Planning congés : informations, astuces et modèle Excel

Le planning congés est un tableau centralisant les périodes de congés et d'absences des salariés d'une entreprise. Il assure une information claire et précise sur l'organisation du repos du personnel et fixe l'ordre des départs. Comment créer un planning congés ? Comment le faire sur Excel ? Voici quelques détails sur la gestion du planning congés au sein de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un planning congés ?

Le planning congés est un document qui indique les temps de repos et de congés des employés d’une entreprise. Le planning congés peut avoir l'aspect d'un calendrier, d'un agenda, d'un tableau par catégorie de congés, par secteur au sein de l’entreprise, etc.
Le planning congés peut être géré et diffusé de façons diverses :

  • format papier (affichage dans l'entreprise)
  • format digital
  • logiciel SIRH (Système d'Information Ressources Humaines)

À quoi sert un planning congés ?

Le planning congés est un outil informatif pour l’entreprise. Il facilite le suivi des congés donnés aux salariés. Ce tableau poursuit les objectifs suivants :

  • Assurer aux salariés une bonne visibilité sur la période de prise des congés. L'employeur est tenu d'informer le personnel de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture (article D3141-5 Code du travail)
  • Fixer l'ordre des départs. L’ordre des départs en congés est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ (article D3141-6 du Code du travail)
  • Modifier les dates de congés fixées
  • Faire respecter les dates de congés par le personnel
  • Reporter les congés non pris
  • Pallier les absences

Comment faire un planning congés ?

Pour faire un planning congés, l'employeur ou le service des ressources humaines doit intégrer les impératifs suivants.

  • La liste des salariés avec le nombre de jours de congé disponibles
  • La politique de vacances de l'entreprise. Cette politique de congés fixe le nombre maximum de semaines de congé consécutives. Elle établit également le nombre maximum de salariés en congé simultanément et l'ordre de priorité des demandes de congés
  • La date limite de demande de congés
  • La validation des congés
  • La recherche de remplaçants, le cas échéant

Comment faire un planning congés sur Excel ?

Pour créer un planning congés, l'entreprise peut utiliser un outil de gestion dédié centralisant les demandes de congés des salariés. Dans le cadre d'une TPE, le planning congés peut revêtir un format à deux ou trois colonnes mentionnant le nom des salariés, les dates de congés, le solde de congés disponible. Elle peut également utiliser un modèle Excel tel que :

  • le tableau Excel planning de travail, congés et absences. Outre l'élaboration du planning de travail, ce tableau permet de planifier des périodes de congés et d'absences du personnel.
  • Le tableau Excel gestion de congés. L'onglet calendrier permet de référencer les périodes de congés des salariés. L'onglet soldes permet d'entrer le nom des employés avec le solde de congé disponible.

Faciles à utiliser, les différents types de modèle Excel montrent cependant leurs limites rapidement. En effet, ces tableaux exigent de multiples opérations, sources d'erreurs potentielles. Les mises à jour en temps réel et les interactions salariés/managers/RH y sont inexistantes, contrairement au logiciel congés.

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Comment diffuser un planning congés ?

Le planning des congés est communiqué à chacun des employés par tout moyen. En clair, l'employeur n'est plus tenu à l'obligation d'affichage sur les lieux de travail. Il peut porter les informations à la connaissance des salariés via :

  • intranet
  • e-mail
  • lettre recommandée

Ce format de communication permet d'informer plus facilement :

  • les salariés itinérants
  • les employés en télétravail
  • le personnel en mission chez des clients, etc.

Cette mesure est valable en matière de congés payés pour :

  • la période de prise des congés
  • l'ordre des départs en congés

En matière de congé collectif hebdomadaire, l'obligation d'affichage persiste si le congé n'est pas donné le dimanche.

L'employeur peut mixer affichage du planning congés et gestion de l'information par tout moyen lorsque les salariés ont un accès limité au réseau informatique.

Comment gérer un planning congés ?

Avec la simplification des obligations d’affichage, la gestion et la communication du planning congés s'adaptent aux médias modernes. La digitalisation du planning des congés tend à se généraliser. Cette gestion moderne à l’aide d'un logiciel congés et absences affiche de nombreux avantages pour les différents acteurs de l'entreprise : salariés, managers, ressources humaines.

Gestion digitale du planning des congés : les avantages pour le salarié

Du côté salarié, la digitalisation d'un congé simplifie les actions suivantes :

  • Consultation du planning des absences de façon autonome
  • Vision globale du planning congés et adaptation de la demande en fonction
  • Notification du statut de la demande de congé dès que la décision est rendue
  • Mise à jour en temps réel du solde de congés payés, RTT, récupération, etc.
  • Simulation prévisionnelle des droits acquis

Digitalisation du planning des congés : les avantages pour les managers

La gestion numérique du planning congés présente également des atouts pour le manager :

  • Notification automatique des demandes de congé des collaborateurs
  • Visualisation du planning de l'équipe en temps réel
  • Validation des demandes en ligne

Digitalisation du planning des congés : les avantages pour les RH

Au niveau des RH, la gestion digitale du planning congés facilite les opérations suivantes :

  • Exportation automatique des données vers la paie en fin de mois
  • Simulation prévisionnelle des droits acquis
  • Suivi des indicateurs RH : taux d’absentéisme, type d’absences, etc.

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