Le SIRH (système d’information sur les ressources humaines), vous en avez certainement entendu parler si vous évoluez dans le secteur des ressources humaines. Cet outil de centralisation permet de digitaliser les missions des RH en regroupant toutes les données au sein d’une même plateforme logiciel.
Un SIRH est un logiciel permettant de gérer toutes les missions des ressources humaines. Grâce à lui, il est aussi possible :
L’outil est complet. Il peut couvrir l’ensemble des procédures RH grâce à une base de données centralisées. Elle comprend toutes les informations liées aux collaborateurs.
Le SIRH est modulaire. Il regroupe au sein d’une même interface différentes briques traitant chacune une fonction RH (gestion de la paie, gestion des congés, gestion du recrutement, etc.). L’entreprise peut par conséquent implémenter uniquement les modules dont il a besoin.
Le SIRH intervient dans le contexte de digitalisation des entreprises, en étant ainsi une véritable source de productivité et d’optimisation.
En tant que solution modulable, le SIRH vous permet de composer votre propre solution RH à la carte. Paie, planning, congés, notes de frais... ? C'est vous qui choisissez !
Voilà des exemples de modules que vous pourrez retrouver dans un SIRH :
Dématérialisation des données du salarié, partage de documents, tableaux de bord rh
En savoir plus →Planning congés, demandes et validations des congés en ligne, suivi du télétravail, Compte Epargne Temps
En savoir plus →Planning collaboratif en ligne, suivi du plan de charge et disponibilité des collaborateurs, planning horaires
En savoir plus →Collecte et tri des candidatures, CVthèque en ligne, suivi des publications d'offre d'emploi
En savoir plus →Gestion et suivi des entretiens (annuels, professionnels...) en ligne
En savoir plus →Collecte de l'humeur et des feedbacks des collaborateurs, tableau de bord de suivi
En savoir plus →Traitement des notes de frais en ligne, archivage à valeur probante des justificatifs, export vers la comptabilité
En savoir plus →Feuilles de temps en ligne, pointage virtuel, calcul automatique des temps de travail
En savoir plus →Centralisation des éléments variables de paie, stockage et distribution des bulletins de salaire en ligne, e-coffre fort
En savoir plus →Cartographie des compétences, suivi de l'évolution, fiches de postes
En savoir plus →Catalogue de formations en ligne, historisation des formations suivies, aide à l'élaboration des Plans de Formation
En savoir plus →Tableau d'affichage numérique, flux d'actualités, partage de sondages et événements
En savoir plus →Retrouvez ces modules (et bien plus !) dans le SIRH Eurécia
Et si vous essayiez de composer votre propre SIRH ?
La transformation numérique des entreprises a débuté durant les années 80 et touche désormais tous les services. Les entreprises ont bien souvent démarré avec des ERP ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) pour gérer les opérations de production. Ce sont ensuite les logiciels de comptabilité, de paie et de finance qui se sont imposés. Enfin, les équipes commerciales utilisent aujourd'hui des systèmes CRM (Customer Relationship Management) pour le suivi de leur relation client.
A présent, c’est au tour des RH de délaisser le papier et les tableurs Excel pour profiter des nombreux avantages de la mise en place d’un SIRH. Existant depuis une dizaine d’années, le SIRH est maintenant un outil mature, une brique logicielle entièrement paramétrable, qui s'adapte à vos règles de gestion comptables et administratives. Efficacité, qualité des données RH, cohérence, ou encore centralisation ne sont que les premiers bénéfices d’une solution de gestion RH.
Quelques exemples de fichiers Excel auxquels vous pourrez dire adieu grâce au SIRH :
Preuve s'il en est de l'efficacité du SIRH face à la feuille excel, Engie affirme avoir fait l'économie de 11 fichiers Excel depuis qu'ils ont adopté un SIRH !
Avec le développement des nouvelles organisations en transverse plutôt qu’en silos, ou encore la demande de plus en plus forte du télétravail, de nouvelles contraintes de flexibilité apparaissent, et les besoins de votre entreprise évoluent.
En France, les 4000 pages du Code du Travail vous obligent à structurer, homogénéiser, simplifier et automatiser tous vos processus RH et ainsi répondre aux nombreuses obligations légales. Vous intégrez l’ensemble des contraintes légales au moment de la mise en place du SIRH, mais aussi de façon pérenne avec un SIRH qui évolue au même rythme que les obligations réglementaires.
La mise en place d’un SIRH permet à tous vos collaborateurs d'accéder à une plateforme RH pour suivre leurs congés, leurs formations, leurs notes de frais ou encore leurs plannings. Pour les managers et les équipes RH, c’est un gain de temps énorme, avec moins d'administratif et plus d'efficacité. In fine, c’est toute votre entreprise qui y gagne en termes de productivité et de rentabilité.
Voici quelques exemples de contraintes légales auxquelles le SIRH vous permet de répondre :
Le SIRH s’inscrit dans les usages et n’est plus réservé aux grands comptes. Au contraire, c’est un outil parfaitement adapté à votre PME. Il est à la fois simple à mettre en place et simple à utiliser. Après une courte période de paramétrage pour coller à vos besoins, c’est un outil qui se gère de façon autonome et en toute sécurité. Le SIRH que vous intègrerez au sein de votre entreprise doit être souple, évolutif et performant. Il pourra également être facilement manipulé par un responsable SIRH.
Les RH, avec la masse salariale, représentent 65 à 85% du budget d’une PME : il est donc essentiel de capitaliser sur les hommes et les femmes qui la composent. La mise en place d’un SIRH accompagne l’humain, cette valeur capitale de votre entreprise, qui repose sur les compétences et la richesse de vos équipes.
En simplifiant et facilitant les processus et la gestion administrative, le système d’information des Ressources Humaines participe donc à remettre l’humain au centre de l’entreprise tout en améliorant le climat social.
Un logiciel SIRH offre la possibilité à chaque salarié d’accéder à tous ses documents administratifs (contrats, formation, solde de congés, etc.) de façon autonome et instantanée. Cela permet de diminuer considérablement les demandes liées à l’administratif au sein d’une entreprise. Ce gain de temps est ressenti à tous les niveaux de l’entreprise : les collaborateurs, les managers, les acteurs RH, la direction... tout le monde y gagne.
Fini la paperasse ! Le service des Ressources Humaines est moins sollicité par les salariés dès qu’un SIRH est en place, et il peut se consacrer à des sujets à plus forte valeur ajoutée.
Gain de temps, fiabilité, praticité, centralisation... la mise en place d’un SIRH dans une entreprise peut finalement se résumer à un chiffre :
Jusqu’à 35% d’efficacité gagnée sur la gestion des RH.
Alors qu’attendez-vous ?
C’est l’avantage qui est le plus vite perçu par les collaborateurs, et notamment les acteurs RH d’une entreprise. Le gain de temps et de productivité est immédiat après la mise en place d’un SIRH.
Quelques exemples :
Plus besoin de chercher vos informations à droite et à gauche, avec un SIRH toutes vos données RH les plus précieuses sont regroupées, notamment :
En tant qu'outil collaboratif, le SIRH permet de donner plus d'autonomie à vos salariés. Ceux-ci vont pouvoir :
Et ce, directement en ligne !
Résultat : moins de travail pour le service RH, moins de paperasse et plus de temps dédié à des tâches non-administratives.
Disponible en ligne 24h/24, en mode SaaS (donc sans crainte d’obsolescence ou de problème de mise à jour) et accessible via ordinateur ou mobile, le SIRH a l’avantage d'aller dans le sens d’une meilleure organisation du travail en répondant à de nouveaux besoins nomades.
Il permet de travailler à distance et en mobilité, tout en diminuant le nombre de mails ou de réunions dans les process RH.
Ce qui est parfois une crainte de la part des acteurs RH au moment de la mise en place d’un SIRH se révèle in fine être un atout majeur. Un SIRH s’interface avec les autres principaux logiciels du marché, offrant ainsi un gain de temps important et limitant les erreurs de ressaisie.
Un état des lieux de l’entreprise est la première étape à réaliser avant de choisir un logiciel SIRH. La structure hiérarchique, les échanges entre services, le rôle des managers, les collaborateurs qui ont un rôle RH... il est essentiel de mettre à plat l'ensemble des données structurelles de l’entreprise afin de cibler les acteurs qui seront impliqués dans la mise en place du SIRH. Cette analyse de l’organigramme de l’entreprise doit également permettre de faire ressortir les points forts et les points faibles des différents processus. Pour faire émerger les particularités de l’écosystème interne, il faut se poser les bonnes questions :
Cette évaluation doit rendre compte des données initiales dans le choix d’un logiciel SIRH, à savoir les acteurs décisionnaires dans le processus, les connaisseurs et les particularités des pratiques RH à l’interne. Elle doit également permettre de lister les problématiques et les processus contraignants qui seront décisifs dans le choix du SIRH.
Il s’agit finalement de réaliser une cartographie de l’organisation et des outils utilisés, en se concentrant sur les processus RH de l’entreprise avec comme points d’entrée les usages, les fréquences, le rôle des outils, les automatisations en place et les populations de collaborateurs associées.
Après avoir identifié les acteurs d’un projet SIRH au sein de l’entreprise, ces derniers doivent compiler les besoins et attentes sur le sujet. De quoi ont besoin les collaborateurs ? Quelles sont les limites des processus actuels ? Quelles sont les actions chronophages ? En s’appuyant sur ce type de question, les besoins vont apparaitre. Et face à chaque besoin, c’est une fonctionnalité que le logiciel SIRH doit intégrer.
Tous les collaborateurs sont à même d’exprimer des besoins qui leurs sont propres. Les responsables RH ont notamment besoin de réaliser de nombreuses actions administratives et légales et souhaitent gagner du temps. Prenons l’exemple des notes de frais :
Cet exemple d’analyse des besoins fait ressortir les grands axes d’améliorations et les attentes fonctionnelles qui doivent aider l’entreprise à choisir un logiciel SIRH en adéquation avec ses exigences.
La comparaison des solutions SIRH existantes est la dernière étape avant de choisir l'outil qui va accompagner la digitalisation des RH de l’entreprise. C’est une étape essentielle qui doit permettre d’identifier les logiciels SIRH en adéquation avec les besoins. Elle peut se faire avec l’aide d’une grille d’évaluation fonctionnelle afin de s’assurer que les solutions testées répondent bien aux attentes.
Les SIRH fonctionnent pour la plupart en modules que l’on va pouvoir associer pour créer une solution évolutive, à la fois adaptée aux besoins actuels, et à ceux à venir. Avant de choisir un logiciel SIRH, c’est la solution dans son ensemble qui doit être analysée :