Politique de confidentialité de la société Eurécia

 

1. Pourquoi une politique de confidentialité ?

La société EURECIA (« nous ») est amenée à collecter les données de diverses personnes afin, notamment, de fournir ou améliorer ses services.

Dans un souci de respect de votre vie privée et de transparence, la présente politique de confidentialité est destinée à vous informer sur l’utilisation qui sera faite de vos données personnelles et sur vos droits à cet égard.

2. Quels traitements de données sont couverts par le présent document ?

Cette politique vise à informer nos interlocuteurs des différents traitements de données à caractère personnel que nous réalisons pour nos propres besoins, en notre qualité de « responsable de traitement » au sens du Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

Dans le cadre de la fourniture de notre service de SIRH (« Plateforme EURECIA »), nous sommes également amenés à traiter des données à caractère personnel pour le compte de nos clients, en qualité de « sous-traitant ». Cette relation de sous-traitance est régie par nos conditions générales de vente auxquelles nos clients peuvent se référer.

Par ailleurs, dans le cadre de nos actions de recrutement, nous traitons les données à caractère personnel de nos candidats. Le fait d’examiner, le cas échéant de vous contacter et de suivre votre candidature implique, de par la nature même de celle-ci, le traitement des données à caractère personnel qui nous ont été communiquées vous concernant, dans votre CV, votre lettre de motivation et tout autre élément transmis.

Vous trouverez ci-après les informations relatives au traitement de vos données à caractère personnel que nous effectuons et aux droits dont vous disposez sur celles-ci.
 

3. Notre identité et nos coordonnées

Le responsable des traitements de données mentionnés dans le présent document (dans le présent courriel « nous » ou « notre Société », « nos traitements ») est la société EURÉCIA, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Toulouse sous le 487 820 268, dont le siège social est situé au 3 chemin des Canelles, 31320 Castanet-Tolosan.

La société EURECIA, en tant que responsable de traitement, a désigné le cabinet d’Avocats ALTIJ en la personne de son associé dirigeant France CHARRUYER, dont l’adresse est 40 rue du Japon, CS 94133 – 31 030 TOULOUSE Cedex 4, comme Délégué à la protection des données (« data protection officer » ou « DPO »)..

Si vous avez des questions concernant cette politique ou, plus globalement, notre utilisation de vos données personnelles, nous vous invitons à nous contacter via l’adresse électronique suivante : [email protected].

Par ailleurs, dans le cadre de nos recrutements, et en fonction du poste faisant l’objet de votre candidature, nous pourrons transmettre vos données à caractère personnel à d’autres sociétés du Groupe, ou à des Cabinets de recrutement afin que votre candidature puisse être évaluée par cette société. Dans ce cas, vous serez informé(e) de cette transmission et de l’identité de la société en question.
 

4. Qui est concerné par nos traitements de données ?

Dans le cadre de notre activité, nous traitons les données personnelles de diverses personnes avec lesquelles nous sommes en contact dans le cadre de notre activité professionnelle et notamment :
 

• Nos clients professionnels et leurs collaborateurs accédant à notre plateforme ;
• Les employés de nos partenaires professionnels (clients, fournisseurs, organisations publiques, etc.) ;
• Les visiteurs de notre site Internet ;
• Les candidats ayant postulé pour un emploi ou pour une candidature spontanée.

 

5. Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Nous pouvons notamment traiter les types d’information suivants :
 

• Données nominatives : nom et prénom ;
• Coordonnées de contact : adresse email, numéro de téléphone ;
• Informations professionnelles : employeur, intitulé de poste et domaine d’activité, informations relatives à nos interactions dans un contexte professionnel ;
• Données de connexion et de navigation : lorsque vous visitez notre site internet nous pouvons, par le biais de traceurs électroniques tels que des cookies, recueillir des informations de connexion au site (date et heure, pages consultés), ainsi que des informations relatives à votre navigation (durée de consultation, un identifiant électronique lié à votre appareil tel que votre adresse IP, votre type et version de navigateur et le cas échéant, des informations sur le site Internet précédemment consulté avant de visiter notre site). Pour plus d’informations sur notre utilisation de cookies, nous vous invitons à consulter notre outil de gestion de consentements, disponible en bas du site via l’icône cookie.
• Formulaires de contact : Les informations que vous pouvez renseigner via notre formulaire de contact sur le présent site Internet, y compris via le champ « Message » ;
• Consentements : Les préférences de contact que vous exprimez via la case à cocher indiquée au sein de nos formulaires de contact ;
• Enregistrement sonores et vidéos : Dans le cadre de vos échanges téléphoniques avec nos équipes, nous sommes susceptibles d’enregistrer la conversation afin d’améliorer le service. Par ailleurs, dans le cadre de webinars que nous organisons, nous pouvons dans certains cas les enregistrer afin de les communiquer aux participants ;
• Plus globalement, toutes les informations que vous pourriez être amenés à nous transmettre dans le cadre de vos échanges avec nous et notamment notre éventuelle correspondance par e-mail, ou vos échanges téléphoniques avec un conseiller de la société EURECIA.

De manière générale, nous essayons de limiter au strict nécessaire les informations personnelles que nous traitons pour vous proposer un service complet et efficace.
Lors de la collecte des données à caractère personnel, vous serez informé(e) du caractère obligatoire ou facultatif des données traitées, pour des raisons légales, règlementaires ou contractuelles. En cas d’obligation, nous vous avertirons si votre éventuelle décision de ne pas fournir les données demandées devait impacter notre capacité à fournir les services proposés.
 
Par ailleurs, dans le cadre des candidatures, les données que nous traitons, à savoir votre nom, prénom, coordonnées, diplômes, expérience, aptitudes et compétences, et autres informations pertinentes, et fournies dans votre CV et lettre de motivation, sont collectées par le biais de votre candidature directe à une offre d’emploi, par celui de votre candidature spontanée ou par la communication de votre CV par un cabinet de recrutement.

Le cas échéant, nous collecterons toute autre donnée à caractère personnel vous concernant qui sera nécessaire à l’évaluation de vos capacités à occuper l’emploi concerné, dans le cadre des entretiens organisés avec vous au cours du processus de recrutement, et/ou dans le cadre d’une vérification de vos références auprès de votre environnement professionnel, telles que :
 

• Informations sur les références professionnelles : Les informations professionnelles vous concernant fournies par des personnes de référence, telles que d’anciens employeurs et des établissements d’enseignement ;
• Profil professionnel en ligne : Informations professionnelles vous concernant que vous avez partagées dans des sources en ligne, telles que LinkedIn.

 

6. Comment et pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?

 

Activité	Finalité	Base juridique
Gestion de notre relation contractuelle : Dans le cadre de nos prestations nous sommes amenés à traiter les données personnelles des membres du personnel de nos clients. Par exemple, afin d’assurer la souscription des services et la livraison de la Plateforme.	Gérer de façon opérationnelle et administrative des commandes de nos clients. Former nos clients à l’utilisation de la Plateforme EURECIA.	Les intérêts légitimes de la société EURECIA à traiter les données de ses interlocuteurs clients aux fins de fournitures de services.
Service support : Nous traitons les données à16 caractère personnel des collaborateurs de nos clients aux fins de fourniture de notre assistance et support techniques.	Fournir un service après-vente et une assistance technique à nos clients dans le cadre de l’utilisation de notre produit.	Les intérêts légitimes de la société EURECIA à assister ses clients dans le cadre de l’utilisation du produit.
Réalisation de webinars : Nous traitons les données à caractère personnel des participants aux webinars, notamment dans la mesure où nous procédons à l’enregistrement des sessions.	Réaliser des webinars pour former nos clients à l’utilisation de la Plateforme EURECIA.	L’intérêt légitime de la société EURECIA à enregistrer les webinars en vue de les communiquer à ses clients. Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement des webinars lors du commencement de celui-ci.
Connexion au compte client : Nous traitons les données de connexion des employés de nos clients dans le cadre de la connexion à la plateforme.	La fourniture de la Plateforme EURECIA.	Notre intérêt légitime à permettre aux collaborateurs de nos clients de se connecter à la Plateforme EURECIA conformément aux termes du contrat.
Enregistrements des conversations : En cas d’entretien téléphonique, nous sommes susceptibles d’enregistrer la conversation afin d’améliorer notre service client.	Améliorer la fiabilité et l’efficacité du service client.	L’intérêt légitime d’EURÉCIA, en cas d’entretien téléphonique.
Newsletter e-mail : Nous pouvons être amenés à envoyer des messages par mail à nos prospects et clients sur nos services, évènements et actualités.	L’envoi d’informations de nature commerciale à nos prospects et nos clients existants.	Le consentement des prospects ayant indiqué sur le Site Internet de la société EURECIA qu’ils souhaitent recevoir nos actualités. L’intérêt légitime d’EURÉCIA à envoyer à ses clients et prospects professionnels des messages électroniques de prospection concernant ses services. Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’envoi de tels messages en vous adressant à [email protected] ou en cliquant sur les liens de désabonnement dans le message que vous recevez.
Actions de communication externe : Dans le cadre de notre communication, nous menons des actions de promotion de la société EURECIA telles que des enquêtes externes, micros-trottoirs, jeux concours, l’envoi de vœux par voie postale, etc.	La mise en œuvre d’actions destinées à promouvoir les actions et l’activité de la société EURECIA.	Les intérêts légitimes de la société EURECIA à promouvoir ses actions et l’image de la société. Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’envoi de communication par voie postale en vous adressant à [email protected].
Prise de contact par téléphone : Nous prenons attache par téléphone auprès de prospects aux fins de présentation et de proposition de la Plateforme EURECIA.	La promotion de la Plateforme EURECIA et la recherche de nouveaux clients.	Les intérêts légitimes de la société EURECIA à promouvoir et proposer ses services.
Fiches clients des fournisseurs et prestataires : Afin de délivrer nos services, nous avons recours à différents prestataires et fournisseurs, dont nous collectons les données personnelles en plus des données propres à leur société.	La gestion des fournisseurs et prestataires, ainsi que des prestations fournies par ces derniers.	L’intérêt légitime d’EURÉCIA à exécuter les contrats dont elle est partie.
Témoignages et avis clients : Nous traitons les données que vous nous communiquez dans le cadre des témoignages que vous acceptez de nous adresser et des avis clients qui sont susceptibles d’être déposés sur des sites partenaires.	S’enquérir de la satisfaction de ses clients et analyser les avis client aux fins d’amélioration des services et de la Plateforme EURECIA.	Le consentement des personnes concernées à témoigner pour indiquer leur satisfaction. Les intérêts légitimes de la société EURECIA à traiter, analyser et le cas échéant échanger avec les clients s’agissant d’avis laissés par ces derniers.
Revue de vos demandes d’information : Nous analysons, trions et classons les informations vous concernant lorsque nous prenons connaissance pour la première fois de votre intérêt pour nos services (hors du cadre des commandes passées).	Gérer demandes de contact que nous recevons.	L’intérêt légitime d‘EURECIA de traiter des demandes relatives à ses produits et services.
Cookies : Lorsque vous utilisez le Site, celui-ci récupère automatiquement certaines informations de votre appareil afin d'optimiser votre expérience Web. Ces données servent également pour les statistiques du site internet. Pour plus d’informations sur notre utilisation des cookies, vous pouvez consulter notre politique de gestion des cookies.	Fonctionnement et optimisation du site internet. Suivi statistique des visites sur le site internet, suivi et mesures de performances des campagnes de publicité personnalisées et les outils de gestion des réseaux sociaux, identification des visiteurs, outils de gestion de la relation client, optimisation des conversions de sites web, recueil des avis, analyse des comportements des utilisateurs lors de la navigation.	L’intérêt légitime d’EURÉCIA en ce qui concerne les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site internet. Votre consentement pour les cookies statistiques, le suivi des campagnes de publicité personnalisées et les outils de gestion des réseaux sociaux.
Obligations légales et règlementaires : Nous pourrons traiter les données personnelles des personnes concernées afin de répondre aux obligations légales ou réglementaires mises à notre charge ou à des demandes d’institutions et autorités publiques.	Nous conformer à nos obligations légales ou réglementaires.	L’obligation légale ou réglementaire mise à notre charge.
Défense en justice : Nous pourrons traiter les données personnelles des personnes concernées afin de répondre à des demandes d’autorités judiciaires ou de défendre nos droits en justice.	Nous défendre en justice.	Notre intérêt légitime à nous défendre en justice.
Gestion des candidatures : Nous traitons des données de personnes ayant postulé pour un emploi au sein de notre société.	La gestion des candidatures Elaboration d’une CVthèque	Notre intérêt légitime à évaluer et suivre les candidatures au regard des attentes et besoins en fonction du poste vacant. Votre consentement préalable.

 
 

 

 7. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons partager vos données personnelles notamment avec :
 

• Fournisseurs et prestataires techniques : les entreprises qui nous aident en matière de maintenance informatique, de gestion de notre site web et de téléphonie ;
• Logiciels de gestion de la relation commerciale : les outils nous permettant d’hébergement, gérer notre relation contractuelle et les envois de courriels à destination de nos clients et prospects ;
• Logiciel de recrutement : la solution nous permettant de gérer les candidatures et recrutement ;
• Cabinets de recrutement : Une aide nous permettant de gérer les candidatures et recrutement ;
• Conseils professionnels : tels que nos avocats, experts comptables et commissaires aux comptes ;
• Tout acheteur ou autre successeur : en cas de fusion, cession, restructuration, réorganisation, dissolution ou autre vente ou transfert d'une partie ou de la totalité des actions ou des actifs d’EURECIA, ainsi que leurs conseils professionnels.
• Autorités publiques : si nous nous voyons dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles pour respecter une obligation légale.

 
Par ailleurs, et spécifiquement dans le cadre des candidatures, nous pouvons être amenés à partager, aux fins décrites ci-avant, vos données à caractère personnel avec la société ZEPHYR, autre société du Groupe auquel appartient notre Société, et des Cabinets de recrutement qui participent au processus de recrutement que nous mettons en œuvre.

Par ailleurs, afin d’assurer le traitement efficace et la sécurité de vos données à caractère personnel, notre Société est susceptible de les communiquer à des sous-traitants tiers, notamment en matière informatique, dont nous exigeons des garanties suffisantes quant à la protection des données à caractère personnel qu’ils traitent pour notre compte.

De même, nous pouvons être amenés à partager vos donner avec les autorités publiques, lorsque nous nous voyons dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles pour respecter une obligation légale.
 
En plus, dans le contexte de recrutement, nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles à nos conseils professionnels, juridiques et financiers, prestataires de services tels que nos avocats, experts comptables, commissaires aux comptes et Cabinets de recrutement.
 
En dehors de ce cadre, nous pourrons être amenés à divulguer vos données personnelles dans des circonstances spécifiques, telles que listées ci-après :
 

• du fait de la loi, dans le cadre d’une procédure en justice, d’un litige et/ou d’une requête des autorités publiques ;
• si cette divulgation est nécessaire à des fins de sécurité nationale, d’application de la loi ou autre sujet d’intérêt public ;
• si cette divulgation est raisonnablement nécessaire pour faire valoir le respect des lois et règlements en vigueur ou protéger l’activité de notre entreprise ;
• en cas de restructuration ou cession de notre entreprise.

 

8. Pendant combien de temps gardons-nous vos données personnelles ?

Nous gardons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à la fourniture des services que vous avez souscrits, en prenant en compte notamment les critères suivants :
 

• La nature et la finalité des traitements en question ;
• Les catégories des données traitées ;
• Les délais de prescription applicables dans le cadre de la conservation de données aux fins de défense de nos intérêts en justice, et notamment le délai de prescription de cinq ans prévus par les articles L110-4 du Code de commerce et 2224 du Code civil ;
• Les dispositions contractuelles applicables ;
• Les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et notamment le référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales publié le 3 février 2022.
• Vous pouvez, à tout moment, demander des précisions sur les durées de conservation spécifiques de vos données, en prenant contact avec notre DPO sur l’adresse [email protected].

 
Par ailleurs, et spécifiquement dans le cadre des candidatures, vos données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement du processus de recrutement.

A l’issue de ce processus :
 

• Si vous êtes embauché(e) au sein de notre Société, les données relatives à votre candidature seront intégrées au sein de votre dossier professionnel. Une information vous sera alors transmise sur le traitement de vos données en votre qualité de salarié, notamment sur les durées de conservation applicables.
• Si votre candidature est refusée et après avoir recueilli votre consentement, le cas échéant, vos données seront conservées au sein d’une CVthèque afin de vous proposer toute nouvelle offre d’emploi correspondant à votre profil, pendant une durée de deux ans.

Quel que soit le type de candidature, une fois le délai de deux ans passé, nous nous rapprocherons de vous afin de déterminer si vous souhaitez que votre profil soit conservé et, le cas échéant, pour vous permettre de le mettre à jour.

Comme précédemment indiqué, nous serons susceptibles d’archiver vos données, à des fins probatoires, pendant les durées de prescription civile et pénale applicables.
 

9. Quels sont vos droits au regard de vos données personnelles ?

Vos droits concernant le traitement de vos données personnelles comprennent ceux mentionnés ci-après. Ces droits pourront s’appliquer à votre situation en fonction des circonstances. Par exemple, le droit de retirer votre consentement ne s’appliquera pas lorsque le traitement n’est pas fondé sur votre consentement.

Ces droits sont les suivants :
 

• Le droit de nous demander :
  • l’accès à vos données personnelles et des informations sur nos traitements de celles-ci (« droit d’accès ») ;
  • de corriger ou compléter vos données personnelles si elles sont inexactes (« droit de rectification ») ;
  • l’effacement de vos données personnelles (« droit à l’oubli ») ;
  • une limitation du traitement de vos données personnelles (« droit à la limitation ») ;
• Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par la société EURECIA (« droit d’opposition ») ;
• Le droit de demander vos données personnelles sous un format électronique utilisable et/ou la transmission de ces données vers une autre organisation (« droit à la portabilité des données ») ;
• Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès (« directives après décès ») ;
• Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données dans la mesure où le traitement est fondé sur celui-ci. Dans ce cas, la licéité des traitements effectués avant le retrait du consentement ne sera pas remise en cause.

 
Si vous souhaitez exercer les droits mentionnés ci-dessus, merci de vous adresser à notre Délégué à la protection des données ([email protected]).
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), que vous pouvez contacter :
 

• En visitant le site Internet : https://www.cnil.fr/
• Par écrit à l’adresse suivante : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

 

10. Où sont traitées vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont hébergées sur nos serveurs internes en France ou sur des serveurs Cloud externes situés dans l’Union Européenne (UE). Si un transfert de données en dehors de l’UE est nécessaire pour assurer un service informatique fourni par un de nos prestataires, ce transfert est régi soit par une décision d’adéquation de la Commission européenne concernant le pays tiers en question, soit par des garanties appropriées prévues par le RGPD et notamment la signature de clauses contractuelles types de la Commission Européenne associées, le cas échéant, à la mise en place de mesures techniques complémentaires.

Par ailleurs, et spécifiquement dans le cadre des candidatures, si du fait de l’utilisation de certains outils, des transferts peuvent être effectués en dehors de l’Espace Économique Européen, nous nous assurons que le transfert est réalisé vers un pays reconnu adéquat, ou à défaut, encadré par des garanties appropriées, notamment par le biais de signature de clauses contractuelles types.