Paul un ancien commercial de votre entreprise vient de vous envoyer un mail. Il ne retrouve plus sa fiche de paie de 2019 dont il a besoin rapidement. Ça tombe mal parce que vous non plus vous n’arrivez pas à remettre la main dessus … Mais où a-t-on bien pu ranger cette fiche de paie ?
Bulletin de salaire, feuille de pointage ou encore bilan social … les documents liés à la gestion du personnel son nombreux et sans une organisation méticuleuse certains peuvent vite être égarés ou malencontreusement supprimés.
Mais attention, certains de ces documents RH sont soumis à des règles d’archivage et doivent être conservés selon un délai fixé par la législation. Des documents que vous serez ravi de retrouver en cas de contrôle de l’administration ou en cas de contentieux.
Mais alors, combien de temps doit-on conserver les documents liés à la gestion du personnel ?
La durée de conservation varie en fonction du type de document. Et pour vous aider à bien organiser tous vos dossiers RH, on vous dit tout dans cet article.
Les documents à garder pour une durée minimum de 5 ans
Notez bien l’année d’édition des documents suivants, car vous devrez les conserver pour une durée de 5 ans. Il s’agit donc :
- Des fiches de paie
- Des déclarations d’accident du travail
- Du registre unique du personnel (à savoir qu’il doit être conservé 5 ans à partir du départ du salarié)
- Des documents relatifs au contrat de travail (salaire, primes, indemnité, solde de tout compte, régimes de retraite).
- Des observations ou mise en demeure de l’inspection du travail
- Des vérifications et contrôle du CSE
- Des documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite
Zoom sur le registre unique du personnel :
Vous n’avez pas de registre unique du personnel dans votre entreprise ? Téléchargez sans plus attendre notre modèle.
Les documents à archiver pour une durée minimum de 3 ans
Les documents relatifs aux charges sociales, à la taxe sur les salaires et le bilan social sont des documents à conserver 3 ans.
Si vous avez des collaborateurs sous convention de forfait, sachez que vous devez également conserver pendant 3 ans la comptabilisation des jours de travail de ces salariés.
Cas de l’astreinte :
Quels sont les risques d’un mauvais archivage ?
Contrairement aux documents fiscaux, si les documents RH ne sont pas correctement conservés selon les délais fixés, l’entreprise ne risque pas de sanctions financières.
En revanche, la perte d’un de ces documents peut être préjudiciable à d’autres niveaux. Comme le fait de ne pas pouvoir instruire un litige en faveur de votre entreprise car les pièces justificatives auraient été égarés. Sans parler du temps perdu à chercher les documents qui impacte directement la productivité des équipes RH. Ou encore le risque d’amende en cas de non présentation d’un document tel que le registre unique du personnel.
Dématérialiser pour mieux conserver les documents RH
Ça y est vous connaissez toutes les règles en matière de délais de conservation des documents RH et les risques en cas de perte mais cela ne résous pas un autre problème … vos armoires qui débordent !
Pour cela, il existe une solution : la dématérialisation de vos documents RH, appelé aussi GED RH (pour gestion électronique des documents).
Dématérialiser vos documents du quotidien grâce à un SIRH vous permet de les archiver en toute sécurité et surtout des les retrouver en quelques clics ! Vous libérez vos armoires et dites adieu aux feuilles volantes. Ça donne envie non ?
Pour en savoir plus, découvrez comment le SIRH Eurécia vous permet de centraliser, sécuriser et partager vos documents importants du quotidien.
