Télétravail : comment sécuriser les données de mes salariés ?

Nous sommes le 1er du mois, vos collaborateurs sont tous en télétravail et pourtant, vous devez leur faire parvenir leurs bulletins du mois précédent. Comment faire ? En le laissant sur leurs bureaux ? Par mail ? En le faisant passer à leur manager ? Certainement pas !

Voyons ensemble comment sécuriser les données des salariés à distance !

Quelles sont les données à sécuriser ?

Pour rappel, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) vise toutes les entreprises traitant des données personnelles et sensibles. Les services de Ressources Humaines traitent des données quotidiennement et ce, tout le long de la vie du collaborateur dans l’entreprise : de sa candidature à son départ.

Curriculum Vitae, lettre de motivation, contrat de travail, frais de déplacement ou encore rupture conventionnelle... les données à caractère personnel traitées par les RH sont nombreuses. Il faut donc analyser les types de données à protéger tout au long du cycle de vie du salarié.

• La candidature : CV, portfolios, candidatures spontanées, lettre de motivation, compte rendu d’entretiens...
• L’onboarding : RIB, diplômes, sécurité sociale, contrat de travail, coordonnées...
• Le travail : Justificatifs médicaux d’absences, données de vidéosurveillance, badges, annuaire d’entreprise, frais de déplacement...
• La paie : Bulletins de paie, Déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U), taux d’imposition...
• L’évaluation & la formation : Dossiers de carrière, formations, évaluations annuelles, dossiers disciplinaires...
• L’offboarding : Ruptures conventionnelles, lettres de licenciement, lettres de démission...

Cette liste n’est pas exhaustive bien au contraire.... il convient à chaque entreprise de faire un état des lieux des données salariées qu’elle traite.

Le défi du télétravail

La crise sanitaire a chamboulé les méthodes de travail et a favorisé la mise en place du télétravail dans de nombreuses entreprises. La mise en place à parfois été brutale, mais cette méthode de travail a finalement été adopté par la plupart des entreprises. Alors si le télétravail a la cote, sa mise en place a un impact conséquent sur la sécurité des données.

En effet, pour que la mise en place du télétravail soit réussie, il faut sécuriser le système d’information dans l’entreprise.

Cela peut passer par plusieurs actions :

• Mettre en place une charte de sécurité dans le cadre du télétravail
• Mesurer les risques encourus en cas de perte de données et prendre les mesures nécessaires
• Équiper les salariés de pare-feu, anti-virus...
• Mettre en place un VPN
• Sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques
• ...

Côté RH (parce que c’est ce qui nous intéresse ), le défi de la sécurité des données salariés est grand ! Maintenant que vos collaborateurs sont en distanciel, comment leur diffuser et leur communiquer vos informations RH tout en garantissant la confidentialité de ces données ? Bulletins de paie, avenants, chartes, contrats, notes de frais... Les RH ont l’obligation de protéger les données personnelles des salariés, mais lorsque le télétravail devient une norme, la tâche s'avère plus difficile... C’est là qu’entre en jeu la digitalisation RH, clé de la sécurité et de la confidentialité des données des salariés.

- Le petit plus de la rédaction -

En quoi la digitalisation RH vous permet de faire face plus facilement à la crise du Covid-19 ? Réponse dans notre article !

La digitalisation RH, clé de la sécurité des données salariés

Aujourd’hui, la digitalisation RH passe par la mise en place d’un logiciel de gestion des Ressources Humaines : un SIRH ! Un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est un outil qui a pour but de vous faciliter le quotidien en fluidifiant l’ensemble des processus RH. Le principe est simple, la dématérialisation et l’automatisation des tâches administratives va permettre à l’entreprise de gagner du temps et donc de gagner en productivité.

Un SIRH est composé de "briques" logicielles, aussi appelé “modules” qui permettent de couvrir l’ensemble des processus du service des Ressources Humaines : Administration du Personnel, Gestion des Talents et le Bien-Être au travail.

En digitalisation vos processus RH à travers la mise en place d’un SIRH, vous allez sécuriser l’ensemble des données salariés. Comment ? Minute papillon, on vous explique tout

• Vous allez pouvoir dématérialiser le dossier du personnel qui comporte beaucoup de données confidentielles : informations d’identité personnelle, CV, lettre de motivation, diplômes, certifications, compte rendu des visites médicales, contrat et avenant de travail...
• Vous allez aussi avoir la possibilité de gérer les profils de vos salariés et ainsi gérer leurs habilitations. Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez diffuser les bonnes informations aux bonnes personnes sans avoir le stress d’une quelconque fuite de données. Par exemple, vous pourrez diffuser la BDES de manière très ciblée auprès des représentants du personnel de votre entreprise.
• La centralisation des données RH dans le logiciel va vous permettre d’éditer votre registre unique du personnel en un temps record ! Ce document obligatoire que l’entreprise doit détenir dès la première embauche d’un salarié comporte différentes données : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement. Avec un SIRH, sa réalisation est automatique.

Découvrez dès à présent un modèle de registre unique du personnel prêt à l'emploi !

• Vous allez pouvoir mettre à disposition les bulletins de paie dans un coffre-fort rh certifié et individuel. Vos données confidentielles seront à l’abri de tous regards ! Pour rappel, un coffre-fort numérique (ou coffre-fort électronique) est un service de stockage sécurisé permettant d'archiver de manière pérenne des données à caractère sensible et/ou confidentiel.
• Vous devez faire signer un avenant, mais votre collaborateur est à distance, comment faire ? Pas de panique, un SIRH vous assure une signature électronique légale et sûre.

Le SIRH vous permet de centraliser, de stocker et de traiter vos données RH. La digitalisation RH, c’est l’assurance d’une gestion des données confidentielles sûre et sécurisée. Bref, vous gagnez du temps et fiabilisez vos processus RH !

- Le petit + de la rédaction -

Vous souhaitez aller plus loin et en connaître davantage pour sécuriser et fiabiliser le traitement des données RH ?

Téléchargez ce guide gratuitement et découvrez comment devenir maître de vos données salariés grâce à la digitalisation RH !