Les codes sur la fiche de paie : vous savez, ces informations qui figurent en haut du bulletin ? Ces données sont très utiles pour identifier l’employeur et le salarié. Chaque code sur la fiche de paie précise un élément de classification. Les codes font partie des mentions obligatoires à faire figurer sur le bulletin. Devenez incollable en code de fiche de paie grâce à notre liste complète.
Quels sont les codes à mentionner sur la fiche de paie ?
Le salarié dispose d’une identité propre et dans le cadre de son travail. Il peut appartenir à différentes catégories plus générales. Il en est de même pour l’entreprise, disposant d’une dénomination sociale, mais faisant partie d’un secteur d’activité professionnelle.
Les codes sur la fiche de paie permettent de représenter l’entreprise ou le collaborateur dans leurs dimensions élargies. Les codes sont partagés par la communauté sur le plan national afin de faciliter l’identification des parties. Il s’agit souvent d’une suite de chiffres et/ou de lettres.
Sur le bulletin de salaire, la liste de codes est incontournable, car les informations font partie des mentions obligatoires. Les codes ne sont donc pas à prendre à la légère, bien qu’ils ne soient pas aussi sensibles que des données personnelles.
💡bon à savoir : Quels sont les codes obligatoires sur la fiche de paie ?
Vous avez un doute et vous craignez d’avoir manqué une information sur votre saisie de paie ? En téléchargeant notre modèle de fiche de paie, vous aurez la conscience tranquille. Toutes les mentions obligatoires y figurent !
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Chaque code de fiche de paie est défini au moyen de répertoires nationaux, qu’il s’agit de connaître (en partie) pour repérer son activité. Certains codes sont dédiés à l’employeur, tandis que d’autres permettent d’identifier les catégories des salariés.
Les codes de la fiche de paie pour identifier le salarié
Outre les éléments d’identification personnelle, les fiches de paie des salariés contiennent des codes permettant de les repérer au sein de l’entreprise ou de l’organisation.
Le matricule RH
Appelé également « code RH » ou « matricule salarié », le matricule RH est un code attribué au salarié par le service administratif ou RH. Le numéro choisi est unique et figurera sur chaque fiche de paie, tout au long de la carrière de l'intéressé dans l’entreprise.
Ce code n’est pas issu d’un répertoire national, mais d’une convention interne à l’entreprise. Chaque structure organise cette codification. Le matricule du salarié est essentiellement composé de chiffres, en suivant une logique chronologique par ordre d’entrée des collaborateurs. En utilisant un logiciel de paie, l’immatriculation du salarié est automatisée au moment de la création de son dossier administratif.
Les codes spécifiques pour immatriculer les salariés
Certaines administrations disposent de nomenclatures plus étayées, en raison de la taille de leurs organisations. C’est le cas notamment de la Fonction Publique. Pour les fonctionnaires, le code MIN précise l’appartenance ministérielle de l’agent. Il existe actuellement 18 codes différents selon les ministères. Par exemple, les fonctionnaires de l’Éducation nationale émargent sous le code 206.
La fonction publique hospitalière identifie chaque professionnel au moyen du code APH, suivi de 7 chiffres. Ensuite, une série importante de codes est réservée aux dispositions statutaires au sein de l’administration : stage, mise à disposition, délégation, ou encore disponibilité.
Liste de codes de la fiche de paie pour identifier l’employeur
Alors que l’identification des salariés dépend grandement de l’organisation interne des entreprises, les codes pour identifier l’employeur renvoient à des références nationales.
Le code APE
Vous le connaissez aussi sous le terme de « code NAF » ou de « code entreprise ». Le code APE permet de déterminer l’Activité Principale Exercée par l’entreprise. Vous pouvez aussi utiliser la Nomenclature des Activités Françaises (NAF) : c’est exactement la même chose.
Le code NAF ou APE est délivré par l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) au moment de votre dépôt de dossier pour faire immatriculer l’entreprise.
La nomenclature est toujours identique : quatre chiffres et une lettre, correspondant à des classifications précises :
- la lettre renvoie au type d’activité de façon générale (commerce, par exemple) ;
- les deux premiers chiffres indiquent la catégorie (commerce de détail, par exemple) ;
- le troisième chiffre donne le niveau de spécialisation ;
- le quatrième chiffre fait référence au type de produits ou de services (vente de produits d’hygiène, par exemple).
La lettre est indiquée en dernier sur le code APE ou NAF (exemple : 5610 C pour une entreprise de restauration rapide).
Le code IDCC
Le code IDCC correspond à l’Identifiant Des Conventions Collectives. Quatre chiffres composent ce code. La classification, allant de 0001 à 9999, est produite par le ministère du Travail. À chaque convention collective son code particulier. Ce code est également à reporter sur la fiche de paie.
Les numéros SIRET et SIREN de l’entreprise
Ce sont les identifiants de l’entreprise en tant que telle. À la différence des codes précédents, ces numéros sont uniques.
Le numéro SIREN permet d’identifier l’entité d’après le répertoire des entreprises. Il est composé de neuf chiffres et restera le même tout au long de la vie de l’entreprise.
Le numéro SIRET permet de codifier les établissements de l’entreprise. Cela peut être le cas lorsqu’une société commerciale dispose de plusieurs points de vente, par exemple. Pour chaque établissement, l’identifiant est composé de quatorze chiffres : les neuf chiffres du numéro SIREN, auquel s’ajoutent cinq chiffres correspondant au Numéro Interne de Classement (NIC).
Ces éléments sont délivrés par l’INSEE lors des démarches d’immatriculation de l’entreprise. Pour chaque nouvel établissement afférent à l’entreprise, un nouveau numéro SIRET est créé.
Comment être sûr d’utiliser les bons codes sur la fiche de paie ?
La liste de codes sur la fiche de paie peut être longue. Si vous devez établir les bulletins de salaire pour le personnel de plusieurs établissements, vous êtes amené à manipuler plusieurs codes à la fois.
Pour simplifier vos processus de paie et être dans les clous quant aux codes à inscrire sur les bulletins, pensez à la voie de l’automatisation via un logiciel de paie tel que l’offre Eurécia Paie. Cet outil permet d’être à jour des réglementations et des nomenclatures à utiliser. Les codes de fiche de paie n’auront plus de secret pour vous.
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