Le registre unique du personnel est un des documents obligatoires que doit mettre en place l’employeur. Définition, obligations, conditions... Voici tout ce qu’il faut connaître du registre unique du personnel.
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
Tout employeur se doit de tenir à jour son registre unique du personnel (Article L1221-13 du Code du Travail). Tout comme les registres relatifs aux conditions du travail ou le registre du comité social et économique (CSE), le registre unique du personnel est un document obligatoire.
Attention, les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif ne sont pas dans l’obligation de tenir un registre unique du personnel.
Ce document répertorie un ensemble d’informations sur chaque salarié. L’objectif ? Garantir la transparence des emplois dans l’entreprise.
Le registre unique du personnel doit être édité dès la première embauche d’un salarié. Ce document concerne l’ensemble des salariés de l’entreprise et ce quel que soit son contrat : CDD, CDI, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, intérim... Il concerne aussi les stagiaires et les personnes volontaires en service civique, mais les modalités sont différentes.
Que doit contenir le registre unique du personnel ?
L’employeur doit tenir un registre unique du personnel par établissement et non pas par entreprise. De ce fait, si une entreprise compte plusieurs établissements, elle se doit de tenir un registre unique du personnel pour chaque établissement.
Le registre unique du personnel n’a pas de forme obligatoire. Document papier ou numérique, l’essentiel est que le document contienne l’ensemble des mentions obligatoires.
Le registre unique du personnel comporte différentes mentions obligatoires qui permettent d’identifier les salariés.
Voici la liste des mentions obligatoires (Article D1221-23 du Code du Travail) :
- Nom et prénom
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi
- Qualification
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
Voici les mentions obligatoires propres à chaque typologie de salarié :
- Si une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, il faut mentionner dans le document la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation.
- Pour les travailleurs étrangers, il faut mentionner le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.
- Pour les salariés temporaires, il faut mentionner « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, il faut mentionner « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier.
- Pour les salariés à temps partiel, il faut mentionner « salarié à temps partiel ».
- Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, il faut mentionner « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
- Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, il faut mentionner « contrat à durée déterminée ».
Comme évoqué plus haut, les stagiaires doivent figurer dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Voici les mentions obligatoires d’identification des stagiaires :
- Nom et prénom du stagiaire
- Dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel)
- Nom et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire
À savoir que le registre unique du personnel doit être rempli dans l'ordre chronologique des embauches.
Modèle/exemple de registre du personnel
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Que dit le code du travail ?
Le registre unique du personnel doit pouvoir être présenté à tout moment. En cas de contrôle, l’employeur doit donner le document obligatoire à jour.
À défaut de présentation ou si les mentions du document sont erronées ou incomplètes, il peut y avoir une sanction (Article R1227-7 du Code du travail).
L’employeur sera puni de l’amende prévue pour les contraventions de quatrième classe : jusqu’à 750 € pour les personnes physiques, et jusqu’à 3 750 € pour les personnes morales.
Cette amende sera appliquée autant de fois qu’il y a de salariés dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées.
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