Les mœurs changent, la législation s'adapte
C'est officiel depuis le mois de mai 2019 ! Les entreprises ne sont plus obligées de conserver pendant 5 ans les justificatifs papier des notes de frais. Face à la modernisation des méthodes de travail, il était devenu nécessaire que la légalisation s'adapte. C'est chose faite ! Depuis l'arrêté du 23 mai 2019, l'archivage des documents fiscaux et légaux des entreprises peut être aussi bien physique que numérique. Typiquement, les justificatifs des notes de frais : la législation veut qu'ils soient archivés entre 6 et 10 ans, imaginez le nombre de tickets, de facturettes et autres bouts de papier que cela représente !
Attention : l'arrêté n'est pas rétroactif, il vous faut donc conserver tous les justificatifs précédent la date officielle de l'arrêté.
Les notes de frais des Français en quelques chiffres
2 456 euros
À en croire une étude d'Expensya, un salarié français passe en moyenne 2 456 euros (contre 2 322€ en 2017) en notes de frais par an. C'est un peu plus de 200 euros par mois. Ah oui quand même…!
30 jours
C'est la durée moyenne de traitement d'une seule note de frais. Il est temps d'optimiser sa gestion des notes de frais...
53 euros
Il s'agit de l'estimation du coût de la gestion d'une note de frais. Juste une, oui…
300 euros
Une gestion inefficace des notes de frais coûterait en moyenne à l'entreprise 300 euros par mois et par salarié. Aoutch !
Les salariés ont des comptes à rendre, mais l'employeur aussi
Le traitement des notes de frais peut paraître fastidieux et contraignant, mais ce n'est pas juste pour le fun, on vous rassure. Il y a bien sûr le contrôle de la part de l'entreprise : oui, les chocolats pour belle maman qui passent en note de frais c'est moyen… Mais la rigidité des consignes encadrant la gestion des notes de frais résulte surtout d'une légalisation anti-fraude stricte. Un justificatif non conforme en cas de contrôle du fisc ou de l'URSSAF et hop ! On risque le redressement fiscal. Et ce qui n'est pas bon pour l'entreprise, ne l'est pas non plus pour les employés. Voilà pourquoi on fait tant de manières autour de ces petits bouts de papier, et que leur gestion se doit d'être irréprochable.
Les 4 conseils pour gérer les notes de frais efficacement
Le traitement des notes de frais est un processus coûteux pour l'entreprise puisqu'il nécessite l'intervention de différents collaborateurs, bien souvent le salarié, son manager et le comptable, qui se détournent alors de leurs missions pour remplir, valider ou comptabiliser les notes de frais.
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Une bonne gestion des notes de frais ne se limite donc pas qu'à la conformité des documents. Voici des conseils pour optimiser le processus afin de gagner en temps, en efficacité, en fiabilité mais surtout pour économiser !
1. Définir la politique de dépense de l'entreprise
Avant de poser des règles, pensez à étudier les dépenses professionnelles "types" des salariés pour ajuster ensuite la politique de dépense de l'entreprise. Définir le cadre ne suffit pas, il faut ensuite communiquer avec ses équipes et leur présenter les conditions de prise en charge des frais professionnels. Ah ! Autre chose, plus les règles sont simples, mieux c'est.
Exemple : plafonner le montant des frais de repas en le fixant à 1,5 fois le montant d'un repas moyen. Pas de frustration pour les collaborateurs et des économies pour l'entreprise.
2. Mettre en place un processus de validation efficace
Cela veut dire impliquer dans le circuit de validation les personnes capables de comprendre le pourquoi du comment des dépenses à approuver. Autre point, prévoir deux niveaux de validation maximum. Concrètement : assurer la validation des notes de frais des membres d'une équipe par le supérieur direct et le comptable.
3. Traiter les notes de frais au fur et à mesure
Rassembler ses justificatifs et éditer sa note de frais à la fin du mois n'est pas l'activité la plus captivante pour le salarié. Alors imaginez l'enthousiasme du manager qui se retrouve soudain face à une montagne de documents à vérifier et valider. Idem pour le comptable qui a déjà beaucoup à faire en fin de mois…
Traiter les notes de frais au fil de l'eau est beaucoup moins chronophage et garantit un suivi de meilleure qualité. Et oui, en gérant de cette manière les frais à rembourser, le manager accorde plus d'attention à chaque demande, a en tête le contexte et assure ainsi un meilleur contrôle des dépenses. Pour le salarié aussi c'est plus simple, il ne perd plus de temps à retrouver tous ses justificatifs et les informations nécessaires pour son ultime note de frais mensuelle.
4. Et surtout, dématérialiser la gestion des notes de frais
Il existe donc deux modes d'archivage : physique ou numérique. Les archives numériques ont aujourd'hui la même valeur légale que leur équivalent papier. Les règles ne changent pas : les données doivent êtres authentiques, complètes, lisibles et stockées de manière sécurisée et confidentielle. C'est ça l'archivage à valeur probante.
Le choix n'est pas difficile lorsqu'on compare les deux options. Alors que le papier peut se perdre ou se détériorer et prend de la place et du temps à archiver, les solutions numériques s'affranchissent de ces contraintes et offrent même d'autres avantages. Ce mode d'archivage "100% digital" permet d'avoir accès instantanément à l'ensemble des données. Bien plus pratique en cas de contrôle fiscal ou de l'Urssaf.
Côté collaborateurs, la digitalisation des notes de frais permet de ne plus perdre de temps à chaque retour de déplacement. Fini les justificatifs qui s'entassent dans le portefeuille !
Côté entreprise, cette nouvelle gestion des notes de frais permet de faciliter le quotidien et de diminuer les tâches administratives chronophages. La dématérialisation des notes de frais permet de gagner du temps, de l'argent et de la productivité !
La gestion des notes de frais n'aura jamais été aussi simple et fluide grâce aux nouveaux logiciels spécialisés, tel que le Logiciel Notes de Frais d'Eurécia. Ceux-ci répondent à toutes les normes légales et sont un excellent support pour optimiser les process.
Avec de tels outils, il est possible, par exemple, de paramétrer les plafonds et les alertes de validation, de signer numériquement les documents, de créer des workflow de validation ou de déclarer sa note de frais en un clic grâce à la technologie OCR.
OC... quoi ? Reconnaissance Optique de Caractères, avec ça plus besoin de saisir à la main les informations. Il suffit de photographier son justificatif, et l'OCR reconnaît le montant, la date, même la TVA, et pré-remplit la note de frais pour le collaborateur. Magique, non ?!
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Vous l'aurez compris, la dématérialisation des process, notamment celui de la gestion des notes de frais, représente un gain considérable de temps, d'argent et de fiabilité, autant pour le comptable que pour le manager ou le salarié. Alors simplifiez-vous la vie et jetez la paperasse (dans la poubelle jaune bien sûr) !
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