Onboarding RH - Intégration des nouveaux collaborateurs

Onboarding RH : Définition

L'onboarding RH correspond à la période d’intégration d'un nouveau collaborateur au cours de laquelle différents processus vont être mis en place afin de faciliter son intégration. Ces processus ont notamment pour objectifs d’accélérer sa prise de connaissance de la société, de son fonctionnement, ses valeurs mais également des missions et attentes attachées au poste pour lequel il a été recruté. 

Au-delà de cet aspect opérationnel, réussir l'onboarding d'un nouveau salarié c'est lui donner une bonne première image de l'entreprise qu'il vient de rejoindre. En somme, c'est la toute première étape de votre stratégie de fidélisation des talents, si difficilement recrutés. Bien accueilli, grâce à une bonne organisation et une goutte d'anticipation, le risque que le nouvel arrivant quitte la société à peine arrivé se trouve drastiquement réduit. Un enjeu de taille quand on sait que 4% des nouveaux arrivants quittent leur poste dès le premier jour, et que jusqu'à 22% des départs ont lieu au cours des 45 jours suivant l'arrivée^* ! 

Un nouveau collaborateur dans l'entreprise ? Profitez de son regard neuf et spontané pour recueillir des informations précieuses pour votre entreprise grâce au rapport d'étonnement. 

Comment se déroule la phase d’onboarding RH ? 

Du point de vue des RH, l’arrivée d’un employé s’accompagne d’un ensemble de tâches à réaliser. Ces tâches peuvent être du domaine relationnel, en lien avec les équipes : prévenir les salariés de l’arrivée du nouvel embauché, visite des locaux et présentation au différents services, organisation d’une réunion d’accueil, etc.

D’autres missions touchent à l’organisation matérielle : prévenir les personnes en charge de la logistique interne, le service informatique, préparer un badge d’accès, etc., afin que le jour J tout soit prêt pour le nouvel arrivant, et qu’il se sente accueilli et attendu.

Sans oublier l’ensemble des tâches propres au service administratif/RH, telles que l’échange d’informations et documents avec le nouvel arrivant (informations personnelles, identité, assurance, RIB), la signature du contrat de travail, la création de son profil et accès aux différents systèmes d’information de l’entreprise (au premier rang desquels : le SIRH !), etc.

Qui est concerné par l'onboarding RH ?

Quand on y pense, chaque arrivée génère un véritable branle-bas de combat !  Des personnes de différents services doivent être prévenues pour réaliser des missions aux finalités distinctes et selon une chronologie précise, au cours d’une période qui commence avant l’arrivée du collaborateur (officialisation du recrutement, déclaration préalable à l’embauche), et peut s’étendre sur plusieurs mois après (entretien de fin de période d’essai par exemple).

Et c’est bien souvent le service des ressources humaines qui est en première ligne et joue le rôle de « chef d’orchestre » pour organiser l’arrivée des collaborateurs. Afin de faciliter l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs, l’équipe Eurécia a développé une toute nouvelle fonctionnalité « Onboarding », disponible gratuitement pour toutes les sociétés utilisant le module Portail RH.

Vous voulez en savoir plus sur cette évolution de votre logiciel RH préféré ? Suivez le guide !

Préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur avec Eurécia : comment ça se passe ?

Création de la fiche salarié sur le logiciel RH

L’administrateur Eurécia crée la fiche salarié du nouveau collaborateur sur la plateforme en moins de 3 minutes, en renseignant uniquement les informations essentielles au bon fonctionnement de la plateforme, comme précédemment, et – nouveauté – il coche simplement une case activant la fonctionnalité onboarding pour ce nouveau collaborateur.

Un mail automatique personnalisable est envoyé au futur salarié. Ce mail permet à la fois de souhaiter la bienvenue, mais aussi (et surtout) de communiquer les identifiants de connexion au logiciel Eurécia afin qu’il complète lui-même sa fiche salarié avec ses informations personnelles (numéro de téléphone personnel, adresse, numéro de sécurité sociale, etc.).

Mail de bienvenue personnalisable - Cliquer pour agrandir l'image

Echange de documents

Une fois connecté au logiciel onboarding RH, le nouvel arrivant a aussi accès à son propre dossier salarié. Il ne tient qu’à vous de lui demander d’uploader les documents dont vous avez besoin :
Ainsi, le collaborateur est autonome pour renseigner les informations dont auront besoin les services administratif et RH pour préparer son arrivée : attestation de sécurité sociale, photocopie de sa carte grise, carte d’identité, son CV…
Si vous lui envoyez son contrat de travail à l’avance, il pourra également le télécharger une fois signé, directement dans son dossier salarié.

Pas de panique ! Votre futur collègue ne dispose que d’accès très limités au SIRH Eurécia

Pendant toute la période précédant sa prise de fonction effective (son jour d’embauche donc), il a un profil utilisateur « onboarding » qui lui donne accès à sa propre fiche salarié et dossier salarié, à l’annuaire salarié ainsi qu’aux Documents partagés du module Portail RH, que vous avez rendu accessibles à tous les collaborateurs de la société (règlement intérieur, convention collective, organigramme, etc.).
Ce n’est qu’une fois sa date d’embauche passée que le collaborateur aura accès aux autres modules et qu’il aura les droits et visibilités associées au profil utilisateur (standard, manager, direction, administrateur, etc.) que vous lui avez attribué lors de la création de son compte sur Eurécia.

En résumé, le jour J, l’essentiel des formalités administratives liée à l’embauche du collaborateur aura déjà été réalisé. Celui-ci sera donc plus disponible pour « bien vivre » sa première journée, et l’entreprise lui aura donné une première bonne impression sur la fluidité de la gestion administrative et sa maturité en matière de digitalisation.

Checklist onboarding

Afin de faciliter l’arrivée de nouveaux arrivants, nous avons également mis à votre disposition une interface de suivi des tâches. Dès que le prochain recrutement validé, l’administrateur de la société n’aura qu’à dresser la liste des tâches à réaliser par chacun et à fixer une échéance.

Par exemple : Marc, le DRH, est chargé de faire la DPAE (déclaration préalable à l’embauche) de Victoire qui rejoint la société dans un mois. Une semaine avant son arrivée, Hélène du service informatique doit réaliser la tâche « mettre à disposition le matériel IT » selon les recommandations d’Alain, le manager direct de Victoire. Alain quand à lui est chargé d’accueillir Victoire le jour de son arrivée ou encore de lui faire passer un entretien de fin de période d’essai. Jennifer du service communication interne doit envoyer un mail pour prévenir l’ensemble des équipes de l’arrivée de Victoire, et d’organiser une réunion de présentation de la société pour tous les nouveaux arrivants des trois derniers mois.

Checklist : création d'une nouvelle tâche - Cliquer pour agrandir l'image

Suivi de l’avancée des tâches

Chaque personne chargée d’une tâche est notifiée par mail, et la liste des tâches à réaliser est accessible directement depuis la page d’accueil d’Eurécia (comme c'est déjà les cas pour les demandes de congés en attente de validation par exemple).

Pour changer le statut d’une tâche (à faire, en cours ou à réaliser) rien de plus simple : il suffit de « cliquer glisser » la tâche d’une colonne vers une autre.

L’administrateur quand à lui a une visibilité globale sur les tâches à réaliser par chacun, avant et après la date d’embauche de chaque nouvel arrivant.

Onboarding RH : suivi des tâches - Cliquer pour agrandir l'image

Vous êtes convaincu par l'importance de l'onboarding pour l'intégration de vos nouveaux collaborateurs ? Testez gratuitement pendant 30 jours l'onboarding pour votre entreprise avec le portail RH d'Eurécia !

^*Source : Help New Hires Succeed: Beat the Statistics, SHRM Presentation by The Wynhurst Group, avril 2007.