Logiciel de pointage en ligne

Le logiciel de pointage est un outil qui vous permet de visualiser les heures de présence et d'absence de vos salariés. Le suivi s'effectue grâce à l'utilisation d'un système de pointage mécanique ou en entrant les informations manuellement dans un logiciel dédié. Il vous permet de faciliter le contrôle du temps de travail, tout comme le suivi des absences.

Un logiciel de ce type permet à l'entreprise de se débarrasser des feuilles de temps en papier. De plus, cela entraîne une réduction de l'utilisation de papier, ce qui est positif pour la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Par ailleurs, l'utilisation d'un logiciel de pointage va vous permettre de gagner du temps à tous les niveaux. En effet, cet outil est bénéfique pour toutes les équipes, car les employés pourront plus facilement renseigner leur temps d'arrivée ou de départ, en un clic. De plus, le manager pourra facilement repérer les anomalies et se renseigner rapidement auprès du salarié, afin de corriger les erreurs. En outre, le service RH disposera automatiquement des données concernant le nombre de jours travaillés, les jours de congé, ainsi que les jours d'absence, ce qui va lui faire gagner du temps lors de l'élaboration des paies.

L'utilisation d'un logiciel de pointage dans une entreprise permet une meilleure gestion du temps de travail. Elle facilite le suivi régulier des données, grâce à un tableau de bord simplifié qui vous donne une vue à 360° des horaires de travail de vos collaborateurs. Avec ce logiciel, vous allez pouvoir avoir une vision claire concernant :

• Les heures travail effectuées par chacun de vos collaborateurs ;
• Les anomalies de pointage (oublis de pointage, par exemple) ;
• Les congés et les absences.

Grâce au logiciel de pointage proposé par Eurécia, vous aurez une gestion optimale des présences et des absences de vos collaborateurs. Vous serez alerté en cas d'absence imprévue. Cela vous permettra de réagir plus vite et de pouvoir clarifier immédiatement la situation avec le salarié. Par ailleurs, les données peuvent être utilisées par les autres équipes, comme par le service RH, par exemple. La compatibilité du logiciel avec les autres modules de l'offre RH proposée par Eurécia, vous permet d'optimiser son utilisation. En effet, le service RH aura accès aux données nécessaires pour les paies, comme le nombre de jours travaillés, ainsi que le nombre de jours de congé et d'absence des collaborateurs. Les données peuvent être automatiquement reportées lors de la réalisation des paies. Cela est un gain de temps considérable pour le service RH, chaque mois.

Chaque entreprise est confrontée à une problématique unique. La rédaction préalable d’un cahier des charges exhaustif est un bon réflexe, qui permet d’aborder les spécificités liées aux horaires flexibles, à la prise en compte des employés à temps partiel ou encore à la gestion des heures supplémentaires. Eurécia vous accompagne dans cette démarche, en vous proposant une solution toujours adaptée à vos besoins.

Un logiciel de pointage doit être envisagé comme une pièce d'un ensemble plus vaste. Sa capacité à échanger avec d'autres outils, tels que votre logiciel de paie ou de gestion des congés, est fondamentale. Cela permet d’assurer une cohérence des données et évite les redondances ou les erreurs manuelles.

La formation au cœur du succès

Les sessions de formation sont utiles pour faire découvrir le logiciel aux équipes. Elles couvrent des concepts de base comme l’enregistrement des horaires, mais aussi des concepts plus avancés comme l'exploitation des données, la génération de rapports ou la configuration des alertes et notifications.

Une interface utilisateur intuitive

Au cœur de tout système de pointage performant se trouve une interface utilisateur conçue pour la simplicité. Les collaborateurs peuvent, sans difficulté, enregistrer leurs heures de début et de fin de travail, qu'ils soient au bureau ou en déplacement. Cette simplicité se traduit par une réduction des erreurs et des oublis, garantissant ainsi l'intégrité des données recueillies.

Des notifications et des alertes en temps réel

Les imprévus sont monnaie courante en entreprise. Un système de pointage d'excellence est capable de détecter les anomalies, telles que les retards ou les oublis de badgeage, et d'en informer immédiatement le manager ou le service RH. Ces notifications permettent une réactivité accrue, aidant ainsi à résoudre rapidement les éventuels soucis.

Un tableau de bord analytique

Ce tableau de bord est complet et compréhensible. Il offre une vue d'ensemble des données de pointage, des tendances en matière de présence, des absences récurrentes, et bien plus encore. Ces insights permettent une prise de décision éclairée en matière de gestion des ressources humaines.

Si un secteur de l'entreprise présente un taux d'absentéisme inhabituellement élevé ou si un employé particulier présente des irrégularités dans ses horaires, le tableau de bord doit permettre d’identifier ces anomalies, afin d’ouvrir la voie à une action rapide et ciblée.

La comptabilité

Un système de pointage ne fonctionne pas de façon indépendante. Sa capacité à s'intégrer de manière fluide avec d'autres outils RH, tels que les logiciels de paie ou de gestion des congés, est vitale. Cette symbiose garantit non seulement un gain de temps considérable pour les équipes RH mais aussi une assurance de la précision des données traitées.

La flexibilité

Il n'est plus rare de voir des équipes dispersées géographiquement, des employés travaillant depuis le confort de leur domicile, d'autres depuis des espaces de coworking. Cette diversité de modes opératoires exige des outils capables de répondre à des besoins variés et parfois très spécifiques.

La flexibilité n'est pas juste une réponse à la diversité des modes opératoires des entreprises d'aujourd'hui, elle en est le moteur. Et dans cette dynamique, le système de pointage se doit d'être à la fois polyvalent, intuitif et en phase avec les besoins actuels des organisations.

Le système idéal est celui qui s'adapte, offrant des solutions de pointage en ligne, à travers des applications mobiles ou des interfaces web.

Les avantages du logiciel de pointage proposé par Eurécia sont nombreux. Tout d'abord, il vous permet de réaliser une gestion simplifiée, concernant les temps de présence et d'absence de vos salariés. En effet, grâce au tableau de bord, vous aurez une vision stratégique des horaires effectués par vos collaborateurs. La gestion des temps est donc grandement simplifiée, car les informations sont centralisées. Cela rend son suivi plus simple que lorsque les collaborateurs remplissent des feuilles d'heures en papier, transmises de manière hebdomadaire ou mensuelle.

Par ailleurs, avec l'offre RH proposée par Eurécia, vous pouvez toujours personnaliser les paramètres selon vos préférences, afin que l'outil corresponde au mieux à vos besoins. Concernant le logiciel de pointage, vous pouvez, d'une part, augmenter le temps de tolérance de la plage horaire prévue (5 minutes, 10 minutes, ou plus), afin d'adapter au mieux le logiciel à vos habitudes. D'autre part, vous pouvez fonctionner avec un système de badgeage mécanique, ou non. Dans le dernier cas, vos salariés peuvent signaler leur arrivée et leur départ directement sur le logiciel, en un clic, ou même via l'application mobile.

Par ailleurs, le logiciel de pointage proposé par Eurécia vous permet de réaliser des calculs automatiquement, en fonction des heures supplémentaires renseignées par vos collaborateurs. De ce fait, le suivi des heures majorées est plus aisé avec l'utilisation de cet outil. Grâce à sa compatibilité avec les autres logiciels, il vous permet de transférer les informations nécessaires, pour optimiser la réalisation des paies. C'est donc un gain de temps important pour le service RH, car l'ensemble des données sera à portée de main, instantanément. Le report automatique des informations d'un module à l'autre est un atout majeur. Cette fonctionnalité permet d'éviter d'éventuelles erreurs de frappe, mais fait surtout gagner un temps considérable, chaque mois.

Un logiciel de pointage est un outil qui fonctionne soit avec un système de pointeuse badgeuse mécanique, soit avec l'utilisation d'un logiciel en ligne. Le salarié n'a qu'à indiquer son arrivée et son départ, en choisissant une des options de badgeage (mécanique ou virtuelle). Le logiciel d'Eurécia propose un outil en ligne qui permet à vos équipes de pointer en ligne sur le logiciel ou même via l'application mobile.

De plus, en cas d'anomalie, vous êtes mis au courant via le logiciel. Si un salarié n'a pas badgé pendant la période d'arrivée prévue, vous allez recevoir une notification pour cause d'absence non prévue. Il vous sera donc plus simple de suivre les absences de vos salariés, ou de corriger les erreurs de pointage. En effet, grâce à la vision globale que vous pouvez voir sur le tableau de bord du logiciel, le suivi est grandement facilité. Le manager pourra, grâce à la vue d'ensemble, repérer les éléments à corriger ou les oublis.

Pour éviter les erreurs avec un logiciel de pointage, il vous faudra communiquer avec vos équipes. Lorsque vous aurez décidé d'intégrer le logiciel de pointage proposé par Eurécia au sein de votre entreprise, vous devrez former vos collaborateurs à son utilisation. Rassurez-vous, le logiciel est intuitif, donc très facile à prendre en main. Que vous utilisiez une pointeuse mécanique ou non, vous devez former vos salariés afin qu'ils comprennent les enjeux de l'utilisation de cet outil. Présentez-leur les avantages de cet outil, en leur faisant une démonstration pour leur montrer comment utiliser le logiciel et la pointeuse, le cas échéant. Vos collaborateurs seront sûrement rassurés de savoir qu'ils peuvent indiquer leurs heures d'arrivée et de départ par différents moyens : le badge, sur le logiciel via un ordinateur, ou encore via l'application mobile.

Par ailleurs, pour les nouvelles recrues, vous pourrez intégrer ces explications dès leur arrivée afin d'optimiser d'onboarding de votre entreprise. De plus, vous pouvez aussi créer une procédure d'utilisation afin de rassurer vos collaborateurs, cela vous permettra de consolider l'intégration de ce nouvel outil au sein de votre entreprise.

Pour optimiser son utilisation, n'hésitez pas à vous référer au tableau de bord, qui vous permet de repérer les anomalies. Ainsi, vous pourrez demander la correction d'éventuelles erreurs de pointage, ou d'oublis. Les notifications envoyées par le logiciel vous permettront d'être alerté immédiatement lorsqu'un salarié n'a pas pointé pendant la plage horaire prévue.

Pour utiliser un logiciel de pointage pour le télétravail, vous pourrez facilement intégrer le logiciel d'Eurécia au sein de votre entreprise. Cet outil intuitif et collaboratif vous propose de renseigner les temps d'arrivée et de départ, soit dans le logiciel via un ordinateur, soit via l'application mobile, ou avec l'utilisation d'un système de badge. L'adaptabilité de notre logiciel est idéale, notre outil s'adapte à vos besoins.

Pour un collaborateur qui travaille depuis son domicile, il ne pourra pas utiliser la pointeuse mécanique, car cette dernière sera installée dans les locaux de votre entreprise. Cependant, Eurécia a tout prévu. En effet, un salarié qui effectue des heures en télétravail à son domicile, pourra aussi indiquer ses horaires en temps réel, sur le logiciel. Notre logiciel de pointage est utilisable via un ordinateur ou même via une application mobile. De ce fait, vos équipes peuvent notifier leurs heures de travail de différentes manières, ce qui est un avantage considérable en cas de télétravail ou de déplacement.

Par ailleurs, les données renseignées sur le logiciel, sont immédiatement accessibles, qu'elles soient renseignées par le système de badge ou saisies manuellement. Si une personne n'a pas notifié ses horaires de présence alors qu'elle travaille depuis son domicile, il y aura une absence non prévue indiquée sur le tableau de bord. Vous pourrez donc facilement réagir et vous renseigner auprès de votre salarié, afin de savoir s'il s'agit d'un oubli de pointage ou d'une absence. Il est donc aisé de suivre les heures de présence et d'absence d'un salarié en télétravail, grâce au logiciel de pointage proposé par Eurécia.