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35 heures, heures supplémentaires, astreinte, repos quotidien et hebdomadaire. La gestion du temps de travail des employés de l’entreprise nécessite un suivi des heures de présence et d’absence, des pauses et des congés. Pour faciliter ce travail de collecte et de contrôle et satisfaire aux obligations légales, l’employeur établit un tableau des horaires de travail mentionnant également les heures et la durée des repos. Ce tableau des horaires de travail doit être affiché de façon apparente sur le lieu de travail.
Quelles sont les limites juridiques d'un tableau d’horaires de travail ?
Le tableau d'horaires de travail ou planning horaire permet à l’employeur ou au service RH d’organiser le temps de travail des salariés. Cet outil de gestion du temps de travail est encadré par la loi. L'article L3171-1 du Code du travail fixe ainsi les obligations d'information et d'affichage en matière d'horaires de travail. Ces obligations diffèrent selon qu'il s'agit d'horaires de travail collectif ou d'horaires de travail individualisés.
L'affichage du tableau d'horaires de travail dans le cadre d'horaires de travail collectifs
En tant que support de communication, le tableau d'horaires de travail doit être affiché de façon apparente dans l'entreprise. Ce document doit mentionner les informations suivantes.
- Les heures auxquelles commence et finit la journée de travail
- Les heures et la durée des repos
- La répartition de la durée du travail, le cas échéant
- Le nombre de semaines représentant la période de référence
Conformément à la loi, le planning horaire doit être :
- daté et signé par l'employeur
- affiché en caractères lisibles
- apposé de façon apparente dans chacun des lieux de travail concernés
Cette procédure s'impose pour toute modification de l'horaire collectif. Un double du planning horaire doit être transmis à l'inspection du travail.
Bon à savoir : le tableau d'horaires de travail peut prendre la forme d'un agenda de travail, d'un tableau Excel (format papier ou digital) ou d'un planning horaire. Il est consultable sur place. L'employeur n'est pas tenu de fournir une copie du planning horaire à chaque salarié.
L'affichage du tableau d'horaires de travail dans le cadre d'horaires de travail individualisés
Dans le cadre d'horaires individualisés, les salariés peuvent choisir leurs heures d'arrivée et de départ à l'intérieur de plages horaires déterminées. En contrepartie, ils doivent respecter les plages fixes prévues par l'employeur. En clair, les employés doivent être présents sur une durée minimum pendant la journée. Dans cette configuration, l'affichage du tableau d'horaires de travail n'est pas obligatoire. À défaut, l'entreprise peut faire le choix d'afficher l'accord à la base de ces horaires variables.
Défaut d'affichage du tableau d'horaires de travail : les sanctions
En cas de défaut d'affichage du tableau d'horaires de travail, l'employeur s'expose à une contravention de quatrième classe. Cette sanction suit le même modèle en cas de défaut de transmission du planning horaire à l'inspection du travail. Cette contravention se monte à 750 euros pour les personnes physiques et 3 750 euros pour les personnes morales. Elle est multipliée par le nombre d'employés.
Quel délai pour communiquer un planning de travail à ses salariés ?
Le délai pour communiquer un planning de travail aux salariés varie en fonction des conditions prévues par la convention collective. À défaut, le délai légal est fixé à une semaine (7 jours). La même ligne de conduite est observée pour prévenir le personnel en cas de changement d’horaire. L'accord du salarié peut notamment être nécessaire en cas de passage d’un horaire fixe à un horaire variable ou d’un horaire de jour à un horaire de nuit.
Comment répartir les horaires de travail sur un planning ?
Répartir les horaires de travail sur un planning consiste à concilier les impératifs suivants.
- Les besoins de l'entreprise
- Les intérêts des employés
- Les prescriptions légales encadrant le temps de travail
L'entreprise peut opter pour un aménagement du temps de travail. Cette formule permet de pondérer les baisses et les hausses d'activité sans recourir aux heures supplémentaires ou au chômage partiel. Les heures travaillées au-delà de la durée légale de travail sont compensées par des jours de RTT. Grâce au lissage de la rémunération, les employés conservent un salaire fixe. En l'absence d'aménagement du temps de travail, les heures effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire sont des heures supplémentaires.
Comment calculer les heures de travail sur Excel
Différents types de planning Excel peuvent servir de modèle au calcul des heures de travail. En voici quelques exemples.
- Suivi de planning et d’activité du personnel : tableau Excel pour la gestion du personnel. Récapitulatif par semaine, mois, trimestre, semestre et année.
- Planning de travail, congés et absences : outil Excel de planification des périodes de travail, de repos et d'absences du personnel.
- Planning hebdomadaire de travail : modèle Excel permettant la gestion de présence horaire et hebdomadaire.
- Gestion de présence et heures supplémentaires : application Excel de gestion des heures et de calcul des heures supplémentaires.
- Planning de travail de nuit : modèle Excel pour le calcul des heures de nuit en fonction d'une heure de début et de fin.