Optimisez la gestion des temps et le suivi des activités

Pour une maîtrise fine du temps de travail

Le calcul des temps de travail, via la gestion des temps, est une problématique propre aux ressources humaines, qui prend généralement la forme d’une auto-déclaration par les employés du temps de travail effectué, sur une base hebdomadaire ou mensuelle, et ce, sous la forme d’une feuille de temps. Cette imputation du temps de travail permet le traitement des éventuelles heures supplémentaires selon les règles de gestion de l’entreprise, et facilite la préparation de la paie. Autrefois effectué sous format Excel, le calcul du temps de travail s’effectue désormais à l’aide de logiciels de gestion des Temps et des Activités, à l’instar d’Eurécia.

Le calcul du temps de travail a l’avantage de permettre une vision claire du temps de travail des salariés et des équipes. La charge de travail peut être mieux mesurée et gérée, et les écarts éventuels entre volume de travail et temps effectif peuvent être relevés (problèmes de sur-effectifs/sous-effectifs).

Pour respecter la législation

D’un point de vue légal, le calcul des temps de travail revêt une importance vitale. En cas de contrôle, il conviendra de pouvoir prouver sa conformité avec la législation actuelle, la convention collective ou encore les accords de branche ou d’entreprise en matière de durée légale de travail. Entre durées maximales de travail effectif, heures de repos et de pause, les entreprises ont tout intérêt à garder une traçabilité des heures effectuées et de la conformité de celles-ci avec la législation en vigueur.

Également régies par la législation : les heures supplémentaires. En l’occurrence, les heures effectuées au-delà de la durée « légale » de travail (35h) doivent être soit récupérées, soit majorées, et ce à des taux variables en fonction de certains seuils. Il est donc essentiel de connaitre le nombre exact d’heures supplémentaires effectuées par chaque employé, afin de s’y conformer. Le calcul des heures supplémentaires requiert donc une bonne gestion des temps de travail, faute de quoi l’entreprise s’expose à des sanctions pénales.

Pour éviter les litigesUn calcul rigoureux des temps de travail permet d'améliorer le climat social en prévenant les conflits employé/employeur liés aux contentieux relatifs aux heures supplémentaires non payées. Les heures effectuées sont totalisées et les heures supplémentaires et majorations calculées de manière transparente, avant d'être transmises à la paie en l'état. Le salarié peut donc accéder à son total d'heures à tout moment, et au calcul des heures supplémentaires, et réagir en cas de désaccord, avant qu'un conflit n'éclate.

Si toutefois un contentieux devait se produire, vous pourrez, qui plus est, montrer patte blanche, en attestant des heures effectuées par votre salarié litigieux.

Temps de travail : quelles sont les règles applicables ?

Afin de respecter à la fois les conventions collectives, accords de branche et d’entreprise et de satisfaire au cadre légal français, il est important de respecter les points suivants :

• Les durées de travail hebdomadaire (durée légale ou convention de forfait)
• Les heures de repos obligatoire quotidiens (11h consécutives) et hebdomadaires (24h consécutives)
• Les temps de pause (20 minutes minimum dès 6h de travail continues)
• Les durées maximales de travail effectif quotidiennes et hebdomadaires (10h par jour, 48h par semaine, sauf dérogation)
• Le contingent annuel d’heures supplémentaires (220h maximum, sauf accord contraire)
• La compensation des heures supplémentaires (rémunération ou récupération)
• Le calcul des heures complémentaires pour les temps partiels
• Le respect d’une charge de travail dite « raisonnable » pour les employés en forfait jours

Se prémunir grâce à un logiciel de gestion des temps de travail

Puisqu’il incombe à l’employeur de prouver qu’il est en accord avec la législation en matière de droit du travail (notamment lors de contrôles), il est important d’avoir à sa disposition des éléments étayant sa conformité.

Pour ce faire, il existe des logiciels timesheet pour vous aider sur ces enjeux !

Le logiciel Temps & Activités d’Eurécia en fait justement partie. Paramétré pour respecter la législation en matière de durée légale du travail, il est conçu pour vous alerter en cas d’anomalies de pointage, et pour avoir une meilleure maitrise des horaires effectuées.

Grâce à la centralisation des informations, l’historique des horaires effectués par vos employés est centralisée et facilement accessible en cas de contrôle. Pour assurer le respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires, un système auto-déclaratif permettra, lors de la saisie des temps, de vérifier que les employés au forfait jours ont bien bénéficié de leurs pauses réglementaires. Dans le cas contraire, une notification automatique est envoyée au manager pour l’en avertir. Pour les salariés ayant un temps de travail en heures, ce dernier sera également alerté en cas de dépassements des limites légales de temps effectif, dès lors que l’employé dépasse les 10h/jour ou les 48h/semaine. Enfin, le paramétrage des seuils d’heures supplémentaires permettra de se conformer aux limites légales et d’adapter les critères de compensation et de majoration en fonction du nombre d’heures effectuées.

Pour un management plus réactif

Le suivi des activités répond à une problématique de gestion de projet, et permet de suivre et de visualiser la répartition du temps de travail et du budget selon un certain nombre d’axes analytiques (par client, par projet, par tâche…). Cela est rendu possible par un remplissage de feuilles de temps (comptes rendus d’activité ou CRA) par les chargés de projet, qui imputeront ainsi les heures effectuées au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Le suivi des activités a l’avantage de permettre un suivi détaillé des projets en termes de budget et de temps passé, et d’avoir en permanence une vision claire de leur avancement et de leur gestion du planning. Les managers auront la possibilité de suivre le déroulement des projets de leurs collaborateurs, et analyser la performance par client ou projet, ainsi que le nombre d’heures investies sur chacun, dans un objectif d’amélioration continue des processus.

Pour une maîtrise du budget en temps réel

En termes de suivi budgétaire, on pourra également suivre le réalisé vs le prévisionnel, et calculer les marges afin de s’assurer en continu de la rentabilité du projet.  Les managers et contrôleurs de gestion obtiennent ainsi en permanence une vision juste et analytique de l'ensemble des activités de l'entreprise... et de leur bonne performance financière !

Avec tous les éléments nécessaires à sa disposition, la comptabilité pourra, de plus, préparer sa pré-facturation en un clic, par période, client ou projet.

Quel type d’entreprise peut bénéficier d’un logiciel de gestion des temps de travail et de suivi des activités ?

Toutes les entreprises, indépendamment de la durée du temps de travail et de l’existence de conventions de forfait, trouveront un intérêt collectif à effectuer un suivi des temps et activités.

• Entreprises aux semaines « standards » de 35h (durée légale du travail)
• Celles concernées par une forfaitisation du temps de travail, que ce soit sous la forme de forfait heures (39h etc) ou de forfait jours (contrats cadres etc)
• Les entreprises cumulant des temps de travail standards et des forfaits heures/jours

Les entreprises aux semaines standards (35h)

La préoccupation de suivi des temps concerne tout d'abord les sociétés au temps de travail standard (35h), comme par exemple celles employant des ouvriers ou Etam (employés, techniciens, agents de maîtrise). Celles-ci auront des exigences spécifiques : badgeuse virtuelle ou physique, vérification des heures effectuées et gestion des heures supplémentaires (destinées à être récupérées ou payées, selon le choix de l’entreprise).

Les entreprises avec une forfaitisation du temps de travail

Le suivi des temps et activités peut concerner par exemple les sociétés de consulting (cabinets de conseil) fonctionnant au forfait jours, dont le besoin fondamental est de suivre l’allocation des ressources (temps passé, coût, ressources humaines) en fonction des projets et des clients. Au forfait jours, ces derniers auront également tout intérêt à suivre le planning de travail de leurs employés cadres, afin de s’assurer que leurs temps de repos quotidiens et hebdomadaires sont respectés, conformément à la législation en vigueur. 

Les entreprises au temps de travail "mixte"

Enfin, des entreprises ou organisations au temps de travail « mixte » bénéficieront d’autant plus du suivi des temps et des activités. Ainsi, une agence de communication employant, par exemple, une standardiste au 35h et des chargés de projet au forfait jours aura une double problématique : le respect des horaires et la gestion des éventuelles heures supplémentaires de la standardiste d’une part, et de l’autre, la répartition et le suivi de la charge de travail de leurs chargés de projet en fonction des clients. 

Les entreprises ayant recours à la soutraitance

Les sociétés ayant recours à la sous-traitance trouveront également leur compte dans le module Temps & Activités : en configurant un profil pour leurs sous-traitants, ils pourront suivre les heures effectuées, et ainsi faciliter le remplissage des feuilles d’émargement de ces employés.

En résumé, le module Temps & Activités s’adresse à toutes les entreprises, indépendamment de la durée du temps de travail, de leurs règles de gestion ou du statut de leurs employés (en interne ou externes – sous-traitance).

L'application Timesheet de gestion du temps et des activités Eurécia simplifie et fiabilise le processus de saisie des feuilles de temps (ou CRA : compte-rendu d'activités) de vos collaborateurs, en termes de temps de travail ou d'activités.

Qui est concerné par la problématique de gestion du Temps et des activités au sein de l’entreprise ?

La gestion du temps de travail et des activités pour les employés

Les employés soumis au contrôle quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel des horaires doivent suivre leur volume horaire et faire en sorte de respecter leur forfait horaire, au risque de générer des heures supplémentaires (au grand dam des managers !). Que ce soit sous forme de pointeuse physique ou virtuelle, via feuille Excel ou via un logiciel de suivi des temps et activités tel qu’Eurécia, la traçabilité des horaires et des feuilles de temps est essentielle. La préoccupation des horaires n’est d’ailleurs pas la seule affaire des employés aux 35h : même si les cadres au forfait jours n’ont pas d’horaires à respecter sur le papier, ils doivent cependant veiller à ne pas dépasser les limites annuelles réglementaires et respecter leurs heures de repos obligatoires. En termes de gestion des projets, le suivi - cette fois des activités- est également un enjeu important pour les employés : combien de temps ai-je travaillé sur tel projet, sur tel client, à accomplir telle tâche… ? Quand l’heure arrive de rendre les comptes à son manager, mieux vaudra avoir gardé trace de ses accomplissements !

La gestion du temps de travail et le suivi des activités pour les managers

Les managers/chefs de projet/responsable de BU sont, en effet, tout naturellement concernés par la préoccupation des horaires de leurs employés et le souci de suivre l’avancement de leurs projets, leur mission étant de cadrer les activités et suivre la productivité de leur équipe et de s’assurer de leur bon déroulé. Budget, temps réel passé…. le manager est celui qui devra en premier tirer la sonnette d’alarme en cas de dépassement. Il devra également réagir en cas de non-respect des horaires impartis : si un ou plusieurs employés doivent systématiquement faire des heures supplémentaires pour mener à bien leur mission, une remise en question deviendra nécessaire (aussi bien du côté manager que du côté employé, afin de s’assurer, par exemple, qu’il n’y ait pas de problème de staffing).

La gestion du temps de travail et le suivi des activités pour les RH

Le service RH, garant (quasiment ultime) du respect de la législation en termes d’horaires de travail au sein de l’entreprise, portera bien entendu un œil averti sur les feuilles de temps. Respect des temps de repos obligatoires, des amplitudes horaires maximales, des seuils d’heures supplémentaires, travail de nuit ou jours fériés… rien ne lui échappera ! 

La gestion du temps et des activités pour le responsable paie

Le responsable paie est intrinsèquement concerné par la gestion des temps, puisqu’avec la gestion de la paie vient celle des EVP (éléments variables de paie). Porter à sa connaissance les heures supplémentaires, complémentaires et majorées est donc primordial, et implique d’avoir à sa disposition un système ou outil de gestion des temps de travail efficace, lui permettant d’exporter facilement tous les éléments nécessaires à la paie. 

La gestion du temps et des activités pour le service financier

Enfin, le service financier de l’entreprise, étant le garant du budget et de la santé financière de l’entreprise, aura également tout intérêt à effectuer une analyse macro des budgets via le suivi des activités. Le suivi des performances et l’analyse des coûts sauront lui indiquer quelles sont les marges générées par projet ou par client, et si la rentabilité est à l’ordre du jour.