Optimisez la gestion des temps et le suivi des activités

Un logiciel de gestion de temps et activités (GTA), c'est un outil qui vous permet de superviser et d'utiliser les données concernant le temps de travail réalisé par vos collaborateurs. Notre logiciel GTA vous permet de suivre le pointage, notamment lorsque vos équipes utilisent des badges. Dans ce cas, les données, telles que l'heure d'arrivée et de départ, sont automatiquement renseignées dans le logiciel. L'utilisation d'un badge n'est pas indispensable, vos collaborateurs peuvent, bien entendu, indiquer leur temps de travail manuellement dans le logiciel. Toutes les données sont alors centralisées et les feuilles de temps sont donc dématérialisées. Vous n'aurez plus à faire face aux feuilles de temps en papier qui se perdent !

Le contrôle des horaires est plus facile, car le manager peut facilement réaliser un suivi en visualisant toutes les données renseignées par son équipe. Ainsi, il peut aisément relever les erreurs de pointage, les absences, ou les heures supplémentaires réalisées, par exemple. Les feuilles de temps sont dématérialisées et visibles en temps réel. Le manager ou le service RH pourra donc y accéder instantanément et indiquer au salarié si une erreur apparaît. Un logiciel GTA permet de faciliter la saisie des données pour le salarié, mais rend aussi le traitement de l'information beaucoup plus aisé pour les autres équipes, comme le service RH, par exemple.

Le logiciel GTA permet une automatisation des calculs liés aux heures de travail, telles que les primes ou les heures supplémentaires. Ces données sont calculées en fonction des informations indiquées sur les feuilles de temps, par chaque salarié. Lorsque ces données sont renseignées dans un SIRH, elles sont facilement exploitables pour réaliser des calculs automatiquement. La gestion des paies, la gestion des congés, le suivi des absences, le calcul des heures supplémentaires, etc. tout cela est grandement facilité grâce à l'utilisation du logiciel GTA proposé par Eurécia. Certaines missions chronophages sont donc réduites, car un certain nombre de données sont remplies automatiquement. C'est un gain de temps important pour le service des ressources humaines de l'entreprise. De plus, un logiciel de gestion de temps et activité permet de normaliser certaines procédures de gestion interne et de centraliser les informations. Cela permet à l'entreprise de dématérialiser certains travaux qui étaient probablement réalisés sur des feuilles volantes auparavant. Les informations saisies dans un logiciel sont plus facilement classées et sauvegardées. De plus, il est bien plus facile de retrouver des données, si nécessaire.

Les meilleurs outils de gestion de temps et activitéssont proposés par Eurécia ! Outre notre logiciel GTA et nos différents modules personnalisables, nous vous proposons des outils gratuits, que vous pouvez télécharger directement sur notre site internet ! Nous vous mettons à disposition différents supports et outils afin de vous aider dans le suivi du temps de travail de vos collaborateurs. Voici une liste de quelques outils RH gratuits disponibles sur notre site internet :

• Modèle de calcul des heures supplémentaires ;
• Modèle de feuille de temps ;
• Modèle de suivi des heures pour une activités à temps partiel ;
• Des guides pour vous aider à lancer la digitalisation de la gestion des temps ;
• Des vidéos sur des thèmes de gestion RH.

Pour optimiser la gestion de temps et activités de votre entreprise, nous vous conseillons d'utiliser un logiciel GTA. Avec un outil spécialisé, vous pourrez améliorer la performance de vos équipes, car le logiciel réalise des tâches automatiquement et vous fait donc gagner du temps. Un logiciel SIRH tel que celui proposé par Eurécia est entièrement personnalisable et compatible avec d'autres logiciels. Les données qui y sont renseignées par vos collaborateurs peuvent être utilisées pour réaliser des travaux qui seront préremplis par le logiciel

Par exemple, lorsque vos salariés renseignent leur temps de travail et leurs jours de congés dans le logiciel, ces informations sont automatiquement utilisables pour l'élaboration des paies. Il n'y a donc pas de calcul à réaliser pour déterminer le nombre d'heures supplémentaires, par exemple, car c'est le logiciel qui s'en occupe. De plus, vous n'aurez plus de feuilles à conserver pour connaître les dates de congés, par exemple, car toutes les informations sont renseignées au même endroit, de manière dématérialisée.

Les avantages d'utiliser un logiciel GTA sont nombreux et ils vous permettent de gagner du temps sur le court terme ainsi que sur le long terme ! Tout d'abord, l'avantage le plus évident concernant l'utilisation d'un logiciel de gestion de temps et activités, c'est le gain de temps. Par rapport à l'utilisation des feuilles de temps en papier, qu'il faut collecter mensuellement, le fait de renseigner le temps de travail directement dans le logiciel SIRH est un avantage majeur. Les données qui y sont renseignées sont automatiquement utilisées pour les calculs des paies, le suivi des congés ou pour le calcul des primes. Cette automatisation permet au service RH de gagner un temps précieux chaque mois, lors de l'élaboration des paies. De plus, le risque d'oublis, d'erreurs ou de perte de document est nettement réduit.

Le service RH va incontestablement gagner en productivité, car l'automatisation des données va lui permettre de ne pas devoir renseigner des informations qui ont déjà été intégrées dans le logiciel par d'autres salariés. De plus, les équipes auront une plus grande facilité à suivre les informations renseignées, car le logiciel est intuitif et facile d'utilisation. En quelques clics, chaque collaborateur peut renseigner ses heures de présence et il peut aussi les modifier en cas d'erreur ou s'il y a eu un oubli la veille, par exemple. La performance des équipes sera boostée, car ce travail chronophage sera, en partie, automatisé. C'est un gain de temps qui peut être utilisé pour réaliser des missions plus importantes ! Le manager n'aura plus qu'à contrôler les données de son équipe, puis à les valider avant que le service RH ne les exploite pour l'élaboration des bulletins de salaire, par exemple. La collecte des feuilles de temps n'est plus une corvée, grâce à l'utilisation d'un logiciel GTA !

Le manager pourra aisément avoir une vision globale du temps de présence de son équipe et ainsi, il est plus facile de déterminer qui effectue trop d'heures supplémentaires, par exemple. Le logiciel permet de disposer d'une vue d'ensemble concernant les horaires de ses équipes, un manager pourra donc rapidement déterminer les changements à effectuer afin de rétablir une équité dans la répartition du travail, par exemple.

Les logiciels de temps et activités concernent toutes les entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur secteur d'activités ! En effet, que ce soit pour une TPE, une PME ou pour une entreprise encore plus grande, chaque type d'entreprise est concerné. La gestion de temps et activités (GTA) concerne tout le monde, à partir du moment où l'entreprise a des salariés. Il peut sembler aisé de contrôler les horaires de travail, les absences et les congés lorsqu'il n'y a qu'une dizaine de collaborateurs, mais, à terme, toutes ces données sont plus facilement stockées, archivées et surtout exploitables grâce à un logiciel spécialisé. Même pour une petite entreprise, l'utilisation d'un outil tel que celui que nous vous proposons vous fera gagner du temps tous les mois lors de l'élaboration des paies.

De plus, il est plus facile de superviser toutes les données salariales nécessaires concernant les salaires, lorsqu'elles sont toutes renseignées et classées au même endroit ! Tous les secteurs d'activité sont concernés, car une entreprise tertiaire a autant de besoins concernant la gestion de temps qu'une entreprise qui travaille dans le BTP, par exemple. Les données doivent être collectées dans tous les cas et il est bien plus pratique d'utiliser un logiciel GTA pour réaliser cette mission de manière efficiente.

Dans une TPE ou une PME, tous les services sont positivement impactés par l'utilisation d'un logiciel temps et activités. En effet, le salarié aura une plus grande facilité à regrouper les informations qu'il doit transmettre concernant son temps de travail, ses congés et ses heures supplémentaires effectuées, par exemple. Pour le manager, il est bien plus facile de contrôler les données de son équipe, lorsqu'elles sont toutes centralisées dans le logiciel. Il pourra facilement superviser et valider les feuilles de temps et aussi repérer les salariés qui ont réalisé des heures supplémentaires afin d'agir pour rétablir l'équité dans la répartition du travail, si nécessaire. Le service RH sera le plus avantagé avec l'utilisation d'un logiciel GTA.

Grâce à l'automatisation des données qui ont été intégrées dans le logiciel, un gain de temps sera très rapidement constaté et les paies mensuelles verront des données automatiquement renseignées dans le document.

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• Comment choisir un logiciel de gestion des temps et activités (GTA) ? Voici une liste de fonctionnalités qui peuvent vous aider à faire votre sélection.
• Pourquoi mettre en place un logiciel de suivi des temps dans son entreprise ? Vous hésitez encore à mettre en place le suivi des temps en ligne ? Nous vous expliquons pourquoi c'est un levier de performance.

Plus de 1700 clients nous font confiance à ce jour, et certains nous ont fait le plaisir de nous remonter leur satisfaction suite à la mise en place de notre solution. Vous trouverez tous leurs témoignages ici, mais voici une sélection de leurs commentaires :

IDTGV : "Avec la solution de time-tracking d'Eurécia, nous disposons désormais d'une visibilité fine sur la ventilation des temps et activités par tâches, projets et directions, avons pu structurer et homogénéiser nos processus."

ADT Ardèche : "Eurécia se révèle être un véritable outil de management qui implique chaque collaborateur dans la gestion de son temps de travail"

Sporting Group : "Cet outil nous sert beaucoup et nous en tirons déjà des bénéfices, notamment en gain de temps, car les temps de projets sont plus vite provisionnés."

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Eurécia est témoin, au quotidien, des difficultés rencontrées par les RH et managers des PME et TPE dans le suivi du temps de travail. Ce sujet complexe et soumis à de nombreuses contraintes légales peut donner du fil à retordre ! Pour simplifier cette gestion, certains décident d'adopter un SIRH  (logiciel de suivi des temps de travail... mais pas que !).

Pour ceux qui n'ont pas (encore) franchi le pas, nous mettons à disposition des ressources gratuites répondant à des interrogations fréquentes sur ce sujet. 

Articles :

• Comment fonctionne l'annualisation du temps de travail ?
• Comment suivre les astreintes ?
• Que faut-il savoir sur le forfait jour ?
• Quelles sont les règles du repos compensateur obligatoire ?
• Durée légale du travail : quelles sont les règles à connaître ?

Outils :

• [Simulateur] Comment calculer les heures supplémentaires ?

Modèles gratuit :

• Suivre les heures en activité partielle

Vidéos :

• Réussir la mise en place de l'annualisation du temps de travail