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Planning congés : modèle excel gratuit à télécharger
Gérer les congés d’une équipe est une tâche chronophage pour le manager. Il doit veiller à disposer toujours des ressources suffisantes pour maintenir l’activité du service tout en offrant des conditions justes pour tous les collaborateurs. Cela demande une organisation à toute épreuve. Heureusement, Excel est un outil très pratique pour créer rapidement un planning de congés pour votre équipe. Avec quelques connaissances, il offre des fonctionnalités intéressantes pour vous faire gagner du temps.
Sommaire
Le planning congés est un document qui indique les temps de repos et de congés des employés d’une entreprise. Le planning congés peut avoir l'aspect d'un calendrier, d'un agenda, d'un tableau par catégorie de congés, par secteur au sein de l’entreprise, etc.
Le planning congés peut être géré et diffusé de façons diverses :
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Téléchargez notre modèle Excel de planning congés 2024 et suivez les congés et absences au sein de votre entreprise.
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Le planning congés est un outil informatif pour l’entreprise. Il facilite le suivi des congés donnés aux salariés. Ce tableau poursuit les objectifs suivants :
Pour faire un planning congés, l'employeur ou le service des ressources humaines doit intégrer les impératifs suivants dans son logiciel de planification.
Pour créer un planning congés, l'entreprise peut utiliser un outil de gestion dédié centralisant les demandes de congés des salariés. Dans le cadre d'une TPE, le planning congés peut revêtir un format à deux ou trois colonnes mentionnant le nom des salariés, les dates de congés, le solde de congés disponible. Elle peut également utiliser un modèle Excel tel que :
Faciles à utiliser, les différents types de modèle de planning congés Excel montrent cependant leurs limites rapidement. En effet, ces tableaux exigent de multiples opérations, sources d'erreurs potentielles. Les mises à jour en temps réel et les interactions salariés/managers/RH y sont inexistantes, contrairement au logiciel congés. On se rapproche davantage du fonctionnement de certaines solutions gratuites pour la gestion des congés.
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Pour être le plus précis possible, votre planning doit préciser le type de congé pris par le salarié. De cette manière, vous pourrez tenir un compte exact des droits au repos de chacun.
Voici la liste des différents congés existants :
Avec la simplification des obligations d’affichage, la gestion et la communication du planning congés s'adaptent aux médias modernes. La digitalisation du planning des congés tend à se généraliser. Cette gestion moderne à l’aide d'un logiciel congés et absences affiche de nombreux avantages pour les différents acteurs de l'entreprise : salariés, managers, ressources humaines.
Du côté salarié, la digitalisation d'un congé simplifie les actions suivantes :
La gestion numérique du planning congés présente également des atouts pour le manager :
Au niveau des RH, la gestion digitale du planning congés facilite les opérations suivantes :
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Quels sont les avantages d'utiliser un modèle de planning de congés au format Excel ?
Tout d'abord, il permet de visualiser clairement les congés de l'équipe. Sur un écran, le manager peut identifier d'un coup d'œil le statut de chacun de ses collaborateurs au jour le jour. Cela lui permet de s'organiser au mieux ou de moduler les poses de congés en fonction de la situation réelle.
Ensuite, Excel est un outil facile à utiliser. Il n'est pas nécessaire de maîtriser les formules ou les macros pour s'en servir. La fonction planeur est accessible à tout le monde sans compétence particulière. Le manager peut donc aisément effectuer :
Le calcul des congés est complexe pour suivre le nombre de jours dévolus à chacun. Il est possible d'automatiser certains calculs. De cette manière, les employés ou leur manager savent toujours où ils en sont. Cette fonctionnalité peut éviter des erreurs humaines.
Le planning des congés Excel peut contenir une colonne sur le motif du congé. De cette manière, le manager conserve un historique des congés de son équipe. Il peut même utiliser ces données pour mettre en place des mesures visant à optimiser la productivité ou la présence de son équipe.
Quelles sont les bonnes pratiques pour structurer votre planning de congés ?
Le planning des congés Excel est très utile au sein d'une équipe à une condition : d'être utilisé par tous. Pour vous assurer de l'engagement de vos collaborateurs pour cette démarche, il existe des bonnes pratiques à suivre.
La première est d'utiliser un code couleur pour distinguer les différents congés. De cette manière, chacun peut connaître en quelques secondes les effectifs de l'équipe, mais également les raisons des absences. La transparence est une preuve de confiance appréciée des salariés. Il n'est toutefois pas nécessaire de fournir des informations plus précises (cause du congé maladie, par exemple). Il s'agit de données confidentielles.
La seconde est d'inclure une zone de commentaire pour permettre à vos collaborateurs de vous communiquer des informations (par exemple, départ à 16 heures le jour des congés) ou des demandes. Enfin, il est intéressant d'utiliser les filtres Excel pour avoir une image micro de la situation de l'entreprise (congés pour un département, pour une équipe, pour un employé).
Comment personnaliser votre modèle de planning de congés ?
Nous mettons à votre disposition un modèle de planning de congés Excel gratuitement. Cet outil vous permettra de suivre les absences de vos collaborateurs au quotidien.
Pour vous approprier le fichier Excel, il est tout à fait possible de le personnaliser. Pour commencer, vous pouvez modifier le type de police, la taille des caractères ou la couleur des cases. Pour engager vos collaborateurs dans cette procédure, il est préférable de leur présenter un planning facile à utiliser, compréhensible et agréable à regarder.
Il existe beaucoup d'autres possibilités de personnalisation. En voici quelques exemples :
Comment diffuser un planning de congés ?
Le planning des congés est communiqué à chacun des employés par tout moyen. En clair, l'employeur n'est plus tenu à l'obligation d'affichage sur les lieux de travail. Il peut porter les informations à la connaissance des salariés via :
Ce format de communication permet d'informer plus facilement :
Cette mesure est valable en matière de congés payés pour :
En matière de congé collectif hebdomadaire, l'obligation d'affichage persiste si le congé n'est pas donné le dimanche.
L'employeur peut mixer affichage du planning congés et gestion de l'information par tout moyen lorsque les salariés ont un accès limité au réseau informatique.
Comment utiliser les formules d'Excel pour automatiser votre planning de congés ?
Pour faciliter la gestion des congés au sein de votre entreprise, vous pouvez vous reposer sur les formules d'Excel. Elles permettent d'automatiser certaines règles de calcul afin de gagner du temps ou d'éviter les erreurs humaines.
La première fonction Excel à votre disposition est la formule SUM. Elle se présente sous la forme : =SUM (xx:xx). Elle permet d'ajouter plusieurs valeurs entre elles sans avoir à effectuer le calcul à la main. Grâce à elle, vous pouvez connaître en temps réel le total des congés pris par un employé, par un service ou par l'entreprise. Toutes les modifications effectuées dans le tableur seront prises en compte automatiquement.
La fonction COUNTIF est une formule statistique d'Excel. Elle est utilisée pour compter le nombre de cases correspondant à un critère spécifique. Sa syntaxe est la suivante : COUNTIF (range, criteria). Elle peut être utilisée pour :
Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la création ou de l'utilisation d'un planning de congés sur Excel ?
Pour vous aider à vous servir au mieux du modèle de planning des congés Excel, voici les erreurs courantes à éviter.
Lors de la création du fichier sur Excel
Les formules sont très efficaces pour vous simplifier la vie. Il faut toutefois vérifier si elles s'appliquent correctement. Avant de sauvegarder le fichier, vérifier bien :
Il est également important de vous assurer des accès donnés. Chaque salarié doit pouvoir consulter le document. À vous, ensuite, de choisir si vos collaborateurs ont le droit de modifier le document ou non.
Lors de l'utilisation du fichier Excel
Une erreur de formule peut aussi apparaître au moment de la modification d'un champ ou de la mise à jour du planning. Il peut être utile de vérifier vos formules après un gros changement de planning.
Pour être réellement efficace, votre planning Excel doit être mis à jour quasi quotidiennement. N'oubliez pas d'ajouter chaque nouveau collaborateur à son arrivée et d'enlever les personnes quittant l'entreprise. Enfin, il est essentiel de réaliser des sauvegardes régulièrement pour ne pas perdre vos données ou votre historique.
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