« Est-ce que j’ai bien envoyé l’email de bienvenue au nouveau collaborateur ? » « Le matériel informatique est-il prêt » ?
L’intégration d’un nouveau salarié est loin d’être de tout repos tant il y a de choses à penser et à faire. Et il suffit d’un petit oubli pour que cette première journée censée donner l’envie au nouveau collaborateur de revenir se transforme en fiasco !
Voilà pourquoi tout doit être prêt pour le jour J.
Pour que vous n’oubliez rien, nous avons créé une check-list spéciale onboarding à garder sous le coude à chaque intégration !
Avant d’aller plus loin, découvrez dans ce guide comment le digital vous permet d’optimiser votre parcours d’intégration.
1. Les personnes à prévenir
- Le service comptabilité : enregistrer les données nécessaires à la paie (RIB, fonction, identité)
- Le service informatique : commander le matériel informatique, configurer les logiciels utilisés, créer les accès au serveur, l’adresse mail, etc.
- Le service technique/le service du personnel : commander le téléphone, le badge et le matériel de bureau
- Le manager et la nouvelle équipe : organiser les plannings, préparer la venue du nouveau collaborateur et la présentation
- Le service communication : préparer le welcome pack, réaliser les mails et vidéos de présentation
- L’équipe RH : éditer le contrat de travail de travail, la déclaration préalable à l’embauche et la mutuelle, organiser le parcours et le planning d’intégration, créer le profil du nouveau collaborateur et l’accès au SIRH (si vous en avez un)
2. Le matériel à commander, les accès à demander
- L’ordinateur
- Le mobilier de bureau (chaise, bureau, lampe, etc.)
- Les codes d’accès et connexions aux logiciels
- L’adresse mail
- Le badge
- Le téléphone
- Les vêtements de travail si besoin (chaussures de sécurité, blouse…)
3. Les documents à éditer et à transmettre
- Récolter et transmettre les informations personnelles (RIB, identité)
- Éditer le contrat de travail et la déclaration préalable à l’embauche
- Éditer les documents relatifs à la mutuelle
- Préparer le livret d’accueil
- Enregistrer et transmettre les vidéos et autres documents de présentation de l’entreprise (organigramme, etc.)
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4. L’organisation et l’accueil
- Désigner un référent pour favoriser l’intégration de la nouvelle recrue
- Envoyer un email de bienvenue
- Préparer le kit de bienvenue (goodies, tasse, t-shirt…)
- Envoyer un email d’information sur le réseau social de l’entreprise
- Organiser le planning de la première semaine avec le manager
- Commander le petit déjeuner d’accueil
- Programmer une réunion administrative (présentation de l’entreprise et du règlement, signature des documents, transmission du livret d’accueil)
- S’assurer que l’équipe et le manager préparent les réunions de présentation des métiers, des missions, des objectifs, et du bon fonctionnement du service
Avec cette check-list, soyez assuré de penser à tout. Et à l’ère du digital, il est possible de gagner encore plus en sérénité, en temps, et surtout d’optimiser votre processus d’onboarding pour le rendre moins chronophage. Alors, pourquoi s’en priver ?
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