Offboarding : Définition & Checklist pour organiser un départ

Après plusieurs belles années passées au sein de votre entreprise, un de vos collaborateurs s'apprête à s’envoler vers de nouvelles aventures ? Pour le remercier dignement du travail qui a été fourni, il est primordial d’accompagner le collaborateur jusqu’à son départ de l’entreprise.

Un processus d’offboarding structuré permet de valoriser la marque employeur de l’entreprise, maintenir des bonnes relations avec les anciens collaborateurs et garantir une transition en douceur pour les projets et les tâches en cours.

On vous en dit plus sur l’offboarding ainsi que 7 bonnes pratiques pour maîtriser l’art de dire au revoir !

L'offboarding : c'est quoi ?

Lors de son parcours en entreprise, le collaborateur passe par trois grandes étapes :

Son arrivée et son intégration, potentiellement facilitée par un processus d’onboarding
Son évolution en interne, qui peut durer des mois ou des années
Son départ de l’entreprise, qui se termine en beauté grâce à l'offboarding !

L’offboarding est le processus de gestion de la sortie d'un collaborateur de l'entreprise, que ce soit par démission, licenciement, retraite ou toute autre forme de cessation d'emploi. La dernière impression est toute aussi importante que la première, c’est pourquoi ce processus compte autant que l’onboarding.

Pourquoi est-ce si important ?

Soigner le départ de ses collaborateurs représente un véritable avantage stratégique pour les entreprises. Un offboarding structuré et complet permet de :

Réduire les risques de litiges juridiques
Développer la marque employeur et valoriser l’image de l’entreprise
Fidéliser les collaborateurs
Conserver une relation positive avec les anciens employés (qui seront peut-être des futurs salariés boomerang !)

Il est donc primordial que la séparation se fasse de manière sereine, constructive et en douceur.

Bien se quitter pour mieux se retrouver ?

Certains salariés quittent une entreprise, mais y reviennent quelques années après. C'est ce qu'on appelle le phénomène boomerang. Et il n'est pas négligeable : sur 100 salariés partis, 15 reviennent en moyenne. Les avantages de recruter un ancien collaborateur sont évidemment le gain de temps et d'argent, sans oublier la joie des retrouvailles. Alors autant ne pas se fermer toutes les portes au moment du départ.

Prendre soin d'un salarié jusqu'à son dernier jour de travail

Voici quelques pistes pour accompagner efficacement les au revoir de vos "futurs-anciens" collaborateurs :

1. Annoncer la nouvelle à l'équipe

Une des premières choses à faire est de prévenir l'équipe, à l'occasion d'une réunion par exemple. Communiquer ouvertement sur le départ d'un collaborateur évite d'en faire un sujet tabou et de créer une mauvaise ambiance de travail. L'idéal est que la personne qui part annonce elle-même la nouvelle. Cet échange lui donnera la possibilité d'expliquer son choix et d'aborder les choses à faire, préparer et clôturer son départ en équipe.

2. Passer le relais

Dans les semaines précédant le jour J, il est essentiel d'assurer la transmission la plus complète des données, procédures, etc à l'équipe et/ou au successeur. L'occasion pour faire également l'état des lieux des missions réalisées et à venir. C'est là où l'on regrette de ne pas avoir fait le tri au fur et à mesure des années…

3. Faire le bilan lors d'un entretien final

Le départ d'un collaborateur est l'occasion de programmer avec lui un "exit entretien". Cela permet de recueillir son expérience au sein de l'entreprise. D'ailleurs, les personnes sur le point de quitter leur poste abordent plus facilement des sujets délicats. Un moyen de plus pour améliorer l'expérience collaborateur.

4. Organiser un pot de départ

C'est le moment convivial de tout ce processus ! Un prétexte de plus pour organiser un pot. L'idéal est de convier l'équipe dans la dernière semaine. Ce rendez-vous informel permet d'échanger sur le parcours ensemble et sur les projets à venir, de se remercier et de verser la petite larme.

Côté équipe et employeur, c'est le moment de remercier chaleureusement la personne pour ses années de bons et loyaux services. Cela fait toujours plaisir et puis, c'est rassurant de savoir que son travail est reconnu, surtout lorsqu'on se lance dans de nouvelles aventures.

5. Effectuer correctement toutes les démarches administratives

Quelque soit le motif du départ du collaborateur (démission, licenciement, départ à la retraite...), l'employeur doit respecter certaines formalités administratives telles que :

Le certificat de travail
L'attestation Pôle Emploi
Le reçu pour solde tout compte

👍 Coup de pouce de la rédac' : Gagnez du temps dans ces tâches administratives en téléchargeant notre

modèle de reçu pour solde de tout compte

6. Clôturer ses comptes et rendre le matériel

Ca y est, c'est le grand jour, à ce moment-là il est obligatoire pour l'entreprise de supprimer les accès de l'ancien employé : accès aux locaux, aux réseaux internes et externes, les comptes, etc. Lors des démarches administratives de clôture, vient également le moment de restituer sa plaque et son arme… enfin le matériel quoi : ordinateur, portable, agrafeuse, etc.

7. Rester en contact

Ce n'est pas parce qu'on ne travaillera plus ensemble qu'on ne doit pas rester en contact, voyons ! Si ce n'est pas déjà le cas, on échange son mail ou son numéro personnel. La prochaine "réunion" aura lieu autour du barbecue.

On n'y pense pas toujours, mais recommander son ancien collègue sur LinkedIn peut vraiment l'aider. Et ça va dans les deux sens, le réseau professionnel, c'est aussi ses anciens collaborateurs.

Un départ n'est pas forcément un évènement morose, avec une bonne préparation et de la bienveillance, cela peut être bénéfique à tout le monde !

Les 9 erreurs à éviter

Ne pas organiser l’offboarding
Manquer de communication
Négliger l'impact émotionnel
Oublier le débriefing
Laisser traîner les formalités administratives
Ne pas accompagner le transfert de compétences
Négliger la sécurité des données
Ignorer les feedbacks
Se focaliser uniquement sur le négatif

L’impact de l’offboarding sur l’image de l’entreprise

Un offboarding efficace et respectueux renforce la réputation de l'entreprise en tant qu'employeur bienveillant et attentif. Cela montre qu'elle valorise ses employés jusqu'au dernier jour de leur contrat, ce qui peut attirer de futurs talents. Les employés actuels et anciens discutent parfois de leurs expériences, et une bonne gestion de l'offboarding peut inciter les employés sortants à partager des avis positifs sur l'entreprise sur les réseaux sociaux professionnels et les plateformes d'évaluation.

Les anciens employés peuvent devenir des ambassadeurs de l'entreprise. Un offboarding bien géré leur laisse une impression durable de respect et de professionnalisme. Ces anciens employés peuvent continuer à recommander l'entreprise à leur réseau, favorisant ainsi sa marque employeur. Ils peuvent également devenir des clients, des partenaires ou même revenir dans l'entreprise avec de nouvelles compétences et expériences. On parle ici de "recrutement boomerang".

Les retours obtenus lors de l'offboarding constituent également une source précieuse d'informations pour améliorer les pratiques internes de l'entreprise. Les entretiens de sortie peuvent révéler des insights sur le management, la culture d'entreprise, les conditions de travail, et d'autres aspects qui pourraient être améliorés pour augmenter la satisfaction et la rétention des employés. Ces feedbacks, lorsqu'ils sont pris en compte et appliqués, peuvent conduire à des améliorations significatives au sein de l'organisation.

Quelles sont les tendances pour 2024 ?

En 2024, les tendances en matière d'offboarding se concentrent sur l'amélioration de l'expérience des employés sortants et l'optimisation de l'impact du processus sur l'entreprise. La reconnaissance de la valeur de l'offboarding dans la rétention des talents et l'amélioration de la marque employeur est en hausse. Les entreprises s'efforcent d'améliorer leur processus d'offboarding en intégrant des pratiques qui non seulement respectent les obligations légales mais vont au-delà pour assurer une transition positive.

Ces tendances montrent une évolution vers une approche plus holistique de la gestion des ressources humaines, où chaque étape de la carrière d'un employé, y compris son départ, est considérée comme un facteur de succès pour l'entreprise.

Le point sur la réglementation de l’offboarding en France

L'offboarding est une pratique encore peu formalisée en France, mais qui prend de l'importance dans la gestion des ressources humaines. Bien qu'il n'existe pas de réglementation spécifique pour l'offboarding en tant que tel, il est essentiel de respecter certaines obligations légales lors du départ d'un employé. Gestion de la période de passation d'activité, remise du certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, transparence de l’information... Un offboarding mal géré peut entraîner des manquements à ces obligations légales, affectant ainsi non seulement l'image de l'entreprise mais aussi ses relations avec les employés sortants et actuels.

Les ressources utiles pour bien gérer la fin de vos contrats :

Que ce soit l'offboarding ou l'onboarding : ça se prépare !

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