Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à déléguer à un prestataire extérieur, les tâches liées à la gestion de la paie, totalement ou en partie.
Autrefois il s’agissait le plus souvent de faire appel à un cabinet d’expert-comptable et de leur confier la totalité du processus de paie. Avec les innovations technologiques, en termes d’applications et de solutions SIRH, l’externalisation de la paie peut maintenant consister en plusieurs sortes de prestations et de services :
L’externalisation peut porter sur les actions à proprement parler, du processus de paie :
- Saisie des informations,
- Saisie & calcul des variables
- Contrôle de conformité des bulletins
- Edition des fiches de paie
- Mise sous pli
- Envoi & distribution aux salariés
- Paiement
- Archivage et stockage des documents
Il peut aussi s’agir d’externaliser les moyens informatiques comme par exemple la gestion et la maintenance des bases de données, des logiciels, et de l’application de paie pour simplifier au maximum les processus de gestion de la paye en interne.
Pourquoi externaliser la paie ?
La gestion de la paie est un processus long, dont la complexité est souvent sous-estimée. Celui-ci ne se limite pas à imprimer les fiches de salaires, à les distribuer aux collaborateurs et à procéder au virement.
La gestion de la paye combine en effet plusieurs opérations spécifiques : collecte et saisie des données, calcul des rémunérations, contrôle, mise en conformité avec la loi, veille juridique. Il faut aussi considérer les temps et les coûts liés à la formation, au contrôle, à l’outil informatique ou à l’archivage.
Externaliser les tâches répétitives et chronophages permet de libérer du temps pour les équipes. Celles-ci peuvent alors se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée et améliorer leur productivité.
Cela permet également de maîtriser les coûts cachés de la gestion de la paie, en centralisant les dépenses dans une solution ou chez un prestataire.
C’est donc une démarche d’optimisation aux multiples avantages : gains de productivité, de temps et d’argent.
Quelles sont les étapes de l’externalisation de la paie ?
Avant de lancer un projet d’externalisation, il faut définir et cadrer les actions que l’on souhaite déléguer. Il peut être intéressant de calculer le coût de la gestion de la paie en interne. Cela permet de faire le point sur les réels besoins de l’entreprise.
L’externalisation si elle est informatique, partielle ou totale, ne demande pas la même gestion du projet, c’est pourquoi l’analyse des besoins est une étape essentielle.
Ensuite une étude de faisabilité technique et informatique s’impose. Après-tout, peut-être est-il seulement nécessaire de simplifier les processus internes ? De plus, la mise en place de l’externalisation peut s’avérer complexe d’un point de vue réglementaire ou d’un point de vue technique, il est donc primordial d’étudier le projet sous tous ses aspects.
Une fois ces analyses terminées, il faut choisir un chef de projet, identifier les acteurs qui prendront part à sa réalisation en interne, et pourquoi pas, demander l’avis et l’aide d’experts externes. Une fois constituée, cette équipe a pour mission de rédiger le cahier des charges, de faire le choix d’un prestataire ou d’une solution, et de veiller au bon déroulement du projet d’externalisation.
Combien coûte l’externalisation de la paie ?
Les coûts de l’externalisation peuvent varier selon la solution ou le prestataire choisi. Il est donc nécessaire de faire établir et de comparer les devis chez différents experts ou éditeurs.
Ensuite selon la méthode choisie, solution informatique ou cabinet gestionnaire, la tarification se présente généralement sous forme d’abonnement au mois ou à l’année, ou sous forme d’un contrat entre 3 à 5 ans
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