Avant de finaliser votre paie, avez-vous pensé à tous les changements RH : congés, arrêts maladie et primes du mois ? C’est une certitude : vous consacrez une bonne partie de votre temps à collecter et actualiser les éléments variables de paie. Mais au fait, quelle est la liste exacte des EVP ? Tout commence par là, histoire de ne rien oublier. Alors voici le récapitulatif dont vous avez besoin pour préparer les bulletins de salaire.
Les éléments variables de paie : définition
Un élément variable de paie (EVP) se défini par une donnée à caractère ponctuel ou temporaire, ayant une incidence sur le calcul du salaire. À la base, le contrat de travail signé entre les deux parties fait état de l’ensemble des critères pour déterminer la rémunération du salarié. Mais, au moment de la paie, différents critères nécessitent d’être actualisés d’un mois à l’autre afin de calculer le salaire adapté à la situation. Les informations concernant le salaire en tant que tel peuvent évoluer. C’est le cas des primes, notamment.
Les éléments variables de paie ont un périmètre plus étendu que les éléments variables de rémunération (primes, commission sur les ventes). Chaque événement RH particulier pour un salarié au cours de la période écoulée constitue une variable de paie : une prise de congés, un départ en formation ou encore un arrêt maladie.
Tout l’enjeu de la préparation des salaires consiste à détenir une information précise et exhaustive sur l’ensemble des variations pour le personnel afin de délivrer des fiches de paie justes. En cela, la gestion de la paie participe à la qualité de vie au travail. Chaque salarié s’attend à un juste retour de son investissement dans son poste, à commencer par être rémunéré avec exactitude. Cela fait partie des gages de reconnaissance.
Quels sont les éléments qui composent le salaire ?
La composition des salaires s'articule autour de deux grands éléments : le salaire de base, fixe et prédéfini dans le contrat de travail, et les éléments variables de paie qui peuvent fluctuer d'un mois à l'autre. Ces derniers sont définis par une donnée ponctuelle ou temporaire ayant une incidence sur le calcul du salaire.
Il est à noter que ces éléments variables de paie peuvent être influencés par divers facteurs tels que le secteur d'activité de l'entreprise, la branche professionnelle, ou encore les événements spécifiques d'une période de paie.
Les différents types d'éléments variables de paie
Pour établir la liste complète des éléments variables de paie, le plus simple consiste à les classer au sein de grandes catégories. Généralement, on dénombre quatre classes d’EVP. Entrons dans le détail de chaque domaine.
Les éléments variables liés au temps de travail
Vous avez calculé la mensualisation de chaque salarié en fonction de son indice salarial, de son ancienneté et de son volume horaire permanent ? Vous obtenez donc le salaire de base. À ce taux peuvent s’ajouter différentes variables faisant fluctuer le volume horaire ou la tarification de certaines heures spécifiques :
- Heures complémentaires pour les temps partiels ;
- Heures supplémentaires pour les temps complets ;
- Majorations des heures travaillées les dimanches et jours fériés ;
- Régime d’équivalence et périodes d’astreinte.
Les variables de paie en fonction des absences
Différentes raisons peuvent amener un salarié à s’absenter momentanément de l’entreprise. Chaque situation d’absence doit être scrupuleusement enregistrée dans le bulletin de salaire, car elle peut faire varier la rémunération :
- Congés payés et RTT ;
- Situations de maladie (arrêt maladie, accident du travail, incapacité temporaire de travail) ;
- Congés de formation ;
- Période d’activité partielle exceptionnelle au sein de l’entreprise.
Les éléments variables liés aux primes
Les primes correspondent à des éléments variables de rémunération. Elles varient en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et de la branche professionnelle. Voici une liste des primes fréquentes au sein des entreprises :
- Primes exceptionnelles ;
- Primes conventionnelles ;
- Primes d’usage ;
- Commission sur les ventes ;
- Primes de fin d’année.
Les variables issues des avantages salariaux
Il s’agit ici de répertorier quels sont les avantages en nature ou en espèces dont bénéficient les salariés :
- Tickets restaurant ;
- Véhicule de fonction ou logement de fonction ;
- Remboursement des frais professionnels.
Dernière série d’événements à considérer parmi les avantages : pensez à prendre en compte les acomptes et les avances sur salaire accordés par l’employeur au cours de la période écoulée.
Afin de vous assurer de rien oublier, il n'y a rien de tel qu'une fiche navette centralisant toutes les infos ! Pour vous faciliter la tâche, pensez à télécharger notre tableau Excel des EVP. Pas besoin de vérifier les catégories : tout y est !
Comment collecter les informations de la paie de façon fiable ?
Une fois votre fiche navette mise en place, quel circuit de communication interne utiliser ? Tout dépend du mode d’organisation de votre entreprise. L’informatisation des données est de mise aujourd’hui. On est donc loin des transmissions de variables par téléphone.
De nombreuses sociétés privilégient les envois de tableaux par email au service administratif ou via un dispositif de gestion électronique documentaire. Il est possible de centraliser l’information de cette façon, mais vous devrez probablement ressaisir les données dans votre outil de gestion de la paie, ce qui augmente le risque d’erreurs.
Que penseriez-vous d’un outil permettant de gérer la totalité de vos variables de paie en évitant les répétitions de reporting ? Notre logiciel de gestion des variables de paie permet d’intégrer :
- Les informations administratives ;
- Les absences et congés ;
- Les temps et activités ;
- Les notes de frais.
Mettez fin à vos tâches répétitives et évitez le décalage dans les transmissions grâce à cet outil de pilotage RH en temps réel !
Comment traiter les EVP en accord avec le RGPD ?
Il faut bien le dire : on a tendance à envoyer des données sur le personnel par email en pensant que les messageries professionnelles sont suffisamment sécurisées. Un oubli concernant une variable de paie ou une absence de dernière minute à faire remonter au service RH ou au gestionnaire de paie sont très courants dans les entreprises. Ces transmissions quotidiennes par mail sont-elles sûres ? Pas tout à fait si l’on suit le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Pour en finir avec les incertitudes, l’offre Eurécia Paie est un logiciel tout-en-un qui a l’avantage de traiter les informations sensibles de A à Z : de la collecte des éléments variables de paie jusqu’aux transmissions des DSN. Il est peut-être temps pour vous de gagner en sérénité, avec une solution orientée vers vos besoins en matière de paie ?
Gestion des éléments variables de paie
La gestion des éléments variables de paie (EVP) est une tâche essentielle qui nécessite une grande précision et une organisation rigoureuse. Elle implique la prise en compte de divers éléments fluctuants qui peuvent influencer la rémunération des salariés, tels que les primes, les heures supplémentaires, les absences ou encore les avantages salariaux.
Il est nécessaire de bien comprendre chaque élément variable pour pouvoir les intégrer correctement dans le calcul de la paie. De plus, il est crucial de mettre en place des systèmes de collecte et de vérification des données efficaces pour éviter les erreurs et garantir l'exactitude des bulletins de salaire. Pour cela, l'utilisation d'un logiciel de paie peut s'avérer extrêmement utile.
Le rôle crucial des logiciels de paie
Les logiciels de paie jouent un rôle primordial dans la gestion des éléments variables de paie (EVP). Ces outils informatiques permettent une collecte automatique des données et l'édition des bulletins de salaire. Ils contribuent ainsi à simplifier et automatiser le processus de paie, évitant les erreurs et les répétitions.
En outre, ces logiciels permettent de classer les EVP par famille, tels que les heures, les primes et autres éléments variables. Ils offrent également la possibilité de saisir directement les éléments variables de paie dans le logiciel, contribuant ainsi à une meilleure organisation et gestion des données.
Le logiciel de paie d'Eurécia vous permet de gérer les éléments variables de paie, tout en offrant des solutions adaptées aux besoins des professionnels.
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Saisir les éléments variables : une étape cruciale
La saisie des éléments variables de paie est une étape cruciale dans le processus de gestion de la paie. Elle permet de prendre en compte tous les éléments qui vont influencer le salaire du salarié pour la période en cours.
Pour une saisie efficace et sans erreur, plusieurs étapes doivent être respectées :
- Identifier les éléments variables : chaque entreprise a ses propres éléments variables en fonction de son activité, de sa convention collective, etc. Il est donc crucial de bien les identifier.
- Collecter les informations : une fois les éléments identifiés, il faut collecter les informations relatives à ces éléments pour chaque salarié. Cette collecte peut se faire via un logiciel de paie, un tableau Excel ou tout autre outil adapté à l’organisation de l’entreprise.
- Saisir les informations dans le logiciel de paie : les informations collectées doivent être saisies dans le logiciel de paie pour le calcul du salaire.
Comment calculer les EVP ?
Principes généraux du calcul des EVP
Le calcul des éléments variables de paie (EVP) repose sur plusieurs principes généraux.
Tout d'abord, chaque EVP doit être identifié et quantifié. Par exemple, le nombre d'heures supplémentaires effectuées par un salarié, le montant d'une prime ou le nombre de jours d'absence.
Ensuite, chaque EVP est associé à un taux ou une valeur unitaire qui servira de base au calcul. Par exemple, le taux horaire pour les heures supplémentaires ou le montant d'une prime par objectif atteint.
Enfin, le calcul se fait par multiplication ou addition de ces valeurs. Ainsi, pour les heures supplémentaires, on multiplie le nombre d'heures par le taux horaire. Pour les primes, on additionne simplement les montants respectifs.
Il convient de noter que le calcul des EVP peut être sujet à des règles spécifiques, comme des plafonds légaux ou des conditions particulières définies par l'entreprise ou l'accord de branche.
Exemple de calcul des heures supplémentaires
Pour illustrer le processus de calcul des heures supplémentaires, prenons l'exemple d'un salarié qui travaille 40 heures par semaine, soit 5 heures supplémentaires. Son taux horaire est de 12,53 euros. Pour les 8 premières heures supplémentaires, une majoration de 25% est appliquée.
- Calcul du taux horaire majoré : 12,53 * 1,25 = 15,66 euros
- Calcul du total des heures supplémentaires : 15,66 * 5 = 78,30 euros
Ainsi, ce salarié recevra une rémunération supplémentaire de 78,30 euros pour ces heures supplémentaires. Il est à noter que d'autres éléments variables de paie tels que les primes peuvent être pris en compte dans le calcul du taux horaire majoré.
