Les erreurs sur les bulletins de paie sont hélas chose fréquente, et bien souvent involontaires.
Quelles sont les plus fréquentes ? Quels sont les risques et que dit la loi ? Cet article vous donne donc quelques pistes pour diminuer le risque d'erreur lors de l'élaboration des bulletins de paie des employés de votre entreprise.
Quelles sont les erreurs les plus habituelles ?
Ce sont les sondages réalisés directement auprès des employés qui permettent de lister les erreurs RH dans la réalisation des bulletins de paie. Voici les plus fréquentes :
- Non-application de la convention collective
- Nombre d'heures travaillées inexact (en faveur ou non de l'employé), particulièrement pour les heures supplémentaires
- Mauvais calcul des congés payés
- Non-prise en compte des arrêts de travail
- Erreurs sur le montant des cotisations
- Oubli de la prise en compte de l'ancienneté et de son évolution dans le calcul du salaire
- Non-prise en compte des notes de frais
(Source : IFOP & Securex : Les salariés et leur fiche de paie - 2015)
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Quels sont les risques pour l'entreprise ?
Le risque principal est économique : l'entreprise peut ne pas s'apercevoir d'un trop-perçu par l'employé.
Mais même en l'absence de trop perçu, le risque économique existe. Contrôle par l'Urssaf, saisine des prud’hommes... En cas de négligences, un redressement judiciaire peut être prononcé.
Au-delà de ces risques purement économiques, l'image de l'entreprise peut être ternie en cas d'erreurs, surtout si elles sont récurrentes. Une perte de confiance importante des collaborateurs peut résulter d’une telle situation, même si les erreurs dans les bulletins de paie sont favorables à l'employé. Cela peut semer une atmosphère de doute, une perte de confiance et entraine une vigilance accrue des salariés, au détriment de la performance collective.
Mentions obligatoires, éléments variables de paie... pour limiter les risques de non-conformité, vous pouvez compter sur notre modèle de fiche de paie !
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Que dit la loi ?
La loi impose depuis 2018 un bulletin de paie simplifié, afin de faciliter la lecture et le contrôle des salariés vis-à-vis de leur fiche de paie. Une amende de plusieurs centaines d'euros pour l'entreprise peut être délivrée en cas de non-respect.
En cas d'erreur constatée par un salarié sur son bulletin de paie, il peut saisir le conseil de prud'hommes. Avec toutes les conséquences sociales et économiques que cela implique pour l'entreprise... Le paiement des sommes dues ainsi que des pénalités de retard peuvent alors être demandées à l'employeur. Et une perte de confiance massive des collaborateurs peut voir le jour.
La loi protège également l'employeur. En cas de trop-perçu, il est en droit de récupérer les sommes durant trois ans, notamment par des retenues de salaire. Le remboursement doit être effectué aussi si l'employé quitte l'entreprise et un recours judiciaire est également possible si nécessaire.
Automatisation des process pour fiabiliser les données
De nombreux logiciels de préparation de la paie existent. Ils ont l'avantage :
- de centraliser avec une solution de GED toutes les informations nécessaires pour la préparation de bulletins de paie conformes à la législation et aux conventions appliquées dans l'entreprise
- de collecter tous les éléments variables de paie (primes, congés, heures supplémentaires, repos compensateur, titres-restaurant...)
- de disposer de procédures de contrôle ciblées sur les erreurs les plus fréquentes
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