Ça y est vous êtes prêts à passer le cap de la digitalisation RH avec la mise en place d’un logiciel de gestion des Ressources Humaines. Ok, mais avez-vous pensé à la sécurité de vos données ? Car oui, en tant que RH, vous avez une multitude de données confidentielles...
Pas de panique, on va vous aider. Voici comment bien choisir son logiciel RH !
La gestion des données des utilisateurs
Vous avez certainement une liste d’éditeurs de logiciel RH en tête. Super ! Vous allez pouvoir faire un comparatif de ces différents logiciels. Et avant toute chose, on vous propose de vérifier les points importants sur la sécurité des données. Voici les points importants que nous avons identifiés pour vous assurer d’une bonne sécurité de vos données.
L’authentification et la gestion des profils
Pour bien garantir la sécurité des données, l’authentification au logiciel RH doit se faire par identifiant et mot de passe unique pour chacun de vos salariés. La gestion d’authentification doit être sécurisée, le mot de passe doit contenir un certain nombre de caractères, des caractères spéciaux et doit être changé régulièrement.
Effectivement, chaque salarié a un profil différent au sein de votre société. Il doit donc, de la même façon, avoir un profil différent dans votre logiciel RH. Ainsi un RH, un manager, un directeur ou un salarié n’aura évidemment pas les mêmes droits sur votre logiciel. Chaque utilisateur n'a accès qu'aux données qui le concernent et qui lui sont autorisées en fonction de son profil (société, rôle ou fonction).
L’hébergement des données et leurs sauvegardes
Mais où vont être hébergées toutes vos données ? C’est une question importante à se poser à ce stade de votre réflexion. Assurez-vous que le logiciel RH choisi a un hébergement sécurisé : contrôle des services, accès physique aux salles des serveurs, garantie de la disponibilité en termes de bande passante 24h/24 et 7j/7, sécurité anti-incendies et anti-intrusion. Lors de votre benchmark, n’hésitez pas à demander quel est le plan de reprise en cas de problème sur le serveur.
De plus, assurez-vous aussi que les données du logiciel (et donc vos données !) soient sauvegardées en temps réel.
Notez aussi que l’administration française oblige les entreprises à héberger leurs données en Europe, mais aussi que certains secteurs d’activité sont dans l’obligation d’avoir l’intégralité de leurs données hébergées en France.
Confidentialité des données
Pour être certain que les logiciels RH que vous avez sélectionnés garantissent bien une confidentialité à 100% des données, nous vous conseillons de vérifier leurs certifications. Vous vous assurerez ainsi que vos données RH ne fuitent pas !
Par exemple, ITrust Security Metrics est un label fiable et rentable qui aide les éditeurs de logiciel à prouver leur niveau d’implication dans la sécurité des données qu’elles opèrent.
Vous souhaitez aller plus loin et en connaître davantage pour sécuriser et fiabiliser le traitement des données RH ?
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Fonctionnalités d’un SIRH, les points d’attentions
En faisant votre recherche de logiciel de gestion RH vous êtes certainement tombé sur le terme de SIRH : Système d’Information de gestion des Ressources Humaines.
Un SIRH vous donne accès à de nombreuses fonctionnalités qui vont vous permettre de gagner un temps considérable dans votre quotidien de RH !
Lorsque vous souhaitez mettre en place ces fonctionnalités vous devez garder un œil attentif et vérifier certains points.
Par exemple :
Distribution des bulletins de salaire
Un SIRH peut vous permettre de dématérialiser vos bulletins de paie. Pratique pour simplifier leur diffusion surtout lorsqu’on est à distance, mais pour que la sécurité de ses données soit à 100% nous vous conseillons de sélectionner un SIRH qui propose un coffre-fort rh. Le coffre-fort numérique est un service de stockage sécurisé permettant d’archiver de manière pérenne des données à caractères sensibles et confidentiels. Quoi de mieux pour vos bulletins de salaire ?
Restez attentif ! Il existe des normes pour le traitement de ces données, n’hésitez pas à poser la question lors de votre benchmark 
- Coffre-fort numérique : NFZ42-020
- Gestion des bulletins de paie dématérialisés : NF42-025
- Management de la sécurité de l’information : ISO27001
- Agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France)
Signature électronique
Il existe tout un tas de raisons de passer à la signature électronique : simplifier et accélérer les formalités d’embauche, signer les documents RH où que l’on soit, réduire le nombre d’impressions ... Mais il faut tout de même vérifier quelques points comme l’horodatage et l’authentification pour garantir l’intégralité des documents numériques signés. Ainsi, vos documents signés avec ce système auront la même valeur juridique que le papier.
Plus d’informations ici.
Transmission des EVP
Chaque fin de mois vous redoutez la préparation des EVP (éléments variables de paie) … Congés, tickets restaurant, primes, quel casse-tête ! Un SIRH va vous permettre de collecter automatiquement ses EVP chaque mois pour ensuite les transmettre en un rien de temps vers votre logiciel de paie. Vous devez donc vous assurer que les échanges des données entre les deux logiciels soient sécurisés. Par exemple via une API ou Applications Programming Interface qui est une interface de programmation qui permet de se "brancher" sur une application pour échanger des données.
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J'essaie le logiciel Eurécia
Qui dit sécurité des données dit RGPD. Voici quelques articles à lire sur le sujet :
