Non, dématérialiser la gestion des Ressources Humaines n’est pas uniquement réservé aux grandes entreprises ! Aujourd’hui, les outils sont aussi proposés aux PME qui trouvent une solution tout-en-un et avec une tarification adaptée !
Vous pensez que dématérialiser ses processus RH est complexe ? Eh bien non ! C’est une idée reçue ! Comme pour tout projet, le choix et le déploiement d’une dématérialisation RH s’anticipe et se prépare en interne.
Pour vous permettre d’être efficace dans la préparation et la mise en place, nous avons identifié 6 bonnes pratiques pour votre dématérialisation RH.
Prêts à dématérialiser ? Let's go !
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1. Posez-vous les bonnes questions
Avant de se lancer tête baissée ou suivre aveuglément les recommandations d’un logiciel (SIRH) par un confrère, posez-vous la question de l’utilité/l’opportunité de digitaliser les données RH dans votre PME.
Quels bénéfices attendez-vous ?
- Réduire le temps passé par l’assistante administrative dans le décompte des heures sup et des absences ?
- Eviter que la comptabilité perde trop de temps à récupérer les justificatifs des notes de frais ?
- Sécuriser les données personnelles de vos salariés pour répondre aux obligations RGPD ?
Quels sont les risques si je ne change rien ?
Et si je continue à jongler avec mes dossiers papier et mes fichiers Excel, quels sont les risques ?
- Votre assistante administrative n’est pas Shiva…entre les suivis de fins de contrat, la préparation de la paie et le suivi des formations, elle pourrait bien louper des échéances importantes
- Erreurs dans la paie
- 85% du budget d’une entreprise = salaires et charges. Négliger la gestion de l’humain peut représenter une perte de compétitivité !
Et si je me projette à moyen terme ?
Après avoir fait la photo et l’analyse des process, imaginez ce que sera votre organisation dans 3 mois, 6 mois, voire un an.
Vous envisagez une croissance externe ? Vous allez changer de cabinet comptable ? Ouvrir une filiale à l’étranger ? Tout cela aura une incidence sur vos process et votre gestion RH. Il est primordial de le prendre en compte.
Notre conseil : listez et hiérarchisez les bénéfices attendus par la dématérialisation RH.
2. Passez en mode projet
Le pilote est souvent celui qui est à l’origine du projet et donc qui y trouvera le bénéfice le plus important. C’est le maître d’œuvre : il centralise les besoins, mène le projet, acte les décisions et est garant du bon déroulement
Attention : La dématérialisation RH est un sujet qui touche tous les salariés, et pas seulement le service RH.
Le sponsor c’est la Direction. Vous devez impérativement obtenir le soutien de votre Direction, le projet sera d’autant plus accepté par tous les collaborateurs.
Selon la taille de votre entreprise, intégrez dans l’avant-projet les managers et/ou les représentants du CSE (Comité Social Economique).
Dans l’étape d’avant-projet, l’équipe projet doit définir le périmètre fonctionnel, c’est à dire transformer les besoins métier en fonctionnalités.
Notre conseil : rédiger un cahier des charges ! L’objectif du cahier des charges est de répertorier précisément les besoins, les attentes, les spécifications et les exigences du donneur d’ordre. Véritable outil de pilotage, le cahier des charges est le document de référence de votre projet.
3. Faites face à vos contraintes
Un point qui est certain c’est que vous allez avoir des contraintes ! Mais lesquels ?
Organisationnelles : quelles est votre structuration juridique ? Quel organigramme ? Avez-vous un processus de supervision et/ou de validation ? N’hésitez pas à interroger vos managers.
Légales : le code du travail ? Quelle est votre convention collective ? Avez-vous des accords particuliers ? Faites l’inventaire des contraintes que vous prenez déjà en compte et rapprochez-vous de spécialistes en la matière (consultants RH, cabinet comptable, OPCO, avocat etc.) pour bien vérifier que vous êtes au clair avec la législation.
Informatique : c’est ce qu’on appelle aussi les contraintes techniques. Cette contrainte fait partie des éléments les plus importants de votre réflexion. Il est absolument nécessaire de faire l’état des lieux de votre environnement technique pour pouvoir en faire ressortir vos contraintes. Pour cette partie, faites appel à votre DSI (Directeur des Systèmes d’Informations).
Financière : quelle est la capacité financière pour l’entreprise sur ce projet ? Est-ce sous la forme d’un achat ou d’un abonnement ? Quel amortissement de l’investissement ? Le but de cette partie est de définir votre enveloppe budgétaire pour ne pas avoir de quiproquo entre le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage.
Notre conseil : appuyez-vous sur les ressources internes ou externes pour balayer les différentes contraintes.
4. Choisissez-le(s) bon(s) partenaire(s)
Ça y est ! Vous en avez la boule au ventre... C’est le moment de choisir votre partenaire. Mais est-ce que vous vous êtes posé toutes les questions nécessaires ? Trois grands critères :
- Sélection fonctionnelle et technique : le produit répond-il intégralement à vos attentes ? Tant sur la partie technique que sur la partie fonctionnelle ?
- Fiabilité : le projet est engageant sur le long terme ? Le développement et le support semble de qualité ?
- Evaluation globale : il faut s’assurer de la capacité du prestataire à vous accompagner sur le projet (implémentation et exploitation)
Notre conseil : envisagez la relation avec votre partenaire sur la durée !
Nous avons développé une grille comparative des partenaires RH afin de vous aider dans votre prise de décision.
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5. Accompagnez au changement
Eh oui, sans nul doute, ce changement va être un choc pour certain collaborateurs dans votre entreprise. Mais ce n’est pas un drame ! Il faut simplement accompagner au changement. Comment faire ? Voici les étapes :
- Anticiper : prenez en compte les besoins des utilisateurs et des managers le plus tôt possible, dans l’étape d’avant-projet
- Informer et former : faites connaître les enjeux du projet de digitalisation des RH, vous allez ainsi légitimer le changement
- Ecouter et ajuster : faites de chaque collaborateur un acteur du changement dans ce projet ! Ainsi il ne subira pas le changement.
Notre conseil : la digitalisation RH est aussi un outil de communication interne !
6. Faites le bilan du projet
Ça y est ! Vous avez franchi toutes les étapes et vos collaborateurs sont désormais acteurs du logiciel RH. Il est maintenant temps de faire un état des lieux sur les réussites et les points d’amélioration : d’abord avec l’équipe projet puis avec l’ensemble des salariés.
Soyez à l’écoute. Même si cela n’est pas toujours simple, vous devez prendre en compte les retours terrain et parfois assouplir certaines règles. Ainsi, vous allez pouvoir mettre en place des améliorations à court terme voire à moyen terme.
Notre conseil : soyez à l’écoute pour ajuster et faire évoluer le projet.
Vous êtes convaincus ? Alors c’est parti pour dématérialiser ! Testez gratuitement notre logiciel de gestion des Ressources Humaines :
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