Quels sont les éléments variables de paie ?
Avant de finaliser votre paie, avez-vous pensé à tous les changements RH : congés, arrêts maladie et primes du mois ? C’est une certitude : vous consacrez une bonne partie de votre temps à collecter et actualiser les éléments variables de paie. Mais au fait, quelle est la liste exacte des EVP ? Tout commence par là, histoire de ne rien oublier. Alors voici le récapitulatif dont vous avez besoin pour préparer les bulletins de salaire.
Qu’est-ce qu’un élément variable de paie ?
Par définition, un élément variable de paie (EVP) est une donnée à caractère ponctuel ou temporaire, ayant une incidence sur le calcul du salaire. À la base, le contrat de travail signé entre les deux parties fait état de l’ensemble des critères pour déterminer la rémunération du salarié. Mais, au moment de la paie, différents critères nécessitent d’être actualisés d’un mois à l’autre afin de calculer le salaire adapté à la situation. Les informations concernant le salaire en tant que tel peuvent évoluer. C’est le cas des primes, notamment.
Les EVP ont un périmètre plus étendu que les éléments variables de rémunération (primes, commission sur les ventes). Chaque événement RH particulier pour un salarié au cours de la période écoulée constitue une variable de paie : une prise de congés, un départ en formation ou encore un arrêt maladie.
Tout l’enjeu de la préparation des salaires consiste à détenir une information précise et exhaustive sur l’ensemble des variations pour le personnel afin de délivrer des fiches de paie justes. En cela, la gestion de la paie participe à la qualité de vie au travail. Chaque salarié s’attend à un juste retour de son investissement dans son poste, à commencer par être rémunéré avec exactitude. Cela fait partie des gages de reconnaissance.
Quelle est la liste des éléments variables de paie ?
Pour établir la liste complète des éléments variables de paie, le plus simple consiste à les classer au sein de grandes catégories. Généralement, on dénombre quatre classes d’EVP. Entrons dans le détail de chaque domaine.
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Les éléments variables liés au temps de travail
Vous avez calculé la mensualisation de chaque salarié en fonction de son indice salarial, de son ancienneté et de son volume horaire permanent ? Vous obtenez donc le salaire de base. À ce taux peuvent s’ajouter différentes variables faisant fluctuer le volume horaire ou la tarification de certaines heures spécifiques :
- Heures complémentaires pour les temps partiels ;
- Heures supplémentaires pour les temps complets ;
- Majorations des heures travaillées les dimanches et jours fériés ;
- Régime d’équivalence et périodes d’astreinte.
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Les variables de paie en fonction des absences
Différentes raisons peuvent amener un salarié à s’absenter momentanément de l’entreprise. Chaque situation d’absence doit être scrupuleusement enregistrée dans le bulletin de salaire, car elle peut faire varier la rémunération :
- Congés payés et RTT ;
- Situations de maladie (arrêt maladie, accident du travail, incapacité temporaire de travail) ;
- Congés de formation ;
- Période d’activité partielle exceptionnelle au sein de l’entreprise.
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Les éléments variables liés aux primes
Les primes correspondent à des éléments variables de rémunération. Elles varient en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et de la branche professionnelle. Voici une liste des primes fréquentes au sein des entreprises :
- Primes exceptionnelles ;
- Primes conventionnelles ;
- Primes d’usage ;
- Commission sur les ventes ;
- Primes de fin d’année.
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Les variables issues des avantages salariaux
Il s’agit ici de répertorier quels sont les avantages en nature ou en espèces dont bénéficient les salariés :
- Tickets restaurant ;
- Véhicule de fonction ou logement de fonction ;
- Remboursement des frais professionnels.
Dernière série d’événements à considérer parmi les avantages : pensez à prendre en compte les acomptes et les avances sur salaire accordés par l’employeur au cours de la période écoulée.
Bon à savoir : comment faire une remontée d’EVP exhaustive ?
Comment collecter les informations de la paie de façon fiable ?
Une fois votre fiche navette mise en place, quel circuit de communication interne utiliser ? Tout dépend du mode d’organisation de votre entreprise. L’informatisation des données est de mise aujourd’hui. On est donc loin des transmissions de variables par téléphone.
De nombreuses sociétés privilégient les envois de tableaux par email au service administratif ou via un dispositif de gestion électronique documentaire. Il est possible de centraliser l’information de cette façon, mais vous devrez probablement ressaisir les données dans votre outil de gestion de la paie, ce qui augmente le risque d’erreurs.
Que penseriez-vous d’un outil permettant de gérer la totalité de vos variables de paie en évitant les répétitions de reporting ? Notre logiciel de gestion des variables de paie permet d’intégrer :
- Les informations administratives ;
- Les absences et congés ;
- Les temps et activités ;
- Les notes de frais.
Mettez fin à vos tâches répétitives et évitez le décalage dans les transmissions grâce à cet outil de pilotage RH en temps réel !
Comment traiter les EVP en accord avec le RGPD ?
Il faut bien le dire : on a tendance à envoyer des données sur le personnel par email en pensant que les messageries professionnelles sont suffisamment sécurisées. Un oubli concernant une variable de paie ou une absence de dernière minute à faire remonter au service RH ou au gestionnaire de paie sont très courants dans les entreprises. Ces transmissions quotidiennes par mail sont-elles sûres ? Pas tout à fait si l’on suit le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Pour en finir avec les incertitudes, l’offre Eurécia Paie est un logiciel tout-en-un qui a l’avantage de traiter les informations sensibles de A à Z : de la collecte des éléments variables de paie jusqu’aux transmissions des DSN. Il est peut-être temps pour vous de gagner en sérénité, avec une solution orientée vers vos besoins en matière de paie ?