Savez-vous quel est le levier n° 1 de la digitalisation en entreprise ? Les ressources humaines. En effet, l’automatisation de la fiche de paie est devenue une priorité pour n’importe quelle organisation. La gestion des bulletins de salaire est une tâche chronophage pour les gestionnaires de paie, nécessitant de nombreuses manipulations. Comment s’y prendre pour mettre en place la fiche de paie automatisée ? Voici nos meilleurs conseils pour réussir votre projet !
Qu’est-ce qu’une fiche de paie automatisée ?
L’automatisation de la fiche de paie repose sur la digitalisation de la gestion des salaires. L’objectif est de rendre automatique le plus grand nombre de tâches possibles liées à la préparation des bulletins.
Pour ce faire, l’entreprise met en place un système informatique de gestion des ressources, appelé logiciel ERP (Enterprise Resource Planning). Plus connue sous le terme de logiciel de paie, cette solution informatique remplace un grand volume de manipulations humaines.
Une fiche de paie est automatisée lorsque le processus mis en place permet de répondre à 4 besoins :
- La gestion centralisée du reporting des éléments variables de paie (EVP)
- Le calcul automatique des salaires et des charges
- Les mises à jour automatiques des barèmes fiscaux (législation sur les cotisations, les frais professionnels)
- La gestion informatisée des paiements des salaires et des charges
bon à savoir
Généralement, les sociétés disposent d’un premier socle d’informatisation de leur paie. Elles utilisent des fichiers informatiques pour préparer les bulletins. Mais l’utilisation d’une fiche de paie au format Excel ne constitue pas une solution automatisée. Les systèmes d’informations en ressources humaines représentent des moyens intelligents, capables de réduire les opérations des techniciens de paie.
Pourquoi automatiser la fiche de paie ?
L’automatisation de la paie est un gain de temps et d’argent pour l’entreprise. Les gestionnaires de paie voient leurs tâches répétitives se réduire en utilisant un progiciel adapté. De cette façon, le temps gagné peut être alloué à des missions pour lesquelles les compétences humaines sont nécessaires. Par exemple, il est préférable d’accorder du temps à la rédaction de contrats de travail plutôt qu’au calcul mensuel des compteurs de congés payés.
En automatisant son processus de paie, l’entreprise se donne les moyens d’une véritable fonction de pilotage des ressources humaines. Le principe du logiciel de paie repose sur l’agrégation de données. Il est très simple de réaliser des extractions de tableaux de bord en RH sur des thématiques précises telles que l’absentéisme ou le turn-over.
L’étude de ces indicateurs constitue une véritable aide à la décision pour les entrepreneurs. L’utilisation de ces solutions technologiques permet une meilleure adéquation entre les services RH et les acteurs financiers de l’entreprise.
Comment se préparer à l’automatisation de la fiche de paie ?
La mise en place d’une automatisation de la fiche de paie s’apparente à une démarche projet. Elle remet en question les pratiques professionnelles habituelles des collaborateurs administratifs.
Concrètement, l’automatisation de la paie doit reposer sur une conduite de changement. Les techniciens voient cette transition d’un bon œil, à condition de bien définir le cadre et de les associer à chaque étape de la démarche.
Par ailleurs, cette évolution requiert la mise en place de différents prérequis techniques, basés sur un rétroplanning précis. Voici les grandes étapes préalables à l’automatisation de la fiche de paie.
Définir un cahier des charges pour automatiser la paie
Avant de partir en quête de la solution de paie automatisée pour votre entreprise, définissez les problèmes que vous souhaitez résoudre. Vous vous positionnez ainsi en chef de projet et vous lancez une méthode pour répondre à votre besoin en RH.
En pratique, la réalisation des bulletins de paie soulève de nombreuses questions au sein d’une équipe. Par exemple, si votre secteur d’activité occasionne une multitude de variables de salaires à traiter, vous aurez besoin d’un logiciel très performant sur le reporting des heures supplémentaires, des primes ou des heures de nuit.
À cette étape, toute question doit être considérée pour élaborer un cahier des charges personnalisé. Cette première analyse vous permettra d’être précis dans vos questions lorsque vous rencontrerez des prestataires.
Actualiser son processus de paie
Le brainstorming a permis de mettre en lumière les potentielles limites de votre processus de paie actuel. Désormais, vous avez toutes les cartes en main pour définir votre circuit idéal de la paie. De cette façon, la solution digitale vient en appui des orientations prises.
Choisir son logiciel de paie
Pour automatiser la fiche de paie au sein de votre entreprise, vous aurez besoin de recourir aux services d’une société éditrice de logiciels RH. Il existe différentes solutions sur le marché. Différents critères peuvent vous être utiles afin de sélectionner votre futur prestataire :
- L’étendue du logiciel : votre besoin en RH peut évoluer dans le temps. Aussi, assurez-vous du fait que l’éditeur propose un système complet avec différents modules complémentaires.
- Le service client de l’éditeur : votre partenaire doit être en mesure de vous fournir à tout moment les réponses dont vous avez besoin. Il en va de la performance de votre entreprise.
- L’accompagnement du projet : le prestataire doit mettre son expertise à votre service pour vous aider à avancer sur votre projet. Il propose la formation du personnel, mais également les outils de communications adaptés pour s’approprier les outils.
Réaliser les paramétrages techniques
Votre prestataire de fiche de paie automatisée intervient au sein d’un système existant. De nombreux éléments techniques sont à anticiper avant l’édition des premiers bulletins de paie sur le nouveau logiciel :
- Définir la liste des paramètres (rubrique de salaires, Convention collective applicable pour définir les taux)
- Recenser les données RH existantes sur les outils actuels
- Procéder à la migration des données vers le nouveau logiciel
Impliquer les collaborateurs pour tester, évaluer et ajuster la solution
La motivation des collaborateurs dans ce type de changement passe par la capacité d’action. Les personnels concernés sont bien entendu formés à l’utilisation du logiciel. Ensuite, vient l’étape de la première paie entièrement automatisée. N’hésitez pas à prendre le pouls de l’équipe administrative pour réaliser les ajustements nécessaires.
Comment réussir son automatisation de fiche de paie ?
La fiche de paie automatisée représente la voie privilégiée pour entrer dans l’ère de la digitalisation des processus de l’entreprise. Pour autant, ce projet mérite une attention particulière. La réussite de l’automatisation de la paie tient à :
- Des facteurs techniques : tous les voyants doivent être au vert dans votre organisation pour supporter le déploiement
- Des facteurs humains : il s’agit d’une aventure collective portée par chaque collaborateur
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