Saisie des temps maîtrisée : un atout pour votre société
Qu’est-ce que la saisie des temps ?
La saisie des temps est une problématique de taille pour les services RH des grandes ou petites entreprises. Elle consiste à suivre le temps passé par un salarié sur chaque tâche d’un projet.
D’ordinaire, la saisie des temps s’effectue sur papier ou tableur Excel. Le salarié renseigne ses heures ou ses jours passés sur une activité, pour un projet. Ces données sont ensuite re-saisies, vérifiées et classifiées pour être traitées dans la facturation du client, ou pour la paie. Coté comptabilité et ressources humaines, elle peut servir à facturer les différents clients ou à préparer les fiches de paie.
Pourquoi utiliser un logiciel pour faire la saisie des temps ?
L’intérêt et les enjeux d’une saisie des temps de travail efficace et maîtrisée ne se limitent pas à l’aspect comptable. En termes de management, les outils de suivi des temps et des activités sont également utiles pour la productivité et le confort du salarié.
Efficacité et satisfaction des collaborateurs
Côté salariés : si la mise en place de ce genre d’outils ressemble à une solution de « flicage » aux yeux de certains employés, une fois instauré, les avantages deviennent évidents.
L’outil informatique permet de limiter la corvée de la feuille de temps, en proposant de renseigner leurs heures via des formulaires unifiés avec auto-complétions de manière simple et intuitive. Le pointage dématérialisé offre aussi la possibilité de calculer automatiquement et de mettre en évidence leurs heures supplémentaires. Enfin les collaborateurs peuvent consulter le cumul et le décompte des heures passées ou à récupérer.
Côté manager : la saisie des temps sur ordinateur permet au manager d’ajuster le temps et le budget nécessaire aux tâches dont la durée est sous, ou surestimée. Grâce aux rapports, celui-ci peut suivre l’avancement de son équipe sur les projets. Il dispose aussi d’une interface lui permettant de consulter et de valider simplement les feuilles de temps des membres de son équipe.
Mise en conformité avec la loi et réduction des conflits
Les outils de saisie des temps peuvent être paramétrés en fonction de la législation et le code du travail, mais aussi en fonction des spécificités de votre fonctionnement d’entreprise. Ainsi, utiliser un tel outil vous permet de fiabiliser votre gestion :
- Des heures supplémentaires : celles-ci sont directement renseignées directement sur l’outil par les collaborateurs et visibles pas les managers et l’équipe RH. Ce qui permet une gestion plus transparente au moment de la paie tout en limitant les saisies, les erreurs et en évitant les conflits.
- De la facturation client : en comptabilisant de manière claire et exhaustive toute heure passée sur chaque tâche d’un projet. Vous pouvez ainsi facturer vos clients de manière plus claire et précise.
Visibilité globale des budgets temps et argent en temps réel
Les logiciels de collecte des informations de temps passés sur les activités vous permettent également de garder un œil sur l’avancement des projets et sur le budget utilisé et restant pour chaque tâche en temps réel. Vous avez également la possibilité de créer vos propres rapports pour consulter l’information qui vous intéresse à tout moment.
Meilleure répartition des ressources
Cette visibilité en temps réel accorde une grande flexibilité dans la gestion des ressources. En fonction de vos prévisions vous pouvez ainsi moduler et ajuster les ressources temps, argent ou personnel allouées à vos projets.
Calcul de la rentabilité des tâches et maîtrise des coûts
De tels outils servent aussi le pôle financier de votre structure. Gardez un œil sur vos dépenses. Affinez le suivi de vos performances et analysez vos marges, maîtrisez vos coûts, définissez ou redéfinissez vos prix en consultant les divers rapports qu’il est possible de paramétrer.
La gestion de votre saisie des temps s’avère avoir des atouts à plusieurs facettes et se présente comme l’un des grands enjeux des entreprises en désir de croissance.
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