SIRH : Simplifiez la gestion des ressources humaines

La transformation numérique des entreprises a débuté durant les années 80 et touche désormais tous les services. Les entreprises ont bien souvent démarré avec des ERP ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) pour gérer les opérations de production. Ce sont ensuite les logiciels de comptabilité, de paie et de finance qui se sont imposés. Enfin, les équipes commerciales utilisent aujourd'hui des systèmes CRM (Customer Relationship Management) pour le suivi de leur relation client.

A présent, c’est au tour des RH de délaisser le papier et les tableurs Excel pour profiter des nombreux avantages de la mise en place d’un SIRH. Existant depuis une dizaine d’années, le SIRH est maintenant un outil mature, une brique logicielle entièrement paramétrable, qui s'adapte à vos règles de gestion comptables et administratives. Efficacité, qualité des données RH, cohérence, ou encore centralisation ne sont que les premiers bénéfices d’une solution de gestion RH.

Quelques exemples de fichiers Excel auxquels vous pourrez dire adieu grâce au SIRH :

• Coordonnées et informations des collaborateurs
• Soldes de congés des collaborateurs et dates de congés posés
• Montants des notes de frais à rembourser
• Nombre de tickets restaurant à distribuer par collaborateur
• Heures de travail
• Heures supplémentaires
• Primes...

Preuve s'il en est de l'efficacité du SIRH face à la feuille excel, Engie affirme avoir fait l'économie de 11 fichiers Excel depuis qu'ils ont adopté un SIRH !

Avec le développement des nouvelles organisations en transverse plutôt qu’en silos, ou encore la demande de plus en plus forte du télétravail, de nouvelles contraintes de flexibilité apparaissent, et les besoins de votre entreprise évoluent.

En France, les 4000 pages du Code du Travail vous obligent à structurer, homogénéiser, simplifier et automatiser tous vos processus RH et ainsi répondre aux nombreuses obligations légales. Vous intégrez l’ensemble des contraintes légales au moment de la mise en place du SIRH, mais aussi de façon pérenne avec un SIRH qui évolue au même rythme que les obligations réglementaires.

La mise en place d’un SIRH permet à tous vos collaborateurs d'accéder à une plateforme RH pour suivre leurs congés, leurs formations, leurs notes de frais ou encore leurs plannings. Pour les managers et les équipes RH, c’est un gain de temps énorme, avec moins d'administratif et plus d'efficacité. In fine, c’est toute votre entreprise qui y gagne en termes de productivité et de rentabilité.

Voici quelques exemples de contraintes légales auxquelles le SIRH vous permet de répondre :

• Durée légale du travail : suivi des durées de travail hebdomadaires, des temps de pause obligatoires, des contingents d'heures supplémentaires...
• Notes de frais : plafonds de remboursement pour éviter les avantages en nature, barème kilométrique sur base URSSAF, décompte des tickets restaurant et repas d'affaires...
• Conservation des pièces à fournir en cas de contrôle : bulletins de salaire, dossiers du personnel, contrats de travail, justificatifs de frais...

Le SIRH s’inscrit dans les usages et n’est plus réservé aux grands comptes. Au contraire, c’est un outil parfaitement adapté à votre PME. Il est à la fois simple à mettre en place et simple à utiliser. Après une courte période de paramétrage pour coller à vos besoins, c’est un outil qui se gère de façon autonome et en toute sécurité. Le SIRH que vous intègrerez au sein de votre entreprise doit être souple, évolutif et performant. Il pourra également être facilement manipulé par un responsable SIRH.

Les RH, avec la masse salariale, représentent 65 à 85% du budget d’une PME : il est donc essentiel de capitaliser sur les hommes et les femmes qui la composent. La mise en place d’un SIRH accompagne l’humain, cette valeur capitale de votre entreprise, qui repose sur les compétences et la richesse de vos équipes.

En simplifiant et facilitant les processus et la gestion administrative, le système d’information des Ressources Humaines participe donc à remettre l’humain au centre de l’entreprise tout en améliorant le climat social.

Un logiciel SIRH offre la possibilité à chaque salarié d’accéder à tous ses documents administratifs (contrats, formation, solde de congés, etc.) de façon autonome et instantanée. Cela permet de diminuer considérablement les demandes liées à l’administratif au sein d’une entreprise. Ce gain de temps est ressenti à tous les niveaux de l’entreprise : les collaborateurs, les managers, les acteurs RH, la direction... tout le monde y gagne.

Fini la paperasse ! Le service des Ressources Humaines est moins sollicité par les salariés dès qu’un SIRH est en place, et il peut se consacrer à des sujets à plus forte valeur ajoutée.

Gain de temps, fiabilité, praticité, centralisation... la mise en place d’un SIRH dans une entreprise peut finalement se résumer à un chiffre :

Jusqu’à 35% d’efficacité gagnée sur la gestion des RH.

Alors qu’attendez-vous ?

C’est l’avantage qui est le plus vite perçu par les collaborateurs, et notamment les acteurs RH d’une entreprise. Le gain de temps et de productivité est immédiat après la mise en place d’un SIRH.

Quelques exemples :

• Engie a éliminé 11 fichiers Excel de sa gestion administrative 
• Neinver passe 5 fois moins de temps sur la paie
• Arlette Gruss gagne 90% de temps sur la gestion des notes de frais
• GPDIS gagne 1/2 journée sur la préparation de la paie tous les mois

Plus besoin de chercher vos informations à droite et à gauche, avec un SIRH toutes vos données RH les plus précieuses sont regroupées, notamment :

• Données administratives de vos salariés
• Congés pris et à venir, absences, jours de télétravail
• Justificatifs de notes de frais
• Planning des collaborateurs (présences, absences, disponibilités)
• Variables de paie (heures supplémentaires, absences, primes, notes de frais à rembourser...)
• Conclusions d'entretiens annuels, formations proposées et suivi des compétences de vos collaborateurs
• ... et tous les documents partagés de votre choix !

En tant qu'outil collaboratif, le SIRH permet de donner plus d'autonomie à vos salariés. Ceux-ci vont pouvoir :

• Consulter leur solde de congés, poser des demandes de congés
• Envoyer des demandes de remboursements de notes de frais
• Pointer, ou remplir leurs feuilles de temps
• Partager des informations importantes à leurs collègues (partage de documents, outils de communication interne...)
• Demander des attestations employeurs et autres documents

Et ce, directement en ligne !

Résultat : moins de travail pour le service RH, moins de paperasse et plus de temps dédié à des tâches non-administratives.

Disponible en ligne 24h/24, en mode SaaS (donc sans crainte d’obsolescence ou de problème de mise à jour) et accessible via ordinateur ou mobile, le SIRH a l’avantage d'aller dans le sens d’une meilleure organisation du travail en répondant à de nouveaux besoins nomades.

Il permet de travailler à distance et en mobilité, tout en diminuant le nombre de mails ou de réunions dans les process RH.

Ce qui est parfois une crainte de la part des acteurs RH au moment de la mise en place d’un SIRH se révèle in fine être un atout majeur. Un SIRH s’interface avec les autres principaux logiciels du marché, offrant ainsi un gain de temps important et limitant les erreurs de ressaisie.

Un état des lieux de l’entreprise est la première étape à réaliser avant de choisir un logiciel SIRH. La structure hiérarchique, les échanges entre services, le rôle des managers, les collaborateurs qui ont un rôle RH... il est essentiel de mettre à plat l'ensemble des données structurelles de l’entreprise afin de cibler les acteurs qui seront impliqués dans la mise en place du SIRH. Cette analyse de l’organigramme de l’entreprise doit également permettre de faire ressortir les points forts et les points faibles des différents processus. Pour faire émerger les particularités de l’écosystème interne, il faut se poser les bonnes questions :

• Avec qui interagissent les managers ?
• Où se situent les acteurs RH dans l’organigramme ?
• Quels sont les processus inhabituels ou spécifiques à l’entreprise ?
• Comment communiquent les collaborateurs ?
• Quelles sont les solutions de gestion RH actuellement en place ?
• Y a-t-il des collaborateurs déjà sensibilisés à un SIRH ?

Cette évaluation doit rendre compte des données initiales dans le choix d’un logiciel SIRH, à savoir les acteurs décisionnaires dans le processus, les connaisseurs et les particularités des pratiques RH à l’interne. Elle doit également permettre de lister les problématiques et les processus contraignants qui seront décisifs dans le choix du SIRH.

Il s’agit finalement de réaliser une cartographie de l’organisation et des outils utilisés, en se concentrant sur les processus RH de l’entreprise avec comme points d’entrée les usages, les fréquences, le rôle des outils, les automatisations en place et les populations de collaborateurs associées.

Après avoir identifié les acteurs d’un projet SIRH au sein de l’entreprise, ces derniers doivent compiler les besoins et attentes sur le sujet. De quoi ont besoin les collaborateurs ? Quelles sont les limites des processus actuels ? Quelles sont les actions chronophages ? En s’appuyant sur ce type de question, les besoins vont apparaitre. Et face à chaque besoin, c’est une fonctionnalité que le logiciel SIRH doit intégrer.

Tous les collaborateurs sont à même d’exprimer des besoins qui leurs sont propres. Les responsables RH ont notamment besoin de réaliser de nombreuses actions administratives et légales et souhaitent gagner du temps. Prenons l’exemple des notes de frais :

• Le besoin de la PME : gérer les notes de frais de ses salariés commerciaux.
• Le processus actuel :
  • L’assistante RH court après les justificatifs de frais.
  • Le suivi est fait avec un tableur Excel qui n’est pas facilement exploitable.
  • Le service comptable est souvent sollicité, il y a de la re-saisie.
  • Générer un rapport de suivi spécifique est fastidieux avec Excel... .. ce qui rend le contrôle des dépenses assez complexe.
  • Pour les cas particuliers, ça prend toujours beaucoup de temps.
• Les problèmes :
  • Il manque toujours quelques justificatifs.
  • Il y a parfois des erreurs de saisie.
  • L’assistante RH est sollicitée à tout moment.
  • Le suivi n’est pas optimal.
  • Intégrer les évolutions légales au tableur Excel est un cauchemar.
  • Les notes de frais coûtent cher en temps et gestion.
• Les attentes fonctionnelles du logiciel SIRH :
  • Simplifier les procédures de gestion des notes de frais... … en impliquant notamment les commerciaux dans le processus.
  • Eviter les re-saisies (interopérabilité avec le logiciel de paie ou de compta).
  • Respecter le cadre légal.
  • Obtenir des rapports personnalisables.
  • Répondre à des cas particuliers comme les devises ou les frais kilométriques.

Cet exemple d’analyse des besoins fait ressortir les grands axes d’améliorations et les attentes fonctionnelles qui doivent aider l’entreprise à choisir un logiciel SIRH en adéquation avec ses exigences.

La comparaison des solutions SIRH existantes est la dernière étape avant de choisir l'outil qui va accompagner la digitalisation des RH de l’entreprise. C’est une étape essentielle qui doit permettre d’identifier les logiciels SIRH en adéquation avec les besoins. Elle peut se faire avec l’aide d’une grille d’évaluation fonctionnelle afin de s’assurer que les solutions testées répondent bien aux attentes.

Les SIRH fonctionnent pour la plupart en modules que l’on va pouvoir associer pour créer une solution évolutive, à la fois adaptée aux besoins actuels, et à ceux à venir. Avant de choisir un logiciel SIRH, c’est la solution dans son ensemble qui doit être analysée :

• Qui est l'éditeur ?
• Depuis quand est-il présent sur le marché ?
• Quelles garanties y a-t-il sur la confidentialité et la sécurité des données ?
• Quelles répercussions ont les actions de maintenance et de mises à jour ?
• Quel est le niveau d’interopérabilité proposé ?
• A quel point l’offre est-elle évolutive ?
• Existe-t-il un support technique ou un service client ?