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Tableau d'horaires de travail : modèle gratuit à télécharger
La gestion des horaires de travail demande un suivi constant. Heures supplémentaires, repos quotidien ou hebdomadaire, pause… : de multiples paramètres entrent en ligne de compte. Il est difficile de se passer d’un outil pour collecter et contrôler les périodes de travail. Pour vous aider à gérer cet aspect essentiel de la vie d’une entreprise, découvrez notre tableau Excel des heures travaillées.
Sommaire
Un tableau de calcul des heures de travail est un outil essentiel pour gérer les horaires de travail. Il permet de suivre les heures travaillées, les pauses, les heures supplémentaires et les congés. Grâce à un tableau Excel, il est possible d'enregistrer les horaires d'entrée et de sortie, les pauses prises, et le tableau effectue les calculs automatiques. Cela facilite la planification et la gestion du temps, que ce soit pour les employés ou les responsables RH. Cet outil fiable permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs dans les calculs manuels, assurant ainsi une gestion précise du temps de travail.
100% personnalisable, ce modèle de feuille de temps vous permet de visualiser rapidement les heures travaillées des collaborateurs de l’entreprise.
Hebdomadaire ou mensuelle, choisissez le modèle que vous jugez le plus adapté et partagez-le à vos équipes !
35 heures, heures supplémentaires, astreinte, repos quotidien et hebdomadaire. La gestion du temps de travail des employés de l’entreprise nécessite un suivi des heures de présence et d’absence, des pauses et des congés. Pour faciliter ce travail de collecte et de contrôle et satisfaire aux obligations légales, l’employeur établit un tableau des horaires de travail mentionnant également les heures et la durée des repos. Ce tableau des horaires de travail doit être affiché de façon apparente sur le lieu de travail.
Je télécharge le modèle
Un tableau de calcul des heures de travail doit inclure plusieurs éléments essentiels pour une gestion efficace du temps. Voici les éléments clés à inclure dans ce type de tableau :
Le modèle de suivi des heures de travail est disponible en deux formats.
Pour l’utiliser, il suffit de partager le modèle à tous vos collaborateurs. Vous disposerez alors un tableau par salarié. Ce dernier doit remplir :
Pour identifier précisément le salarié concerné, la feuille de suivi des horaires doit préciser :
Grâce aux formules Excel, le modèle Excel indique automatiquement le temps réellement travaillé et l’écart avec le temps de travail théorique.
À la fin de la semaine ou à la fin du mois, le collaborateur doit envoyer son tableau aux équipes RH. Il est possible de prévoir une étape de validation des horaires par le manager.
Pour fonctionner correctement, le tableau doit être complété tous les jours. Il est donc important de réaliser une mini formation aux salariés pour s’assurer de la bonne compréhension du process (quand le compléter, format des heures à utiliser, temps de pause autorisé, etc.).
Pour optimiser la gestion des temps de travail sur Excel, vous pouvez utiliser des formules :
Quels sont les avantages d'utiliser un tableau Excel pour le calcul des heures de travail ?
Les équipes RH doivent mettre en place une procédure fiable de gestion des temps de travail des collaborateurs. Il s'agit d'une mission cruciale.
Le tableau Excel possède plusieurs atouts pour les épauler dans cette tâches complexe.
Au-delà des avantages organisationnels, le modèle de tableau Excel est gratuit. Cela représente un avantage financier non négligeable, notamment pour les startups ou TPE (Très petites entreprises).
Quelles sont les limites de l'utilisation d'un tableau Excel dans le calcul des heures de travail ?
Le tableau Excel est efficace pour calculer les heures de travail. Il possède des limites dont il faut avoir conscience si vous souhaitez utiliser cet outil.
Le premier inconvénient d'Excel est l'entrée manuelle des données. Il existe, de ce fait, un risque important et difficilement perfectible d'erreurs ou de coquilles. Ce risque augmente avec le nombre de personnes ayant accès au fichier avec des droits d'édition.
La seconde limite du tableur Excel pour suivre les horaires tient dans la complexité des calculs à effectuer pour gérer tous les éléments liés au temps de travail. Certaines fonctions Excel complexes à mettre en œuvre demandent une expertise de l'outil, notamment pour paramétrer les heures supplémentaires ou la flexibilité des horaires. L'outil d'un modèle préconçu peut partiellement résoudre le problème, mais il oblige alors à ne faire aucune modification.
Le fichier Excel est pertinent pour les petites organisations. Au-delà d'un certain nombre de salariés, l'outil devient rapidement limité. Le grand nombre d'entrées peut rendre le tableau illisible.
Enfin, la gestion des temps de travail est soumise à des lois et normes strictes. Ces dernières peuvent évoluer. Le tableau Excel ne peut pas prendre automatiquement en compte les modifications législatives. Il sera nécessaire de mettre à jour le tableau vous-même. Cela implique d'effectuer une règle régulière sur le sujet. Cet aspect du tableau Excel de suivi des temps de travail peut être très chronophage.
Quelles sont les limites juridiques d'un tableau d'horaire de travail ?
Le tableau d'horaires de travail ou planning horaire permet à l’employeur ou au service RH d’organiser le temps de travail des salariés. Cet outil de gestion du temps de travail est encadré par la loi. L'article L3171-1 du Code du travail fixe ainsi les obligations d'information et d'affichage en matière d'horaires de travail. Ces obligations diffèrent selon qu'il s'agit d'horaires de travail collectif ou d'horaires de travail individualisés.
En tant que support de communication, le tableau d'horaires de travail doit être affiché de façon apparente dans l'entreprise. Ce document doit mentionner les informations suivantes.
Conformément à la loi, le planning horaire doit être :
Cette procédure s'impose pour toute modification de l'horaire collectif. Un double du planning horaire doit être transmis à l'inspection du travail.
Bon à savoir : le tableau d'horaires de travail peut prendre la forme d'un agenda de travail, d'un tableau Excel (format papier ou digital) ou d'un planning horaire. Il est consultable sur place. L'employeur n'est pas tenu de fournir une copie du planning horaire à chaque salarié.
Dans le cadre d'horaires individualisés, les salariés peuvent choisir leurs heures d'arrivée et de départ à l'intérieur de plages horaires déterminées. En contrepartie, ils doivent respecter les plages fixes prévues par l'employeur. En clair, les employés doivent être présents sur une durée minimum pendant la journée. Dans cette configuration, l'affichage du tableau d'horaires de travail n'est pas obligatoire. À défaut, l'entreprise peut faire le choix d'afficher l'accord à la base de ces horaires variables.
En cas de défaut d'affichage du tableau d'horaires de travail, l'employeur s'expose à une contravention de quatrième classe. Cette sanction suit le même modèle en cas de défaut de transmission du planning horaire à l'inspection du travail. Cette contravention se monte à 750 euros pour les personnes physiques et 3 750 euros pour les personnes morales. Elle est multipliée par le nombre d'employés.
Comment personnaliser votre tableau d'horaire de travail ?
La meilleure façon de vous assurer de la bonne utilisation du modèle par vos salariés est de personnaliser le document. De cette manière, vous l'incluez dans votre politique d'entreprise. Cela donne plus de chances d'obtenir l'adhésion de vos collaborateurs et leur engagement à noter les horaires de manière constante.
Il existe plusieurs manière de personnaliser le modèle de tableau Excel.
Il est important d'adapter les informations recueillies à votre organisation et à votre activité. Si votre entreprise pratique le travail de nuit, les astreintes ou les heures supplémentaires, vous pouvez ajouter des colonnes pour quantifier ces heures spécifiques.
Quelles sont les ressources complémentaires pour le calcul des heures de travail ?
Le modèle de tableau des heures de travail convient parfaitement aux petites organisations. Toutefois, à partir d'un certain nombre de collaborateurs, le recueil des tableaux de suivi des heures et leur traitement peuvent s'avérer complexes.
Dans ces situations, il devient souvent nécessaire de s'équiper d'outils plus performants.
Quel est le délai pour communiquer un planning de travail à ses salariés ?
Le délai pour communiquer un planning de travail aux salariés varie en fonction des conditions prévues par la convention collective. À défaut, le délai légal est fixé à une semaine (7 jours). La même ligne de conduite est observée pour prévenir le personnel en cas de changement d’horaire. L'accord du salarié peut notamment être nécessaire en cas de passage d’un horaire fixe à un horaire variable ou d’un horaire de jour à un horaire de nuit.
Comment répartir les horaires de travail sur un planning ?
Répartir les horaires de travail sur un planning consiste à concilier les impératifs suivants.
L'entreprise peut opter pour un aménagement du temps de travail. Cette formule permet de pondérer les baisses et les hausses d'activité sans recourir aux heures supplémentaires ou au chômage partiel. Les heures travaillées au-delà de la durée légale de travail sont compensées par des jours de RTT. Grâce au lissage de la rémunération, les employés conservent un salaire fixe. En l'absence d'aménagement du temps de travail, les heures effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire sont des heures supplémentaires.
Comment calculer les heures de travail sur Excel ?
Différentes types de planning Excel peuvent servir de modèle de calcul des heures de travail. En voici quelques exemples :
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