module Temps & Activités

Optimisez la gestion des temps et le suivi des activités

 

La gestion des heures supplémentaires et le suivi opérationnel
deviennent un jeu d'enfant

 

Améliorer le bien-être au travail

Simplifiez la gestion des temps et activités

  • Pointage déclaratif dématérialisé des heures d'arrivées, de départ et temps de pause

  • Badgeage physique, virtuel ou déclaratif 
  • Calcul automatique des heures supplémentaires majorées, payées ou récupérées
Fiabiliser les processus de gestion

Fiabilisez le suivi des temps de travail

  • Gestion des temps plein, temps partiel, forfait jour, des horaires fixes, cycliques, de nuit, etc.

  • Personnalisation des règles d'anomalie de pointage : temps de repos minimum obligatoire, plafond d'heures travaillées, etc.
  • Export des données sans ressaisie vers la paie ou le compteur de récupération
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Pilotez la performance de l'entreprise

  • Imputation des tâches et projets en heures ou en jours, par période et par client

  • Maîtrise des heures travaillées et de l'avancement des activités
  • Suivi budgétaire prévisionnel et réalisé

 

Visibilité à 360° des temps de travail et activités réalisées !
Salarié
  • Complète ses feuilles de temps facilement et les envoie pour validation
  • Consulte le cumul de ses heures travaillées et son compteur de récupération
Manager
  • Est alerté par mail pour valider les feuilles de temps remplies par son équipe
  • Suit l'avancement des projets en termes de temps passé et de budget
Service financier
  • Assure le suivi des performances par service, structure, client, etc. 
  • Analyse les coûts, la marge et la rentablité générés par projet ou client
  • Dispose des données nécessaires pour définir les prix de vente et coûts de revient

 

 

  • Un SIRH à la carte et évolutif

    Choisissez uniquement le(s) module(s) dont vous avez besoin pour composer votre logiciel sur-mesure. Entièrement paramétrable, le SIRH Eurécia s'adapte à vos règles de gestion administratives et comptables. Partenaire de la croissance de votre entreprise, Eurécia évoluera avec elle.
  • Une solution accessible et collaborative

    Trait d'union entre dirigeant, DRH, DAF, managers et collaborateurs, le SIRH Eurécia est accessible 24h/24 et 7j/7, sur ordinateur, tablette et mobile. En mode SaaS, la maintenance et les mises à jour de l'application sont automatiques.
  • Un logiciel RH fiable et sécurisé

    Sur le marché depuis plus de 13 ans, Eurécia compte 110 000 clients-utilisateurs au sein de 1 300 entreprises. La sécurité et la confidentialité de vos données sont garanties.
IDTGV : client Eurécia
BNP Paribas : client Eurécia
Chronodrive : client Eurécia
20 Minutes : client Eurécia

Ils ont fait le choix de la simplicité

Plus de 1100 entreprises, administrations et associations, de toutes tailles et de tous secteurs d'activités, ont choisi Eurécia pour leur gestion RH.

Aurélie Piat
Responsable Paie & ADP - Videlio

L'équipe projet a été fantastique avec nous ! Ils ont adapté le logiciel à nos besoins et ça a vraiment fait la différence.

Thierry Decloquement
Directeur Général - DG Diffusion

Notre 1er critère pour choisir un SIRH c'était la simplicité.

Pour nous, ça n'était pas négociable.

Vous avez d'autres questions sur le module Temps & Activités ?

 

 

 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des temps et de suivi d’activités ?

Travaillez plus efficacement

L’utilisation d’un outil de gestion des temps et de suivi d’activités vous permettra d’optimiser au mieux la gestion et le suivi des temps de vos équipes. Finies les feuilles volantes servant de timesheet et les classeurs Excel rangés dans 10 sous-dossiers, adieu aux requêtes frénétiques de fin de mois « comment calculer le temps de travail mensuel » ou « comment faire un suivi d’activités » !

Centralisez vos données

Grâce au logiciel timesheet, vous aurez tous les éléments à votre disposition pour suivre l’avancement de vos projets et veiller au respect des temps de travail de vos collaborateurs, et ce en un seul endroit.

Gagnez du temps

Sécurisé, disponible 24/24h et accessible de manière collaborative, le logiciel de suivi des temps et des activités Eurécia vous permettra de gagner du temps et de vous libérer des démarches chronophages au sein de votre entreprise.

Fiabilisez vos données

Avec un système facile et rapide d’export des données vers la paie, vous évitez les erreurs de ressaisie et fiabilisez ainsi vos informations.

Facilitez-vous la paie

Les éléments variables de paie (EVP) sont à votre disposition immédiate, prêts à l’export. Les heures supplémentaires, majorations, de récupération (repos compensatoire) et autres primes liées au temps de travail sont centralisées et prêtes à être importées dans votre logiciel de paie.

Augmentez votre réactivité

Editez en 1 clic vos rapports et tableaux de bord pour un contrôle rigoureux de l'activité et de la rentabilité des projets, au fur et à mesure de leur avancement.

Pour une maîtrise fine du temps de travail

Le calcul des temps de travail, via la gestion des temps, est une problématique propre aux ressources humaines, qui prend généralement la forme d’une auto-déclaration par les employés du temps de travail effectué, sur une base hebdomadaire ou mensuelle, et ce, sous la forme d’une feuille de temps. Cette imputation du temps de travail permet le traitement des éventuelles heures supplémentaires selon les règles de gestion de l’entreprise, et facilite la préparation de la paie. Autrefois effectué sous format Excel, le calcul du temps de travail s’effectue désormais à l’aide de logiciels de gestion des Temps et des Activités, à l’instar d’Eurécia.

Le calcul du temps de travail a l’avantage de permettre une vision claire du temps de travail des salariés et des équipes. La charge de travail peut être mieux mesurée, et les écarts éventuels entre volume de travail et temps effectif peuvent être relevés (problèmes de sur-effectifs/sous-effectifs).

 

Pour respecter la législation

D’un point de vue légal, le calcul des temps de travail revêt une importance vitale. En cas de contrôle, il conviendra de pouvoir prouver sa conformité avec la législation actuelle, la convention collective ou encore les accords de branche ou d’entreprise en matière de durée légale de travail. Entre durées maximales de travail effectif, heures de repos et de pause, les entreprises ont tout intérêt à garder une traçabilité des heures effectuées et de la conformité de celles-ci avec la législation en vigueur.

Également régies par la législation : les heures supplémentaires. En l’occurrence, les heures effectuées au-delà de la durée « légale » (35h) doivent être soit récupérées, soit majorées, et ce à des taux variables en fonction de certains seuils. Il est donc essentiel de connaitre le nombre exact d’heures supplémentaires effectuées par chaque employé, afin de s’y conformer. Le calcul des heures supplémentaires requiert donc une bonne gestion des temps de travail, faute de quoi l’entreprise s’expose à des sanctions pénales.

 

Pour éviter les litigesUn calcul rigoureux des temps de travail permet, enfin, de prévenir les conflits employé/employeur liés aux contentieux relatifs aux heures supplémentaires non payées. Les heures effectuées sont totalisées et les heures supplémentaires et majorations calculées de manière transparente, avant d'être transmises à la paie en l'état. Le salarié peut donc accéder à son total d'heures à tout moment, et au calcul des heures supplémentaires, et réagir en cas de désaccord, avant qu'un conflit n'éclate.

Si toutefois un contentieux devait se produire, vous pourrez, qui plus est, montrer patte blanche, en attestant des heures effectuées par votre salarié litigieux.

Temps de travail : quelles sont les règles applicables ?

Afin de respecter à la fois les conventions collectives, accords de branche et d’entreprise et de satisfaire au cadre légal français, il est important de respecter les points suivants :

  • Les durées de travail hebdomadaire (durée légale ou convention de forfait)
  • Les heures de repos obligatoire quotidiens (11h consécutives) et hebdomadaires (24h consécutives)
  • Les temps de pause (20 minutes minimum dès 6h de travail continues)
  • Les durées maximales de travail effectif quotidiennes et hebdomadaires (10h par jour, 48h par semaine, sauf dérogation)
  • Le contingent annuel d’heures supplémentaires (220h maximum, sauf accord contraire)
  • La compensation des heures supplémentaires (rémunération ou récupération)
  • Le calcul des heures complémentaires pour les temps partiels
  • Le respect d’une charge de travail dite « raisonnable » pour les employés en forfait jours

 

Se prémunir grâce à un logiciel de gestion des temps

Puisqu’il incombe à l’employeur de prouver qu’il est en accord avec la législation en matière de droit du travail (notamment lors de contrôles), il est important d’avoir à sa disposition des éléments étayant sa conformité.

Pour ce faire, il existe des logiciels timesheet pour vous aider !

Le logiciel Temps & Activités d’Eurécia en fait justement partie. Paramétré pour respecter la législation en matière de durée légale du travail, il est conçu pour vous alerter en cas d’anomalies de pointage, et pour avoir une meilleure maitrise des horaires effectuées.

Grâce à la centralisation des informations, l’historique des horaires effectués par vos employés est centralisée et facilement accessible en cas de contrôle. Pour assurer le respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires, un système auto-déclaratif permettra, lors de la saisie des temps, de vérifier que les employés au forfait jours ont bien bénéficié de leurs pauses réglementaires. Dans le cas contraire, une notification automatique est envoyée au manager pour l’en avertir. Pour les salariés ayant un temps de travail en heures, ce dernier sera également alerté en cas de dépassements des limites légales de temps effectif, dès lors que l’employé dépasse les 10h/jour ou les 48h/semaine. Enfin, le paramétrage des seuils d’heures supplémentaires permettra de se conformer aux limites légales et d’adapter la compensation et la majoration en fonction du nombre d’heures effectuées.

Pour un management plus réactif

Le suivi des activités répond à une problématique de gestion de projet, et permet de suivre et de visualiser la répartition du temps de travail et du budget selon un certain nombre d’axes analytiques (par client, par projet, par tâche…). Cela est rendu possible par un remplissage de feuilles de temps (comptes rendus d’activité ou CRA) par les chargés de projet, qui imputeront ainsi les heures effectuées au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Le suivi des activités a l’avantage de permettre un suivi détaillé des projets en termes de budget et de temps passé, et d’avoir en permanence une vision claire de leur avancement. Les managers auront la possibilité de suivre le déroulement des projets de leurs collaborateurs, et analyser la performance par client ou projet, ainsi que le nombre d’heures investies sur chacun, dans un objectif d’amélioration continue des processus.

 

Pour une maîtrise du budget en temps réel

En termes de suivi budgétaire, on pourra également suivre le réalisé vs le prévisionnel, et calculer les marges afin de s’assurer en continu de la rentabilité du projet.  Les managers et contrôleurs de gestion obtiennent ainsi en permanence une vision juste et analytique de l'ensemble des activités de l'entreprise... et de leur bonne performance financière !

Avec tous les éléments nécessaires à sa disposition, la comptabilité pourra, de plus, préparer sa pré-facturation en un clic, par période, client ou projet.

Quel type d’entreprise peut bénéficier d’un logiciel de gestion des temps et activités ?

Toutes les entreprises, indépendamment de la durée du temps de travail et de l’existence de conventions de forfait, trouveront un intérêt à effectuer un suivi des temps et activités.

  • Entreprises aux semaines « standards » de 35h (durée légale du travail)
  • Celles concernées par une forfaitisation du temps de travail, que ce soit sous la forme de forfait heures (39h etc) ou de forfait jours (contrats cadres etc)
  • Les entreprises cumulant des temps de travail standards et des forfaits heures/jours

Les entreprises aux semaines standards (35h)

La préoccupation de suivi des temps concerne tout d'abord les sociétés au temps de travail standard (35h), comme par exemple celles employant des ouvriers ou Etam (employés, techniciens, agents de maîtrise). Celles-ci auront des besoins spécifiques : badgeuse virtuelle ou physique, vérification des heures effectuées et gestion des heures supplémentaires (destinées à être récupérées ou payées, selon le choix de l’entreprise).

Les entreprises avec une forfaitisation du temps de travail

Le suivi des temps et activités peut concerner par exemple les sociétés de consulting (cabinets de conseil) fonctionnant au forfait jours, dont le besoin fondamental est de suivre l’allocation des ressources (temps passé, coût, ressources humaines) en fonction des projets et des clients. Au forfait jours, ces derniers auront également tout intérêt à suivre les temps de leurs employés cadres, afin de s’assurer que leurs temps de repos quotidiens et hebdomadaires sont respectés, conformément à la législation en vigueur. 

Les entreprises au temps de travail "mixte"

Enfin, des entreprises au temps de travail « mixte » bénéficieront d’autant plus du suivi des temps et des activités. Ainsi, une agence de communication employant, par exemple, une standardiste au 35h et des chargés de projet au forfait jours aura une double problématique : le respect des horaires et la gestion des éventuelles heures supplémentaires de la standardiste d’une part, et de l’autre, la répartition et le suivi de la charge de travail de leurs chargés de projet en fonction des clients. 

Les entreprises ayant recours à la soutraitance

Les sociétés ayant recours à la sous-traitance trouveront également leur compte dans le module Temps & Activités : en créant un profil pour leurs sous-traitants, ils pourront suivre les heures effectuées, et ainsi faciliter le remplissage des feuilles d’émargement de ces employés.

 

En résumé, le module Temps & Activités s’adresse à toutes les entreprises, indépendamment de la durée du temps de travail, de leurs règles de gestion ou du statut de leurs employés (en interne ou externes – sous-traitance).

L'application Timesheet de gestion du temps et des activités Eurécia simplifie et fiabilise le processus de saisie des feuilles de temps (ou CRA : compte-rendu d'activités) de vos collaborateurs, en termes de temps de travail ou d'activités.

 

Qui est concerné par la problématique de gestion du Temps et des activités au sein de l’entreprise ?

 

La gestion du temps et des activités pour les employés

Les employés soumis au contrôle quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel des horaires doivent suivre leur volume horaire et faire en sorte de respecter leur forfait horaire, au risque de générer des heures supplémentaires (au grand dam des managers !). Que ce soit sous forme de pointeuse physique ou virtuelle, via feuille Excel ou via un logiciel de suivi des temps et activités tel qu’Eurécia, la traçabilité des horaires et des feuilles de temps est essentielle. La préoccupation des horaires n’est d’ailleurs pas la seule affaire des employés aux 35h : même si les cadres au forfait jours n’ont pas d’horaires à respecter sur le papier, ils doivent cependant veiller à ne pas dépasser les limites annuelles réglementaires et respecter leurs heures de repos obligatoires. En termes de gestion des projets, le suivi - cette fois des activités- est également un enjeu important pour les employés : quel temps ai-je passé sur tel projet, sur tel client, à accomplir telle tâche… ? Quand l’heure arrive de rendre les comptes à son manager, mieux vaudra avoir gardé trace de ses accomplissements !

La gestion du temps et des activités pour les managers

Les managers/chefs de projet/responsable de BU sont, en effet, tout naturellement concernés par la préoccupation des horaires de leurs employés et le souci de suivre l’avancement de leurs projets, leur mission étant de cadrer les activités de leur équipe et de s’assurer de leur bon déroulé. Budget, temps passé…. le manager est celui qui devra en premier tirer la sonnette d’alarme en cas de dépassement. Il devra également réagir en cas de non-respect des horaires impartis : si un ou plusieurs employés doivent systématiquement faire des heures supplémentaires pour mener à bien leur mission, une remise en question deviendra nécessaire (aussi bien du côté manager que du côté employé, afin de s’assurer, par exemple, qu’il n’y ait pas de problème de staffing).

La gestion du temps et des activités pour les RH

Le service RH, garant (quasiment ultime) du respect de la législation en termes d’horaires de travail au sein de l’entreprise, portera bien entendu un œil averti sur les feuilles de temps. Respect des temps de repos obligatoires, des amplitudes horaires maximales, des seuils d’heures supplémentaires, travail de nuit ou jours fériés… rien ne lui échappera ! 

La gestion du temps et des activités pour le responsable paie

Le responsable paie est intrinsèquement concerné par la gestion des temps, puisqu’avec la gestion de la paie vient celle des EVP (éléments variables de paie). Porter à sa connaissance les heures supplémentaires, complémentaires et majorées est donc primordial, et implique d’avoir à sa disposition un système ou outil de gestion des temps de travail efficace, lui permettant d’exporter facilement tous les éléments nécessaires à la paie. 

La gestion du temps et des activités pour le service financier

Enfin, le service financier de l’entreprise, étant le garant du budget et de la santé financière de l’entreprise, aura également tout intérêt à effectuer une analyse macro des budgets via le suivi des activités. Le suivi des performances et l’analyse des coûts sauront lui indiquer quelles sont les marges générées par projet ou par client, et si la rentabilité est à l’ordre du jour. 

 

Comment calculer le temps de travail ?

Le calcul du temps de travail... avec Excel ?

Le calcul des temps de travail, autrefois effectué sous Excel, se fait de plus en plus via l’utilisation de logiciels dédiés au suivi des temps & activités et au calcul (automatique !) des heures travaillées, permettant de gagner en temps et en efficacité. Que ce soit de manière hebdomadaire, mensuelle, ou même annuelle, par le biais de badgeuses virtuelles ou physiques, nombreux sont les employés étant soumis à des contraintes de traçabilité des horaires effectués pour le compte de leur employeur. Grâce à une double fonction gestion des temps / gestion des activités, le logiciel timesheet Eurécia permet de suivre le temps de travail des employés, et ce, à travers les projets et clients qui leurs sont assignés

La saisie des temps en un clic

Les salariés remplissent, dans les délais impartis, leurs feuilles de temps, en effectuant leur saisie des temps, et le cas échéant, le projet auquel ces horaires sont rattachés. Les horaires étant pre-remplis en fonction du profil horaire par défaut, ces derniers n’auront plus qu’à valider en un clic leurs horaires de travail, ou à y apporter des modifications si leur temps de travail a dévié de la norme. Les feuilles de temps ainsi remplies sont ensuite soumises à validation auprès de l’employeur, c’est aussi simple que cela ! Et pour faciliter encore davantage la remontée des temps de travail, une badgeuse virtuelle permet aux salariés de signaler leur arrivée et leur départ en un seul clic via leur espace personnel. Résultat : les heures de travail sont enregistrées de manière sécurisée (pas de feuilles volantes !)

 

 

L'export des temps de travail vers la paie

La gestion de la paie est fluidifiée, et le calcul des heures supplémentaires se fait en toute simplicité.  Les heures à payer et à récupérer sont calculés automatiquement selon les règles préétablies via des seuils de majoration et de récupération des heures supplémentaires (exemple : majorées jusqu’à X heures, puis récupérées…). Les heures paramétrées comme « repos compensatoires » sont ensuite envoyées vers le module Congés & Absences d’Eurécia, et les heures supplémentaires totalisées, en vue d’un export vers la paie.

Fait pour vous faciliter la préparation de la paie, le logiciel Temps et Activités prend ainsi en charge les EVP, ou éléments variables de paie : une grille EVP (en option) permet de récupérer automatiquement tous les éléments annexes à la paie, dont les heures supplémentaires, complémentaires, majorées… et de les exporter facilement vers son logiciel de paie en vue de la préparation de la paie en fin de mois.

Une gestion du temps de travail au plus près de vos besoins

Enfin, puisque chaque entreprise est différente, et possède ses propres spécificités, le logiciel de gestion des temps et activités Eurécia propose une gestion de cas spéciaux : paramétrage de règles de rémunération pour les temps d’habillage, de pénibilité (présence en chambre froide etc), différenciation de la rémunération en astreinte selon le statut (en attente, sur le trajet, en intervention)… La modulation et l’annualisation du temps de travail sont également pris en compte par le logiciel, les sociétés à activité saisonnière nécessitant un calcul des temps de travail adapté à la forte fluctuation des volumes de travail auxquels ils font face, entre périodes de forte activité et périodes creuses.

 

 

Comment faire un suivi d’activité avec le logiciel GTA ?

Un paramètrage des axes d'activité sur-mesure

Tout suivi des activités démarre par le paramétrage des axes et comptes analytiques en fonction du scénario de gestion de projet. Jusqu’à 5 axes analytiques peuvent ainsi être définis et renseignés dans le cadre d’un projet, selon son niveau de complexité et le degré d’analyse souhaité (par exemple : par projet, client, tache, lot, phase…).

Une sous-arborescence par axe doit ensuite être définie (pas de limite de nombre de comptes).

Si la liste de clients à ajouter aux axes analytiques est trop importante (ex : liste contenant des centaines de clients), il est possible d’importer en masse des comptes analytiques depuis des outils tiers (CRM, outils de gestion, de facturation etc) au lieu de les rentrer à la main.

À la suite de l’activation de clés de répartition, la gestion de chaque compte analytique se fait en fonction de la charge de travail prévue, du budget prévisionnel et du type de facturation (au réel-régie ou au forfait).

Un suivi des projets en temps réel

Les collaborateurs imputent ensuite leur temps passé (en heure ou en jour) sur des comptes analytiques tels que des clients, des projets, des tâches. Ils peuvent, si besoin, ajouter un CRA (compte-rendu d'activité), un compte-rendu de réunion ou tout autre document utile lié à leur activité de la semaine. Les activités imputées dans le cadre de la gestion de projet sont automatiquement ajoutées à la feuille de temps de travail, pour éviter une double saisie temps/activités.

Besoin de varier la granularité de votre imputation ? L’activation du mode simplifié du logiciel de suivi des Temps & Activités permet, par exemple, la saisie des temps de travail en volume de jours (ex : 10 jours travaillés pour le client A, 5 jours pour le client B).

Grâce aux tableaux de bord proposés par l’outil, les managers et chefs de projet pourront suivre au fur et à mesure l’avancement du projet, aussi bien en termes de temps qu’en termes de budget. Le suivi des heures effectuées pour le compte de chaque client, et sur chaque projet, leur permettra de mener une analyse fine, en vue d’optimiser leur gestion de projet. Les services financiers, pourront, eux, étudier le réalisé par rapport au prévisionnel, et calculer les prix de revient et de vente, afin de garantir la rentabilité des projets.