Depuis le 1er janvier 2019, les actifs ont la possibilité de travailler davantage sans être imposés sur leurs heures supplémentaires (HS) ou heures complémentaires (HC). Ce principe d’exonération fiscale des HS et HC a modifié le traitement des salaires. Quelles sont les heures à considérer pour calculer la réduction de cotisation ? Quelles sont les règles de décompte de ces heures exonérées sur la fiche de paie ? Voici les règles de base pour faire une paie qui tombe juste.
En quoi consiste l'exonération fiscale sur HS et HC ?
Depuis la mise en application de la loi de finances 2019, les heures supplémentaires et complémentaires sont exonérées d’impôts sur le revenu. Ces heures sont toujours à déclarer, seulement elles n’entrent plus dans l’assiette fiscale pour calculer l’imposition du foyer.
Ce dispositif fait partie des mesures en faveur du pouvoir d’achat des ménages français. Les salariés ont la possibilité d’augmenter leurs revenus sans être pénalisés sur le plan fiscal en raison de leur surplus de travail.
Les heures supplémentaires ou complémentaires sont déterminées à partir de la durée légale du temps de travail fixée à 35 heures. De façon synthétique :
- Les heures réalisées au-delà des 35 heures hebdomadaires correspondent à des heures supplémentaires
- Les heures en plus effectuées par un salarié à temps partiel sont des heures complémentaires
Ces heures travaillées en plus par rapport au contrat de travail donnent lieu à une majoration du taux horaire habituel. Elle varie entre 25 % et 50 % selon le nombre d’heures concernées et la Convention collective applicable au sein de l’entreprise.
Le régime de défiscalisation des heures supplémentaires dispose d’un périmètre précis. En effet, les HS et HC peuvent être exonérées d’impôts dans la limite d’un plafond annuel de 7 500 € pour les revenus de l’année 2022 (qui feront l’objet de la déclaration en 2023).
Les HS et HC sont-elles exonérées de cotisations sociales en paie ?
Les HS ou HC défiscalisées sur la fiche de paie sont partiellement exonérées de cotisations sociales. L’allégement des cotisations porte sur les cotisations d’assurance vieillesse et de retraite complémentaire (part salariale), dans la limite de 11,31 %.
Par ailleurs, la loi prévoit une déduction forfaitaire sur les cotisations patronales dues au titre des HS ou des HC. Le forfait s’élève à 1,5 € par heure supplémentaire réalisée dans les entreprises de moins de 20 salariés.
Depuis le 1er octobre 2022, le dispositif est étendu aux entreprises de 20 à 250 salariés. Pour cette catégorie, le montant forfaitaire est de 0,5 € de réduction sur les cotisations patronales pour chaque heure supplémentaire.
Exonération fiscale des HS et HC : quelles obligations pour l'employeur ?
L’employeur met directement en application les modalités d’exonération fiscale prévues par les décrets. Pour cela, l’entreprise est tenue de tracer l’ensemble des heures supplémentaires et des heures complémentaires au moyen de relevés horaires.
La périodicité mensuelle est retenue pour faire état du suivi des HS et HC afin de mettre en lien le paiement des heures et le principe d’exonération fiscale. Les heures supplémentaires doivent être indiquées sur la fiche de paie. Le taux de majoration doit également figurer sur le bulletin.
Quels sont les salariés concernés par l'exonération fiscale ?
Le champ d’application de l’exonération fiscale des HS et HC est très large. Sont concernés :
- Les salariés des secteurs privés et publics, soumis à un horaire fixe
- Les personnels ayant conclu un contrat de forfait jours
- Les salariés de particuliers employeurs
- Les salariés non soumis aux dispositions relatives à la durée légale du travail
Comment décompter et calculer les HS et HC exonérées sur la fiche de paie ?
En raison de l’exonération fiscale de ces heures, les HS et HC sont à distinguer du traitement de base brut sur la fiche de paie. Il revient au salarié de déclarer son volume d’heures supplémentaires ou complémentaires au printemps.
L’administration fiscale applique le plafond fixé pour l’année (7 500 € pour rappel). De son côté, l’entreprise doit calculer le montant de la réduction des cotisations sociales pour les heures défiscalisées sur la fiche de paie.
Trois calculs sont à réaliser pour traiter les heures supplémentaires ou complémentaires :
- Commencez par recenser le nombre d’HS ou d’HC réalisées dans le mois afin d’appliquer le bon taux de majoration selon le volume horaire concerné. Le schéma classique se base sur une majoration de 25 % pour les 8 premières heures et de 50 % pour les suivantes. Les taux sont à adapter à la situation de votre entreprise et du salarié. Vous obtenez le traitement brut des heures supplémentaires.
- Multipliez ce montant brut des heures par le taux de déduction de cotisations sociales salariales au titre des HS/HC. Le total ne doit pas dépasser 11,31 %. Il se décompose comme suit : 7,3 % sur l’assurance vieillesse et 4,01 % sur la retraite complémentaire. Vous obtenez le montant de la réduction, à soustraire des charges salariales.
- Appliquez le taux de déduction sur les charges patronales pour les heures supplémentaires. Le taux varie en fonction de la taille de votre entreprise. Deux modalités sont possibles actuellement : de 0,5 % à 1,5 % selon l’effectif de la structure. Vous pouvez déduire ce montant des charges de l’employeur dans la partie du bulletin dédiée à l’exonération de cotisations.
Vous disposez de tous les éléments pour compléter la fiche de paie du salarié concerné.
Comment gérer facilement les HS et HC exonérées en paie ?
Les heures supplémentaires et complémentaires défiscalisées peuvent augmenter la charge de travail en gestion de paie si la pratique est fréquente dans l’entreprise. Cette question requiert un suivi du plafond des heures prises en compte. Il est préférable d’actualiser ces compteurs chaque mois afin d’éviter de s’y perdre.
En utilisant Eurécia Paie, vous pourriez très bien paramétrer votre pilotage des heures supplémentaires, comme n’importe quel élément variable du salaire. Vos décomptes seraient ainsi actualisés automatiquement. Il en est de même pour le calcul des déductions de cotisations sociales sur ces heures. Besoin d’une démo ? Contactez notre équipe de conseillers pour tester sa prise en main.
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