Dossier CIR : le guide de rédaction

Dossier CIR : un justificatif des projets innovation des entreprises

Le dossier CIR démontre que les dépenses engagées par l'entreprise en R&D sont éligibles au crédit d'impôt recherche. Il rassemble de nombreuses pièces justificatives et se scinde en plusieurs parties : administrative, financière et technique.

La partie administrative et financière du dossier CIR

Cette section reprend les données chiffrées utilisées pour le calcul de l'assiette du CIR. Les documents à fournir sont nombreux :

• le rapport financier qui détaille et justifie le calcul du CIR par les dépenses éligibles
• les formulaires de déclaration à l'administration fiscale
• l'avis d'obtention de l'agrément CIR de l'entreprise (si nécessaire)
• l'avis d'obtention du statut de jeune entreprise innovante (JEI), si c'est le cas
• l'état des dotations aux amortissements avec les factures
• les justificatifs de dépenses du personnel (avis de DNS, feuilles de temps, fiche de paie, etc.)
• les factures liées au dépôt, la maintenance ou la défense des brevets
• les factures des dépenses de veille technologique, de normalisation, de sous-traitance
• les conventions ou extraits de compte qui prouvent des avances ou subventions remboursables
• les justificatifs du chiffre d'affaires à déduire si l'entreprise est agréée

S’agissant des justificatifs de dépenses de personnel, elles concernent les salariés affectés sur le(s) projet(s) de R&D. L’entreprise doit donc avoir mis en place un système de suivi des temps précis pour justifier le calcul du CIR. Elle peut, pour cela utiliser un suivi avec un système de feuille de temps ou un logiciel de suivi des temps qui permettra un suivi plus précis.

La partie technique du dossier CIR

Elle justifie que la R&D de l'entreprise est éligible au CIR. L'introduction de cette section peut présenter l'entreprise, son projet innovation, ainsi que l'équipe qui y est rattachée. Ensuite, quatre points doivent être abordés. Ils démontrent le parcours technique pour parvenir à l'objectif du projet. Quels sont ces éléments ?

Définition de la problématique du projet : les objectifs et les avancées des travaux par l'entreprise

L'entreprise présente ses travaux de R&D. Elle doit se questionner sur ce qu'ils vont apporter de nouveau sur le marché, mais aussi à l'entreprise.

Définir l'état de l'art du projet innovation de l'entreprise

Avant le commencement des travaux, l'entreprise doit prédéfinir les connaissances et les technologies actuelles. Elle doit démontrer sa capacité à les dépasser et à apporter de nouvelles choses par une méthode scientifique innovante. L'éligibilité du projet de l'entreprise au CIR c'est l'objectif du projet par rapport à ce qui existe déjà.

Décrire les verrous technologiques rencontrés par le service de R&D pour les projets des entreprises

Cette section analyse les freins ou l'immobilisation technique du projet de recherche et développement. Elle doit également apporter les réponses. C'est une phase longue et complexe. La solution est essentielle pour l'éligibilité des dépenses de travaux de R&D au CIR.

Décrire les travaux réalisés pour le projet recherche et développement

Cette section reprend la méthode et la façon d'obtenir des résultats. Elle résume l'évolution des travaux depuis le commencement, c'est-à-dire les hypothèses de départ, la nature des tests, les conclusions et les modifications apportées.

Conseils pour sécuriser la rédaction d'un dossier CIR

Suivant les projets R&D des entreprises, le dossier peut être conséquent (plus de 300 pages). Il est donc important de le constituer au fur et à mesure de l'avancée des travaux.

Les entreprises peuvent également faire appel à un cabinet de conseil spécialisé. Cela permet de sécuriser le dossier et son éligibilité au crédit d'impôt recherche.

Dossier CIR : comment l'administration fiscale exerce-t-elle un contrôle ?

Le droit de reprise des services fiscaux peut s'exercer jusqu'à la fin de la 3e année qui suit le dépôt de la déclaration spéciale du crédit d'impôt recherche. Qui peut contrôler le dossier CIR ? Comment est-il réalisé ? Quels sont les droits des entreprises ?

Dossier CIR : qui effectue le contrôle de l'éligibilité au dispositif ?

Les articles 45-B et 45-B-1 du livre des procédures fiscales autorisent l'administration fiscale à vérifier de la réalité des dépenses affectées à la R&D qui sont prises en compte pour le calcul du CIR.

Plusieurs services peuvent le réaliser, à savoir :

• la direction générale des finances publiques (DGFIP)
• la direction spécialisée du contrôle fiscal (DIRCOFI)
• la direction des vérifications nationales ou internationales (DVNI)

L'intervention d'un service dépend de la taille des entreprises concernées et du montant de la déclaration.

Le contrôle par l'administration fiscale du dossier CIR

L'administration fiscale est le seul juge de l'éligibilité des projets R&D au CIR, mais elle peut manquer d'expertise pour la partie technique. Pour cela, elle peut solliciter d'autres administrations. Cela peut être :

• le ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation (MESRI) ;
• les directions régionales académiques à la recherche et à l'innovation (DRARI).

Les entreprises ne peuvent pas s'opposer à la délégation de l'analyse technique du dossier. À l'inverse, elles n'ont pas le droit d'exiger une expertise.

La rédaction d'un dossier CIR est complexe. Il doit présenter l'aspect administratif, financier et technique des projets R&D. Cependant, les entreprises sont dans l'obligation de le produire sous peine de se voir appliquer un redressement fiscal.