La perspective d’un contrôle URSSAF est souvent source d’angoisse pour le patron d’une PME et son équipe administrative. Et quand l’avis de contrôle arrive, c’est un léger frisson qui parcourt les dirigeants face à la possibilité d'un redressement. Pourtant, quelques bonnes pratiques peuvent permettre d’éviter le stress d’un contrôle URSSAF.
Pourquoi et comment mon entreprise est-elle contrôlée ?
En France, toute personne physique et morale qui est redevable de cotisations sociales (ou qui remplit des déclarations sociales) peut faire l’objet d’un contrôle. Les associations, les travailleurs indépendants ou bien les professionnels de santé peuvent être contrôlés au même titre qu’une entreprise de droit privé.
Le gérant de l’entreprise reçoit un avis de contrôle à minima 15 jours avant la date de début (sauf en cas de recherche de travail dissimulé), qui précise entre autres la durée du contrôle et les documents qui devront être mis à disposition de l’inspecteur.
Deux types de contrôles peuvent se présenter :
- Le contrôle sur place, dans les locaux de l’entreprise.
- Le contrôle sur pièces, pour les structures de moins de 11 salariés. Il se déroule directement dans les locaux de l’URSSAF ou dans ceux de la CGSS, et ne nécessite pas la présence de la personne contrôlée.
3 choses à ne pas faire lors de l’accueil de l’inspecteur URSSAF
- Négliger l’accueil. Si l’inspecteur se retrouve isolé, sans contact pendant la journée, ni même un semblant de bonjour, ne vous attendez-pas à ce qu’il fasse un effort de son côté... c'est humain !
- Omettre des documents. Si vous ne préparez pas les documents demandés ou si vous faites trainer les requêtes de l’inspecteur, ce dernier sera d’autant plus suspicieux et méticuleux.
- Être absent. L’angoisse du contrôle peut vous donner envie d’en profiter pour solder vos derniers RTT... Pourtant, votre présence pendant cette période est importante car en maintenant un lien avec l’inspecteur, vous serez plus à même de lui donner les réponses attendues, de comprendre vos erreurs eventuelles, et le contrôle sera donc plus vite terminé.
Un peu de méthode pour moins de stress
- Au regard de l’activité de votre entreprise ou de ses particularités, faites le point sur les sujets les plus sensibles, et ceux qui peuvent générer un contentieux. N’hésitez pas à solliciter votre cabinet d’expertise comptable pour anticiper au mieux les questions qui pourraient vous être posées durant le contrôle.
- Désignez un interlocuteur référent parmi vos collaborateurs. Il pourra ainsi coordonner les demandes et avoir une vision globale de l’avancement du contrôle. Un profil calme et serein est préférable, issu du corps administratif afin de pouvoir accéder aux données confidentielles de l'entreprise.
- Prévenez vos collaborateurs et les différents services du contrôle à venir en leur expliquant simplement en quoi il consiste, ainsi que l’importance de bien répondre aux demandes de l’inspecteur.
- Anticipez les documents essentiels qui pourront être demandés lors du contrôle : dossiers du personnel (version dématérialisée ou papier), bulletins de paie, bordereaux de cotisations, documents comptables....
Et pour envisager sereinement un contrôle URSSAFF, structurez vos RH grâce à la digitalisation ! Les plus :
- Simplifiez votre quotidien administratif et RH
- Assurez la conformité légale de votre entreprise
- Accompagnez et structurez sa croissance
- Améliorez l'expérience collaborateur
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