Libérez-vous des feuilles volantes avec la dématérialisation des bulletins de paie

Une fiche de paie dématérialisée, c'est tout simplement un bulletin de salaire qui n'est pas transmis en version papier, mais mis à disposition en version électronique, sur un coffre-fort numérique. Ce dernier est personnel et sécurisé. De plus, il vous permet de répondre aux obligations d'archivage. Une fiche de paie dématérialisée a exactement la même valeur légale que sa version papier.

L'employeur peut remettre une fiche de paie dématérialisée à ses salariés. Il n'a pas besoin de demander l'accord à ses collaborateurs avant de mettre en place ce changement. Cependant, il doit les en informer au minimum un mois à l'avance. Par ailleurs, ces derniers ont le droit de refuser le changement et de demander à conserver la transmission des bulletins de salaire en version papier.

Concernant les avantages d'une fiche de paie dématérialisée, nous pouvons en relever plusieurs. Tout d'abord, le fait que les informations soient digitalisées et donc centralisées. Cela permet de les retrouver plus facilement, si nécessaire. De plus, la digitalisation des documents entraîne un gain de temps et de place pour l'archivage. De ce fait, cela réduit la paperasse, ce qui est positif vis-à-vis de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). La fiche de paie dématérialisée réduit la consommation de papier et permet donc de participer à la réduction de l'impact écologique. De plus, un bulletin de salaire dématérialisé permet l'amélioration de la marque employeur, en lançant un processus moderne et pratique.

Par ailleurs, nous devons relever que cela entraîne aussi une réduction des coûts, car les frais de papier et d'encre (voire d'affranchissement) seront réduits. Pour finir, l'archivage est grandement simplifié, car tous les documents sont stockés de manière dématérialisée, ce qui facilite incontestablement l'organisation des archives. Vous n'aurez plus à conserver des classeurs remplis de copies.

Une fiche de paie dématérialisée est pratique pour l'employeur, tout comme pour le salarié. De plus, elle permet de faciliter les obligations concernant l'archivage de ces données. Par ailleurs, l'utilisation d'un coffre-fort numérique est fiable et sécurisante.

Les informations qui doivent figurer dans une fiche de paie en ligne sont les mêmes que pour un bulletin de salaire en version papier. Veuillez trouver ci-dessous les mentions obligatoires à indiquer. Concernant l'identité de l'employeur :

• Son nom et son adresse ;
• Son numéro SIREN ;
• Son code APE/NAF ;
• La convention collective applicable.

Concernant l'identité du salarié :

• Son nom et son prénom ;
• Son poste et sa classification ;
• La période de travail concernée et le nombre d'heures effectuées.

Concernant les informations en lien avec le calcul de la rémunération :

• Le salaire de base ;
• La rémunération brute ;
• La rémunération nette avant impôt et le montant de l'impôt prélevé à la source ;
• Le nombre d'heures payées au taux standard et le nombre d'heures majorées ;
• Le montant et la nature des avantages (tickets-restaurant, frais, primes) ;
• Le montant des cotisations de prévoyance ;
• Le montant des exonérations ;
• Les repos compensateurs ;
• Les périodes de congés payés et son indemnité ;
• La date de paiement du salaire ;
• Mention d'information concernant la durée de conservation du bulletin.

Le solde des congés payés est généralement indiqué sur le bulletin de salaire. Cependant, cette mention est facultative.

Le délai de délivrance d'une fiche de paie en ligne est le même que pour une fiche de paie en version papier. Depuis le 1er janvier 2017, l'employeur peut transmettre la fiche de paie par voie électronique. Il convient de veiller à ce que les données restent confidentielles et à ce que l'employé y ait accès suffisamment longtemps. L'utilisation d'un logiciel spécialisé qui inclut un coffre-fort numérique, vous permet de répondre à ces obligations.

Concernant le délai de délivrance du bulletin de salaire, la date choisie est libre, mais elle doit respecter quelques conditions. Cette date doit être similaire d'un mois à l'autre et doit intervenir systématiquement tous les mois. Il convient donc de respecter une régularité mensuelle et de ne pas transmettre les bulletins de manière hasardeuse. La remise des fiches de paie ne peut donc pas se faire sur un rythme trimestriel, par exemple. La remise du bulletin de salaire doit intervenir simultanément avec son paiement. De ce fait, le règlement des rémunérations doit aussi respecter les mêmes conditions.

Pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie, vous allez pouvoir suivre quelques étapes qui vous permettront d'introduire ce changement de manière optimale :

• Indiquer le changement aux salariés un mois avant le début de la dématérialisation ;
• Prendre note des éventuels refus le cas échéant ;
• Créer les accès personnels à un CFN (coffre-fort numérique) pour chaque salarié ;
• Importer les documents dans l'espace en ligne personnel (le CFN de chacun) ;
• Les notifier de la mise en ligne du document.

Il est indispensable de discuter de ce changement avec vos équipes. En leur indiquant les avantages de la dématérialisation des bulletins de salaire, le changement sera plus facile à mettre en place. Le salarié aura notamment la possibilité de télécharger les fiches de paie, si nécessaire. Par ailleurs, l'utilisation d'un coffre-fort numérique est un avantage pour le salarié tout comme pour l'employeur. Lorsqu'il faut remettre la main sur des documents transmis trois ans auparavant, il est tout de même plus aisé de les retrouver en quelques clics ! Plus besoin de chercher dans les archives, ou dans ses classeurs, pour au final retrouver un document dont l'encre se sera en partie effacée. Le coffre-fort numérique vous permet de garantir le respect des obligations d'archivage et de faciliter le stockage de ces données.

Les obligations légales en matière de bulletins de salaire électroniques, sont liées au besoin du respect de la confidentialité et de la disponibilité des documents. Tout d'abord, notons les trois points principaux concernant ces obligations :

• Les bulletins de salaire dématérialisés doivent être mis à disposition via l'utilisation d'un coffre-fort numérique ;
• La disponiblité des fiches de paie doit être garantie pendant 50 ans, ou jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans ;
• L'employeur doit ocnserver un double des bulletins de salaire, pendant 5 ans au minimum. Le double peut être en version papier ou dématérialisée.

Avec l'utilisation du coffre-fort associé au CPA (Compte Personnel d'Activité), le salarié peut consulter l'intégralité de ses bulletins de salaire émis sous forme dématérialisée, tout au long de sa carrière. L'employeur se doit de garantir l'accessibilité à ces documents, par ce service en ligne, pendant la durée requise.

Les obligations légales concernant la transmission des bulletins de salaire électroniques ne sont pas un frein à ce changement. L'évolution de l'environnement des entreprises entraîne la digitalisation de certaines tâches, et la mise à disposition des fiches de paie via un coffre-fort numérique est un avantage pour tous.

Afin de choisir un logiciel pour gérer les bulletins de salaire dématérialisés, vous devrez prendre en compte quelques critères :

• La facilité de prise en main du logiciel ;
• Le nombre de bulletin à réaliser (il peut être limité dans certains logiciels) ;
• La comptabilité du logiciel avec vos autres outils ;
• Le respect des obligations légales.

Pour ne pas commettre d'erreurs, nous vous conseillons l'utilisation d'un logiciel SIRH (Système d'Information et de gestion des Ressources Humaines). Ce type de logiciel est complet et vous permet de répondre à tous les besoins de votre entreprise, concernant la gestion des ressources humaines. Le logiciel proposé par Eurécia comprend tout ce qui est nécessaire pour gérer la réalisation de la paie, la DSN, la transmission des bulletins de salaire via un coffre-fort numérique (CFN), etc.

Les mises à jour et les maintenances sont automatiques, ce qui vous permet d'être toujours à la page. De plus, notre SIRH est complet, intuitif et personnalisable. Vous pouvez choisir les modules à ajouter ou à retirer afin que l'offre soit à votre image. Notre offre vous permet d'introduire la transmission des bulletins électroniques facilement au sein de votre entreprise. L'utilisation du CFN est facile et respecte les obligations en matière de confidentialité. Le logiciel Eurécia s'adapte à vos envies et à vos besoins, n'hésitez pas à nous contacter afin d'en savoir plus.