Alors que les processus de recrutement sont de plus en plus poussés au sein des entreprises, l'onboarding d’un nouveau salarié reste souvent un point négligé. Pourtant, cette dernière étape est primordiale dans la réussite d’un recrutement. Face à un turnover important, les raisons de soigner le processus d’onboarding ne manquent pas.
Quelques bonnes pratiques permettent de mettre le nouvel arrivant dans les meilleures conditions pour contribuer à son épanouissement et au résultat de l’entreprise. Voici 8 étapes pour préparer au mieux la venue de votre nouvelle recrue !
1. Annoncer l’arrivée en interne
Une arrivée, ça se prépare. Et la meilleure des façons de commencer, c’est de prévenir les équipes internes qu’un nouveau collaborateur va rejoindre l’entreprise. Un petit mail informatif suffit à éviter un sentiment de gêne le jour J, notamment dans le cadre d’un remplacement de poste. Vous pouvez glisser des infos concernant les missions du collaborateur mais également concernant ses hobbies ("passionné de DIY et plus particulèrement de Jesmonite" - NDLR, si vous ne connaissez pas, vous allez adorer) ou faits marquants ("grand fan de vitesse").
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2. Proposer un livret d’accueil
Dès le premier jour, vous allez vouloir communiquer beaucoup d’informations à votre nouveau collègue, qui lui, se posera mille questions. En rédigeant en amont un livret d’accueil avec l’ensemble des données pratiques et administratives, vous gagnerez du temps et le nouvel arrivant aura un document de référence. Ce dernier peut contenir le règlement intérieur de l'entreprise, les horaires, une sélection de procédures, la documentation sur le CSE, l’accès à l’Intranet et aux réseaux internes, un organigramme ou encore les dates des événements de l’entreprise.
Pensez également à y joindre une sélection d’éléments de communication (plaquettes produits ou catalogue par exemple) afin que le nouveau collaborateur s’imprègne de l’image de votre entreprise.
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3. Préparer le poste de travail
Chaque poste a ses spécificités. Anticipez au maximum les besoins du nouvel arrivant, cela lui permettra d’éviter de demander un par un les outils nécessaires à son travail. Pensez aux fournitures (bloc-notes, stylo, calculatrice), aux équipements (tenue, matériel, chaussures de sécurité), au bâtiment (carte d’accès, code de sécurité) et aux outils informatiques (identifiants, codes d’accès, adresse email) sans oublier un poste de travail propre et éclairé.
4. Mettre en place un parrainage
Le rôle du parrain est d’accueillir et accompagner le nouvel arrivant sur sa prise de poste pendant les premières semaines. Il propose une relation de conseil et de confiance dans laquelle le nouveau membre de l’équipe sera plus à même de confier ses incompréhensions ou de solliciter de l’aide. Le parrain doit être volontaire pour que la relation fonctionne, et cela peut-être la personne en poste dans le cadre d’un remplacement, ou un collègue avec plus d’ancienneté qui pourra plus facilement expliquer les habitudes de l’entreprise.
5. Proposer un parcours d’intégration
La première journée est cruciale dans le processus d’intégration du nouvel arrivant. L’employeur a tout intérêt à proposer un parcours d’intégration afin de créer un lien avec les équipes déjà en place.
Une visite de l’entreprise est donc fortement recommandée et s’accompagne d’une présentation des services, de rencontres avec les responsables et d’un tour des commodités. Durant cette phase, différents intervenants peuvent être mis à contribution pour informer et orienter la nouvelle recrue. Cette dernière pourra s’imprégner de l’atmosphère générale, échanger quelques mots avec ses nouveaux collègues et prendre ainsi ses marques dans un nouvel environnement.
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6. Utiliser les outils de communication interne
N’hésitez pas à utiliser les outils disponibles au sein de votre entreprise pour favoriser l’onboarding. Un blog ou un réseau social interne ? Prenez quelques minutes avec le nouvel arrivant pour diffuser une petite biographie avec une photo, cela facilitera les premières rencontres. Une newsletter destinée aux salariés ? Profitez-en pour ajouter un encart sur l’arrivée d’un nouveau collaborateur et sur ses missions.
7. Favoriser les interactions
Il ne faut pas négliger l’aspect relationnel dans les premiers jours d’intégration d’un nouveau salarié. C’est lors de ce laps de temps qu’il va se faire une idée de l’ambiance entre collègues, et qu’il va sentir s’il peut s’intégrer. Pour favoriser les échanges, il ne faut pas hésiter à lui proposer un déjeuner avec l’équipe dès le premier jour, à organiser un pot d’arrivée pour les derniers arrivants, ou tout simplement à proposer une pause-café pour faciliter les échanges informels.
8. Ne pas relâcher le suivi
Le salarié a besoin de se sentir accompagné et attendu tout au long des premiers mois. Managers, parrain et Ressources Humaines doivent rester disponibles et proposer des points régulièrement. Ces derniers permettent de s’assurer de la bonne intégration du salarié, et d’adapter le dispositif d’intégration selon les profils.
Il est également utile de recueillir le feed-back du nouveau salarié quelques semaines après son arrivée. Le rapport d'étonnement est l'outil idéal pour cela, il permet de valoriser l'avis du salarié qui apporte un regard neuf et objectif sur les forces et faiblesses de l'entreprise. Recueillez dès maintenant des informations précieuses pour votre entreprise :
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9. Initier un programme de parrainage
Comprendre la notion de parrainage
Le parrainage est une stratégie d'intégration éprouvée qui consiste à jumeler le nouvel employé à un collègue plus expérimenté. Ce "parrain" ou "mentor" fournira un soutien personnel, aidera à naviguer dans la culture de l'entreprise et facilitera les présentations.
Les bénéfices
- Aide à créer un sentiment d'appartenance rapide
- Fournit une source constante de soutien
- Accélère la compréhension de la culture d'entreprise
10. Structurer le processus d’intégration
Pourquoi c’est important ?
Un processus d'intégration structuré aide à éliminer l'incertitude pour les nouveaux employés. C'est un plan d'action clair qui définit ce qui est attendu d'eux et quand.
Comment structurer ce processus ?
Voici un exemple de structure possible pour la première semaine d'un nouvel employé :
| Jour | Activités |
| 1 | Tour de l'entreprise, présentation de l'équipe, formation sur la sécurité |
| 2 | Formation sur les produits/services, configuration de l'équipement de travail |
| 3 | Rencontre avec le mentor, introduction aux projets en cours |
| 4 | Formation sur les politiques internes, réunion avec le manager |
| 5 | Session de questions et réponses avec l'équipe, auto-formation |
11. Organiser des événements de socialisation
Déjeuner d'équipe : organiser un déjeuner d'équipe peut permettre au nouvel employé de faire connaissance avec ses collègues de manière informelle
Ateliers de team building : des activités d'équipe peuvent renforcer la cohésion et aider à mieux comprendre les rôles et responsabilités de chacun
Soirée d'entreprise : une soirée d'entreprise est une excellente occasion de rencontrer des collègues d'autres départements
12. Mettre en place un système de feedback
Un système de feedback efficace favorise la communication, améliore la performance et la satisfaction professionnelle.
Comment l'implémenter ?
Le feedback peut être formel, comme les évaluations de performance, ou informel, comme une conversation rapide après une réunion. Il peut être bénéfique d'établir des sessions régulières de feedback avec le nouvel employé.
13. Accorder une attention particulière à l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
Pourquoi c’est essentiel ?
Favoriser un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle est essentiel pour la satisfaction et le bien-être des employés. Cela peut se traduire par une meilleure productivité et une réduction du turnover.
Quelques conseils pour préserver l’équilibre
Favoriser la flexibilité : permettre le travail à distance ou offrir des horaires de travail flexibles
Encourager les pauses : les pauses régulières peuvent aider à maintenir le niveau d'énergie et de concentration
Offrir des avantages liés à la santé et au bien-être : par exemple, un abonnement à une salle de sport, des services de garde d'enfants, etc.
14. Créer un livret d'accueil numérique
Un livret d'accueil numérique est un document interactif qui contient toutes les informations essentielles qu'un nouvel employé doit connaître. Il peut inclure tout, des procédures internes aux descriptions de poste, en passant par les politiques de l'entreprise.
Le format numérique permet d'accéder facilement à l'information, la mise à jour est plus aisée et cela favorise une politique environnementale plus respectueuse.
15. Offrir des formations continues
Pour rester compétitif et efficace dans son poste, un employé doit constamment mettre à jour et améliorer ses compétences. La formation continue est donc essentielle pour le développement de carrière.
Quels types de formations proposer ?
- Ateliers en interne
- Formations en ligne
- Conférences professionnelles
- Cours universitaires ou professionnels
Bonus : bien inclure le manager dans le processus d'onboarding
Dès les premiers jour, demandez au manager de préparer une réunion de lancement. Il pourra à cette occasion refaire le point sur sa fiche de poste, clarifier le plan de rémunération, présenter la stratégie du service et enfin, énoncer clairement ses attentes en terme d'autonomie, de réalisation ou d'objectifs - idéalement chiffrés.
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