une traçabilité quotidienne est obligatoire pour les salariés à temps partiel.

Un planning de présence bien tenu, même sous Excel, répond concrètement à cette exigence et permet de prévenir les litiges ou redressements.

Excel reste une solution simple et gratuite pour les petites structures. Mais si vous rencontrez l’un des cas suivants :

• Planning partagé difficilement entre plusieurs managers
• Erreurs fréquentes ou doublons
• Difficultés à suivre les compteurs d’heures et d’absences
• Obligation de produire des rapports consolidés

… alors il est temps d’envisager un logiciel de gestion RH dédié, avec workflow de validation, alertes automatiques et synchronisation avec la paie.