Organiser et suivre les dossiers du personnel

Pour mettre en place un suivi concernant le recrutement, la formation, la rémunération ou encore la gestion des compétences, les données à gérer sont nombreuses. C’est pourquoi, même si la loi n’oblige pas l’employeur à créer un dossier pour chaque salarié, la gestion du personnel et des compétences de l’entreprise, rendent sa création inévitable. Que contient idéalement ce dossier salarié et quels sont les impératifs ? Voici toutes les réponses à ces questions.

Le contenu du dossier du personnel (exemple)

Créé au moment de l’embauche, le dossier personnel du collaborateur comprend tous les éléments concernant son identité : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de sécurité sociale et, si besoin, un extrait de casier judiciaire.

Figurent dans le dossier, des copies de sa carte d’identité, de son attestation de sécurité sociale, de sa carte de séjour (le cas échéant), de la DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche), des bulletins d’adhésion aux régimes de prévoyance et de mutuelle, de son RIB (en cas de paiement par virement) et son abonnement aux transports publics (et/ou de la carte grise du véhicule personnel utilisé).

Le dossier du salarié comprend également tous les éléments se rapportant à sa vie professionnelle :

  • des copies de ses diplômes et des formations suivies
  • son dossier de candidature (date, conditions d’embauche et rémunération, résultat des tests pratiqués ainsi que les références recueillies)
  • son contrat de travail actuel dans l’entreprise

Au fil de son temps de présence dans l’entreprise, le dossier salarié s’enrichit de tous les éléments concernant l’exécution du contrat de travail :

  • les demandes de congés et absences
  • les avis d’arrêt de travail et AT
  • la fiche de prévention à certains facteurs de risques professionnels
  • les documents relatifs aux formations suivies par le collaborateur
  • les données relatives aux entretiens annuels (date des entretiens, objectifs et comptes-rendus)
  • les demandes d’acompte ou d’avance
  • toute la correspondance entre le collaborateur et l’entreprise (ex. : demande de formation, refus motivé de l’entreprise, etc)
  • les éventuelles sanctions prononcées à l’encontre du collaborateur

Enfin, le dossier comprend les éléments liés au départ du collaborateur :

  • la lettre de démission
  • tous les courriers liés à la procédure de rupture d’un contrat de travail
  • le choix du salarié concernant la portabilité de la prévoyance
  • le solde de tout compte, signé par le salarié ainsi que son certificat de travail
  • l’attestation Pôle emploi

La loi défend strictement la vie privée du collaborateur. Ainsi, seules les informations nécessaires à la gestion du personnel peuvent être collectées, puis traitées.

 

Vos dossiers salariés peuvent contenir des données personnelles et sensibles. Vous souhaitez sécuriser et fiabiliser ces données ? Découvrez dans notre guide comment devenir maître de vos données salariés grâce à la digitalisation RH !

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Les obligations légales du dossier du personnel

Depuis la mise en place de la RGPD, le salarié dispose d’un droit d’accès à ses données personnelles, un droit qui s’applique également au dossier salarié, et ce, quel que soit son format (papier ou électronique). Suite à la demande du salarié, l’employeur disposera alors d’une durée d’un mois pour lui faire parvenir les éléments (voire deux, mais à condition d’être en mesure de justifier ce délai supplémentaire).

Il est donc important d’avoir l'ensemble des documents et informations récoltées rassemblés en un endroit unique et facile d'accès :

  • Dans des classeurs et dossiers physiques
  • Ou sur un espace en ligne (dossier salarié dématérialisé) avec la possibilité de télécharger facilement les pièces en quelques clics

 

La dématérialisation du dossier du personnel

Le dossier personnel du salarié sous format papier, doit être tenu à jour, complété et trié. Le temps dédié à ce travail, au rangement ainsi qu’à l’archivage, est incompressible. D’où le succès de l’informatisation qui est pour les acteurs RH en charge de l’administration des ressources humaines, une véritable libération. Facilitant le stockage, d’une gestion plus efficace et plus fiable,  la dématérialisation leur permet de se consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée et notamment à l’écoute de leurs collaborateurs, à la gestion de leurs compétences et à la qualité de vie dans l’entreprise.

 

 

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