SIRH : Tout ce que vous devez savoir

Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Un SIRH (système d’information des ressources humaines) est un ensemble de logiciels utilisés par les entreprises permettant de gérer toutes les missions liés aux ressources humaines.

Grâce au SIRH, il est aussi possible :
 

• d’automatiser certaines tâches, notamment les missions administratives
• d’unifier les procédures au sein d’un service, d’une filiale ou de l’entreprise

L’outil est complet. Il peut couvrir l’ensemble des procédures RH grâce à une base de données centralisées. Elle comprend toutes les informations liées aux collaborateurs. 

Le SIRH est modulaire. Il regroupe au sein d’une même interface différentes briques traitant chacune une fonction RH (gestion de la paie, gestion des congés, gestion du recrutement, etc.). L’entreprise peut par conséquent implémenter uniquement les modules dont elle a besoin.
 

Fonctionnement d'un SIRH : les différents modules

Le SIRH est une plateforme logicielle centralisant les données des employés. Elle se compose de différentes briques représentant chacune une mission RH. Le SIRH a pour objectif de faciliter la gestion et de fluidifier certaines des procédures de l’entreprise.

Administration des salariés

Le module d'administration des salariés permet de générer et de suivre les contrats de travail, de dématérialiser les bulletins de salaire, et de gérer les démarches administratives telles que le bilan social ou la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Il centralise toutes les données relatives aux employés, facilitant ainsi le suivi de leur parcours professionnel et le respect des obligations légales.

Ce module est également essentiel pour l'automatisation des processus RH quotidiens, réduisant les erreurs et assurant une gestion fluide des dossiers du personnel.

 Notes de frais

Le gestion des notes de frais permet d’instaurer une procédure uniforme pour tous les salariés, en facilitant la soumission des dépenses via une interface intuitive. Cela permet un circuit de validation personnalisable, garantissant un contrôle rapide et fluide des frais engagés. Ce module automatise également la gestion des remboursements, en prenant en compte les règles internes et les plafonds de remboursement. Les justificatifs peuvent être archivés de manière dématérialisée, réduisant ainsi la charge administrative et les risques de perte de documents.

Enfin, il génère des reportings comptables précis, offrant une meilleure visibilité sur les coûts et permettant de suivre l’évolution des dépenses en temps réel.

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Planning

Le module de gestion des plannings permet de simplifier la création et l’ajustement des plannings horaires, tout en offrant une vue d’ensemble claire de la charge de travail par collaborateur ou par équipe. Il aide également à prévenir les conflits d’horaire et à optimiser l’utilisation des ressources humaines. En outre, il garantit le respect des réglementations en vigueur, comme les temps de repos obligatoires, les durées maximales de travail ou la gestion des heures supplémentaires, en intégrant des alertes automatiques pour éviter les erreurs de conformité.

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Paie

Le module de paie permet d’automatiser l’édition des bulletins de salaire, avec un paramétrage précis prenant en compte toutes les variables de rémunération, telles que les primes, les heures supplémentaires, ou les absences. Ce module garantit une conformité totale avec les obligations légales et conventionnelles, tout en s'adaptant aux spécificités de chaque entreprise. En plus de faciliter le calcul des salaires, il intègre un "coffre-fort numérique", une fonctionnalité indispensable pour l’archivage sécurisé des données sensibles ou confidentielles, comme les bulletins de salaire et les documents relatifs aux employés. Ce dispositif assure une conservation des informations dans un environnement sécurisé, accessible à tout moment par les salariés et les responsables RH.

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Gestion de recrutement

 Le module de recrutement automatise les tâches chronophages liées à la gestion des embauches, telles que l’archivage des candidatures et la multidiffusion des offres d’emploi sur différents canaux. Il permet de centraliser l’ensemble des candidatures dans une base de données unique, facilitant ainsi leur suivi et leur gestion. Ce module aide également à planifier et organiser les entretiens, tout en offrant des outils pour évaluer les candidats et suivre leur progression tout au long du processus de recrutement. Grâce à des fonctionnalités de gestion de CV, les recruteurs peuvent rechercher des profils adaptés en un clic et constituer un vivier de talents pour répondre rapidement aux besoins futurs.

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Gestion des compétences

Le module de gestion des compétences permet de créer un référentiel métier complet, avec des fiches de poste détaillées, décrivant précisément les compétences requises pour chaque fonction. Grâce à une cartographie dynamique des compétences, il devient possible d’avoir une vue d’ensemble des aptitudes présentes au sein de l’entreprise et de mieux identifier les écarts entre les compétences actuelles et les besoins futurs. Cet outil s’avère particulièrement précieux pour définir des plans de formation ciblés, en alignant les besoins de développement des employés avec les objectifs stratégiques de l’organisation. Il favorise également la mobilité interne et permet une gestion proactive des talents.

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Gestion des formations

Le module de gestion des formations permet de créer un catalogue de formations accessible à tous les collaborateurs, offrant ainsi une variété d’options adaptées aux besoins de développement de chacun. Il facilite le calcul des coûts liés à chaque formation, permettant une gestion budgétaire efficace. Grâce à des outils d’analyse intégrés, le logiciel aide également à élaborer un plan de formation stratégique, en identifiant les besoins de formation spécifiques au sein de l’entreprise. Ce module permet ainsi de suivre l’évolution des compétences des employés et de s'assurer que les objectifs de développement personnel et professionnel sont alignés avec les priorités de l'organisation.

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Entretiens

Le module d'entretiens permet de dématérialiser l'ensemble du processus d'évaluation, rendant les entretiens plus accessibles et efficaces. Il offre la possibilité de créer un système homogène d'évaluation, garantissant une uniformité dans les critères de jugement et facilitant la comparaison des performances des collaborateurs. Ce module aide également à piloter les campagnes d'entretiens, qu'il s'agisse d'entretiens annuels, de bilans intermédiaires ou de retours sur formation. Grâce à des outils de planification et de suivi intégrés, les managers peuvent facilement organiser les sessions d'évaluation, recueillir des retours structurés et assurer un suivi des actions à mettre en œuvre, contribuant ainsi au développement continu des employés et à l’amélioration de l’engagement au sein de l’entreprise.

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Bien-être

Le module de bien-être permet de recueillir les feedbacks des collaborateurs, favorisant ainsi un dialogue social constructif au sein de l’entreprise. Grâce à des outils d’enquête et de sondage, il aide à identifier les besoins et les attentes des employés, permettant une meilleure compréhension des enjeux liés à leur satisfaction et à leur engagement. Ce module est un allié précieux pour développer une véritable culture d'entreprise, axée sur le bien-être et la qualité de vie au travail. En facilitant la mise en place d’initiatives et de programmes de bien-être, il contribue à renforcer la cohésion d’équipe, à diminuer le stress et à améliorer la performance globale de l'organisation.

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 Communication interne

Le module de communication interne joue un rôle clé dans la vie de bureau, renforçant l’attachement et l’engagement des collaborateurs. Il permet de créer un planning éditorial, facilitant ainsi la diffusion d'informations importantes et l'organisation d'événements internes. Grâce à des outils de communication variés, les équipes peuvent proposer et promouvoir des activités, qu'il s'agisse de séminaires, de formations ou de simples moments de convivialité. Ce module favorise également la circulation de l'information au sein de l'entreprise, en encourageant les échanges et la collaboration entre les différentes équipes. En cultivant un environnement de travail interactif et dynamique, il contribue à construire une culture d'entreprise positive et à maintenir un lien fort entre les collaborateurs.

Les avantages et les enjeux d'un SIRH

La solution applicative du SIRH a pour principal atout d’optimiser la gestion des ressources humaines. Du fait de ses différentes fonctionnalités, elle apporte une multitude d’avantages aux entreprises.
 

Automatisation des tâches administratives des équipes RH :

Le SIRH permet d'automatiser toutes les tâches répétitives ou administratives. Les équipes RH peuvent alors se concentrer sur des missions ayant une réelle valeur ajoutée.

Par exemple, il est possible d'exporter automatiquement les informations saisies par les salariés dans le logiciel de gestion des heures ou celui des notes de frais. L'automatisation peut par ailleurs faciliter l'édition des fiches de paie dématérialisées.

En utilisant le SIRH, les équipes RH gagnent un temps précieux grâce à l’automatisation des tâches administratives. La saisie manuelle d’informations ou le suivi des procédures sont réalisés par le logiciel. En exportant les données de la base centrale, vous pourrez par exemple préremplir les formulaires d’adhésion à la mutuelle d’entreprise ou à la prévoyance collective. Les membres de l’équipe RH ont alors plus de temps pour se concentrer sur les problématiques « humaines » des RH.

Grâce à ce gain de temps, les équipes RH peuvent se concentrer davantage sur :

• le parcours du salarié
• ses aspirations
• l’évolution de ses compétences
• etc.

Obtention de statistiques et de KPI sur le capital humain

Ainsi, en automatisant les étapes du recrutement, les chargés de l'embauche disposent du temps et des outils nécessaires pour analyser précisément le profil des candidats : donc plus de chance de trouver le talent idéal.

Avec la centralisation des données du personnel, le SIRH permet d'obtenir des statistiques et des KPI (key performance indicator ou des indicateurs de performance). La plateforme est un formidable outil de reporting et de suivi pour l'équipe RH et la direction.

Exemple : grâce au SIRH, vous pouvez obtenir des indicateurs sur le capital humain : pyramide des âges, égalité des salaires, statistique du turn-over, proportion d'hommes et de femmes selon le statut, etc.

Sécurisation de la gestion des ressources humaines

En automatisant la gestion des ressources humaines, le SIRH offre plus de sécurité. Tout d'abord, il supprime le risque d'erreurs humaines. La saisie n'est plus réalisée par les membres de l'équipe RH. Ensuite, le SIRH permet d'encadrer la gestion des RH à travers des procédures. Chaque demande ou action s'inscrit dans un process clair et uniforme, évitant ainsi les omissions, les fraudes ou les défauts de contrôle.

Pour les demandes de remboursement des notes de frais par exemple, le SIRH propose de définir une procédure adaptée. Les salariés ont alors l'obligation de fournir les justificatifs de paiement. Cette règle réduit le risque de fraude dans la gestion des notes de frais.

Centraliser les données salariés

Toutes les informations liées aux collaborateurs sont centralisées dans le SIRH. Il est d'ailleurs possible de tracer les accès pour protéger les données personnelles, comme le numéro de Sécurité sociale.

Grâce à l'interconnexion des différents modules constituant le SIRH, les différents acteurs RH disposent tous des même données. Les informations du dossier du salarié sont utilisées pour la gestion des plannings, des formations ou encore des rémunérations.

C'est un atout essentiel pour homogénéiser la gestion des RH.

Amélioration de l'autonomie des talents

Le SIRH est un formidable outil si vous souhaitez améliorer l'autonomie et la responsabilisation des collaborateurs. Avec cette plateforme, vous leur fournissez les ressources nécessaires pour réaliser leurs missions ou répondre à leurs obligations.

Le logiciel leur apporte toutes les informations dont ils ont besoin en toute transparence, participant à l'amélioration de l'engament des employés.

Ils peuvent :

• gérer leurs jours de congés en toute autonomie depuis leur espace personnel
• connaître le nombre exact de jours dont ils disposent
• suivre en temps réel le parcours de validation de leur demande

Améliorer la gestion des compétences
La plateforme du SIRH est aussi utile pour gérer avec précision les compétences. Elle permet de connaître :

• les compétences disponibles
• les manques à combler
• les possibilités de formation
• les aspirations des salariés

Exemple : le SIRH aide à réorganiser les services en répartissant les compétences nécessaires pour répondre aux besoins de chaque mission.
 

Respecter les contraintes légales

Dernier avantage très important : le SIRH vous aide à respecter toutes vos contraintes légales. Il permet de vous fixer des échéances, des relances ou des dates butoirs. Vous pouvez aussi paramétrer vos outils afin d’assurer le maintien de la loi. Les éditeurs vous proposent en outre des mises à jour pour répondre aux besoins réglementaires. 

Il est par exemple possible de mettre à jour les paramétrages d’édition des fiches de paie pour ajouter une ligne sur le montant net social.

Les chiffres clés du SIRH

Selon une étude de Markess, en 2021, le marché français du SIRH représentait plus de 3,4 milliards d’euros. Le SIRH bénéficie aujourd’hui d’une utilisation durable dans les entreprises françaises. 3 entreprises sur 5 ont adopté le SIRH, l’engouement s’explique essentiellement par le retour sur investissement rapide.

S’agissant du temps d’implémentation du SIRH, il faut compter deux jours de migration et une demi-journée de prise en main, en moyenne. Une fois en place, le SIRH permet un gain de temps de 50 %.
 

Quels sont les différents types de SIRH ?

Il existe 3 grands types de SIRH en fonction de l'hébergement choisi.
 

Le SIRH en SaaS (Software as a Service)

Le SIRH en SaaS peut être vu comme une location. La plateforme RH est délocalisée sur les serveurs de l’éditeur. L’entreprise peut y accéder via Internet. L’accès à cet outil est payant via un système d’abonnement (mensuel, trimestriel ou annuel).

Exemple de SIRH en SaaS : le SIRH Eurécia
Eurécia propose un SIRH en SaaS. Son outil simple et complet permet de gérer tous les processus RH et d'améliorer la qualité de vie au travail.
 

✅Les avantages du SIRH en SaaS

• Disponible 24/7
• Accessible sur tous les supports et depuis tous les endroits
• Service après-vente inclus et mise à jour automatique
• Forte interconnectivité

❌Les inconvénients du SIRH en SaaS

• Dépendance de l'éditeur
• Difficulté à changer de prestataire
• Potentiellement plus coûteux sur le long terme

Le SIRH en logiciel ou ASP (Application Service Provider)

Le SIRH en ASP est fourni, lui aussi, depuis Internet. Mais la différence avec le mode SaaS est grande. En mode ASP, il n’est pas possible de personnaliser ou de moduler la solution. Le service de l’éditeur se limite à la fourniture de la plateforme hébergée sur ses serveurs. L’entreprise paye une licence par collaborateur ayant accès au SIRH.

Exemple de SIRH en ASP : le SIRH IBM
IBM propose un SIRH disposant de fonctionnalités de self-service pour faire gagner du temps aux équipes RH.

✅Les avantages d'un SIRH en ASP

• Une disponibilité 24/7
• Un service sur-mesure

❌Les inconvénients d'un SIRH en ASP

• Impossibilité de relier le SIRH à d'autres logiciels
• Problème de confidentialité
• Un coût important dû au manque de souplesse du mode tarifaire

Le SIRH On Premise (avec hébergement)

Le SIRH On Premise est hébergé directement sur les serveurs de l'entreprise. Le logiciel est acheté à l'éditeur et appartient donc ensuite totalement à la société.

Exemple de SIRH On Premise : le SIRH Cegid
Cegid propose une suite RH complète pour gérer l'administration RH. Son logiciel Talentsoft est axé sur l'expérience utilisateur et le développement du potentiel du capital humain des entreprises
 

✅Les avantages du SIRH On Premise

• Données de l'entreprise centralisées
• Indépendance vis-à-vis d'internet
• Pas d'abonnement

❌Les inconvénients du SIRH On Premise

• Mise en place longue et coûteuse
• Maintenance à payer en complément
• Risque de perte de données

Quels sont les SIRH existants ?

Aujourd'hui, de nombreux éditeurs proposent des SIRH. Voici les principales solutions du marché.

 

Eurécia

Eurécia propose LE logiciel RH le plus complet du marché. Il permet de composer son SIRH à la carte avec 14 modules différents.

Le plus d'Eurécia ?

Un SIRH axé sur la qualité de vie au travail !

Cégid

Le SIRH de Cegid simplifie l'expérience de recrutement, impacte l'engagement des collaborateurs et couvre les besoins en matière de développement des compétences.

Kammi RH

La solution Kammi RH est destinée au PME et ETI. Il s'agit d'une suite RH flexible et complète s'adaptant à tous les types d'organisations.

Sigma RH

Sigma propose un SIRH global pouvant être complété par 16 modules. La suite logiciel RH permet de faciliter la gestion des ressources humaines, de gérer les talents ou les relations sociales.

Comment choisir un SIRH ?

Voici les critères à utiliser pour comparer les différents SIRH :

• Sécurité informatique ;
• Respect du RGPD (règlement général sur la protection des données) ;
• Accessibilité de la plateforme ;
• Facilité d’utilisation de la plateforme ;
• Offre de maintenance, de mise à jour et de service après-vente ;
• Modèle tarifaire ;
• Facilité de déploiement ;
• Modularité et possibilité de personnalisation du SIRH ;
• La possibilité d’interconnexion avec les autres outils de votre entreprise ;
• Possibilité de tester la solution gratuitement. 

Pour trouver le bon SIRH, il est conseillé de comparer plusieurs offres. C’est le meilleur moyen de trouver celle correspondant le plus à vos moyens et à votre budget.
 

Comment mettre en place un SIRH ?

Étape 1 : définir ses besoins et ses objectifs

Il est important d'interroger les différents acteurs de l'entreprise ou de recueillir les recommandations des managers ou des employés. De cette manière, vous êtes assuré de proposer un SIRH réellement adapté aux attentes de vos collaborateurs.

Listez les fonctionnalités nécessaires, les procédures à automatiser et les services concernés par la mise en place du SIRH.

Étape 2 : budgétiser son projet de SIRH

Le service de contrôle de gestion définit le budget maximum à consacrer au projet, mais également le retour sur investissement attendu.

 Étape 3 : sélectionner le SIRH le plus adapté

Lors de cette étape, vous devez utiliser les critères listés dans le paragraphe ci-dessus pour trouver la solution pouvant le plus s'adapter à votre organisation.

Étape 4 : communiquer sur l'implémentation du SIRH en interne

La communication interne est essentielle pour obtenir l'engagement de tous les collaborateurs dans le projet

 Étape 5 : déployer la solution applicative

A ce stade, l'équipe chargée du projet travaille de manière méticuleuse pour mettre en action la solution SIRH personnalisée. Cela implique l'installation des logiciels, la configuration des paramètres spécifiques à l'entreprise, la formation des utilisateurs finaux et la mise en place de procédure de gestion des données.

Le déploiement est une phase délicate, car il faut veiller à ce que tous les aspects du SIRH fonctionnent de manière fluide, garantissant ainsi une transition en douceur vers ce nouvel outil essentiel pour la gestion efficace des ressources humaines de l'organisation.

A qui s'adresse un SIRH ?

Le SIRH peut s’adresser à tous les types d’organisation grâce à sa grande modularité.

• Les TPE : pour les très petites entreprises, le système « à la carte » est très avantageux. Elles peuvent automatiser les procédures les plus importantes tout en conservant une gestion souple des RH.
• Les PME : le SIRH permet de faire évoluer son organisation, d’optimiser sa gestion des RH et augmenter la croissance de la PME.
• Les grandes entreprises : le SIRH leur permet d’homogénéiser les process et d’améliorer la productivité des équipes RH.

Au sein de chaque entreprise, le SIRH est destiné à être utilisé par tous : les managers, l’équipe RH, les collaborateurs ou la direction.