Le suivi d’activités est une pratique d’entreprise qui consiste à noter toutes les heures de travail effectif avec le détail des tâches effectuées, des projets ou des clients pour lequel on a effectué ces tâches. Ces informations ont plusieurs utilités, allant de la facturation des clients, de la gestion de projets jusqu’à la paie des collaborateurs.
Comment faire un suivi d’activité ?
Habituellement, le suivi de ces heures d’activités professionnelles se fait via des formulaires ou des tableurs, qui sont ensuite validés par le supérieur hiérarchique. Les données de ces tableurs sont ensuite analysées et comptabilisées pour créer des rapports, facturer les clients ou établir les fiches de salaire.
Cependant, il est possible d’automatiser le suivi d’activités avec des logiciels de type « gestion des temps et activités ».
Quels sont les outils de suivi d’activités ?
Les solutions de gestion des activités viennent souvent en complément d’un logiciel SIRH sous forme de module ou option. Ils proposent différents outils qui vont au-delà du simple timesheet que l’on peut créer avec un tableur :
- Paramétrage personnalisé en fonction du fonctionnement de l’entreprise
- Feuilles de temps détaillées (plages horaires ou compteurs de jours par tâches, projets ou par clients)
- Notifications de validation pour les managers
- Tableaux de bord et visualisation des données de temps et de budget avec filtres (salariés, projets, clients)
- Création de rapports personnalisés
- Exportation des données
Quels sont les enjeux de la mise en place d’une solution de suivi d’activités ?
Ces logiciels présentent de multiples avantages en termes de management, gestion des ressources humaines, comptabilité et finances.
- Réduction de la charge administrative
Côté administratif, le bénéfice de l’utilisation de logiciels de suivi d’activité est évident. Les collaborateurs renseignent leurs temps dans une interface unifiée par le biais de champs et de formulaires préétablis. Ceux-ci peuvent voir facilement le cumul de leurs heures supplémentaires et le solde des heures à récupérer et ne plus solliciter chaque mois le service RH avec leurs demandes.
Ces informations sont directement consultables par les managers pour la validation des feuilles de temps. Elles peuvent aussi être exportées pour la facturation des clients et le montage des fiches de paie par les services comptabilité et ressources humaines.
Cela évite les oublis et les doubles saisies en limitant les erreurs et le temps alloué à cette tâche supplémentaire. De plus, ces applications sont souvent portables et peuvent être utilisées sur ordinateur, tablette ou smartphone.
Tous ces critères favorisent la considération et le confort du salarié et offrent un gain de productivité, de temps et d’argent non négligeables.
- Maitrise et pilotages des projets à 3 facettes : Temps - Argent – Personnel
En permettant la consultation de tableaux de bord personnalisés, les applications de suivi d’activités offrent une visibilité globale et en temps réel de l’avancement des projets ainsi que des budgets restants ou prévisionnels.
Le manager peut afficher en temps réel les tâches exécutées et l’argent dépensé imputés à chaque activité. Cela peut lui servir à identifier les problèmes, et à maitriser et affiner le pilotage de ses projets en redistribuant ses ressources.
- Suivi efficace et analytique des performances
De la même manière, la possibilité de créer ses propres rapports et d’exporter les données d’activités permet une analyse précise des performances par projet, service, client etc.
Avec ces documents, le service financier peut alors calculer les coûts de revient, les marges et mesurer la rentabilité. Ces indicateurs accordent une grande flexibilité pour définir ou ajuster les objectifs ou les tarifs.
- Fiabilisation et transparence des données
Les solutions de gestion et de suivi d’activités sont, de base, paramétrées selon les contraintes du code du travail et de la convention collective de l’entreprise. À celles-ci s’ajoutent vos propres contraintes (majoration, récupération, primes) définies par le mode de fonctionnement de votre structure, qu’elle appartienne au secteur privé, public ou para-public.
Enfin, la trame de collecte des informations, exhaustive et unifiée, permet d’éviter les oublis et les conflits au moment de la comptabilisation et du paiement des jours travaillés. Elle offre également une grande transparence de facturation pour le client.
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