Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur depuis le 25 mai 2018. Depuis ce jour, toutes les entreprises doivent être en conformité légale par rapport au traitement des données salariés.
Alors que dit la loi sur la conservation des données personnelles et sensibles des salariés ?
Données personnelles des salariés : de quoi parle-t-on ?
Pour reprendre du début, une donnée à caractère personnel est définie comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ».
Entre le recrutement et l’embauche d’un salarié, le service RH a la nécessité de collecter de nombreuses données personnelles.
Lors du recrutement, le candidat va envoyer son CV, sa lettre de motivation, lettres de recommandation, et pourquoi pas d’autres documents complémentaires. Ces documents sont des données personnelles.
Lorsque le candidat est recruté, l’employeur va avoir besoin de récolter différentes informations pour créer son dossier salarié, mais aussi pour respecter les obligations légales : contrat de travail, lettre d’objectifs, permis, coordonnées personnelles, RIB, diplômes...
Et ce n’est pas terminé, car tout au long de la vie du salarié dans l'entreprise, le service RH devra traiter des données à caractère personnel comme les justificatifs médicaux, les frais de déplacement, les bulletins de paie, rupture conventionnelle...
Toutes ces données seront utiles à la gestion administrative du personnel, à l’organisation du travail et aux actions sociales. Elles sont donc essentielles pour le travail quotidien du service RH ou l’accomplissement des missions du collaborateur en question.
L’accès aux données salariés
L’accès à ces données personnelles est ouvert uniquement aux personnes chargées du recrutement (manager et service RH) et de la gestion du personnel (service RH). Lorsque cela est nécessaire pour effectuer leurs fonctions, la hiérarchie peut consulter les informations personnelles de leurs subordonnés : compte rendu des entretiens professionnels, rémunération, formations...
Du côté des délégués du personnel, ils ont la possibilité d’accéder à l’ensemble des données intégrées dans le registre unique du personnel : nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, fonction occupée, date d’entrée, qualification.
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Les candidats et les salariés peuvent obtenir la copie de toutes les données personnelles qui les concernent en formulant une simple demande auprès de l'entreprise. C’est ce qu’on appelle le droit d’accès. Les salariés disposent aussi d’un droit d’information, ainsi l’entreprise se doit d’informer ses collaborateurs de l’existence de traitement de données à caractère personnel. Les salariés ont aussi un droit de rectification en cas de données inexactes.
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La conservation des données salariés
L'employeur a le droit de conserver les données personnelles des salariés le temps de leur présence au sein de l’entreprise.
Lorsque le collaborateur quitte l’entreprise (démission, rupture conventuelle, fin de contrat, départ à la retraite, licenciement...) ses données personnelles ne peuvent pas être conservées ad vitam aeternam. La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) admet une durée de conservation de 5 ans pour les bulletins de paie et tout document ayant servi au contrôle du temps de travail.
Dans le cadre d’un recrutement, si le candidat ne demande pas la suppression de ses données, l’entreprise aura le droit de les conserver durant 2 ans maximum.
Si pour certaines données la durée de conservation est fixée par le code du travail, pour d’autres la définition de la durée de conservation relève de l’analyse de conformité. Il appartient au délégué à la protection des données (DPO), responsable de cette analyse, de déterminer la durée de conversation des données en fonction de la finalité du traitement.
- Le conseil de la rédaction -
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