Chaque salarié de votre entreprise acquiert des congés annuels. La prise de congés a une incidence sur le traitement du salaire. L’employeur doit non seulement organiser l’ordre des départs en vacances, mais il verse également une indemnité de congés payés (ICP) sur la fiche de paie. Qui est concerné par cette indemnité ? Comment calculer l’ICP ? Focus sur les règles à maîtriser en paie.
Qu'est-ce que l'ICP sur une fiche de paie ?
L’ICP est une indemnité de congés payés. L’objectif de l’ICP est de compenser la perte de salaire due à l’absence du salarié lors de sa prise de congés. Il acquiert ce droit dans le cadre d’une période de référence.
De façon générale, chaque collaborateur acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail, durant la période allant du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Les services administratifs des sociétés sont chargés de suivre les règles d’acquisition de congés annuels de chaque salarié. Alors : à vos compteurs !
Ce cadre de base peut être adapté selon vos dispositions conventionnelles ou suite à la négociation d’accords d’entreprise. Pensez à vérifier le périmètre en vigueur au sein de votre établissement pour plus de précision.
Un mois de travail correspond à 24 jours ou à 4 semaines de travail effectif. Néanmoins, certaines absences sont à intégrer à ce calcul. C’est le cas :
- Des congés maternité, paternité ou d’un congé parental d’éducation
- Des périodes de congés payés et de congés exceptionnels
- Des arrêts maladie, des accidents du travail et des maladies professionnelles
- Des périodes de formation inscrites au plan de développement des compétences et du compte personnel de formation
- Des jours non travaillés au titre de l’activité partielle
💡bon à savoir : les congés payés doivent-ils obligatoirement figurer sur le bulletin ?
La réponse est oui. Le nombre de jours de congés acquis par un salarié doit obligatoirement figurer sur son bulletin de salaire, d’où l’intérêt d’actualiser chaque mois son relevé de congés annuels. Pour avoir les idées claires sur les informations à mentionner sur le bulletin, vous pouvez télécharger notre modèle de fiche de paie Excel.
Je télécharge le modèle de fiche de paie Excel
ICP et ICCP : deux notions à distinguer en paie
Au-delà du compteur des congés payés, vous aurez à calculer l’ICP sur la fiche de paie du salarié en vacances. Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise (rupture ou fin de contrat), il est possible qu’il n’ait pas pris la totalité des congés annuels auxquels il a droit.
Dans ce cas, le dernier bulletin de salaire doit intégrer un autre versement :
l’indemnité compensatrice de congés payés (ICCP). Cet élément du salaire a pour objectif de compenser financièrement le collaborateur en lui versant une somme correspondant aux congés acquis, mais non pris.
L’ICP et l’ICCP constituent deux éléments distincts de la fiche de paie. Leur calcul intervient à des stades différents.
Quelles variables intégrer dans le calcul de l'ICP ?
Le calcul de l’indemnité de congés payés dépend de l’ensemble des éléments entrant dans le cadre du salaire. Ainsi, il convient de prendre en compte les variables suivantes :
- Le traitement de base en brut
- Les heures majorées (heures supplémentaires, travail sur plage nocturne, dimanche et jours fériés)
- La reconstitution des salaires durant les absences relevant du travail effectif
- L’ICP de la période précédente
- Les primes légales (ancienneté, astreintes, assiduité)
- Les avantages en nature
D’autres éléments variables sont à exclure du traitement de l’ICP sur la fiche de paie. Voici la liste :
- Les primes spécifiques en interne (fin d’année, participation, 13ème mois)
- Les frais professionnels
Comment calculer l'ICP sur le bulletin de salaire ?
Deux méthodes sont possibles pour déterminer l’ICP sur le bulletin de salaire. Bonne nouvelle : vous devez calculer l’indemnité selon les deux modes afin de conserver le montant le plus favorable au salarié ! Voici comment procéder.
Calculer l’ICP selon la méthode du dixième
Dans ce mode de calcul, l’ICP équivaut à 10 % du total de la rémunération brute de la période de référence :
(Total salaire brut sur période de référence X 1/10) X (nb de jours de congés pris / nb de jours de congés acquis)
Calculer l’ICP en maintien de salaire
Selon cette formule, vous calculez un bulletin de salaire comme si le salarié avait travaillé durant la prise de congés :
Salaire brut mensuel X (nb de CP pris sur le mois X nb théorique de jours travaillés dans le mois)
Quelles règles de calcul de l'ICP en cas d'intérim ?
La méthode des 10 % pour calculer l’ICP peut créer de la confusion dans le traitement des fiches de paie des intérimaires. En effet, ces personnes reçoivent une indemnité de fin de mission à l’issue de leur contrat (IFM).
L’IFM et l’ICP sont calculées sur la base de 10 % de la rémunération brute. Mais il existe une différence : l’ICP intègre l’IFM comme élément de salaire dans son calcul. Donc, en cas de fin de mission d’intérim, vous avez à calculer à la fois l’ICP et l’IFM. Pour ce faire, il convient de calculer l’IFM en premier lieu afin de l’inclure dans la rémunération brute totale sur la mission.
Comment gérer facilement ses ICP en paie ?
Le circuit des CP débute et se termine sur le bulletin de salaire. Son actualisation mensuelle nécessite un suivi rigoureux des absences des collaborateurs. De cette façon, vous pourrez évaluer ce qui relève du travail effectif. Par ailleurs, vous avez besoin d’avoir les bonnes informations en main pour calculer les ICP sur la fiche de paie des vacanciers.
Cela ne fait aucun doute : un logiciel de paie peut vous aider à centraliser les éléments chaque mois pour préparer votre paie. Avec Eurécia Paie, finie la corvée des calculs manuels : les compteurs de CP et les ICP sont calculés automatiquement à partir de l’extraction du module des éléments variables de paie.
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