Solde de tout compte : un document essentiel à la rupture du contrat de travail

Vous devez dire au revoir à l’un de vos collaborateurs ? Que ce soit un départ volontaire, une fin de période d’essai ou un départ en retraite, avouons le, ce n’est jamais un moment agréable.

Et côté gestion administrative lors de la rupture d'un contrat de travail, l'entreprise doit remettre un certain nombre de documents au salarié. Ce sont le certificat de travail, l'attestation de Pôle emploi et un récapitulatif de son épargne salariale. À cela s'ajoute le solde de tout compte.

Ce reçu essentiel reprend les sommes versées au personnel. Peu importe le motif. Il revêt un caractère obligatoire aussi bien dans la forme que dans son contenu. Son calcul diffère en fonction du type de contrat.

Sommaire

Qu'est-ce que le solde de tout compte d'un salarié ?

L'article L1234-20 alinéa 1 du Code du travail en donne la définition. L'employeur l'établit lors du départ d'un salarié. Pour avoir une valeur juridique, il doit respecter certaines formes.

Le solde de tout compte : un document obligatoire pour tout départ d'un salarié

Le solde de tout compte est un inventaire des sommes versées par l'employeur au salarié lors de la rupture de son contrat. Il reprend les différents éléments de la paie, plus les primes et une éventuelle indemnité de départ.

L'employeur le remet sous la forme d'un reçu, quel que soit le motif de rupture du contrat. Celui-ci peut être une démission d'un CDI, une fin de CDD, une rupture conventionnelle, un licenciement pour faute, etc. Le solde de tout compte est une obligation pour l'entreprise.

Que contient le document de solde de tout compte remis par l'entreprise ?

L'employeur liste les différentes sommes reçues par le salarié lors de son départ. Cela comprend sa rémunération, les heures supplémentaires, l'indemnité compensatrice de congés payés, les primes au prorata de la durée du contrat. S'y ajoute, le cas échéant, le prorata du treizième mois de salaire, le solde des jours de RTT, ainsi que la liquidation du compte épargne temps. Enfin, ce document peut mentionner l'indemnité de départ (selon la rupture), l'épargne salariale (en cas de demande de déblocage) et la prime de précarité (pour les CDD).

 

Comment calculer le solde de tout compte d'un salarié ?

Le montant du solde de tout compte n'est pas le même pour chaque employé. Il se calcule selon la rémunération, le délai de présence dans l'entreprise, le type de contrat et le motif du départ.

Les éléments nécessaires au calcul du solde de tout compte

Le solde de tout compte s'obtient par un calcul commun avec différentes variables. Celles-ci dépendent du contrat et de la convention collective applicable à chacun.

Calculer les heures de travail du salarié

La formule est la suivante : (salaire mensuel / temps de travail indiqué au contrat ou sur la fiche de paie) × temps de travail réellement effectué. C'est la rémunération de l'employé. Il est important de bien distinguer le temps de travail prévu et celui vraiment accompli.

Calculer les différents éléments de rémunération des salariés

Les primes annuelles dépendent de la convention collective ou de l'accord de branche du salarié. L'indemnité compensatrice de congés payés représente 10 % de la rémunération brute de la période de référence. Elle peut aussi correspondre aux salaires normalement perçus. L’entreprise doit retenir la formule la plus avantageuse.

 

Le solde de tout compte d'un CDI

C'est la formule de calcul indiquée ci-dessus qui s'applique. L'employeur doit ajouter le solde d'une éventuelle prime, ou d'une indemnité compensatrice de congés payés non rétribuée. Enfin, il peut inclure une indemnité compensatrice de préavis. Tout dépend du contrat de travail et de la réglementation de la paie du salarié.
 

Le solde de tout compte d'un CDD

L'employeur utilise aussi la formule de calcul ci-dessus. Cependant, il ajoute obligatoirement une prime de précarité pour un agent en CDD. Elle est égale à : (somme des salaires bruts + indemnité de congés payés) × 10 %.

 

Le solde de tout compte suite à une démission

Le calcul du solde de tout compte comprend le salaire du temps travaillé lors du mois de départ. L'indemnité compensatrice de congés payés s'ajoute, ainsi que l'éventuelle prime compensatrice de préavis. L’agent peut aussi disposer de son épargne salariale ou d'une prime sur les bénéfices. En revanche, il n'inclut pas son ancienneté.

 

Le solde de tout compte suite à une rupture conventionnelle

Ce départ à l'amiable peut concerner tous les salariés de l'entreprise. Dans ce cas, l'employeur doit verser une indemnité de rupture conventionnelle. Elle ne peut pas être inférieure à une indemnité de licenciement. Elle représente au minimum 1/4 de mois de la paie par année d'ancienneté sur les 10 premières années et 1/3 pour les suivantes.

 

Le solde de tout compte suite à un licenciement pour faute grave

Une faute grave caractérisée exonère les employeurs du versement d'indemnités. Cela concerne l'indemnité de préavis, ou pour un licenciement sans cause réelle et sérieuse. Les autres motifs de licenciement ouvrent droit au paiement d'indemnité dans le solde de tout compte.

 

Le solde de tout compte suite à un abandon de poste

L'abandon de poste a le même effet juridique que le licenciement pour faute. Cela signifie que le salarié obtient son solde de tout compte. Cependant, l'employeur ne lui verse aucune indemnité de préavis.
 

Les articles qui mentionnent le solde de tout compte dans le Code du travail

Article L1234-20

Ce texte stipule que le solde de tout compte est établi par l'employeur et récapitule les sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat. Le reçu pour solde de tout compte peut être contesté dans les six mois suivant sa signature. Passé ce délai, il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes mentionnées (le lien vers l’article).

Les implications : Cet article assure une certaine sécurité juridique à l'employeur, car après six mois, le reçu ne peut plus être contesté. Il encourage également les salariés à vérifier attentivement le solde de tout compte avant de le signer.

 

Article D1234-7

Cet article indique que le reçu pour solde de tout compte doit être établi en double exemplaire, dont un est remis au salarié.

Les implications : L'obligation de double exemplaire assure que le salarié dispose d'une copie du document pour ses dossiers, permettant une meilleure transparence et un accès facilité à l'information pour le salarié.

Article D1234-8

Il précise que la dénonciation du reçu pour solde de tout compte doit se faire par lettre recommandée (le lien vers les articles).

Les implications : Cette formalité de la lettre recommandée vise à établir une preuve de la contestation, assurant ainsi une traçabilité et une formalisation de la procédure de contestation.

Article R8252-2

Il mentionne l'obligation de l'employeur de remettre les bulletins de paie, le certificat de travail et le solde de tout compte pour la période d'emploi dans l'entreprise (le lien vers l’article).

Les implications : Cela souligne la responsabilité de l'employeur dans la clôture formelle du contrat de travail, garantissant que le salarié reçoit tous les documents nécessaires reflétant la période d'emploi.

Article R8252-6

Il stipule que pour un salarié étranger sans titre, l'employeur doit lui remettre les bulletins de paie, un certificat de travail, ainsi que le solde de tout compte (le lien vers l’article).

Les implications : Cela montre une attention particulière aux droits des travailleurs étrangers, leur assurant de recevoir les documents essentiels même en l'absence de titre de séjour valide.
 

Quand et comment remettre le reçu du solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est obligatoire. L'employé doit recevoir le reçu au moment de la rupture de son contrat. Il doit également percevoir les sommes correspondantes dans un certain délai.

Remise du solde de tout compte au salarié : quand les employeurs doivent-ils le faire ?

Tout dépend de si l’employé doit effectuer un préavis. Dans ce cas, les deux parties observent cette période avant que le salarié ne quitte l'entreprise. C'est le cas pour une démission, par exemple. À ce moment, la remise du solde de tout compte s'effectue à l'issue de cette période, même si l’agent ne la fait pas. L'entreprise est en droit de donner le solde de tout compte au salarié à la date de son départ physique. À l'inverse, sans préavis prévu (fin d'un CDD par exemple), le solde de tout compte est transmis le jour du départ.

 

Le reçu du solde de tout compte

Ce document atteste que l'employeur a bien remis le solde de tout compte à son agent. Il peut être adressé de plusieurs manières. Le salarié n'est pas tenu de le signer.

Comment l'employeur doit-il remettre le solde de tout compte ?

Une entreprise peut remettre le reçu au salarié en main propre lors de son entretien, par exemple. Elle peut également l'adresser par courrier recommandé avec accusé réception. Dans tous les cas, il doit être établi en deux exemplaires (article D1234-7 du Code du travail).

La signature du solde de tout compte est-elle obligatoire ?

La loi n'oblige pas le salarié à signer son reçu. Cependant, le document doit comporter la mention selon laquelle il est établi en double. La signature n'a pas un effet libératoire pour l'employeur. L'agent peut tout à fait remettre en cause le solde de tout compte malgré son parafe.

 

Le versement du solde de tout compte

En principe, le versement du solde de tout compte doit s'effectuer en même temps que la remise du reçu. L'employeur peut le régler par chèque. Un virement doit parvenir au salarié dans un délai raisonnable. Dans le cas contraire, l'entreprise s'expose à une amende par jour de retard.

Vous êtes à la recherche d'un modèle de reçu pour solde tout compte prêt à l'emploi ? Nous avons pile poil ce qu'il vous faut !

Je télécharge le modèle

 

Contestation du solde de tout compte par le salarié et l'employeur

Plusieurs raisons peuvent inciter un salarié à contester le solde de tout compte reçu. La signature du solde de tout compte n'est en aucun cas libératoire pour les entreprises. En effet, les salariés sont toujours en droit de le remettre en cause. De son côté, l'employeur bénéficie aussi de cette possibilité. Les délais changent selon la situation. Toutefois, le document ne doit pas nécessairement le mentionner.

Remise en cause du solde de tout compte par un salarié ayant signé le reçu

L'article L1234-20 du Code du travail précise que le solde de tout compte peut se dénoncer dans un délai de 6 mois après la signature. Il court à compter de la date de signature du document. En revanche, si la contestation porte sur des sommes que le reçu ne mentionne pas, le délai s'élève à 3 ans. Dans tous les cas, le salarié doit l'adresser par lettre recommandée avec accusé réception à l'entreprise. Ce courrier doit préciser le motif et les montants concernés.

 

Remise en cause du solde de tout compte par un salarié n'ayant pas signé le reçu

Dans ce cas, le salarié conteste son solde de tout compte devant le Conseil des prud'hommes. Les délais sont différents.

• L'employé récuse un montant attaché à la rupture du contrat (indemnités de licenciement, par exemple). Il peut le faire pendant un an après la date de remise.
• L'origine du litige est liée à l'exécution du contrat de travail (des frais professionnels non remboursés). Il peut contester pendant 2 ans.
• Pour tout ce qui concerne les salaires, le délai est de 3 ans.

L'ancien salarié doit adresser une lettre recommandée avec accusé réception à son ex-employeur. Il est en droit de saisir le tribunal des prud'hommes pour une procédure.

 

Contestation par l'employeur du solde de tout compte

L'employeur a aussi la possibilité de remettre en question le solde de tout compte. Par exemple, le salarié a touché un montant trop important suite à une erreur dans les calculs. Il peut le faire dans les 3 ans pour réclamer le paiement des sommes indûment versées.

Le solde de tout compte marque la fin d'un contrat de travail. Quel que soit le motif de rupture, il est obligatoire. L'employeur doit être vigilant pour l'établir, aussi bien dans la forme que sur le fond. En effet, il est source de litiges. Ce document entraîne souvent une procédure devant le tribunal des prud'hommes.

 

Solde de tout compte, remise de matériel, gestion des accès aux outils métiers … chaque offboarding amène son lot de tâches côté administratif et RH. Et pour éviter les erreurs et oublis, rien ne vaut une automatisation intelligente grâce à un logiciel RH.

Un logiciel RH appelé aussi SIRH peut vous aider dans cette mission en vous permettant de fluidifier vos processus de mouvements du personnel.

 L’avantage d’un tel outil :

• Les données de vos collaborateurs sont centralisées au sein d’une plateforme unique 
• Des checklist dédiées aux onboardings ou offboardings vous permettent de ne rien oublier à chacune de ces étapes de mouvement du personnel
• Les éléments de paie sont collectés automatiquement afin de vous simplifier la réalisation du solde de tout compte en fin de contrat.

A la recherche d’un tel outil pour gagner du temps et améliorer l’offboarding au sein de votre entreprise ? Découvrez le SIRH Eurécia et ses différents modules pour gérer les sorties de vos collaborateurs.

Je teste le logiciel Eurécia