Planning télétravail : Modèle Excel gratuit à télécharger

Qu'est-ce qu'un planning de télétravail ?

Le télétravail apporte de nombreux bienfaits pour la vie de l’entreprise. 

• Meilleur équilibre vie personnelle/vie professionnelle ;
• Flexibilité ;
• Engagement et fidélisation des salariés. 

Il pose aussi plusieurs problématiques. 

• Gestion des bureaux ;
• Respect des règles de sécurité ;
• Traçabilité des jours de télétravail ;
• Bonne communication de l’équipe.

Tenir un planning de télétravail sur Excel facilite l’organisation de l’entreprise. Connaître les présences sur site et les salariés en télétravail au jour le jour permet de pallier une multitude de soucis de gestion.

 
Pour le manager : 

• Il peut mettre en place des actions pour mieux piloter son équipe ;
• Il maintient un lien de communication adapté avec tous ses salariés ; en télétravail ou en présentiel ;
• Il anticipe les présences pour s’assurer de la disponibilité des places ;
• Il organise les réunions d’équipe en fonction des statuts de ses différents collaborateurs.

Pour le salarié : 

• Il a la possibilité de recréer un rythme de travail facilement ;
• Il connaît le statut de ses collègues pour lui permettre de communiquer correctement. 

Le planning de télétravail est un outil de gestion. Il vise à connaître en temps réel, le statut de chaque collaborateur : en télétravail ou au bureau. Le planning doit permettre d’anticiper les besoins. Il indique donc les futurs jours de présentiel sur une semaine, un mois ou un trimestre. Il peut également servir à assurer la traçabilité du télétravail déjà effectué.

Le planning de télétravail permet également à l’entreprise de faire respecter sa charte télétravail. Il permet de suivre :

• Le nombre de jours de télétravail effectué ;
• La localisation du salarié pendant le télétravail ;
• Les horaires de travail ;
• Les missions réalisées. 
   

Découvrez notre modèle de planning de télétravail

Le flex office a été mis en place au sein de votre entreprise et vous souhaitez avoir une vision globale des jours de présence et de télétravail de vos collaborateurs ?

Téléchargez notre modèle de planning et suivez facilement les jours de télétravail (et autres absences) au sein de votre entreprise :

• Organisez le suivi du télétravail et des jours de présence sur site
• Visualisez rapidement le planning de vos collaborateurs

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Comment créer un planning de télétravail sur Excel ?

Pour créer votre propre planning de télétravail, il est important de commencer par faire un état des lieux de vos besoins.

• Nombre de collaborateurs à suivre ;
• Salariés ayant accès au fichier Excel du planning ;
• Temporalité nécessaire du suivi (semaine, mois, année…) ;
• Informations fournies par le planning : télétravail, présentiel… 

Il est ensuite nécessaire de choisir le format sur lequel réaliser votre planning : papier, fichier Word, fichier Excel, logiciel de planning. Le fichier Excel permet d’obtenir rapidement et gratuitement un planning à utiliser. 

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour créer un planning de télétravail simple et efficace.

• Une vue à long terme permet d’anticiper les besoins (organisation des réunions d’équipe, nombre de place de bureaux nécessaires, par exemple) ;
• Pour garder une certaine flexibilité, il est recommandé de donner la possibilité aux collaborateurs de modifier leurs jours de télétravail d’une semaine sur l’autre ;
• Chaque salarié doit faire l’objet d’une ligne du tableur ;
• Les informations du planning de télétravail peuvent être réutilisées pour compléter un planning global sur la présence ou l’absence des salariés (télétravail, arrêt maladie, congé payé, etc.). En centralisant les données, vous éviterez les confusions sur la présence, le télétravail ou l’absence des employés.

Pour faciliter l’utilisation du planning de télétravail, il est préférable de le rendre accessible à tous. Pour cela, il est possible de l’archiver sur un serveur commun. Afin d’éviter les modifications impromptues ou les erreurs, vous pouvez le laisser en accès libre en mode lecture. Seuls les managers peuvent recevoir la possibilité d’éditer le planning en fonction des demandes de leurs équipes. 

Vous n’avez pas le temps de créer votre propre planning de télétravail ? Téléchargez notre modèle de planning de télétravail. 

Grâce à son format Excel, vous pouvez le personnaliser facilement. Vous pouvez y insérer votre logo et les couleurs de votre entreprise pour l’intégrer dans la charte graphique définie par le service communication. 

Vous pouvez également insérer les informations propres à votre structure ou à votre organisation (astreinte, travail de nuit, déplacement professionnel, etc.).  
 

Quels sont les éléments à inclure dans un planning de télétravail ?

Le planning de télétravail sous format Excel prend la forme d’un tableau. Chaque ligne correspond à un collaborateur. Chaque colonne est un jour. 

Le tableau doit disposer des informations suivantes. 

• L’identification du collaborateur : prénom, nom, matricule, établissement, équipe ;
• Le jour. 

Un code couleur ou sous forme de symbole permet ensuite d’indiquer dans chaque case le statut du salarié : télétravail d’une journée, télétravail d’une demie journée, présentiel. La légende doit figurer dans le fichier Excel. Il est possible d’inclure une notice d’utilisation dans un deuxième onglet du fichier Excel. Il est aussi recommandé de faire figurer un résumé de la légende sous le tableau Excel. De cette manière, il est possible de consulter et comprendre le tableau rapidement.

Il est également possible d’inclure les données suivantes : 

• Les coordonnées du salarié. De cette manière, chaque collègue sait comment le joindre lorsqu’il est en télétravail ou s’il est au bureau ;
• Les horaires de travail ;
• Le lieu où est effectué le télétravail (résidence principale, coworking, à l’étranger, etc.) ;
• Les jours où il est obligatoire d’être dans les locaux de l’entreprise ;
• Commentaire spécifique (déplacement, horaire de disponibilité pour un appel, etc.) ;
• Les missions réalisées ;  
• Demande de télétravail et validation du manager. 

En ajoutant des données, le manager pourra plus facilement obtenir des statistiques sur le télétravail.

• Nombre de jours de télétravail par employé ;
• Proportion de télétravailleurs dans l’équipe ;
• Taux d’occupation des bureaux ;
• Productivité en télétravail.